Asignatura: Documentación -  Participante: Javier Páez GGarrido

TRABAJO FINAL

1. El Documento, Características, Clasificación.

Documento: Expresión del pensamiento (biografías, relato, texto laudatorio, funerario, testamento, etc) por medio de signos gráficos (letras, dibujos, pintura, etc) sobre un soporte (piedra, pergamino, papel, lienzo, película, cinta, etc). Información registrada que se considera unidad en un proceso de documentación. Diploma, carta, relación u  otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente histórico. En archivística conjunto constituido por un soporte y la información que contiene utilizable con fines de consulta o como prueba. Pieza de archivo o manuscrito.

El documentos según sus características pueden ser de carácter variado: Material (soporte), tamaño (medidas), método de producción (impresos, digitales, etc), contenido (temática). En cuanto a la clasificación de los Documentos encontramos los siguientes: 

Activo: Documento que se encuentra en los archivos administrativos y se utiliza habitualmente en la actividad de los servicios, establecimientos y organismos que los producen o reciben.

de Archivo: Documento que contiene una información independiente de su fecha, forma y soporte material, producido o recibido por cualquier persona física o moral y por cualquier servicio u organismo publico o privado, en el ejercicio de sus actividad.

Audiovisual: Documento consistente en reproducciones de imágenes fijas o móviles y en registros sonoros sobre cualquier soporte .

Electrónico: Soporte informático que encierra información computarizada y que puede ser descodificada por la máquina.

Escrito: Soporte de cualquier naturaleza que encierra un mensaje mediante los signos de la escritura.

Fónico: Documento que consiste en discos, cintas, etc., que conservan el sonido.

Gráfico: Documento escrito, que puede ser manuscrito (paleografía) o impreso (bibliografía). cuya información se presenta en formas y colores. como dibujos, planos, mapas, etc.

Trabajo: Cada uno de los documentos reunidos y utilizados para elaborar o estudiar otros documentos como borradores, notas, informes, cálculos, etc. 

A continuación otros tipos de clasificación: Adulterado, anejo, apócrifo, autentico, autógrafo, de base, bibliográfico, bibliológico, cartográfico, derivado, diplomático, dispositivo, dudoso, efímero, ejecutivo, falso, de gran formato, heterógrafo, hológrafo, iconográfico, de imágenes, íntegro, mercantil, no bibliográfico, original, personal, pontificio, primario, probatorio, público, reescrito, secundario, semiactivo, subrepticio, supuesto, testimonial, textual, verídico. 

2. Establecer la relación existente entre información y documentación. Hacia donde va la documentación.

La relación entre la información y la documentación es una conjugación de dos términos que redunda en la capacidad de estos 2 elementos, cuyo significado describe un beneficio claro y preciso para los usuarios de la información soportada en documentos; esto no quiere decir que en el proceso en el cual son pilares y partícipes la información y la documentación  los únicos beneficiados son los usuarios, pero si son la finalidad de los procesos docuemntales.

PROCESO INFORMACIÓN - DOCUMENTACIÓN 

El profesional de las ciencias de la información es el elemento de l proceso que hace que la relación información - documentación sea efectiva. La ausencia de uno de los elementos no hace posible la ejecución de dicho proceso. La información está soportada en documentación, esta ultima puede ser de cualquier tipo como se observo anteriormente ya sea en papel, disco, microfilm, etc. Un aspecto importante es el carácter subjetivo de la información, el usuario es quien decide que es para él información, el fin de la información, el fin de la información es satisfacer la necesidad del usuario, no así la documentación que no pierde su fundamento como soporte de la información y no interfiere algún elemento subjetivo en su reconocimiento.

Algo importante es aclarar las dos concepciones de "documentación" como soporte de la información y como proceso. Como soporte se observa a la documentación como elemento de una primera etapa en el proceso de determinación de la información; viendo la documentación como proceso se presenta como una serie de procedimientos que se aplican a la información para su recolección y tratamiento continuo y sistemático de forma que permite el almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión.

 PROCESO DOCUMENTACIÓN COMO SOPORTE 

DOCUMENTACIÓN COMO PROCESO 

Hacia donde va al documentación.

Todo el conjunto de técnicas y sistemas, aunque son esenciales prácticamente solo ocupan el 50% de la documentación, dedicando el otro 50% a la investigación y epistemología de la propia ciencia y de sus disciplinas interrelacionadas. Esto quiere decir que, en tanto que ciencia, la documentación no es una disciplina ingenua que se autosatisface con el proceso retroactivo de transmisión de información (feedback). Por el contrario, investiga sobre sus propios métodos que son en definitiva los métodos de documentarse, como producir información y conocimiento y, en especial, que tipo de información o que clase de conocimiento.

Un camino que ya está recorriendo la documentación, especialmente sus profesionales es en el desarrollo y fortalecimiento en cuatro áreas: La técnica (indización, análisis y recuperación de la información, con énfasis en el diseño de sistemas de información, la automatización y las telecomunicaciones), La administración (gestión de los recursos humanos, físicos y financieros, planeamiento, formulación y evaluación de proyectos), La investigativa (investigación interdisciplinaria en el campo de la información) y La humanística social (para posibilitar la capacidad crítica y de acción del documentalista de los procesos culturales y problemas sociales.

La documentación va hacia una diseminación y mayor reconocimiento de la profesión como elemento clave para el desarrollo del conocimiento que beneficia al desarrollo del individuo, y por ende el desarrollo de la sociedad.

3. Analizar el cambio impulsado en el campo de la documentación por las telecomunicaciones y las TI.

La documentación ha logrado integrar las herramientas proporcionadas por las telecomunicaciones y las tecnologías de información para lograr que el producto del proceso documental llegue a mayor cantidad de personas. Antiguamente el acceso a la información era mas restringido, pero la masificación de las tecnologías permiten que los usuarios que deseen acceder a una información lo pueden hacer, aunque la fuente se encuentre a distancia física.

Las tecnologías han permitido que el trayecto desde la producción de la información hasta el usuario sea mas corto y esto ha propiciado que el proceso documental sea realizado con mayor rapidez para satisfacer las necesidades del usuario y público en general. La implantación de formatos electrónicos como almacenamiento de material documental ha permitido la disminución del volumen de los acervos estos debido a que en la actualidad mientras mas pequeño es el instrumento tecnológico, tiene mas capacidad de memoria para guardar la información, lo que ayuda a los Centros a tener menos necesidad de poseer gran cantidad de espacio físico para resguardo. Aunque la posibilidad de almacenamiento electrónico tampoco llega a desmerecer la importancia del el resguardo físico del documento.

Un aspecto resaltante es que gracias al progreso en las telecomunicaciones el acceso a la información a nivel mundial sea mas fácil que anteriormente, no significa que tengamos automáticamente asegurado un mayor conocimiento, lo que crea un sentimiento de agobio para el documentalista ante la situación de tener que elegir aquello que puede interesar o no a los usuarios, sobre todo teniendo en cuenta que además del gran volumen de información, hay documentos que se desactualizarán rápidamente.

La tecnología permite que los centros de documentación estén interconectados, por ejemplo un centro especializado en psicología, independientemente de su fondo documental está conectado por terminales telemáticas a bases de datos nacionales u extranjeras, además de pertenecer a una red de centros de préstamo de documentos originales.

Al entender la informática como una ciencia de tratamiento racional, mediante maquinas automáticas de la información considerada como soporte de los conocimientos y de las comunicaciones, su relación con la documentación es tan intima que se puede decir que sin su colaboración las técnicas documentales no tendrían razón de ser hoy día. Gracias a los ordenadores y a sus programas simples o complejos la documentación puede sus objetivos. El desarrollo tecnológico depende ampliamente de los grandes avances documentales.

4. Como profesional de las ciencias de la información, cuales serian los controles necesarios desde el punto de vista ético, Ud. recomendaría para el manejo de la información y la documentación.

La ética es algo clave para cualquier profesional de cualquier área, ya que se trabaja con material que amerita ser bien tratado. Un gran porcentaje de la cantidad de información que el documentalista abastece al usuario, no le pertenece al documentalista como autor del material, y por ello debe ser tratado con un criterio cuyo principal atributo debe ser el respeto a la propiedad intelectual. Es por ello que debido al gran volumen de información se produce el fenómeno de que algunos científicos no quieran publicar dentro de circuitos de circulación amplia, sino que prefieren hacerlo en publicaciones de difusión restringida y desconfían de todo lo que se publica para llegar a cantidad de publico.

El documentalista tiene que crear conciencia sobre la calidad de la fuente, esto quiere decir que le profesional debe difundir la información de la cual esté seguro  poseer un nivel científico comprobado de calidad, esto redundará en un mayor prestigio y confiabilidad propio y para el centro al cual trabaja. Muy importante es que el profesional de las ciencias de la información conozca las necesidades del usuario y que no provea al usuario de un material que el propio profesional dude de lo oportuna de la información. Se debe realizar una función mas que eficaz, eficiente, cumpliendo los objetivos propuestos a un menor costo, ya sea monetario, humano y principalmente de tiempo.

Para finalizar, conviene enfatizar dos cuestiones fundamentales. La primera de ellas se relaciona con el hecho de que los profesionales actualmente requeridos solo tendrán éxito en la medida que sean capaces de abrir nuevos nichos de trabajo, no de llenarlos. Para ello, el nuevo profesional de la información debe ofertar sus capacidades de manera inteligente, teniendo en cuenta que las posiciones mejor pagadas se ganan, no se reciben, y que el individuo y el grupo profesional deben apoyarse mutuamente en la búsqueda de prestigio. En segundo lugar que la formación de nuevos profesionales requeridos debe enmarcarse en una dimensión pragmática, en base de la cual se deben establecer las situaciones ideales.

Referencias:

·        Orera Orera, Luisa. “Manual de Biblioteconomía”. Madrid. Editorial Síntesis, 1997

·        Martínez de S, José. “Diccionario de Bibliología y Ciencias afines”. Madrid. Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

·        Olivera, Ángel, “Introducción a la Documentación”. eLibros. 2003