Revista computacion Global, Febrero 2000. 

Con el uso de software de medición de gestión

Strategos en PDVSA

“Balanced Scorecard” con sabor criollo"

Las decisiones estratégicas son aquellas que afectan el curso de la organización. De ahí lo importante que es, a la hora de tomarlas, contar, no sólo con los datos operacionales, sino con la información adecuada, aquella relacionada con el universo de la organización.

Este era el requerimiento de Pdvsa cuando, hace aproximadamente tres años, comenzó un proceso de transformación que comprendió el cambio de las estructuras existentes, pero también la búsqueda de una nueva orientación hacia la reducción de costos y el aumento de la productividad.

En razón de esto último, según cuenta Jesús Sánchez, de Planificación Corporativa de Pdvsa, la organización realizó una investigación que determinó el uso de la metodología del Cuadro de Mando Integral, conocida por su denominación en inglés, Balanced Scorecard, como la más adecuada para contribuir a tal objetivo por medio de la planificación estratégica y control de gestión.

"Hicimos un análisis de la competencia (benchmarking), en cooperación con el instituto norteamericano American Productivity and Quality Center, para ver cómo estaban haciendo las empresas la ejecución de sus estrategias. Encontramos que la metodología más exitosa en corporaciones similares a la nuestra, como por ejemplo, Mobil, fue precisamente Balanced Scorecard", relata Sánchez.

Paso siguiente, Pdvsa se puso en contacto con los creadores de dicha técnica, Robert Kaplan, profesor de Harvard, y David Norton, consultor, cuya empresa sirvió de contacto entre ambas partes. La petrolera estableció entonces una alianza con la empresa venezolana Visión Grupo Consultores para que aprendiese y empleara los fundamentos del Balanced Scorecard. "Ellos desarrollaron una herramienta que en realidad es la evolución de una aplicación anterior, también elaborada por esta casa de software y que ya estaba implantada en nuestros procesos".

Hasta los momentos, Pdvsa Exploración y Producción, Pdvsa Servicios, Pdvsa Gas y Deltaven, trabajan con Strategos gracias a la compra de 300 licencias. "Actualmente estamos en proceso de instalación en toda la corporación", anunció Sánchez, quien asegura que no hubo necesidad de hacer mayores inversiones en equipos, dada la solidez de la plataforma de telecomunicaciones e información de la primera industria nacional. Estima en 200 millones de bolívares los recursos utilizados en todo este proceso de adopción del Balanced Scorecard.

El gerente menciona que entre los beneficios obtenidos están "el control de gestión adecuado a los nuevos tiempos y el seguimiento a los aspectos críticos de la estrategia, tópicos o proyectos ejecutivos, con base en el análisis del desempeño financiero, las relaciones con los socios, clientes y comunidad, así como el tiempo de respuesta y el rendimiento del trabajador".

VISION DE DESARROLLO.

Strategos se ha consolidado no sólo dentro del sector petrolero. Como producto genérico, ha logrado abrirse campo en diferentes áreas, compuestas por organizaciones públicas y privadas, tales como Deltaven, Pequiven, Energía Eléctrica de Barquisimeto (Enelbar), Grupo Electricidad de Caracas (EDC), Banco Central de Venezuela (BCV), Seniat, Veninfotel y Empresas 1BC.

Jesús Arapé, director de Consultoría de visión, anticipó dos nuevas versiones de Strategos, la primera dirigida a la mediana y pequeña empresa y la segunda orientada al usuario final, la cual se tiene previsto mercadear por Internet.

Además de Strategos, Visión posee otros productos que vale la pena repasar. "El Sistema de Análisis del Entorno, SAE, es un radar estratégico del entorno -explica Arapé-, que hace un monitoreo y seguimiento de los distintos temas y asuntos de interés para la opinión pública y que influyen en el proceso de toma de decisiones". Está integrado por dos componentes: Estudios Opináticos, que ofrece una visión de las posiciones que asumen distintos actores; y Técnica de Pronóstico, que presenta los escenarios posibles y su incidencia en las estrategias de la organización.

El Sistema Automatizado de Adopción de Tecnología, SATEC, es una aplicación propiedad de Pdvsa, pero desarrollada con el apoyo de Visión, que tiene como objetivo evaluar la implantación de nuevas tecnologías. Instalada hace cuatro meses, la aplicación cuenta actualmente con 200 usuarios activos en todo el país.

Para el presente año está pautada la salida al mercado de un sistema que mide el impacto de los programas de capacitación y adiestramiento; un programa de uso personal para la evaluación y toma de decisiones no estructuradas; así como una aplicación para el análisis de riesgo, cuyo nombre sería "Risk Analizer", dado el deseo del fabricante de exportar este nuevo producto.

PERFIL APLICATIVO

Producto: Strategos.

Tiempo en el mercado: A partir de 1998.

Herramienta de desarrollo: Visual Basic 6, además de Java para los módulos web destinados a la intranet. "Escogimos Visual Basic porque es estable y permite, dada su facilidad de uso, desarrollar aplicaciones en un tiempo bastante reducido en comparación con C", expresó Teodorico Morell, gerente de Investigación y Desarrollo de Visión.

Plataforma de trabajo: Windows NT para plataformas cliente/servidor, así como Windows 95 y 98. Tiene compatibilidad con cualquier manejador vía ODBC.

Licenciamiento: Una licencia por servidor de hasta veinte usuarios.

Base instalada: Pdvsa Exploración y Producción, la cual cuenta con seis servidores que atienden a 500 usuarios; Pdvsa Servicios, que dispone de un servidor para veinte usuarios y Energía Eléctrica de Occidente (Eleoccidente), que alcanza a los 200 usuarios con seis servidores.

Precio: El costo básico es de 40 mil dólares e incluye adicionalmente la instalación del sistema, el cual puede durar entre 90 y 120 días; entrenamiento conceptual e instrumental; formulación de la estrategia de la organización; y carga de datos. "El cliente también obtiene una garantía por un año, la cual asegura que su producto no va a caducar porque todas las novedades que se desarrollen en ese periodo serán gratis", informó Susana Arreaza, directora de Mercadeo y Nuevos Negocios de Visión.

Alexander Jofree