Participante: Javier Páez Garrido - Asignatura: Centros de Documentación - Profesora: Melania La Rosa.

Parte I

a. Lea detenidamente el artículo Análisis documental y de información, responda las siguientes interrogantes: Definición de Análisis documental, diferencias entre Análisis documental y Análisis de la Información, objetivos del análisis de la información.

Parte II

b. Planifique un Centro de Documentación. Puede apoyarse con visitas a algunos portales y por la información hasta ahora asimilada.

Luego de haber leído el articulo se precede a contestar las siguientes interrogantes,

Definición de análisis documental: El análisis documental es una herramienta propia de toda Biblioteca o Centro de Información, el análisis documental es el tratamiento del documento en todos sus aspectos,  principalmente de su contenido, esto para hacer mas manejable y con mas posibilidad de difusión la información que contiene, esto se aplica principalmente a documentos cuyas características físicas, propias del documento, no son muy favorables para su consulta, el analista considera de mucho valor su contenido pero posiblemente sea un documento muy antiguo y necesita ser preservado el original y su manipulación lo puede deteriorar mas, allí es donde actúa el analista para hacer mas publica la información que contiene.

Esto se aplica también en documentos en otro idioma, etc. Es importante destacar que esto lo realiza el documentalista según el perfil de usuarios del centro al que sirve, se encarga de ver que contenidos pueden ser de interés para los mismos. Es un estudio profundo del documento que se transforma en otro nuevo pero cuyo contenido depende del original. Incluye la descripción bibliográfica o área de identificación (autor, título, datos de edición, etc.), así como la descripción del contenido o extracción y jerarquización de los términos más significativos, que se traducen a un lenguaje de indización (tesauros, tablas de materias, etc.).

Diferencias entre Análisis Documental y Análisis de la Información:

Semejanzas entre Análisis Documental y Análisis de la Información:

Objetivos del análisis de la información:

- Objetivo es la captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado.

- Contribuir a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones y de las estrategias.

- Ser el instrumento por excelencia de la gestión de la información.

- Abrir el camino, "intoxicado" por la creciente circulación de datos e información.

- Generar una mejor utilización del conocimiento disponible en aras de acelerar el proceso de su implementación al realizarlo exitosa y eficientemente.

- Ser una actividad de interpretación proyectiva y prospectiva, condicionada por la presencia de expertos para su realización.

Planifique un Centro de Documentación. Puede apoyarse con visitas a algunos portales y por la información hasta ahora asimilada.

En el siguiente texto, hago un introducción del porque he decido realizar un diseño de la Sala de Referencia de la La Unidad de Biblioteca Central de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" Vice rectorado Barquisimeto, principalmente defino el porque de la selección de este centro de información, cito autores especialistas en el área y al final defino cuales son las funciones que surgen de la reestructuración total del servicio.

    La Unidad de Biblioteca Central de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", cuenta con los servicios básicos de cualquier centro de información de su tipo. Un caso especial representa la sala de referencia.

     En esta época se vive un proceso de oferta y demanda, constante competencia que exige el ofrecimiento de productos con un valor agregado, aunque esta sea información, hoy por hoy la información es un bien y un servicio. Los encargados de los CID (Centros de Información y Documentación) trabajan día a día para ofertar servicios que compensen los deseos de datos de sus clientes o usuarios.

     Al hablar de las bibliotecas universitarias, las salas de referencia de estos centros son el servicio de información por excelencia para el usuario, ya que la información que recopila es un recurso trascendental para el avance científico, tecnológico, artístico y cultural de la humanidad, el servicio de referencia pasa a ser considerado un servicio fundamental en toda institución bibliotecaria, “ por ser el eje de la relación entre el usuario, la información y el bibliotecario a través del cual ésta podrá cumplir con mayor eficiencia y efectividad el papel que la sociedad le exige” Urdaneta (1999).

      Sin embargo, no en todas las bibliotecas, y mas en el caso de la universitarias, existe un servicio como tal; en algunas, la colección de referencia está ubicada dentro de la colección general o en la de otras dependencias, Flora Urdaneta dice “ ... en este caso las obras de referencia propiamente dichas, se ubican en un determinado lugar, separándolas del resto de la colección de la biblioteca, y se responsabiliza de su manejo a un personal sin la debida capacitación en el área, denominándolo, erróneamente, servicio de referencia...”

     Citado por Urdaneta, Samuel Rothstein, en su monografía titulada “El desarrollo del Servicio de Referencia” expresa que el desarrollo en las bibliotecas universitarias del servicio de referencia fue mas bajo que en las bibliotecas publicas y especializadas, por el concepto de que los profesores y alumnos, a ese nivel, podían satisfacer sus necesidades de información sin ningún problema, a través del uso de los diversos materiales del servicio”.

      La naturaleza y alcance del servicio de referencia o información de la biblioteca varía según el tipo de usuario, tipo de consulta y el entrenamiento y capacidad del personal que lo atiende. Existe la tendencia en la bibliotecas universitarias de que las salas de referencia pasen a ser un santuario, un sitio donde se almacenan libros de diferentes tipos y tópicos, pero que no funciona de la forma esperada y deseada por los usuarios.

      La Sala de Referencia de la Unidad de Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” (Unexpo) Vice-rectorado Barquisimeto, sufre de este mal reflejado en el párrafo anterior, se ha convertido en un depósito de libros que no satisface en su desempeño las expectativas del usuario, es preciso que dicha sala cumpla con las funciones de este tipo de servicio, para así convertirse en el ente formador y promotor de nuevas ideas de productos y servicios que la Unidad requiere.

      Es vital la incorporación de nuevas tecnologías en los servicios de información, las salas de referencia son llamadas, por las características de su colección, a ser partícipes en el ofrecimiento del tipo de servicios que involucren la aplicación de las tecnologías, en este caso los servicios virtuales, el hecho de que la Sala de Referencia de la Unidad de Biblioteca Unexpo actualmente no cumple con las tareas básicas para este servicio, deben incluir en su reestructuración la aplicación de la oferta virtual. Otras dependencias de la Unidad de Biblioteca cumplen con tareas de la Sala de Referencia, lo que no debe seguir siendo en pro del funcionamiento organizacional de la Unidad.

      Al ser los usuarios la razón de ser fundamental de cualquier entidad donde se preste cualquier tipo de servicio, la interacción con estos permite comprobar de primera mano las exigencias de estos en cuanto a la Sala de Referencia y el resto de la Unidad de Biblioteca. Al respecto Urdaneta menciona “ Para que las unidades de información cumplan con el papel que tiene asignado dentro del sistema educativo, científico y cultural en la sociedad, es necesario que exista una interacción continua entre ellas y los usuarios a quienes deben servir”; muchas veces la interacción que debe existir se ve afectada por factores que tienen que ver directamente con la organización como son su eficiencia y eficacia, relevancia de la información ofrecida y los canales de comunicación que se utilizan, así como también aspectos relacionados directamente con el usuario como por ejemplo la personalidad del individuo. Estos aspectos pueden haber perjudicado el funcionamiento de la Sala de Referencia Unexpo, al no existir las vías de comunicación que permitieran dar a conocer al personal respectivo las fallas en las labores de la sala, impedían la retroalimentación para tomar las medidas que podrían haber solucionado en parte la problemática.

         “La formulación y desarrollo de un plan para el Servicio de Referencia, debe ser responsabilidad del referencista quien lo ha de elaborar con la participación del personal de la unidad y lo coordinará con la autoridad administrativa de la Biblioteca: Dirección, Comité Técnico, etc., y debe estar basado en el estudio previo de las necesidades de los usuarios. Para ello se realiza un diagnóstico, es decir, un análisis racional de la situación del servicio para captar los problemas que la unidad presenta y con base en este se elaborará un plan, programa o proyecto en el que se formularán las metas y los objetivos, políticas y actividades para lograr la organización deseada” expresa Urdaneta refiriéndose al tipo del presente proyecto.

Se ha comprobado que la sala de referencia no cumple con los requerimientos de los usuarios y sus necesidades de información, es por ello que a continuación se presenta una serie de consideraciones que la sala puede cumplir para optimizar los servicios.

      Los usuarios son la razón de las unidades de información, es por ello que las necesidades de estas condicionan las actividades y servicios de la misma, deben haber por parte del personal encargado de la sala una posición de anticipación a los futuros requerimientos de los usuarios, esto porque en muchas ocasiones el usuario no conoce todas las fuentes y servicios disponibles. Es por ello que ello que es necesaria la interacción de la unidad con el usuario. Igualmente categoriza a los usuarios por su tipo: Investigadores, estudiantes, docentes, profesionales y satisfacer las necesidades, por lo tanto, es importante establecer los usuarios reales y potenciales del servicio; es imprescindible la realización de estudios de usuarios, los objetivos de un estudio de usuarios deben ser:

§         Determinar los tipos de usuarios.

§         Detectar sus necesidades de información.

§         Establecer prioridades respecto a esas necesidades.

§         Conocer el nivel de satisfacción.

§         Determinar el comportamiento de los usuarios frente a la información.

§         Evaluar los servicios ofrecidos para su restauración o el establecimiento de otros se juzga o cree necesario.

     Es básico para una colección cumplir con su cometido, es necesario la realización periódica de una evaluación cualitativa y cuantitativa tanto del contenido de las obras como de su utilización por parte de los usuarios, y fundamentalmente su vigencia, en este puesto juega un papel los servicios virtuales, ya que estos cuentan con la posibilidad de accesar electrónicamente a datos actualizados, para ser transmitidos a los usuarios.

      Es importante que la unidad convenga con otras instituciones de información que le sirvan de proveedora de servicios informativos que enriquezcan el acervo de la sala.

      La sala de referencia debe prestar los siguientes servicios:

a) Asistencia directa: Es la parte vital de referencia ya que a través de esta acción se establece el contacto directo y personal con los usuarios y se proyecta la imagen de la unidad de información hacia la comunidad a la cual sirve.

      1- Información y consulta: Son solicitudes de ayuda y orientación que hacen los usuarios para satisfacer una necesidad de información. El servicio debe establecer el grado de tratamiento dispensado a cada tipo de usuario. Las modalidades comunes del servicio de consulta son:

1.1 Preguntas – Respuestas

1.2 Orientación en el uso de recursos

1.3 Respuestas a necesidades de información de tipo factual (Referencia Rápida)

1.4 Búsqueda especifica de literatura (Referencia a un tema)

      2- Instrucción al usuario: Todo servicio de referencia debe considerar prioridad capacitar a sus usuarios en el uso y manejo de información, para el uso óptimo de las fuentes de información por parte de los usuarios. Se pueden realizar instructivos de obras de referencia y catálogos, guías de organización al servicio, diseño de carteleras para promocionar el servicio, obras y otras colecciones. Se pueden complementar estos instrumentos con:

2.1 - Charlas para proporcionar instrucción bibliográfica y orientación bibliotecológica.

2.2 –Prácticas breves relacionadas con la búsqueda y manejo de la información.

2.3 – Programación de talleres – seminarios para explicar el uso del catálogo y elaboración de bibliografías .

2.4 – Interpretación del contenido de los materiales de la colección de la biblioteca.

2.5 – Promover un servicio de información referencial con la finalidad de recopilar los recursos de información existentes a nivel nacional e internacional para satisfacer los requerimientos individuales e institucionales en áreas especializadas.

      3- Circulación y préstamo: No constituye propiamente parte del servicio de referencia, se incluye puesto que por su intermedio el usuario puede acceder al documento.

 b) Asistencia Indirecta: Son acciones que se cumplen para que el usuario haga uso de los diferentes instrumentos o recursos bibliográficos y automatizados que ofrece el servicio para satisfacer su necesidad de información, bien sea con recursos propios de la unidad o cooperación de otras instituciones a nivel local, regional, nacional o internacional.

 §         Reprografía: Este servicio es esencial en toda unidad de información, porque facilita el uso de la colección, la cual es de uso interno y no permite a los prestamos a domicilio.

      La incorporación  de servicios virtuales permite a la sala de referencia atender a usuarios foráneos, o que estén imposibilitados a trasladarse físicamente a la unidad. El referencista puede asistir al usuario sobre información que le usuario requiera y que la unidad esté en disponibilidad de proveer; debe estar garantizado el acceso a Internet por parte de al menos los funcionarios de la sala, y si es posible, disponer de maquinas para ser usadas por los usuarios y que puedan accesar a la red de redes, dentro de la dependencia.

Referencias Bibliográficas

Dulzaides Iglesias, María Elinor (2004). Análisis documental y de información: dos componentes de un mismo proceso. Centro de Información de Ciencias Médicas. Facultad de Ciencias Médicas de Cienfuegos. Calle 51 y Ave. 5 de Septiembre. Cienfuegos. Cuba.

Montañés, Elba (1999) Información Internet y Bibliotecas hacia el III milenio, fondo editorial C.B.A.C.A. Valencia. Venezuela.

 Urdaneta de Garcia, Flora (1999) El servicio de referencia en la biblioteca , editorial de la Universidad del Zulia, Maracaibo. Venezuela.