Benchmarking Roll Call.

Tipo de negocio:

SUPRALAB, C.A es una empresa dedicada a la venta de materiales y equipos de laboratorio.

Cultura empresarial:

Desde los más altos niveles jerárquicos de la organización, se ha  insistido en hacer sentir al trabajador como parte fundamental de la organización, inculcándoles valores a los empleados.

Los valores están acordes con las metas de la organización, y ayudan a que entre todos los sujetos que interactúan dentro de la organización exista un ambiente de cordialidad que beneficia en todos los aspectos a la empresa.

Se puede percibir un buen clima organizacional, de camaradería y compañerismo. 

Estructura organizativa:

La estructura organizativa esta compuesta por un Presidente, Director General, personal administrativo y vendedores. La cual es de línea de mando vertical, a continuación se presenta el organigrama que permite visualizar la estructura en la cual está organizada la empresa.

Perfil del factor humano:

Dentro de la organización se puede apreciar un ambiente laboral favorable para la consecución de los objetivos, la empresa ha buscado fomentar las buenas relaciones entre los trabajadores y los distintos niveles jerárquicos dentro de la organización.

Desde los niveles altos, medios y bajos de la organización se han logrado observar actos que permiten determinar que los trabajadores tienen las facultades y la confianza necesaria para tomar decisiones que vayan en pro del buen funcionamiento del organismo.

Marketing audit. (Marketing Mix, share, magnitud y alcance del mercado, estabilidad y prestigio de la marca:

SUPRALAB, C.A. es relativamente nueva en el mercado, por lo cual sus operaciones se han limitado los estados del centro occidente de Venezuela,  sin embargo es importante destacar que existe un amplio mercado.

En cuanto a la estabilidad, por lo reciente de sus operaciones, no se puede decir que disfrute de gran estabilidad, debido a que aún está en proceso de acomodación y empezando a obtener ganancias luego de la inversión inicial.

El prestigio de los servicios, deriva en que las personas que ejercen los cargos de Presidente y Gerente de la institución son personas de amplia y reconocida trayectoria en el ramo, por su desempeño anterior en empresas del ramo.

Representación geográfica (incluye la diversidad de la mano de obra y la representación gremial):

La empresa cuenta con 8 empleados, los cuales están discriminados de la siguiente manera: Presidente, Director General, secretaria, y 5 vendedores distribuidos en el centro occidente del país.

De acuerdo a la descripción anterior podemos decir que no existe mucha diversidad por la relativamente poca confluencia de personal dentro de la organización; por lo tanto no hay una representación gremial, los problemas son tratados directamente entre los trabajadores y sus patronos. Una gran ventaja es la disposición a todos los niveles de la organización de solventar cualquier dificultad.

Características del producto:

SUPRALAB, C.A. vende material y equipo de laboratorio. Dichos equipos son los empleados para trabajar en los laboratorios clínicos o de cualquier otro tipo, siempre y cuando estén incluidos en el área científica.

Reactivos químicos, aparatos varios que permiten agilizar las labores para obtención de resultados en el laboratorio, microscopios, pipetas, tubos de ensayo, son sólo algunos de los productos que SUPARLAB, C.A. ofrece para su cartera de clientes.

Tecnología del producto:

La tecnología juega un rol primordial para los productos que ofrece SUPARLAB, C.A. ya que de la misma se derivará el éxito en la demanda.

El rol de importancia de la tecnología viene dado por el ámbito de acción al cual van dirigidos los productos, cada día aparecen en el mercado mucha cantidad de aparatos de última generación que van a beneficiar los procesos y actividades que se ejecutan en los laboratorios clínicos, universitario, entre otros. 

Si SUPRALAB, C.A. no oferta productos que posean la tecnología que actualmente se maneja en dicho mercado, sin duda no tendrá los resultados esperados, y beneficiará a la competencia.

Tecnología del proceso:

Dentro de la organización, para los procesos administrativos se cuenta con la tecnología básica, que es la necesaria para llevar a cabo todos los procedimientos dentro de la empresa. Se toma en cuenta la tecnología empleada en el desarrollo de los procesos administrativos, porque la empresa no emplea procedimientos tecnológicos de manufactura en el desarrollo de los productos que oferta, se sirve de proveedores y distribuidores.

Sin embargo, en el caso de los procedimientos administrativos, la organización es susceptible de mejorar, empleando mecanismos que hagan más expeditos los procedimientos

Indicadores clave del desempeño financiero (ventas netas, costo de ventas, inversión en inventario, entre otras):

El desempeño financiero es el propio de una empresa en período de expansión y posicionamiento en el mercado, cuyos datos son los siguientes:

Período de estudio: 01/06/2007 – 31/12/2007.

Ventas netas: Bs. 1900.000.000

Costo de ventas: 220.000.000 (se incluyen gastos de representación, entre otros)

Inversión en inventario: 900.000.000

Nómina en cargos administrativos y de tren ejecutivo: Bs. 29.155.000

Estilo directivo de la toma de decisiones:  

Por las características de la empresa, con poca cantidad de personal, se utiliza una toma de decisiones conjunta, es decir, son tomadas en cuenta las opiniones de los empleados en todos los niveles jerárquicos.

Desde la presidencia, se puede observar que se aplica el “deber ser” en el proceso de la toma de decisiones, cumpliendo los pasos correspondientes: Definición del problema, análisis del problema, soluciones alternativas, elección de la solución, ejecución de la decisión, control de los resultados.

Conociendo “El mejor en su clase”

Identificar el o los socios potenciales para el benchmarking. Descripción del  perfil corporativo de la empresa calificada como la “mejor de su clase”.

La identificación de las empresas “modelos”  es muy importante, en el área de acción de SUPRALAB C.A. se puede tomar en cuenta las siguientes: TECNOSET C.A., REPRESENTACIONES HOSPITALARIAS C.A, CRUMAR C.A.

La considerada en la región como la mejor de su clase es QUIMAX, la cual tiene más de 25 años en el mercado, con amplia presencia en el mercado por ofrecer productos en el área de material médico, para laboratorios, clínicos, e industriales. Es la competencia principal en la región.

Identificar las áreas fuertes o débiles de la competencia. Cómo es el proceso de investigación de las características generales de las empresas para hacer las debidas comparaciones. Seleccionar la(s) empresa(s) para comparar y establecer una asociación.

El proceso de investigación para comparar las características generales se realiza con el conocimiento que tiene el personal de SUPRALAB C.A. del mercado y las características de las empresas que representan su competencia.

A continuación se presenta un cuadro comparativo con las debilidades y fortalezas de 2 de las empresas que representan competencia para la organización en estudio.

Explicar cómo se espera lograr la cooperación y participación de los asociados escogidos. Formación de los acuerdos con los socios de Benchmarking (sujeto a la disponibilidad de información)

Para el momento de la publicación del presente trabajo, información disponible no relevante que sustente adecuadamente la interrogante.

Recolección de los datos

Recolección de los datos internos del proceso. Determinar cómo es la conducción de la investigación secundaria y el método para recopilar los datos.

La recolección de los datos internos como fuente primaria, se hizo de una manera relativamente rápida y precisa, para lo cual se hicieron estudios de una manera exhaustiva dentro de la propia organización.

Sin duda que la etapa un poco más engorrosa en la recolección de los datos fue la de los índices económicos, que ayudaron a observar un panorama completo de la organización.

Los datos de la empresa permitieron determinar cuales son los datos necesarios conocer de las empresas objetivo. Para recoger los datos de las empresas se realizó a través de datos públicos y entrevistas personales  

Observación, recolección y documentación de todo sobre el proceso del socio, trate de determinar los factores y procesos subyacentes, ¿Qué es lo que los hace exitosos en su área de actividad y sector de negocio?

Más que una efectiva recolección y documentación del proceso del socio, fue muy importante el conocimiento que tienen los empleados de las empresas objetivo, debido a que miembros de la directiva y del personal han tenido experiencia laboral en el ramo, específicamente en las empresas de la competencia.

Una de las características que se lograron percibir en las empresas de la competencia fue que han usado su experiencia y tiempo en el mercado, para fomentar una estabilidad económica que le ha permitido un posicionamiento en el mercado que le ha ayudado a aumentar sus ventas a través del tiempo.

Un punto importante a destacar es la diversificación de los productos a la venta, dedicándose no solamente al área de bioanálisis y clínica, sino también a reactivos y químicos.

Fue de mucha utilidad los datos públicos de dichas empresas, además de: empleados actuales, clientes, analistas del sector industrial y otros expertos del sector, distribuidores, agentes y representantes de los fabricantes, proveedores, acuerdos para compartir datos, empleados antiguos de las empresas objeto   

Considerar el uso de técnicas de mantenimiento productivo total, mejora continua, entrenamiento de personal, estadística y otras tales como JIT, 5S, EMPOWERMENT, ETC.

Desde mi punto de vista, la más aplicable según las necesidades de la empresa es las 5s, es importante recordar, que son las 5s.

El método de las 5 « S », así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples:

• Seiri (整理): Organización. Separar innecesarios
• Seiton (整頓): Orden. Situar necesarios
• Seisō (清掃): Limpieza. Suprimir suciedad
• Seiketsu (清潔): Señalizar anomalías
• Shitsuke (躾): Disciplina. Seguir mejorando

La aplicación de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

• Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
• Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
• Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
• Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
• Fomentar los esfuerzos en este sentido

Por otra parte, el total del sistema permite:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado)
• Reducir los gastos de tiempo y energía
• Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios
• Mejorar la calidad de la producción.
• Seguridad en el Trabajo

Seiri (整理): Organización. Separar innecesarios

Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos. Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

• Se tira todo lo que se usa menos de una vez al año.
• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica)
• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica)
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
• Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo conduce lógicamente a Seiton

Seiton (整頓): Orden. Situar necesarios.

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, pero a menudo, el más simple leitmotiv de Seiton es: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía. Las normas de Seiton:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
• Definir las reglas de ordenamiento
• Hacer obvia la colocación de los objetos
• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
• Clasificar los objetos por orden de utilización
• Estandarizar los puestos de trabajo
• Favorecer el 'FIFO'

Seisō (清掃): Limpieza. Suprimir suciedad

Una vez el espacio de trabajo está despejado (seiri) y ordenado (seiton), es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria. Normas para Seisō:

• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
• Facilitar la limpieza y la inspección
• Eliminar la anomalía en origen

Seiketsu (清潔): Mantener la limpieza, estandarización o señalizar anomalías

Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente. Seiketsu recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para lograrlo es importante crear estandares. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

• Hacer evidentes las consignas: cantidades mínimas, identificación de las zonas
• Favorecer una gestión visual
• Estandarizar los métodos operatorios
• Formar al personal en los estándares

Shitsuke (躾): Disciplina o seguir mejorando

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia. Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal implicado.

Dentro de la empresa SUPRALAB C.A. podemos decir lo siguiente, en lo referente a las 5s.

Organización: Es importante aplicarlo en el departamento de archivo, destacando que por lo nuevo de la empresa, aún no hay mucho material archivado innecesario, se ha podido detectar que existe la tendencia a guardar de una manera incorrecta algunos documentos que no son relevantes para el funcionamiento de la organización.

Orden: Es importante adecuar los ambientes, principalmente del área administrativa, el personal pierde un tiempo valioso trasladándose hasta el sitio donde se encuentra la fotocopiadora, fax, entre otros.

Limpieza: Este punto está acorde con los parámetros de las 5s.

Mantener la limpieza, estandarización o señalizar anomalías: Es importante, sobre todo en el área de almacén colocar la señalización adecuada que ayude a la ubicación de los productos, determinando qué productos son riesgosos para el contacto con el humano, etc.

Igualmente la ubicación de avisos va a ayudar a tener medidas internas de seguridad que van a ayudar a los empleados en caso de contingencia.

Disciplina: Aspecto clave para hacer las mejoras a las que haya lugar, las detectadas y las próximas por detectar. Es importante la disciplina en el personal para mantener las normas y los procedimientos adecuados, que redundarán en beneficios para la organización y sobre todo individuales.

Comprensión de lo que es su proceso (diagrama de flujo), sus necesidades de apoyo, tiempos de ejecución, control de actividades, relación con procesos precedentes o subsecuentes.

A continuación se presenta diagrama de flujo correspondiente a proceso dentro de la empresa SUPRALAB, C.A.

Ingreso al archivo.

Dentro de los procesos está el ingreso al archivo, el cual se lleva de la manera correcta en cuanto a los procedimientos, sin embargo existe una deficiencia en la etapa de discriminación y clasificación por tipo de factura, se ha podido observar que muchas veces este proceso dura hasta 3 meses, lo cual no es beneficioso para la empresa, porque la documentación es susceptible de extraviarse, lo cual perjudicaría el correcto control documental dentro de la organización.

Es importante destacar, que en un proceso anterior, cuando los vendedores traen la documentación, igualmente debe realizarse esa entrega en el menor tiempo posible. Es muy posible que dicha documentación se extravíe antes de inicie su periplo en el proceso de ingreso al archivo.

El personal que archiva no debe permitir la acumulación de documentación, el archivar de con una periodicidad más frecuente, permitirá una mejor organización de la información porque será menos volumen de la misma.

Referencias.

http://www.agapea.com/Las-5S-Orden-y-limpieza-en-el-puesto-de-trabajo-n220532i.htm

http://html.rincondelvago.com/herramienta-5s.html

http://html.rincondelvago.com/herramienta-5s.html