�Pero que es un Intranet? Un Intranet es un sistema de informaci�n interno (dentro del muro de fuego) basado en tecnolog�a Internet; servicios de tejido (web); los protocolos de comunicaci�n TCP/IP y HTTP; y publicaciones en HTML. ��mmm??
Netscape dice que expresado sencillamente un Intranet es: "la red TCP/IP de una empresa, que enlaza a sus empleados y su informaci�n de tal manera que: aumenta la productividad de aquellos, facilita el acceso a la informaci�n, y convierte la navegaci�n por los recursos y aplicaciones de su entorno inform�tico en un proceso mas infalible de lo que era."
�Pero que es en realidad un intranet? Seg�n Randy J. Hinrichs en su libro que ser� publicado a inicio del 97: "El intranet es un tecnolog�a que permite que su organizaci�n se defina as� misma como una entidad entera, un grupo, una familia, en donde todos conocen su papel y cada uno trabaja en el mejoramiento y en la salud de la organizaci�n."
�Como se logra esto? Identificando y comunicando misiones, metas, procesos, relaciones, interacciones, infraestructura, proyectos, programas, presupuestos, y cultura en l�nea, y a trav�s de una interfase que todos usan y a la cual le pueden a�adir valor. En otras palabras, una intranet representa la "inteligencia" de la organizaci�n.
�Cual es el prop�sito de esta inteligencia? Organizar el escritorio de cada individuo a un m�nimo costo, tiempo y esfuerzo para que este sea mas productivo, efectivo, eficaz, eficiente y competitivo.
Se pensamos que el intranet se trata de juntar tecnolog�a y software estamos muy equivocados. Esa es la parte mas f�cil. Requiere de aprendizaje y aplicar lo aprendido para tomar decisiones practicas, y seguir aprendiendo, requiere identificar �reas potenciales de acuerdo a nuestra estrategia corporativa, en si requiere modificar la forma en la que hacemos nuestros negocios y comunicar todo esto todo el tiempo a todos.
Un punto �nico de contacto. El intranet es el WAN/LAN, cliente/servidor, PC, UNIX, etc. que usted ha estado utilizando en su organizaci�n para hacer su trabajo, mejorar eficiencia y comunicarse con otros. El problema ha sido hasta hoy que todo esta tecnolog�a ha sido propietaria. Ud. no hubiera tenido comunicaci�n interna de los datos y de la informaci�n sin tener a todo un equipo de programadores y software nuevo para cada nueva necesidad de informaci�n. Con el Intranet Ud. tendr� acceso a toda la informaci�n, aplicaciones, datos, conocimiento, procesos, etc. disponible a trav�s de la misma ventana, o el mismo navegador (browser). Solo se utilizara un formato y ya no ser� necesario esperar a que los programadores codifiquen todo el nuevo sistema, o que los consultores examinen cuidadosamente sus procesos. Ya no se perder�n oportunidades de negocios por incompatibilidad de tecnolog�a, por que el Intranet conecta a personas con tecnolog�a de internet, utilizando servidores de Web, navegadores, y sus bases de datos corporativas utilizando una sola vista, f�cil de aprender por mientras su organizaci�n sigue utilizando el viejo software.
En un sentido amplio y corporativo el Intranet nos brinda la oportunidad de definir nuestra organizaci�n y dec�rselo a todos dentro de ella. El intranet nos ayuda a crea un efecto holografico en nuestras organizaciones. (Si un cristal tri-dimensional se quiebra, cada una de sus partes retiene una imagen exacta de la que ten�a el cristal entero y antes de quebrarse.) Si todos saben cual es la visi�n estrat�gica de la compa��a, su misi�n, los principios que la gu�an, quienes son los clientes y los socios estrat�gicos, entonces podr�n enfocarse de una forma mas clara en sus propias contribuciones para la organizaci�n.
No es el LAN/WAN. Aunque utiliza las mismas conecciones existentes, no depende de los sistemas operativos de ellos (IBM, HP, SUN, Novell, Vines, etc. ), aunque si puede trabajar con ellos.
No es Correo Electr�nico. Va mas all�, ya que puede compartir cinco servicios b�sicos para la comunicaci�n interna: directorios, correo electr�nico, archivos, impresi�n y administraci�n de la red.
No es Hardware y Software solamente. No es dif�cil de instalar, ya que utiliza las mismas conecciones en todos los sistemas operativos. Los servidores son solamente computadores. Y los navegadores solo son una interfase gr�fica y todos ellos con la misma funcionalidad b�sica.
No es Groupware (Computaci�n de Grupo). Los productos de groupware ofrecen muchas funciones que operan bien entre ellas. Pero requieren de hardware, sistemas operativos y configuraci�n de redes especificas. Y son caros por ser propietarios, y no son siempre compatibles con otros sistemas de redes. Normalmente viene de una compa��a que conf�a en su propia percepci�n de lo que desarrollan y de lo que los clientes necesitan. El intranet es independiente y Ud. lo puede hacer como desea. Entrar en una pol�mica entre Intranets y computaci�n de grupo esta fuera del alcance de esta presentaci�n, pero quisiera mencionar que ninguna de estas t�cnicas es mutuamente excluyente. Muchas organizaciones encuentran que la computaci�n de grupo (flujo de operaciones, computaci�n colaborativa, etc.) es apropiadas para algunas aplicaciones de enfoque mientras que los Intranets son apropiados para emigrar el contenido ya existente en la corporaci�n a entrega en l�nea de informaci�n. Y hay otros usuarios que encuentran mucho poder en la combinaci�n de computaci�n de grupo y servidores de web (Lotus InterNotes publica bases de datos de Notes en el web, por ejemplo). La estrategia de cada aplicaci�n tiene su propio m�rito. Sin embargo considero que las aplicaciones de Intranets con servidores de web forman una base excelente para computaci�n de grupo.
Acceso a Bases de Datos Existentes - John Deere. Esta implementando un Intranet para que sus usuarios tengan acceso a la informaci�n de todas la piezas de repuesto tal como tama�o, materiales de fabricaci�n, instrucciones de montaje, una lista de las operaciones que los trabajadores deben realizar para montarlas y el tiempo que duran en hacerlo. Ayudara cuando el departamento de compras necesite presupuestos, un vendedor podr� ver la imagen del repuesto, los empleados del taller podr�n ver informaci�n sobre el montaje y los ingenieros podr�n crear listas de materiales para su dise�o.
Investigaci�n y desarrollo de productos - Olivetti. Para enlazar los laboratorios de investigaci�n en diversas localidades de Italia y en el extranjero ha creado un "laboratorio virtual". Los investigadores usan la Intranet para acceder a distintos tipos de informaci�n de desarrollo de productos, crear equipos virtuales de trabajo independientemente de su ubicaci�n geogr�fica, debatir temas en "�reas de discusi�n" dedicadas y compartir experiencias y resultados de proyectos con sus colegas.
Ventas y Marketing - HBO. Mediante la publicaci�n de archivos de multimedia, est� ahorrando miles de d�lares que previamente gastaba en impresi�n duplicaci�n de cintas de video y distribuci�n de materiales de campa�as de Marketing entre 200 � 300 representantes de ventas en los EEUU y el resto del mundo. La ventaja adicional es que esto les ha permitido centralizar la informaci�n en un solo lugar, facilitando enormemente la b�squeda de informaci�n.
Recursos Humanos - Genetech. Ofrecen informaci�n sobre seminarios de investigaci�n, anuncios de la empresa, instalaciones del edificio, directorio de empleados, opciones de transporte publico, beneficios, guarder�a, etc.
Financieras - AT&T. Una de las aplicaciones de Intranet que ellos tienen la han desarrollado para hacer requisiciones de suministros de oficina sin tener que levantarse de su escritorio, saber si tienen lo que uno necesita, pedir computadores configurados si as� lo desean, y todo esto mediante interfases amigables de arrastrado y soltado (grab and drop) y firmas electr�nicas. En la actualidad tienen 60,000 empleados conectados al Intranet.
Clientes y Proveedores - McDonnel Douglas. Ofrece a sus clientes boletines t�cnicos propietarios en todo el mundo. Han eliminado el papel del proceso y le han dado esta informaci�n a sus clientes sin que estos tengan que gastar en tecnolog�a propietaria, ya que todo lo que necesitan para accesar la informaci�n es software comercial.
Levi Straus & Co. Esta conectando a 10,000 empleados a nivel mundial para que se unan en discusiones electr�nicas, ver lo �ltimos comerciales y propuestas de mercadeo.
�Cuales son las tecnolog�as que soportan los Intranets? Tal como lo hemos mencionado la tecnolog�a que soporta los Intranets es la misma que se utiliza para el Internet, y estas son:
La corporaciones han visto en esto ultimo una gran oportunidad una gran presi�n para facultar a sus empleados y utilizar mejor sus recursos internos de informaci�n, han llegado a la conclusi�n que no hay mejor tecnolog�a que ofrezca una plataforma de comunicaci�n tan f�cil como los Intranets ya que tiene dos caracter�sticas muy importantes, se puede hacer r�pido y ampliarse con facilidad. Un Intranet b�sico puede instalarse en horas o d�as y a la vez tiene el potencial de llegar a ser la "terminal de informaci�n" para toda la compa��a, sus oficinas remotas, socios estrat�gicos, suplidores y clientes.
1. creaci�n del contenido;
2. migraci�n del contenido a un ambiente de publicaci�n de escritorio;
3. producci�n de un borrador;
4. revisi�n;
5. duplicaci�n; y
6. distribuci�n.
El modelo de publicaci�n de un Intranet incluye un proceso mucho mas corto, brincando muchos pasos que son utilizados en el modelo convencional:
1. creaci�n del contenido y
2. migraci�n del contenido al ambiente de intranet.
En este modelo, la revisi�n se hace parte del proceso de actualizaci�n mientras que el contenido original esta disponible a los usuarios, reduciendo dram�ticamente el tiempo en que la informaci�n se pone a la disposici�n de quienes la necesitan. Ya que la informaci�n esta almacenada en un repositorio central y en control del originador del contenido, se asume que siempre esta al d�a y de esta forma la compa��a no tendr� que buscar informaci�n "vieja" de los empleados para reemplazarla, ahorrando en costos de actualizaci�n.
1. Crezca o muera. La primera regla de cualquier empresa es la sobrevivencia. Mantenga su sitio de web fresco y los clientes regresaran por mas.
2. No se olvide del mapa. Usted perder� clientes si Ud. deja que los clientes se pierdan. Mantenga las herramientas de navegaci�n a la mano.
3. Haz mas bien que da�o. Solo porque puedas inducir al v�rtigo no significa que lo tengas que hacer. Tus clientes te lo agradecer�n con visitas repetidas.
4. Empieza peque�o. Primero hay que construir una p�gina personal antes de empezar a administrar un sitio al cual mucha gente contribuir�.
5. Piensa metaf�ricamente. Aunque existencialmente puede ser correcto existir, es importante tratar de ver lo que un usuario siente cuando tiene enfrente algo que esta al otro lado de la pantalla.
6. Aprende de sitios de web existentes. Para eso es que existen las opciones de ver el c�digo fuente y los marcadores de libros (bookmarks).
Veamos por que cada una de esta practicas de dise�o es importante:
Crecimiento: Hay que crear expectativas de crecimiento que piquen la curiosidad de los usuarios para que estos regresen. Algunos Webmasters env�an boletines peri�dicos a sus usuarios anunciando cambios y cosas nuevas.
Acceso: Un acceso bien dise�ado permite que sus usuarios encuentren la informaci�n que buscan f�cilmente. Lo que la gente quiere de tu sitio de web debe ser f�cil encontrar. Herramientas de navegaci�n en la creaci�n de una p�gina de web no es algo opcional, es mejor ser redundante que confiar en el bot�n de "Back" del navegador.
Hospitalidad: Sitios de web a los cuales regresan los visitantes deber tener algunas restricciones. Es decir que:
1. No a�ada sonido, video, VRML o animaci�n solo porque Ud. puede.
2. Evite esquemas de colores intrusivos.
3. D�le reconocimiento a la fuente de contenido que obtenga de otros.
4. Mantenga sus p�ginas de un tama�o razonable.
5. Enlace con otros lugares.
Eficiencia: Tu sitio de web deber� de ser estructurado de tal manera que sea f�cil darle mantenimiento. Siguiendo los pasos siguientes se puede ahorrar mucho tiempo:
1. Las im�genes deber�n de ser agrupadas por t�pico en un solo directorio.
2 Establezca una convenci�n para nombrar banderas, fondos (backgrounds), im�genes de navegaci�n e ilustraciones mas convencionales.
3. Use nombres gen�ricos como "default.html" o "index.html" para las p�ginas primarias.
4. Use nombres espec�ficos y obvios para las p�ginas secundarias.
5. Mantenga un �rea de prueba separada del �rea principal y dise�e enlaces relativos en todas sus p�ginas.
6. Mantenga un log de los cambios hechos en hipertexto de sus p�ginas.
Organizaci�n: Los datos en un sitio de web deber�n de ser puestos en una sola canasta. Deber� proveer una tabla de contenido del hipertexto o un �ndice.
Utilidad: Un sitio de web tiene que tener un prop�sito. Es importante entender la audiencia a la cual esta dirigida el sitio y revaluar en forma peri�dica que es lo que quieren, necesitan o utilizan los usuarios.
El utilizar estas practicas de dise�o nos garantizara que tendremos muchas visitas repetidas veces. Pero cuales son los pasos para instalar un Intranet?
1. Instalar el TCP/IP. Tanto los Intranets como el Internet se centran en este protocolo y la mayor�a de las aplicaciones de Intranets lo requieren.
2. Escoger un servidor de web. Servidores de web pueden que son encontrados como shareware y/o gratis se pueden utilizar para arrancar un proyecto de Intranet. Si la utilizaci�n es mas sofisticada, como el mantenimiento y monitoreo del sitio de web, un servidor comercial de corto alcance puede funcionar bien. Los servidores mas caros pueden proveer funcionalidades como encripci�n, seguridad, y enlaces a las bases de datos corporativos.
3. Organice la informaci�n. Re�nase con los jefes de departamentos o divisiones y averig�e que es lo que a ellos les gustar�a ver en un Intranet. Esto har� que el dise�o de la navegaci�n del Intranet cumpla con las expectativas y utilizaci�n que se le dar�. Por ejemplo un tutorial puede ser lineal mientras que aplicaciones jer�rquicas y tablas de contenido complejas pueden se mas dif�ciles de dise�ar. Tal vez un buen consejo es tratar de imaginarse como saldr�an las p�ginas de los sitios de web si se imprimen.
4. Familiaricese con el HTML. El contenido deber� de ser codificado en HTML (HyperText Markup Language) ya que es el lenguaje universal del Internet. Esto se puede hacer mediante la codificaci�n directa o utilizando codificadores autom�ticos. De todas formas en el internet se encuentran muchos cursos gratis para aprender a utilizar el HTML.
5. Con�ctese. Organizaciones con muchos documentos deber�n considerar la conecci�n de su servidor de web a una bases de datos de documentos que les dar� la habilidad de b�squeda, vistas, administraci�n de documentos y traducci�n inmediata HTML .
Los intranets ayudan en la comunicaci�n interna e impactan la cultura corporativa de una forma muy positiva.
Ayudan a facultar a los equipos de trabajo e individuos a la vez que los une independientemente de las fronter Si se construyen sobre la base de tecnolog�a de informaci�n existente de la organizaci�n resultan muy baratos para implementar y ayudan a reducir costos de los procesos corporativos a la vez que promueven la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la competitividad.
Finalmente es una excelente herramienta para promover la visi�n, la misi�n y los valores corporativos y as� lograr la sinergia necesaria en este mundo de alta competitividad e indiscutible camino hacia la globalizaci�n total.
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