UNIVERSIDAD YACAMBU
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADOS VIRTUALES
GERENCIA
TRABAJO N°
4
Autor: Pérez Isilrobert
1.-
Describa una actividad de la cual es dueño o codueño. ¿En que consiste?.
Actividad:
Crear, modificar, eliminar,
asignar y remover roles en los ambientes del sistema SAP (Solution
application and product).
En la empresa donde laboro la aplicación principal es SAP (Solution application and product) donde se lleva el
90% de las transacciones y operaciones que se realizan en la organización.
Actualmente existen 1532 personas que diariamente se conectan a esta aplicación
para realizar las labores de Finanzas (FI), Recursos Humanos (HR), ventas y
distribución (SD), Manejo de materiales (MM), planificación de mantenimiento
(PM), planificación de producción (PP) y planificación de proyectos (PS). Todos
estos módulos funcionales necesitan de administradores de sistema quienes son
las personas encargadas de crear, modificar y eliminar las cuentas de accesos
para cada uno de ellos, como también de asignarles y removerlos roles de
seguridad.
Esta actividad consiste en un procedimiento establecido que deben seguir
los supervisores de cada área para activar, eliminar o modificar cualquier
cuenta SAP en el sistema. En un principio deben llenar una planilla con todos
los datos (Apellidos, Nombres, Cedula, cargo, teléfono, etc.) de la persona a
quién se le estará creando, modificando o eliminando su cuenta SAP en el
sistema, posteriormente esta planilla es enviada por correo electrónico a los
administradores funcionales de cada modulo (SD, FI, MM, HR, PM, PS, PP) quienes
se encargan de verificar todos los datos de la planilla y solicitar los roles
que deben ser asignados a la cuenta SAP, seguidamente envía esa misma planilla
a un centro de Help-desk o
escritorio de ayuda, quienes reciben la solicitud hacen sus respectivas
validaciones y generan un caso para que sea atendido por los administradores
SAP. Estos administradores reciben el caso verifican todos los datos y proceden
a crear, eliminar o modificar las cuentas SAP. En este
actividad actuó como dueño ya que mi función es crear, modificar o eliminar las
cuentas en la aplicación SAP.
2.- Procesos
Los macros procesos se dividen el los siguientes:
- Generar
Solicitudes (Supervisores): Proceso en el cual se llena la planilla con
todos los datos del solicitante para crear, eliminar o modificar las
cuentas SAP.
- Procesos de
aprobación (Gerentes – Delegados): Los gerentes o delegados por cada
modulo se verifican la solicitud y se encargan de aprobarla o rechazarla.
- Verificación
Funcional (Roles): Los funcionales de cada modulo se encargan de
seleccionar los roles que se deben asignar a la cuenta SAP:
- Proceso de
crear, eliminar o modificar cuenta SAP( Analista
de seguridad SAP): consiste en crear, eliminar o modificar las cuentas SAP
como también asignarle o remover los roles de seguridad.
Descripción
de actividades para el funcionamiento del procedimiento crear, activar,
eliminar y modificar cuentas SAP.
|
N° |
ACTIVIDADES |
RESPONSABLE |
DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD |
|
1 |
ENVIAR REQUERIMEINTO |
SOLICITANTE |
Envía el requerimiento al Gerente/Delegado para solicitar el acceso. |
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2 |
RECIBE REQUERIMIENTO |
SUPERVISOR |
Recibe nota escrita por correo electrónico con el Formato de Solicitud de Accesos y Permisologías. |
|
3 |
¿DATOS COMPLETOS? |
SUPERVISOR |
Revisa si los datos suministrados en el formato por el Supervisor están completos y cumple con todos los requisitos. Es importante revisar que el Supervisor que se menciona en el formato sea el mismo que realiza la solicitud a AITPEQUIVEN o en su defecto el Gerente. En caso de ser afirmativo (SI) se realiza el paso 4; en caso contrario se ejecuta el paso 17. |
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4 |
¿CASO PARA CREAR O ACTIVAR CUENTA DE RED Y/O CORREO O PERMISOLOGIA EN CAPERTA? |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Revisa el tipo de solicitud realizada por el Supervisor, en caso de ser: Creación o activación de Cuenta de Red y/o Correo y/o Permisología en Carpeta pasa a la actividad 5. En caso de ser afirmativo (SI) se realiza el paso 4; en caso contrario se ejecuta el paso 18. |
|
5 |
RECIBE REQUERIMIENTO Y FORMATO |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Recibe y analiza el requerimiento. |
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6 |
CREA CASO EN EL SICSES |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Crea el caso en el Sistema de Control, Seguimiento y Soluciones(SICSES) y le envía al Supervisor por correo electrónico el ticket con el número del caso generado para su solicitud con el cual le podrá hacer seguimiento. |
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7 |
RENOMBRA PLANTILLA Y GUARDE EN REPOSITORIO |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Toma el archivo anexo (Formato de Solicitud de Accesos y Permisologías PQV) del correo enviado por el Supervisor y lo guarda en la carpeta del repositorio destinado para tal fin. Una vez guardado se renombra el archivo con el número de caso generado para esa solicitud. La ruta del repositorio es la siguiente: |
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8 |
TOMA EL CASO DEL SICSES |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Revisa la cartelera de los casos nuevos en el SICSES, toma el caso y lo asigna a su cuenta para atenderlo. |
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9 |
BUSCA FORMATO EN REPOSITORIO |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Busca en el repositorio el archivo que tiene por nombre el número del caso generado para dicha solicitud. |
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10 |
CREA O ACTIVA CUENTA DE RED Y/O CORREO |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Procede a realizar la creación o activación de |
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11 |
CREA CASO RELACIONADO |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Una vez creadas las cuentas y son asignadas las permisologías solicitadas crea un caso relacionado en el Sistema de Control, Seguimiento y Soluciones (SICSES) para que el personal de Soporte Especializado pase por la oficina del usuario a realizar la configuración de las mismas. El Formato de Solicitud de Accesos y Permisologías PQV guardado en el repositorio con el número del caso generado se debe actualizar con los datos de la cuentas creadas si fuese el caso de tal manera que el Analista de Soporte Técnico tenga acceso a la información para configurar los accesos o permisologías correspondientes. |
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12 |
TOMA CASO RELACIONADO |
ANALISTA DE SOPORTE TECNICO |
Revisa la cartelera de los casos nuevos en el SICSES, toma el caso y lo asigna a su cuenta para atenderlo. |
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13 |
CONFIGURA CUENTAS |
ANALISTA DE SOPORTE TECNICO |
Configura las cuentas en el equipo del usuario. Una vez terminado el proceso el Analista debe recoger las firmas correspondientes que se mencionan en la parte inferior del formato. |
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14 |
CIERRA CASO RELACIONADO EN EL SICSES |
ANALISTA DE SOPORTE TECNICO |
Cierra el caso relacionado en el SICSES. Después envía el formato firmado al grupo de Soporte Especializado para ser archivado. En el caso de las áreas (El Tablazo, Jose, Metropolitana) deben enviar las planillas acumuladas cada 2 semanas. |
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15 |
HACE SEGUIMIENTO DEL CASO RELACIONADO |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALZIA |
Realiza un seguimiento
del caso con el objeto de cerrar el caso una vez cerrado el caso relacionado. |
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16 |
¿CASO RELACIONADO CERRADO? |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Si el caso relacionado esta cerrado va a FIN, en caso contrario ejecuta la actividad 15 pasa a la actividad . |
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17 |
CIERRA CASO EN EL SICSES |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Cierra el caso relacionado en el SICSES. |
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18 |
TOMA EL CASO DEL SICSES |
ANALISTA DE SOPORTE ESPECIALIZADO |
Revisa la cartelera de los casos nuevos en el SICSES, toma el caso y lo asigna a su cuenta para atenderlo. |
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19 |
ENVIA REQUERIMIENTO Y FORMATO |
SUPERVISOR |
Envía nota escrita por correo electrónico con el Formato de Accesos y Permisologías al Administrador Funcional Local responsable del area. |
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20 |
RECIBE REQUERIMIENTO |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL LOCAL |
Recibe y analiza el requerimiento. |
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21 |
¿DATOS COMPLETOS? |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL LOCAL |
Revisa si los datos suministrados en el formato por el Supervisor están completos y cumple con todos los requisitos. Es importante revisar que el Supervisor que se menciona en el formato sea el mismo que realiza la solicitud o en su defecto el Gerente. En caso de ser afirmativo (SI) se pasa a la actividad 22, en caso contrario se ejecuta el paso 21. |
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22 |
ENVIA OBSERVACIONES SOBRE EL CASO |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL LOCAL |
Notifica al Supervisor vía correo electrónico que la solicitud para crear o activar una cuenta de SAP debe ser enviada por correo electrónico directamente al Administrador Funcional Local responsable del modulo indicándole el nombre, correo y extensión telefónica del mismo. |
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23 |
ENVIA SOLICITUD DE APROBACION DE PERFIL |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL LOCAL |
Envía nota de correo electrónico indicándole al Administrador Funcional Corporativo del Modulo los grupos de actividad asociados a los roles solicitados para su aprobación y asignación al usuario. |
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24 |
RECIBE SOLICITUD DE APROBACION DE PERFIL |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL CORPORATIVO |
Recibe la nota de
correo electrónico del Administrador Funcional Local para su aprobación del
perfil solicitado, lo revisa y analiza. |
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25 |
¿PROCEDE SOLICITUD? |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL CORPORATIVO |
Si la solicitud procede continua en la actividad 29, en caso contrario pasa a la actividad 25. |
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26 |
ENVIA OBSERVACIONES |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Envía nota de correo electrónico al Supervisor notificándole que debe completar la información solicitada en el formato de Solicitud de Accesos y Permisologías PQV para procesar su requerimiento. |
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27 |
RECIBE OBSERVACIONES |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL LOCAL |
Recibe las observaciones del Administrador Funcional Corporativo y las analiza. |
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28 |
ENVIA OBSERVACIONES CASO NO PROCEDE |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL LOCAL |
Envía por correo electrónico al Supervisor las observaciones por las cuales el caso no procede. |
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29 |
RECIBE OBSERVACIONES CASO NO PROCEDE |
SUPERVISOR |
Recibe por correo electrónico la nota del Administrador Funcional Local explicándole porque el caso no procede. |
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30 |
ENVIA PERFIL APROBADO |
ADMINISTRADOR FUNCIONAL CORPORATIVO |
Envía por correo electrónico la aprobación del perfil solicitado por el Administrador Funcional Local. |
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31 |
RECIBE PERFIL APROBADO |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Recibe la nota de correo electrónico donde el Administrador Funcional Corporativo valida o aprueba la asignación del perfil solicitado. |
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32 |
REGISTRA EL CASO EN EL SICSES |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Crea el caso en el Sistema de Control, Seguimiento y Soluciones(SICSES) y le envía al Supervisor por correo electrónico el ticket con el número del caso generado para su solicitud con el cual le podrá hacer seguimiento. |
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33 |
RENOMBRA Y GUARDA PLANILLA EN EL REPOSITORIO |
ESCRITORIO DE AYUDA |
Toma el archivo anexo (Formato de Solicitud de Accesos y Permisologías PQV) del correo enviado por el Supervisor al Administrador Funcional Local y lo guarda en la carpeta del repositorio destinado para tal fin. Una vez guardado se renombra el archivo con el número de caso generado para esa solicitud. La ruta del repositorio es la siguiente: |
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34 |
TOMA EL CASO DEL SICSES |
ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD SAP |
Revisa la cartelera de los casos nuevos en el SICSES, toma el caso y lo asigna a su cuenta para atenderlo. |
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35 |
BUSCA FORMATO EN REPOSITORIO |
ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD SAP |
Busca en el repositorio el archivo que tiene por nombre el número del caso generado para dicha solicitud. |
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36 |
ACTUALIZA CODIGO EN EL SAP |
ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD SAP |
Crea o Activa según sea el caso el código de acceso al SAP en el registro maestro de usuarios a través de la transacción SU01. |
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37 |
CIERRA EL CASO EN EL SICSES |
ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD SAP |
Cierra el caso en el Sistema de Control, Seguimiento y Soluciones (SICSES). |
|
38 |
ENVIA NOTIFICACION AL SOLICITANTE |
ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD SAP |
Envía nota de correo electrónico al Supervisor con copia al usuario notificándole que ya le fueron otorgados los accesos y permisologías solicitados al usuario e indicando el código de acceso al SAP asignado y la clave de acceso. |
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39 |
RECIBE NOTIFICACION |
SUPERVISOR |
Recibe la notificación por correo electrónico enviada por el Analista. |
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40 |
REVISA ACCESO |
SUPERVISOR |
Valida con su supervisado los accesos y permisologías asignados. |
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41 |
¿FUNCIONA BIEN? |
SUPERVISOR |
Si los accesos y permisologías cumplen con lo solicitado FIN del proceso, en caso contrario pasa a la actividad 41. |
|
42 |
ENVIA NOTIFICACION DE FALLA |
SUPERVISOR |
Envía nota vía correo electrónico al Administrador de Seguridad SAP notificándole que hubo una falla en la revisión de la asignación de los accesos y permisologías del usuario. |
3.-
Estructura
La organización esta relacionada completamente con la aplicación SAP a
nivel corporativo como se muestra en la siguientes graficas:
Por ser una aplicación integrada su administración se divide en módulos y
las solicitudes básicas son atendidas en un primer nivel denominado escritorio
de ayuda.
Las solicitudes especificas
de seguridad en SAP son atendidas en un segundo nivel como se muestra en la
grafica.
Como se evidencia en las figuras
esta actividad organizacional existe entre todas y cada una de las
gerencias las cuales operan como los clientes del proceso y en donde el área de
tecnología es el proveedor del servicio y debe atender las solicitudes de sus
clientes.
4.- La
Gente
Analista
de Infraestructura:
Educación:
Ingeniero en informática, sistema, en computación o electrónica.
Licenciado en sistema, en computación.
Conocimientos:
Aplicación de Support
Packages en ambientes SAP
Documentación de la infraestructura SAP
(Cambios Periódicos)
Conocimientos en
SAP según el Landscape
de
Instalación de Add-Ons
de SAP
Análisis de crecimiento de la plataforma SAP a niveles de Hardware (Sizing)
Actualización de
Responsabilidades:
Cumplir con los acuerdos de nivel servicios establecidos con cada una de las unidades organizativas.
Reportar avances del proyecto, así como actividades del área.
Analizar, diseñar e implantar todos los procedimientos y mecanismos, en línea con las normas, políticas y estándares establecidos por la gerencia o corporación, con el fin de optimizar las mejores prácticas, identificando todas aquellas necesidades relacionadas a la administración y control de acceso al sistema SAP R/3, apoyando la gestión dentro y fuera de la gerencia para brindar un servicio eficiente.
El analista encargado de la
seguridad SAP debe tener experiencia en las siguientes Actividades.
Gestión de
Usuarios
ü
Está relacionada con toda actividad de creación,
modificación o eliminación códigos de acceso SAP en todos sus ambientes.
ü
Bloqueo,
desbloqueo, activación y desactivación de cuentas.
ü
Cambios de claves de acceso.
ü
Renombrar cuentas.
Gestión de Permisologías
ü
Está relacionada con todas aquellas actividades
que consistan en la asignación o eliminación de autorizaciones para usuarios.
ü
Identificación de faltas de autorizaciones para
usuarios
ü
Atender los requerimientos de soporte y acciones
especiales como desbloqueo y reiniciar de códigos.
Gestión de
Reportes
ü
Consiste en elaborar todos aquellos reportes o
listados relacionados con la actividad diaria
ü
Imprimir expediente de usuarios.
5.- Tecnología
Materiales y equipos utilizados
ü
Microcomputador con conexión a la red de la
Empresa.
ü
Instalación del paquete SAP R/3 Sapgui 720.
ü Ambiente de Producción SAP R/3 Versión ECC 5.0
ü Servidores Blade HP con sistema operativo HP – UX
ü Tres aplication en servidores Blade HP
ü Unidad HP para Respaldos.
6.- Impulsos
Para
mejorar la actividad de creación de cuenta SAP se realizan las siguientes
actividades:
ü
Investigar y anticipar propuesta de soluciones a fin de minimizar el impacto de los
cambios.
ü
Definir
los proyectos y recursos necesarios para la implantación de soluciones
tecnológicas para apoyar la gestión.
ü
Participar en actividades de capacitación, desde elaborar el material instrucción
hasta el despliegue del mismo.
ü
Participar en el diseño y ejecución de los planes de continuidad y contingencia
operativa.
ü
Participar
en la evolución de paquetes y aplicaciones comerciales de uso especializado que
puedan apoyar eficazmente la gestión de la Corporación.
ü
Participar
en proyectos integrados al sistema SAP que optimicen la el proceso de creación
de cuenta SAP.
7.-
Frenos
Dentro de la organización encontramos como una dificultad
que no permite la optimización de la actividad es la falta de comunicación por
parte de los administradores de los módulos con sus supervisores y delegados,
ya que por lo general estas personas se tardan en procesar las solicitudes que
finalmente tiene que realizar el administrador de Infraestructura.
8.- Intimidades
En esta empresa existe
muchas de esas personas que llamamos privilegiados, es decir amigos, hermanos,
vecinos, familiares que contienen relaciones directas con gerentes y
supervisores para obtener puestos de trabajos o cargos que de alguna manera no
merecen, no se toma mucho en cuenta los niveles académicos, experiencia profesional de los empleados.
9.- Factores externos
No
aplica. Proceso interno cuyo factores que lo pudiesen
afectar son internos.
10.-
Motor de cambio
Como una oportunidad de cambio se proyecta la
necesidad de actualizar la versión de SAP y con ello la actualización de modulo
de HR (Recursos Humanos) para que la Gerencia de Gestión Humana pudiera cargar
la estructura de la organización en el modulo y de esta forma poder implementar
un esquema de seguridad bajo la estructura con la asignación de roles simples o
complejos pero atados a una posición dentro de la estructura, es decir, en la
actualidad la permisología es asignada al usuario por
medio de Grupos de Seguridad lo cual es muy tedioso y a su vez es la razón de
ser de este proceso, pero si implementamos un esquema de estructura toda la
gestión de la asignación de permisología recaería
sobre la gerencia de Gestión Humana quien es el custodio de la estructura.
Estoy realizando el proyecto para gestionar una estrategia de implantación de
este esquema de seguridad.
Articulo
1:
Inelectra alinea y mejora sus procesos de negocios
con tecnología SAP
Inelectra es una empresa
de Ingeniería y construcción en el sector energético la cual optimizo sus
procesos de negocios implementando la tecnología SAP ERP. Gracias a la
implementación logro reducir en 40% el esfuerzo para generar reportes y aumento
en 40% la velocidad del ciclo de finanzas y contabilidad. En su búsqueda
continua de mejoramiento esta empresa planea mejorar sus procesos de negocios
mediante la plataforma SAP.
http://www.tecnologiahechapalabra.com/tecnologia/comunicados/mercadeo/articulo.asp?i=2389
Articulo 2:
TELECOM ARGENTINA OPTIMIZA SUS PROCESOS DE NEGOCIO CON SAP NETWEAVER
Telecom es una empresa líder en todo lo
referente a telefonía fija y celular quien eligió a SAP para estandarizar todos
los procesos de FI, QA, PS, PM, HR, para lograr la eficacia en los procesos de
negocios. SAP como líder mundial de negocios les ofrece las aplicaciones y
servicios que les permitan gestionar sus negocios de manera mas
eficiente.
http://www.cordoba.com.ar/Breves/04493.html