Universidad
Yacambú
Especialización
Gerencia Mención Organización
Sistemas
de Información Gerencial
Fase 3. Trabajo
1
Profesor: Yaroz
Pérez
Autor: Janeth De
Sousa
Octubre 2007
Alinear la Tecnología de
Información con la Estrategia del Negocio, utilizando el Modelo de Lewis, Levinson, Oldach en el proceso
que son co-dueños
Introducción
DESURCA empresa Filial de CADAFE, se encarga de la
construcción e inspección del Desarrollo Uribante Caparo que actualmente se encuentra en la Fase de conclusión
de uno de los tres Desarrollos que la conforman, específicamente el III, que
tiene como proceso medular la construcción de la Central Hidroeléctrica La Vueltosa. En el
ámbito de realizar estas funciones, existen distintas Gerencias Técnicas que apoyan
las actividades que se ejecutan que son: Construcción, Gestión Ambiental,
Proyecto e Ingeniería e Infraestructura y otras Gerencias Administrativas y
unidades que apoyan la ejecución de los procesos medulares de la organización
entre las cuales se mencionan: Gestión Económico Financiera, Gestión Humana,
Consultoría y Auditoria. El proceso que
vamos a valorar del cual somos co-dueños es el Control
de Gestión, el
cual depende de una División con el mismo nombre adscrito a la Presidencia y
que da apoyo a toda la organización en la elaboración y seguimiento del Plan
Operativo Anual, Control de Gestión entre otras actividades.
Las Tecnologías de la Información (TIC) y
las Telecomunicaciones representan una inmejorable oportunidad para todas las
organizaciones de acometer acciones tendentes a la racionalización de su
funcionamiento y la optimización de los procesos, a fin de eliminar
redundancias y economizar recursos en todo lo posible, al tiempo que mejora la
eficiencia. CADAFE ha invertido importantes
recursos financieros en la modernización de su plataforma tecnológica a través
del Proyecto Participa y la implantación del Sistema SAP. Adicionalmente, se ha venido adquiriendo equipos
de computación, servidores y adecuando las redes, como parte del plan
estratégico que le permita la efectiva conectividad y comunicación en tiempo
real de las distintas dependencias que funcionan a nivel nacional, lo que la ha
posicionado a la par de las organizaciones más modernas.
Caso Práctico ( Implantación y Seguimiento del Control de Gestión en
DESURCA, realizado por la División de Control de Gestión)
Objetivo General: proveer al nivel ejecutivo de la
empresa y a la Casa Matriz ubicada en Caracas de información oportuna y
confiable de seguimiento de las principales actividades que se ejecutan; y realizar
el seguimiento del Plan Operativo Anual que engloba las principales tareas y
actividades que realizan las distintas gerencias indicando el presupuesto que
utilizan para llevarlas a cabo.
Objetivo Especifico: Proveer información de
seguimiento al Sistema de Control de Gestión, a través de los sistemas de
información existentes en la organización, como son: el Sistema SAP (que
proporciona información de seguimiento a nivel de Presupuesto) y Sistema Strategos
(que se encarga de llevar el control de ejecución de las metas planificadas en
base a los indicadores que señala cada una de las Gerencias en sus actividades
generales).
Proceso: vamos a evaluar el Control de
Gestión de la Empresa, como proceso que engloba toda la organización y debe proveer a
la línea ejecutiva información oportuna que permita tomar decisiones y aplicar
correctivos que permitan alcanzar las
metas fijadas, en el tiempo estipulado.
La verdadera complejidad de las TIC, no reside tanto
en la articulación funcional, su usabilidad, su diversidad o su sofisticación,
sino en las profundas transformaciones que desencadena en los modos de organización
de los sistemas humanos.
Modelo de Lewis, Levinson y Oldach en el Proceso
de Control de Gestión de DESURCA filial de CADAFE:
Estrategias del Negocio:
·
Elaborar, formular y conceptualizar el Plan
Operativo de la empresa conforme a los requerimientos reales de cada una de las
áreas que comprende la organización y ajustado a las proyecciones
presupuestarias reales que dictamina la Casa Matriz, quien es el ente que
proporciona los recursos financieros que permiten la ejecución de las metas y
objetivos trazados.
·
Garantizar el proceso de seguimiento y control de
gestión, a fin de proporcionar información de avance oportunamente a la línea
directiva que les permita tomar decisiones y ejecutar acciones que minimicen
las desviaciones significativas y garanticen el logro de los objetivos
propuestos. En este caso, cada
gerencia reporta los valores de avance de sus indicadores y la DCG verifica y
chequea que la información suministrada este acorde con la programación, en
caso contrario reporta las desviaciones encontradas.
Estrategia de Informática:
·
Identificar las debilidades tecnológicas de la
organización, que impidan la correcta instalación de los dos sistemas
automatizados adquiridos para llevar a cabo el control de gestión
·
Desde la Casa Matriz se ha venido en forma
progresiva instalando el Sistema SAP y Strategos en las distintas dependencias y
proporcionando al personal de la División de Control de Gestión (DCG)
conjuntamente con Finanzas y Logística cursos de capacitación que le permitan
el manejo y conocimiento de la herramienta.
·
Llevar el control óptimo de la plataforma cliente-servidor
que permita garantizar la utilización optima de las aplicaciones instaladas en
el servidor y de la utilización de la intranet e internet.
Infraestructura
Organizacional:
·
Recurso humano con capacitación técnica adecuada en
las áreas de tecnología y de servicios
·
Formación adecuada del personal de soporte técnico
del Proyecto Participa y de Informática, en el uso de las herramientas y manejo
de contingencias en el menor tiempo posible.
·
Formación del personal de seguimiento de las áreas
de Control de Gestión, Finanzas y Logística como usuarios primarios, en las
aplicaciones SAP y Strategos.
·
Nivel gerencial debidamente identificado y
capacitado para manejar las herramientas de Tecnología de la Información
disponibles para efectuar el monitoreo del Control de Gestión.
Infraestructura
Informática:
·
Red de datos interconectada en tiempo real, en las
distintas dependencias de la empresa con condiciones de funcionamiento óptimo,
que permitan verificar en tiempo real todas las imputaciones presupuestarias
realizadas y adicionalmente, garantizar la carga de la información de
seguimiento de las actividades mensualmente.
·
Plataforma tecnológica de voz y datos adecuada.
·
Soporte a usuarios eficiente y minimizar el tiempo
de respuesta a las solicitudes de los mismos.
·
Asegurar la velocidad de transferencia de la
información entre Casa Matriz y la empresa, en tiempo real.
Conclusiones:
Se requiere a corto plazo mejorar el nivel de
capacitación de los niveles gerenciales en el uso de las herramientas TIC
disponibles para el Control de Gestión, a fin de motivar y minimizar la brecha
que existe entre los niveles medios de la organización y justificar las
inversiones realizadas por la organización en sistemas tendientes a mejorar los
controles administrativos y consolidar la información de seguimiento y
ejecución presupuestaria, de forma única y confiable.
Para ello se debe intensificar el adiestramiento a
los niveles gerenciales y medios, al
igual que actividades de monitoreo en línea que garanticen al personal de la DCG
el efectivo manejo de las herramientas por los niveles de competencia
involucrados.
Referencias Bibliográficas:
1.- Pardo Díaz, Jose L.,
“Información y Gerencia". Publicación Digital, E-Libros.