Perpustakaan ITB: Menghadapi Hambatan dan Peluang 
Tugas Akhir, Tesis, dan Disertasi On Line

Oleh: Ismail Fahmi dan Onno W. Purbo
Knowledge Management Research Group PP ITB
Ribuan orang di Indonesia diluluskan dari S1 perguruan tinggi, dan ratusan orang dari tingkat S2 dan S3 setiap tahunnya. Sebagian besar belum pernah mempublikasikan tesis dan disertasinya dalam bentuk elektronik yang mudah diakses, yang suatu ketika internet menjadi hal yang biasa. Apalagi mempublikasikannya dalam bentuk buku, belum menjadi kebiasaan. Hampir di setiap perpustakaan universitas di  Indonesia, dapat dijumpai rak-rak khusus berisi laporan tugas akhir, tesis dan disertasi (selanjutnya disebut tesis) yang sebagian sudah berdebu. Ini adalah tempat terakhir bagi sebagian besar hasil karya mereka. Padahal untuk menyelesaikannya diperlukan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit.
Tulisan ini merupakan hasil pemikiran di kalangan tim Knowledge Management Research Group (KMRG) Perpustakaan Pusat ITB yang mencoba menguraikan hambatan-hambatan yang selama ini dihadapi dalam mengupayakan agar tesis yang dihasilkan oleh mahasiswa lulusan ITB dan kebanyakan perguruan tinggi di Indonesia, dapat disediakan secara on line di Internet. Hambatan ini akan dijadikan peluang dalam membangun Jaringan Digital Library untuk Tugas Akhir, Tesis, dan Disertasi Nasional.
Kesalahan besar paradigma masyarakat Indonesia termasuk di lingkungan akademik terhadap arti dan peran perpustakaan, adalah menganggap perpustakaan hanya sebagai tempat menyimpan buku-buku dan arsip dari tesis ini. Belum adda perpustakaan di Indonesia yang berperan sebagai Information Center atau Knowledgebase yang dapat diandalkan seperti perpustakaan-perpustakaan di Luar Negeri. Di sana perpustakaan menjadi tolok ukur kemajuan dan kualitas riset dan pendidikan institusinya. Padahal dalam kenyataan sehari-hari, banyak mahasiswa dan peneliti yang sangat membutuhkan kehadiran perpustakaan yang mampu menyediakan informasi yang diperlukannya. 
Perburuan bahan-bahan pustaka di perpustakaan-perpustakaan besar yang menyediakan koleksi journal, buku-buku terbaru, serta di perpustakaan-perpustakaan jurusan untuk mendapatkan copy tugas akhir, tesis dan disertasi adalah pemandangan yang biasa kita lihat dalam keseharian perpustakaan. Para mahasiswa dan peneliti yang tidak mampu membeli buku dan journal langsung dari luar negeri harus berjuang keras mencari bahan-bahan ini dari perpustakaan satu ke perpustakaan lainnya. Mereka masih beruntung jika tinggal di kota-kota besar seperti Jakarta, Bandung atau Surabaya karena untuk mengunjungi perpustakaan besar relatif mudah. Tetapi bagi mereka yang tinggal di luar Jawa, harus sabar menunggu lama melalui interlibrary loan, atau harus datang sendiri ke Jawa hanya untuk mencari sumber pustaka. Biaya yang besar tidak menjadi masalah yang penting tugas mereka dapat diselesaikan.
Sering karena mereka tidak menemukan bahan pustaka di perpustakaan di Indonesia, akhirnya mereka meminjam atau membeli copy bahan ini dari sumber-sumber di luar negeri. Yang paling terkenal adalah UMI, sebagai pengelola tesis dan disertasi internasional. Satu copy tesis atau disertasi dari UMI harganya $150. 
Terkunci rapatnya hasil penelitian para lulusan dalam bentuk buku di perpustakaan ini, menyebabkan hampir keseluruhan proses penelitian terhambat. Mereka harus menunggu lama agar hasil-hasil ini dapat dibaca di journal atau publikasi ilmiah. Sering juga untuk karya-karya yang bagus, informasinya disebarkan melalui acara seminar atau konferensi. Namun bukankah untuk mengikuti acara ini diperlukan biaya yang sangat besar, termasuk transportasi, akomodasi dan registrasi? 
Tema yang mereka teliti, barangkali sudah pernah dilakukan oleh orang lain dan laporan akhir berupa tesis ini juga sudah ada di salah satu perpustakaan yang entah dimana tempatnya. Atau bahan yang ada di journal yang mereka butuhkan, barangkali juga ada di salah satu tesis tersebut sebagai kutipan. Namun karena tidak adanya informasi yang memadai dan mudah diakses tentang hasil karya ini, akibatnya bisa dijumpai duplikasi tema penelitian dan bahkan yang paling parah adalah plagiatisme.
Ketakutan terhadap Plagiatisme, OnLine adalah Solusinya
Cerita dan ketakutan akan terjadinya lagi beberapa kasus plagiatisme atau penjiplakan tesis ini merupakan pernyataan pertama yang  akan kita hadapi jika kita menawarkan ide agar tesis ini disediakan secara online di Internet.  Sebagian besar mahasiswa dan dosen pembimbing khawatir jika tesis mereka dapat dengan mudah diakses melalui internet, orang lain akan dengan mudah menjiplak karyanya. Ini adalah tantangan pertama yang harus dijelaskan. 
Sebenarnya, dengan penyediaan informasi tesis ini secara on line di internet, bukan hanya daftar judul atau abstrak saja, namun juga full teks dari seluruh tesisnya, akan memberi banyak keuntungan dan juga merupakan solusi bagi ketakutan ini, bukan sebaliknya “untuk ditakuti”. Yang akan  terjadi jika tesis ini tersedia online adalah:
•	Karena tesis tersebut dapat dengan mudah diakses melalui internet, maka akan banyak orang yang bisa membacanya. 
•	Jika semakin banyak orang membaca tesis tersebut, maka semakin mudah kita mengetahui kalau ada orang lain yang menyontek untuk kepentingan pribadinya. 
•	Jika kita merasa banyak orang yang sudah tahu dan membaca sebuah tesis, maka keinginan kita untuk menjiplak otomatis akan terhambat, karena pasti akan ketahuan.
•	Proses kontrol dan evaluasi terhadap tesis bukan hanya  pada saat defense atau sidang akhir saja yang dihadiri oleh penguji dan supervisor. Dengan informasi online, akhirnya pengujian dilakukan juga oleh masyarakat luas. Masyarakat akan bisa menilai kualitas tesis terhadap tesis sejenis sebelumnya.
Terjadinya plagiatisme selama ini mungkin dikarenakan:
•	Informasi tentang suatu tesis yang dijiplak adalah sangat terbatas, hanya sendikit orang yang tahu. Bahkan mungkin hanya si penulis, dosen pembimbing, dan si penjiplak yang mengetahuinya.
•	Karena seseorang tahu bahwa tidak banyak orang yang tahu tentang tesis ini, maka dengan tenang dia dapat menjiplak tanpa diketahui.

Dengan demikian sebenarnya  kita  tidak perlu takut terhadap semakin meningkatnya plagiatisme jika tesis ini ditampilkan secara online di internet. Selain dari mentalitas mahasiswa harus baik dan bersih dari niat untuk melakukan plagiat,  para dosen pembimbing dan penguji juga harus teliti. Dengan adanya informasi online yang mudah diakses tentang tesis yang sudah pernah dilakukan, mereka dapat dengan mudah melakukan cross check terhadap karya mahasiswanya. 
Trend Internasional Kini Mendukung Online Digital Library Tesis dan Disertasi
Untuk lebih meyakinkan kita akan pentingnya tesis ditampilkan secara online dan tidak perlunya kita terlalu takut terjadinya plagiatisme, berikut ini adalah contoh-contoh upaya di dunia internasional untuk mengelola tesis dalam format elektronik di dalam jaringan digital library online.
Virginia Tech, 1997
Virginia Tech pada bulan Januari 1997 merupakan universitas pertama yang mengajukan dibangunnya digital library untuk tesis dan disertasi. Pada bulan September 1999, sudah terdapat 2.070 buah tesis dan disertasi elektronik yang di upload dan disetujui oleh fakultas, serta 1.652 buah yang dapat diakses secara online.
Karena sebagian mahasiswa khawatir jika penerbit cetakan menolak hasil karya mereka karena sudah didistribusikan secara online, maka sebagai jalan keluarnya universitas mengijikan akses terbatas terhadap hasil karya mereka.
Project ini didanai oleh United States Department of Education. Situs di internet dapat dilihat di http://etd.vt.edu .
Universitas-universitas di Amerika
Upaya Virginia Tech ini kemudian diikuti  oleh West Virginia University. Dan sekarang tidak hanya terbatas pada USA, tetapi "This has now become an international movement, with well over 70 members," kata Edward Fox, professor di computer science Virginia Tech yang mengetuai Networked Digital Library of Theses and Dissertations. 
Universitas di Australia, 1998
Mulai tahun 1998, 7 universitas di Australia yaitu: 
•	University of New South Wales (lead institution) 
•	University of Melbourne 
•	University of Queensland 
•	University of Sydney 
•	Australian National University 
•	Curtin University of Technology 
•	Griffith University 
menyatakan bekerja sama untuk membangun distributed database ADT, Australian Digital Theses. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas lulusan, meningkatkan sharing of knowledge, membantu universitas membangun infrastruktur informasi, dan memperluas manfaat digital library. 
Seluruh partner menggunakan konfigurasi database yang sama, standard dan metadata untuk mencapai kompatibilitas. Dokumen disimpan dalam format SGML dan PDF, seperti yang dilakukan oleh Virginia Tech.
Situs utama ADT ini adalah http://www.library.unsw.edu.au/thesis/thesis.html 
UNESCO, 1999
Pada bulan September 1999 di Paris, UNESCO baru mengadakan workshop “International Project of Electronic Dissemination of Theses and Dissertations”. Lihat di http://www.unesco.org/webworld/etd/index.html. Hasil dari worshop ini antara lain:
•	Permasalahan utama dalam  mengakses tesis ilmiah adalah akses yang terbatas melalui penerbitan tradisional, semakin besarnya biaya untuk mendapatkan printed material, kurangnya informasi area dan detail riset, serta mekanisme preservasi dan pengarsipan yang kurang tepat.
•	Peserta merekomendasikan agar UNESCO mendukung dan mempromosikan inisiatif ETD (Electronic Theses and Dissertations) di tingkat nasional, regional dan internasional.
•	UNESCO akan mengavaluasi penyediaan dana untuk  mendukung program ETD pada tahun anggaran 2000/2001. 
•	Aktifitas yang bersifat katalis pertama yang  akan dilakukan UNESCO adalah memanfaatkan jaringannya yang luas di kalangan universitas dan perpustakaan-perpustakaan universitas untuk mengorganisasikan upaya penerapan project ETD yang sudah ada.
Permasalahan
Software yang diperlukan untuk digital library bagi ETD ini sifatnya masih tertutup bagi universitas anggota  saja. Sehingga jika kita ingin mengembangkannya harus membuat sendiri software tersebut, dengan mengacu pada standard internasional yang ada. UNESCO sendiri sebagai organisasi Internasional yang biasanya mengeluarkan software publik domain untuk negara berkembang seperti CDS/ISIS, baru memulai upayanya tahun lalu. Kita tidak bisa menunggu hasil dari UNESCO ini.
Disamping itu, karena sebagian besar publikasi kita berhasa Indonesia, sulit bagi kita untuk bergabung dengan jaringan diatas, kecuali kita membuat jaringan sendiri secara nasional, dengan menyediakan metadata dalam bahasa Inggris.
Pemanfaatan Terbatas karena Terbatasnya Akses Elektronik
Di Perpustakaan Pusat ITB dan di perpustakaan-perpustakaan jurusan lainnya menyediakan akses terhadap arsip buku-buku Tesis dan Disertasi. Khusus Tugas Akhir hanya tersedia di perpustakaan jurusan. Untuk mendapatkan bahan pustakan yang diperlukan, seseorang harus datang langsung ke perpustakaan ini. Di perpustakaan tersebut, rata-rata belum ada database yang mengelola bibliografi tesis. Mahasiswa harus antri untuk  menggunakan buku katalog yang jumlahnya terbatas. Untuk tesis dari lulusan terbaru, biasanya datanya belum ada di buku katalog tersebut.
Keterbatasan akses ini menyebabkan tesis yang tidak jarang sangat penting, berbobot dan bermanfaat bagi masyarakat, industri, maupun dunia ilmiah, menjadi kurang sekali pemanfaatannya. Jika alasan tidak disediakannya dalam format elektronik dan online ini adalah karena takut diplagiat, maka seyogianya jalan keluarnya bukanlah dengan menyimpan rapat tesis ini di rak-rak perpustakaan hingga berdebu. Universitas bisa membuat aturan agar aksesnya full atau terbatas.
Dapat disimpulkan bahwa kurangnya pemanfaatan ini disebabkan oleh:
•	Kurangnya informasi bahwa tesis tersebut ada
•	Kurangnya informasi tentang isi tesis tersebut
•	Tesis tidak siap tersedia

Cost of Archive, Cost of  Delaying
Jika kita menunggu untuk mulai membuat arsip atau digital library tesis dan disertasi dalam format elektronik, maka harga yang harus kita bayar akan jauh lebih mahal dalam beberapa hal. Konversi dari media cetak (buku) ke format elektronik (scanning), membutuhkan biaya sekitar Rp 1000 per halaman. Asumsikan rata-rata 1 tesis adalah 200 halaman, maka biayanya adalah Rp 200.000,- per buku tesis. Untuk digitalisasi 1000 buku tesis yang  tersimpan di perpustakaan saat ini, dibutuhkan sekitar Rp 200 juta !!. 
Jika saat ini kita bisa mulai menyarankan mahasiswa untuk mengkonversi file tesis mereka ke format PDF (standard penyimpanan), maka biayanya akan NOL. Dibawah ini adalah grafik perbandingan biaya penyimpanan secara depository dan secara digital.

Gambar 1: Model penyimpanan secara depository vs secara digital. Data diambil dari Commission on Preservation and Access and the Research Library Group, John Garret, Februari 1996.
Dari grafik diatas tampak bahwa peyimpanan tesis dalam format digital jauh lebih ekonomis, dan sebaiknya  tidak ditunda-tunda. Jika kita tunda sekarang, pada masa depan pasti tuntutan kemudahan akses dan kecenderungan penyimpanan dalam format digital online ini akan terjadi.
Keberatan Penulis jika Karyanya Tersedia Online
Sebagian penulis TA, Tesis, dan Disertasi merasa keberatan jika karyanya tersedia secara online atau diketahui oleh banyak orang, mengingat ada bagian-bagian tertentu dari tesisnya yang sangat penting dan mungkin ditiru orang lain sebelum mereka mendaftarkan patennya. Jika ada kasus seperti ini, universitas dapat memberi beberapa pilihan akses terbatas baik secara waktu, bagian dari tulisan, atau komunitas yang mengakses.
Langkanya Informasi Riset di Indonesia yang Representatif dan Online
Saat ini sulit sekali kita mengetahui sudah sejauh  mana riset yang dilakukan oleh bangsa Indonesia melalui internet. Padahal cukup banyak orang luar negeri yang ingin melakukan penelitian tentang Indonesia, kekayaan alamnya, serta kemungkinan mencari partner penelitian dari Indonesia. Beberapa program kerjasama seperti EIUDP (Eastern Indonesia Universities Development Project) antara Indonesia dengan Kanada, merupakan salah satu contoh upaya untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan mengelola hasil penelitian tentang Indonesia bagian timur. 
Hal ini merupakan hambatan pula bagi dunia pendidikan dan penelitian di Indonesia untuk mendapatkan keuntungan dari kerjasama internasional.
Rangkuman Permasalahan, dan Peluang
Permasalahan-permasalahan diatas dapat dirangkum sebagai berikut:
•	Dunia pendidikan dan perguruan tinggi serta lembaga-lembaga penelitian kini sedang menderita karena setelah besarnya biaya yang dikeluarkan baik oleh pribadi maupun melalui grant riset oleh negara, ternyata akses terhadap hasilnya  sangat sulit didapatkan. Hal ini sangat membatasi terjadinya transfer knowledge dan pemanfaatan ulang knowledge tersebut.
•	Alasan utama penyebab semua ini adalah bahwa program-program pendidikan belum memanfaatkan secara maksimal teknologi-teknologi pendukung  pendidikan, dan para lulusan biasanya menyelesaikan pendidikan mereka dengan kemampuan “information literacy” (melek informasi) yang sangat kurang.
Permasalahan ini akan kita ubah menjadi peluang sebagai berikut:
•	Universitas dapat mensupport kebutuhan kelompok-kelompok kerja penelitian diatas dengan membuka kunci resources mereka bagi akses yang lebih luas.
•	Universitas dapat mesupport distance learning secara lebih efektif melalui digital library.
•	Kemudahan akses informasi merupakan hal yang sangat penting bagi Indonesia untuk menjaga posisinya di dunia dimana pendidikan tingkat lanjut dan penelitian memainkan peranan yang semakin penting. Untuk itu, sangat penting agar tesis dan publikasi di universitas-universitas dibuka dan digunakan bersama pada skala nasional dan regional, bahkan internasional.
•	Mahasiswa  perlu semakin mengetahui manfaat sistem jaringan informasi  bagi kelangsungan karir mereka di masa depan.
•	Fakultas dimasa depan  perlu belajar bagaimana membuat publikasi elektronik dan mengambil manfaat dari digital library yang semakin menjadi trend ini.
NDLTD di Indonesia kini sudah saatnya dibangun. Cepat atau lambat, tuntutan agar hasil-hasil riset yang dilakukan di lingkungan perguruan tinggi di Indonesia pasti akan datang, seiring dengan semakin pesatnya perkembangan Internet di Indonesia. Pada tahun 2000 ini, pengguna internet di Indonesia diperkirakan naik pesat mencapai 2 juta pengguna, dan pada tahun-tahun selanjutnya  akan terus meningkat. 
Hal diatas tentu berdampak pada meningkatnya demand terhadap informasi untuk membantu meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Saat ini investor asing sudah mulai memasuki dunia cyber di Indonesia dengan membangun situs-situs yang menyediakan informasi tentang berita-berita politik, ekonomi, gaya hidup, dan sebagainya seperti DetikCom (www.detik.com), SatuNet (www.satunet.com), dan yang terakhir Astaga (www.astaga.com). 
Bidang informasi yang tidak dapat disediakan oleh kebanyakan investor ini adalah informasi hasil riset yang dilakukan oleh bangsa Indonesia. Informasi ini adanya di lingkungan perguruan tinggi dan lembaga-lembaga riset. Banyak pihak yang membutuhkannya baik dari dalam negeri sendiri maupun dari luar negeri, misal dari sektor pendidikan, riset, bisnis, dan industri. 
Oleh karena itu, kini adalah saat yang paling tepat untuk mulai membangun sistem informasi yang dapat menyediakan hasil-hasil riset yang didokumentasikan dalam Tugas Akhir, Thesis, dan Disertasi serta Laporan-laporan Penelitian lainnya secara online di Internet lengkap dengan full teks-nya. Keberhasilan upaya ini sangat tergantung dari keseriusan dan kesadaran institusi perguruan tinggi dalam mendorong para calon lulusannya agar mempublikasikan tesis mereka dalam NDLTD.