1) Actividad ¿En qué consiste?

            La actividad en la cual soy codueño y que voy a describir es la Auditoria, que según el Artículo 135 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público es “un servicio de examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras, de cada ente u órgano realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. O como se describe en  http://www.mailxmail.com/curso/empresa/auditoriaelemental/capitulo1.htm: Auditoría, Es el examen profesional, objetivo e independiente, de las operaciones financiera y/o Administrativas, que se realiza con posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información financiera y/o administrativa auditada, así como conclusiones y recomendaciones tendientes a promover la economía, eficiencia y eficacia de la gestión empresarial o gerencial, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

 

Entre los pasos que deben cumplirse para realizar esta actividad se encuentran: a) Obtener información acerca de las cuentas bancarias que maneja la unidad de administración del Vicerrectorado. B) Verificar el sistema de archivo para las planillas de depósitos recibidas. C) Obtener fotocopia de los libros contables al cierre del ejercicio contable del año anterior. D) Verificar las operaciones aritméticas, comprobar que el saldo según libros en la conciliación cuadre con los registros contables. E) Obtener información sobre el proceso como se lleva a cabo la conservación de cheques anulados. F) Obtener información sobre el proceso como se llevan a cabo las conciliaciones bancarias. G) 7.-Verificar si existen cuentas inmovilizadas. H) Verificar si los desembolsos se realizan de acuerdo a los compromisos adquiridos (verificar según fecha de Orden de Compra y de Servicio/ Pago). I) Constatar la forma en que se ejerce el control previo. J) Solicitar copia de las actas de apertura de las distintas Cajas Chicas que maneja la Administración del VIPI. K) Efectuar el recuento por sorpresa de los Fondos de Caja Chica, en poder del cajero y de los distintos custodios de fondos. L) Durante el curso del recuento, listar: Billetes y monedas fraccionadas, Cheques, timbres fiscales, estampillas, Facturas, vales, etc., que formen parte de los fondos, observando que estén debidamente autorizados, sean de fecha reciente y se refieren a desembolsos normales propios de la Institución, investigando aquellos que no reúnan los requisitos anteriores. M) Obtener certificado de los custodios de los distintos fondos, donde se haga constar que mostraron todos los fondos y documentos bajo su custodia y que éstos le fueron devueltos íntegros. N) Verificar la legalidad, sinceridad, exactitud, justeza y razonabilidad de los documentos contables. Ñ) Verificar si están actualizados los saldos en los libros de Banco. O) Verificar la forma en que se registran las cuentas por pagar a cada proveedor. P) Obtener fotocopia de la relación detallada de gastos y sus respectivos registros contables para cada fondo. Q) Obtener fotocopia de las diferentes rendiciones (comunicaciones) ante la Administración Central de los fondos a revisar. R) Determinar cuales son las retenciones realizadas por la Unidad Administrativa. S) Verificar que procedimientos se utilizan para ejercer un control en materia de retenciones. T) Solicitar copias de las últimas retenciones del Impuesto al Valor Agregado y del Impuesto Sobre la Renta. U) Solicitar expediente de cada proveedor para verificar su Registro Mercantil, RIF, NIT, Constancia de Inscripción en el Sistema Nacional de Registro de Contratistas (Provisional o Definitiva). V) Verificar si la numeración de las Órdenes de Compra y/o de Servicios es pre-impresa. W) Constatar si se anulan y conservan las órdenes emitidas pero no utilizadas tal como lo establece el Manual de Compras. X) Verificar cuales adquisiciones se realizaron a través de Acta de Comité de Compras. Solicitar copia de las mismas. Y) Solicitar copia del Inventario de Bienes muebles a la fecha. Z) Comprobar en forma aleatoria el Inventario de Bienes muebles del VIPI con la existencia de los bienes muebles.

 

 

2) Procesos: La Auditoria cuenta con tres procesos macros, que se subdividen a su vez. Aunque es la misma Auditoria, para explicarla mejor, se dividen en tres procesos. Previo, in situ y posterior.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	C) Análisis y discusión con las autoridades administrativas del Informe preliminar de Auditoria.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C) Seguimiento a las recomendaciones expuestas en el Informe final de Auditoria.

 

 

 

 

 

 

3) Estructura: Según Santamaría (2006) Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.    En el proceso descrito hay un relacionamiento formal, entre las personas que intervienen en el mismo y se puede describir de esta manera:

 

 

 

 

Organigrama Formal

(Solo de las unidades que intervienen en el proceso)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

Tal y como se puede observar, es el Consejo Académico de la Universidad quien dirige a la misma, a través de su Presidente (Vicerrector). La Unidad de Auditoria Interna (UAI), se encuentra al lado de dicho Consejo, cumpliendo una función de Staff (asesoría). Por lo tanto, la UAI está facultada por las leyes y reglamentos para evaluar el sistema de control interno de las unidades administrativas de la universidad y comunicárselo a las autoridades de la misma, a fin de que éstas apliquen los correctivos necesarios.

 

4) La Gente: El Proceso de Auditoria involucra a los tres trabajadores de la UAI. Un Jefe de Control Posterior y dos Auditores.

a) Jefe de Control Posterior. Juan Matute. Abogado. Especialista en Derecho penal. 5 años de experiencia. Totalmente desmotivado.

b) Auditor 1. Rosa García. TSU Administración. Varios cursos en la Contraloría General de la República. Bastante motivada.

C9 Auditor 2. Gustavo Jaime. TSU Administración. Varios cursos en la Contraloría General de la República. Bastante motivado.

 

5) Tecnología dura: No existen equipos tecnológicos para la realización de este proceso. Apenas un computador prestado.

 

6) Impulsos: Apoyo irrestricto de las actuales autoridades.

 

7) Frenos: Desmotivación por parte de los jefes internos de la UAI, para aceptar los cambios suscitados en la actividad a raíz de las nuevas leyes que rigen la materia.

 

8) Intimidades: El jefe es de una misma tolda política que las autoridades, lo que genera cierta complicidad.

 

9) Factores externos: La situación actual del país en la cual no se le hado la importancia que merece la Auditoria pública.

 

10) Motor del cambio: Aprovechar la importancia que da el gobierno a la Contraloría social y hacer parte del proceso a la comunidad universitaria para que se convierta en garante de la utilización racional de los recursos. Diseñar un plan de formación para los trabajadores de la UAI acorde con las nuevas leyes del país. Elaborar el nuevo reglamento con la participación de todos los trabajadores de las UAI de los cuatro vicerrectorados con que cuenta la Universidad a fin de aprovechar sus experiencias y conocimientos.

 

 

Infografía

http://www.mailxmail.com/curso/empresa/auditoriaelemental/capitulo1.htm

En este artículo se conceptualiza la auditoria como un examen profesional, objetivo e independiente, de las operaciones financiera y/o Administrativas, que se realiza con posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información financiera y/o administrativa auditada. De esta premisa, se desprenden los componentes del proceso de auditoria que se describen también en el trabajo presentado.

 

http://www.monografias.com/trabajos13/organi/organi.shtml (Santamaría, 2006).

En este artículo la autora expone en concreto el concepto de organigrama como una estructura que representa las jerarquías, canales de supervisión y comunicación, líneas de mando etc., de una organización formal. Además señala los pasos, técnicas y/ o procesos que se deben cumplir para realizarlo. Recomienda que los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos. Finalmente explica los tipos de organigramas conocidos.