Resumen Capítulo 16, Libro de Oz.
“Alternativas para la Adquisición de Sistemas”
Capturado por Roberto Monroy García, CI 402.
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Hay varias alternativas para desarrollar aplicaciones dentro de la propia empresa: asignar trabajo a proveedores externos (outsourcing); mantener una subsidiaria de SI, comprar software comercial, que las desarrollen los propios usuarios y rentarlas. La asignación de trabajos a proveedores externos, cuando una organización solicita a una empresa independiente que maneje todos o parte de sus recursos de SI, ha sido una opción muy común desde principios de los noventa. Entre sus ventajas se incluyen la claridad en los costos y la reducción de las cuotas de licencia y mantenimiento, el que las organizaciones puedan concentrar sus esfuerzos en su negocio central, reducción del número de fases de instalación, reducción de los costos fijos y de personal, acceso a conocimiento altamente calificado, opción de consulta continua como parte del soporte estándar, disminución de inversiones en herramientas de software y capacitación, y una mejor seguridad.

La principal desventaja es la pérdida, a largo plazo, del control sobre la creación y las operaciones de SI. Cuando se asigna trabajo a proveedores externos, las empresas que operan en un ambiente de cambio rápido pueden perder la flexibilidad para adaptar sus SI a las nuevas necesidades y oportunidades de negocios.

Grandes corporaciones para las que la información es sustancial han establecido similares compañías de SI. Algunas han convertido estas  unidades en subsidiarias de servicio de SI que ofrecen sus servicios al público en general.  Esto permite que la empresa matriz tenga acceso a recursos de SI, sin tener que absorber los costos generales y las fluctuaciones en la demanda de servicios de SI.

La primera opción que las compañías deben evaluar antes de pensar en un nuevo SI es comprar software comercial. Comprar aplicaciones listas para usarse es significativamente más económico que crear software dentro de la empresa.

El establecimiento de pruebas de comparación (benchmarking),  la comparación codificada del desempeño de un sistema y otro, es un paso importante en la selección de software, y para su evaluación continua después de haberlo instalado. Asegura que la aplicación adoptada satisfará los requisitos mínimos de la organización, como tiempo de acceso a datos y velocidad de procesamiento.

Varios factores han estimulado a las compañías a permitir que sus usuarios desarrollen sus propias aplicaciones: la espera en la programación (la creciente cantidad de solicitudes de programación que esperan respuesta del departamento de SI), el aumento en el uso de PC, el surgimiento de lenguajes de cuarta generación y de herramientas de interfaz gráfica de usuario, el éxito en la creación de prototipos y la adopción de sistemas cliente/servidor. El diseño (o desarrollo) de aplicaciones de usuario tiene varias ventajas: corto tiempo de diseño, buena adecuación de las funciones de la aplicación a las necesidades del negocio, apego a la cultura organizacional, uso eficiente de los recursos de cómputo, los usuarios adquieren nuevas habilidades y el personal de SI tendría menos carga de trabajo para atender los desafíos que plantearían sistemas más complejos. Pero también hay riesgos: aplicaciones deficientes, incómodas islas de información y “bases de datos privadas”, duplicación de esfuerzos, problemas de seguridad y documentación inadecuada. Por tanto, para que el usuario final pueda crear aplicaciones se requiere labor de administración. Los gerentes de SI deben determinar qué aplicaciones deben crear los usuarios y también qué herramientas deben utilizarse.

Hay dos modalidades de renta. En una de ellas, renta en el sitio, un cliente compra una licencia  para utilizar cierta aplicación en sus computadoras, por un periodo de tiempo específico, por ejemplo, un año. En la renta de aplicaciones en Web, la aplicación se instala en el sitio del vendedor y la empresa cliente puede usarla en Web o mediante una línea alquilada. En cualquier opción, el cobro se fija según el tipo y las posibilidades del software alquilado, el número de usuarios y el periodo de renta del software. De cualquier manera, no es necesario que el cliente comprometa capital a largo plazo por un software que podría  ser obsoleto en dos o tres años. Cuando se alquila en la Web, el cliente también se evita las molestias y el tiempo que se llevaría instalarlo y probar las aplicaciones en su propio hardware. Por tanto, esta opción también ahorra la inversión  en nuevo hardware que podría requerirse para la instalación. Las desventajas de esta opción son la pérdida de control sobre el sistema, la potencialmente baja velocidad de la interacción y los riesgos de seguridad asociados con el uso de un SI en una red pública.

Más de la mitad de los oficinistas de Estados Unidos cuentan ahora con  variados recursos de cómputo al alcance de sus manos. Sin embargo, buena parte del tiempo que pasan ante la computadora no es en beneficio de la compañía. A esto se le llama factor de ociosidad y, de acuerdo con estudios recientes, puede representar 30% del gasto en SI de una empresa. A menudo, los empleados no saben cuál actividad es correcta y cuál no. Si la empresa carece de una política clara, no será difícil que los empleados abusen de las computadoras. Esto resulta especialmente cierto cuando los empleados acceden sitios Web  censurados por sus patrones, o cuando los empleados usan correo electrónico para propósitos ajenos a la empresa. Si no se han establecido políticas, la regla es sencilla, los empleados no deben utilizar sus computadoras para nada que no sea trabajo.