Resumen Capítulo 8, Libro de Oz.
“Administración de Datos y Conocimiento”
Capturado por Omar Enrique Caudillo Torres, ART 600.
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En sus operaciones diarias, las organizaciones pueden reunir grandes cantidades de datos. Estos son la materia prima para obtener información muy valiosa, pero son inútiles sin las herramientas para organizarlos, almacenarlos con facilidad de manera que resulten accesibles, y manipularlos adecuadamente para producir esta información. Estas funciones son la gran fortaleza de las bases de datos, colecciones de datos interrelacionados que comparten muchas unidades dentro de una organización (y a veces entre organizaciones), y que contribuyen a la productividad y la eficiencia. El método de base de datos, tiene varias ventajas sobre el método de archivo más común: menos redundancia de datos, independencia entre datos y programa, mayor integridad de datos y un mayor nivel de seguridad. La tecnología de base de datos –una herramienta fundamental para las operaciones y la toma de decisiones diarias- ha tenido un impacto enorme y muy enriquecedor en nuestros negocios y vidas personales. Ahora los consumidores tienen  acceso a grandes bases de datos organizacionales, se benefician con información de negocios y de otro tipo por medio de internet. Desde sus bases de datos, las empresas ofrecen información de texto e imágenes acerca de sus numerosos productos y servicios para cualquiera que sea su navegador en la red.

Para entender cómo están construidas las bases de datos, primero debemos conocer la “jerarquía de datos”. La pieza mas pequeña de los datos es un caracter. Varios caracteres forman un campo. Varios campos integran un registro. Una colección de varios registros es un archivo. En ocasiones las bases de datos incluyen varios archivos, pero el método de base de datos también aplica a un solo archivo.

La organización y la vinculación de los datos de un base de datos podía seguir uno de los tres modelos generales. En una base de datos jerárquica cada valor de entidad puede tener varios valores de entidad vinculados con él, en lo que se llama una relación padre-hijo. Este modelo solo permite las relaciones de uno a varios. El modelo red permite que un hijo tenga mas de un padre, por eso permite las relaciones de varios a varios. En el modelo relacional los vínculos entre las entidades se mantienen mediante el uso de llaves foráneas. El último modelo es el mas popular hoy en día. Las bases de datos orientadas a los objetos permiten guardar datos junto con las aplicaciones que lo procesan. Algunos distribuidores ofrecen DBMS que acoplan una combinación de modelos relacionales y orientados a objeto, llamados objeto-relacional.

Las herramientas de software que nos permiten aplicar el método de base de datos para administrar datos se llama sistema de administración de base de datos (DBSM, Database Management, System). Estos sistemas permiten a administradores y otros usuarios construir bases de datos, alimentarlas y usarlas. La mayoría de los DBSM vienen como parte de lenguajes de cuarto nivel que se usan para crear aplicaciones que faciliten consultas y producción de informes. En general, un DBSM soporta uno de los tres modelos de base de datos. El modelo relacional ha ganado popularidad gracias a su facilidad de conceptualización y a que su mantenimiento es relativamente sencillo. Casi todos los DBSM recientes basados en PC son relacionales.

Para planear bases de datos, los diseñadores necesitan trazar un diagrama que muestre las relaciones entre las distintas entidades. Luego pueden elaborar un esquema, que es la estructura de todos los tipos de registros de las entidades y de las relaciones entre ellos. Para construir un esquema, se usa un lenguaje de definición de datos (DDL, Data Definition Language). El DDL también se emplea para construir el diccionario de datos, que es un depósito de información de los datos y su organización. Para construir la base de datos, se utiliza un lenguaje de manipulación de datos (DML, Data Manipulation Language). SQL, un lenguaje que sirve como DDL y DML se adoptó como lenguaje estándar internacional para bases de datos relacionales. Los modernos DBSM de computadoras personales proporcionan interfaces auto-explicativas con menús e iconos que hacen que el DDL y el DML sean claros para los usuarios y faciliten su operación.

Debido a la caída de los costos y el creciente poder de las microcomputadoras, las organizaciones cambian de manera gradual de una arquitectura de una macrocomputadora (mainframe) y terminales a una red formada por una computadora usada como servidor y varias computadoras inteligentes como clientes. Este es un cambio de la arquitectura tradicional de recursos compartidos a la más reciente arquitectura cliente/servidor, que permite utilizar con mayor comodidad datos y aplicaciones y ayuda a los trabajadores a crear aplicaciones sencillas para tareas especificas.

Para apoyar la toma de decisiones administrativas con informes y análisis, las organizaciones mantienen almacenes de datos o mercados de datos. Un tipo de software para el análisis de almacenes de datos es el software de minería (o extracción) de datos que ayuda a encontrar patrones útiles y ocultos como los patrones de compra de los clientes. Las técnicas de minería de datos ayudan a encontrar relaciones entre los datos que los administradores no se imaginarían, como descubrir que dos productos tienden a venderse juntos en un día determinado de la semana.

El gran reto de las organizaciones es capturar y administrar el conocimiento. Conocimiento es la información que tenemos de un tema o la información de donde encontrarla. La administración del conocimiento que ver con la capacidad de reunir, organizar, compartir, analizar y difundir el conocimiento. La administración del conocimiento mejora el desempeño de la organización.

El bajo costo del software de base de datos efectivo y eficiente agrava un problema social de al era de la información: la invasión de la privacidad. Debido a que cada transacción de un individuo puede registrase y luego combinarse con otros datos personales de manera sencilla, resulta barato producir expedientes completos de consumidores individuales. Las organizaciones comerciales insisten en que necesitan información personal para mejorar sus servicios y productos y para enviar su mercancía sólo a los consumidores interesados.