Archivo de Estadísticas de Usuarios de la Unidad de Biblioteca Central, Unexpo - Vice Rectorado Barquisimeto.

El Archivo de Registros y Estadísticas de la Biblioteca Central, sirve para el resguardo de la información sobre la afluencia de Usuarios al centro y la cantidad de préstamos por títulos, presenta una serie de datos variados ya que refleja características cualitativas y cuantitativas. El funcionamiento en la actualidad es totalmente manual, el funcionario encargado de la realización de las estadísticas, hace la recolección de los datos en formatos dispuestos para ello. Dichos datos son tomados de la planilla de préstamo que cada usuario llena para utilizar el servicio, ya sea Circulante (externo) o de Consulta (Interno). 

1- Estadística Bibliográfica: Presenta el uso de la bibliografía por materia resguardada en la Biblioteca.

2- Por Usuario: Aporta los datos de usuario por la especialidad que cursa en el caso de estudiantes y el tipo de usuario si es docente, administrativo, obrero o foráneo.

3 - Préstamos de Consulta: La cantidad de préstamos internos en la Biblioteca.

4 - Préstamos de Circulantes: La cantidad de préstamos externos de la Biblioteca.

Procesos:

a) Recolección: El funcionario de cada dependencia de la Biblioteca procede a recoger las planillas de préstamo del día anterior para realizar la estadística diaria.

b) Levantamiento de la información: El funcionario designado se encarga de tomar la información bibliográfica de la planilla de préstamo para constatar cuanta cantidad de libros de consulta interna, externa, se presta diariamente, la materia de la Bibliografía y la afluencia de usuarios según su especialidad, si son estudiantes, Docentes, Administrativos, Obreros o Foráneos que asisten diariamente a las distintas salas de la Biblioteca.

c) Asentamiento de la Información: Los datos aportados por las planillas de préstamo son asentados en unos formatos previamente designados para ello, es de destacar que cada formato de cada una de las salas de la biblioteca son distintos, debido a que todas las salas poseen una bibliografía distinta. Son iguales en el resto de los tópicos referentes a los ususarios.

d) Almacenamiento: Consiste en el resguardo de las planillas de préstamo luego de levantada la información y los formatos donde se reflejó dicha información; cada uno de estos documentos indica el día, mes y año de los Datos. Las planillas de préstamo fácilmente llegan a ser mas de mil diariamente y 2 formatos una con la información cualitativa (bibliográfica) y cuantitativa (usuario) por cada una de las 4 salas con las que cuenta la Biblioteca Central. Las planillas de préstamo son resguardadas por 3 meses por cualquier eventualidad en la que sea necesaria volver a utilizarlas y consultarles información, luego de este período de tiempo son desechadas.

e) Uso de la Información: Cada 3 meses se pide un informe de la cantidad de Usuarios recibió la biblioteca y la cantidad de Bibliografía utilizada en este período de tiempo; esta información está contenida en los formatos donde se plasma la información recabada de las planillas de préstamo. 

Lo ideal, y lo que busca la Unidad de Biblioteca Central es tratar de que todos y cada uno de los procesos del Archivo de Registro y Estadísticas sean automatizados. En la actualidad contamos con un sistema de préstamo propio diseñado por personal de la universidad, al que solo se le ingresa la cantidad de libros prestados por usuario, pero sin información del tipo de libro que está egresando de la biblioteca, tampoco el sistema incluye si el libro es de consulta o no y no refleja la cantidad de usuarios ni su tipo, si al mismo sistema que la Biblioteca Central implantó para el préstamo y devolución se le agregan las funciones que el mismo necesita para incluir la información cualitativa y cuantitativa de las Estadísticas, el proceso de recuperación de dicha información conllevaría a un ahorro de tiempo, esfuerzo humano y espacio para la Unidad de Biblioteca, la propuesta para manejar el Archivo de Registros y Estadísticas es la siguiente:

Proceso a: Con la propuesta de manejo automatizado este proceso quedaría eliminado, ya que la información aportada por la ficha de préstamo sería ingresada por el funcionario al momento de que cada usuario realiza el proceso de préstamo. Ej.: Si el libro prestado es de uso externo o interno, especialidad del usuario y materia del libro prestado.

Proceso b y c: La mayor parte de estos procesos quedarían eliminados, solo se le pediría un reporte al sistema para obtener la información que aportaban estos procesos, pero manualmente. Al contrario de realizar el reporte manual diario, se podría realizar en períodos de tiempo mas largos como semanal, quincenal, mensual o trimestral, esto depende de las necesidades de información. Los formatos para asentar la información no serían mas necesarios, las categorías que tenían estos formatos se utilizarían igualmente como categorías en los reportes del sistema y que a su vez sirvan de filtros. 

Proceso d: Este proceso quedaría a la mitad, solo se resguardarían las planillas de préstamo por día, para que sean un soporte de la información que guarda el sistema y los reportes dados por el sistema, esto beneficiaria al archivo en cuanto al espacio, la documentación sería mucho menor.

Proceso e: Este proceso se limitaría a solicitarle al sistema la información que se necesite, utilizando los filtros propios del sistema.

Procesos con la Automatización:

1. Ingreso de Datos al Sistema

          1.1 Resguardo de planillas.

            1.2 Expurgo de planillas de préstamo.

2. Solicitud de Reportes Estadísticos

          2.1 Almacenamiento de reportes

3. Uso de la Información. 

Por el tipo de Archivo y la Información que contiene, representaré la información automatizada con un Usuario y día de Estadística.

La aplicación de la automatización del Archivo de Registros y Estadísticas de la Unidad de Biblioteca Central de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" conllevaría a hacer este proceso tan necesario para cualquier Centro de Información mucho mas eficiente.