Participantes: Nancy Zambrano, Karina Maita, Deneise Contreras, Franklin Lezama y Javier Páez G.
Trabajo 3 - Sistemas de Base de Datos
Funcionario: Zaida Puga
Entrevista
1.-Cual es la unidad donde usted labora dentro de la Empresa.
2.-Cual es la misión u objetivo principal de su unidad?
R: Garantizar a la empresa el suministro de materias primas, materiales, equipos, repuestos y servicios, en las mejores condiciones de: costo, calidad y oportunidad, contribuyendo de esta manera al óptimo funcionamiento de la organización y al logro de sus objetivos.
3.-Específicamente cual es la función que usted cumple en su unidad?
Como jefe de compras tengo varias Funciones y Responsabilidades unas de ellas son:
- Firmar diariamente las Órdenes de Compras, previa revisión de su contenido.
- Gestionar el abastecimiento de insumos de producción, mantenimiento y servicios.
- Revisar los análisis de compras preparados por compradores, a objeto de garantizar su efectivo colocación en el mercado nacional e internacional.
- Realizar cualquier otra actividad cónsona con la índole del cargo que ocupo actualmente.
4.-Cuantas personas laboran en su unidad?
5.-Cargo y funciones del personal que labora en su unidad?
Hay 5 compradores:
Su principal propósito es: Asegurar la gestión de compra de materias primas, materiales, equipos, repuestos y demás insumos requeridos por las distintas unidades organizativas de la Empresa, previendo las mejores condiciones de costo, calidad, oportunidad y garantía, contribuyendo de esta forma al funcionamiento permanente de las operaciones y procesos de trabajo.
Entre sus funciones y responsabilidades están:
- Resolver situaciones, producto de requerimientos urgentes, a fin de facilitar la continuidad de las operaciones a nivel de la empresa.
- Recibir requisiciones de compras, proceder a revisarlas y buscar información de posibles proveedores a través de la base de datos para su posterior selección y colocación de Orden de Compra.
- Solicitar cotización a proveedores con las especificaciones requeridas por los usuarios, a fin de acelerar repuestas y satisfacer necesidades.
- Analizar exhaustivamente las ofertas de los proveedores y recomendar en orden lógico la colocación de las compras, considerando precio, calidad del producto, condiciones de pagos y garantía ofrecida por el proveedor.
- Emitir Orden de Compra a proveedores seleccionados, y hacerle seguimiento constante a las Órdenes emitidas.
Un (01) Coordinador de Importación
Éste asegura la gestión de compra de materias primas, materiales, equipos, repuestos y demás insumos importados requeridos por las distintas unidades organizativas de la empresa, previendo las mejores condiciones de costo, calidad, oportunidad y garantía, contribuyendo de esta forma al funcionamiento permanente de las operaciones y procesos de trabajo.
Entre sus funciones y responsabilidades están:
- Solicitar cotizaciones internacionales, elaborar y colocar las Órdenes de Compras y dar el soporte técnico en lo relativo a instrucciones de embarque, tránsito, aranceles y operaciones.
- Recibir requisiciones de compras asignadas, proceder a revisarlas y buscar información de posibles proveedores, para su posterior selección y colocación de Orden de Compra.
- Analizar exhaustivamente las ofertas de los proveedores y recomendar en orden lógica la colocación de las compras, considerando precio, calidad del producto, condiciones de pagos y garantía ofrecida por el proveedor.
- Hacer seguimiento a las Ordenes de Compras Internacionales desde el momento de la colocación hasta que ha sido entregado al usuario, agilizando el tránsito y la nacionalización de la mercancía.
- Proceso a controlar: Tramitar documentación para tránsito y nacionalización de importación; negociar descarga directa en planta, contactar equipos para la descarga y transporte de los materiales, coordinación de actividades con agentes aduanales, y mejorar toda la documentación de soporte de las actividades realizadas.
Una (01) Secretaria
Ésta coordina y ejecuta tareas propias de oficina, e incorporar a la base de datos toda la información objeto de automatización y que se genere en la ejecución del proceso de trabajo, a los fines de mantenerla actualizada y disponer así de información oportuna y confiable, necesaria para reforzar el proceso de toma de decisiones y darle continuidad a los procesos administrativos de su Unidad.
Entre sus funciones y responsabilidades están:
- Recibir, clasificar y archivar la correspondencia destinada a su Unidad Organizativa con la finalidad de asegurar y resguardar su integridad.
- Alimentar diariamente la base de datos de su área de gestión, asegurando así la oportunidad, calidad y confidencialidad de la información.
- Imprimir los reportes mecanizados requeridos en su área de gestión, a los fines de reportes con información oportuna el proceso de trabajo.
- Clasificar, archivar y controlar la documentación generada en su unidad, con el fin de mantener actualizados los Registros de Documentos y de acuerdo con la norma N° 01.640.25, Norma para el Control de Archivos.
- Asistir y apoyar a su supervisor inmediato en el establecimiento de controles administrativos, y en la preparación del Reporte mensual de gestión a los fines de de controlar eficiencia y productividad en general.
- Realizar cualquier otra actividad cónsona con la índole del cargo que ocupa o a requerimiento del Supervisor inmediato.
6.-Describa brevemente las actividades laborales rutinarias?
Asegurar el suministro de materias primas, materiales, equipos y repuesto a la empresa, garantizando la disponibilidad de los mismos a los usuarios y su vez la continuidad de los procesos de trabajo.
7.-Cuales son los documentos que utilizan en la tramitación de las compras:
-Solicitud de Compras.
-Análisis de Oferta.
-Orden de Compras.
-Comité de Compras.
8.-Cuantas compras en promedio por mes tramitan?
09.-Utilizan algún software administrativo.
Si actualmente estamos utilizando el sistema BPCS
10.-Le ayuda este software para agilizar los servios de esa unidad.
Por supuesto ya que éste es un sistema que reúne, de manera completa e integrada, una serie de aplicaciones dirigidas a resolver las necesidades de los sistemas centrales de las empresas del sector industrial a escala global, incluyendo aplicaciones para: Manufactura multi-modal, Gestión de la Cadena de Suministros, y Finanzas Configurables. BPCS soporta 20 idiomas diferentes, y opera a lo largo de una amplia banda de plataformas, tales como i-Series de IBM (AS/400), HP 9000 de Hewlett-Packard.