COOPERA RIBEIRÃO

ATA DE REUNIÃO

Grupo Facilitador - Divulgação e Marketing (Eventos)

3º Reunião - 20 de Fevereiro de 2003

Horário: 19h30

Local: Centro Médido – salão social aberto

Participantes: Antonio Lorenzato, Atilio Rossi,  Ercília Osti, David Bulgari, Cássia Delvechio, Nivaldo Delvechio.

Após dinâmica de abertura, com todo o grupo facilitador, conduzida pôr Ercília, o grupo se dividiu novamente em dois, sendo que o grupo da Capacitação ficou na sala 2 e o da Divulgação e Marketing foi para o salão social aberto. O grupo escolheu David como coordenador da noite, que deu início à reunião, fixando em 5 minutos a participação de cada um, podendo pedir a palavra quantas vezes fossem necessárias, e fixou o término da reunião para as 21h. Cássia e Nivaldo se apresentam, pois não participaram da anterior. Ercilia sugere que Nivaldo marque o tempo de cada um, que é aceito pelo grupo. David e Atílio sugerem que para esta reunião, o grupo siga a pauta, sugerida pôr Ercília ao Grupo, enviada pôr e-mail a todos do grupo na terça-feira dia 18, com o objetivo de detalhar melhor cada evento, que segue: 1- O que é o evento e seus objetivos; 2- Recursos humanos para a execução do mesmo; 3- Proposta para local; 4- Apoio logístico; 5- Levantamento de quanto vai custar (recursos financeiros)/possibilidade de auto-sustentação; 6- Formas de Divulgação que vai desde o material gráfico, á assessoria de imprensa e etc. Ercilia pede a palavra e diz que gostaria de sugerir que, pelo menos neste início de trabalhos, que o lucro dos eventos (quando houvesse), fosse gasto somente para patrocinar a capacitação e não somente uma parte como foi dito na reunião anterior. Complementa que dividir a renda entre as entidades no momento, não vai ajudá-las a solucionar  seus problemas, apenas darão um pequeno alívio temporário; que o problema maior não é o financeiro, e sim a capacitação, pois estando as entidades capacitadas, terão como criar projetos que possam angariar recursos financeiros (entidades auto-sustentáveis), lembrando que tem muitas empresas querendo investir, mas que precisa-se ter projetos para isto. Cássia, interrompe e pede um á parte para sugerir de se trazer um cantor (citou ex. do Milton Nascimento que estava se apresentando hoje Ribeirão Shopping) para um grande show  beneficiente. O grupo registra a sugestão. David também pede um á parte para  questionar se o grupo de capacitação está dando andamento nos projetos para capacitação individual dos membros das entidades, pois leu a Ata e não consegui perceber se tem projetos em andamento.  Ercília esclareceu que eles não colocaram os projetos em Ata, mas que vários integrantes ficaram de trazer seus projetos assumidos e apresentar entre eles na capacitação e que hoje em especial, pôr problemas pessoais, alguns não puderam estar presentes, assim como alguns  deste grupo. Ercília pede para continuar, pois foi interrompida (Nivaldo diz que ela não usou todo o seu tempo), e lembra o grupo que todos os eventos são importantes, que também são usados para angariar recursos financeiros, mas que o Coopera não existe para solucionar problemas financeiros de nenhuma Entidade; isto as entidades vão aprender á fazer após participarem das capacitações (eventos de capacitação). Que o Coopera existe para se trabalhar cultura de paz, que vai descobrindo bases comum de interesses promovendo um melhor relacionamento entre todas, e que o financeiro acaba sendo resultado disto. Atílio Rossi pede a palavra e diz que leu a Ata anterior e acha que a reunião passada foi objetiva e positiva e que temos que ser também objetivos e que não concorda com a sugestão de Ercília, de no princípio utilizar a renda dos eventos só para a capacitação pois acha que isto inviabiliza o Coopera, e que poderia se utilizar apenas uma parte da renda para a capacitação. Diz que gostaria de um tempo maior pois iria descrever mais detalhadamente todos os eventos pôr ele sugerido, mediante a pauta sugerida. Acrescenta que recebeu a sugestão só na Quarta-feira e que não teve tempo de transcrevê-la melhor, mas que achou produtiva a sugestão. Nivaldo pede a palavra e diz que o objetivo é requerer idéias, formar ações para alavancar as coisas. Aí entra a questão financeira. Diz que pensa em uma idéia de forma multiplicadora para que se possa ampliar e angariar mais pessoas e fazer multiplicar mais. Diz “Acho que poderia ser macros eventos” . Cássia complementa esta idéia, preocupada com a qualidade de cada evento. Atílio Rossi retoma a palavra e continua dizendo que  gostaria de lêr o projeto mais detalhado sobre cada evento, ficando faltando o levantamento de custo, que precisaria de mais tempo. Ercília pergunta se ele e Dresler foram na ACI ver a possibilidade de parceria em relação ao Dia das Mães, para uma consulta sem compromisso, e ele responde que ele e Dresler sentiram que o grupo não aprovou esta sugestão, e que só hoje quando leu a Ata  é que percebeu que o grupo tinha concordado em fazer a consulta na ATI. Segue, então explicativo (que foi enviada na íntegra após reunião via e-mail pôr Atilio para Ercília e demais) de Atílio Rossi , que no decorrer  da explanação foi interrompido pôr alguns integrantes do grupo que estão relacionados no final de sua fala: 

EVENTOS -  Objetivos:

1.      Obter recursos em conjunto para manutenção, ampliação e qualificação das entidades.

2.      Estimular o trabalho em conjunto, desenvolvendo o sentido de equipe e de solidariedade, em busca de uma sociedade mais justa no caminho da PAZ.

3.      Despertar na sociedade o espírito de solidariedade consciente e de cooperação permanente, em substituição da cultura da esmola.

Semana da Alimentação

Consiste em promover uma semana de atividades onde seriam confeccionadas e vendidas comidas variadas à população, com a finalidade de obter renda, assim sendo:

a)      Escolher um local amplo e de fácil acesso, com estacionamento e com grande rotatividade de população. (Ex.: pátio de estacionamento de shopping).

b)      Montagem de barracas onde serão vendidos e servidos os pratos confeccionados, bebidas, etc., com um pátio central tendo mesas e cadeiras para a população, bem como um palco para apresentações artísticas como atrativo.

c)      Escolha dos tipos de prato de diversas cozinhas a serem oferecidos, como pôr exemplo: cozinha italiana, portuguesa, chinesa, etc., ou cozinha mineira, baiana, gaúcha, etc.

d)      Dependendo do número de entidades, agrupá-las pôr barraca e pôr segmento de ação social, ficando as mesmas responsáveis pôr desenvolver os tipos de pratos ou de bebidas definidos.

e)      Venda com antecedência, pôr telefone ou e-mail, de pratos a serem confeccionados, criando, assim, uma forma de garantia de venda e de público.

f)        Criar um sistema de rateio para custeio das instalações, shows, divulgação, etc., bem como do lucro obtido de cada barraca.

g)      Proceder a escolha de uma equipe organizadora com o objetivo de coordenar todos os trabalhos e de distribuir funções

h)      Mês de realização: maio, na 2ª quinzena, levando em conta o tempo para organização e de ser um mês de improvável chuva.

Bingão

Com o fito de não deixar um espaço grande entre uma e outra realização de eventos, organizar-se-á o Bingão, que produz bons resultados e de relativa facilidade de execução:

a)      Mês de realização: julho, pôr se tratar de mês de baixa temperatura, com dificuldades para realizações em meio aberto.

b)      Escolha de um local fechado. (Ex.: Cava do Bosque, salão de festas de clube ou ginásio de esportes).

c)      Estabelecer um número de cartelas do Bingo principal e distribuir às entidades que ficarão com a responsabilidade de vendê-las.

d)      Do resultado de venda das cartelas seria feita a partilha, sendo x % para pagamento do prêmio e o restante ficaria com a entidade vendedora.

e)      Serão realizados “binguinhos” durante a noite e com o resultado destes seriam cobertas as despesas e a criação de um fundo de promoção de novas atividades e, sendo o resultado muito bom, o excedente será rateado entre as entidades na mesma proporção da venda das cartelas. Nota: na hipótese de conseguir patrocinadores, o excedente poderá ser maior.

f)        Serão organizados pontos de venda de bebidas e petiscos.

g)      Os binguinhos poderão ser pelo sistema de rateio ou de prendas conseguidas através de doações com particulares ou no comércio.

h)      Escolher uma equipe organizadora para coordenar todos os trabalhos e distribuir funções.

Feirão

Consiste em fazer uma grande feira de artesanato, roupas, calçados, brinquedos, petiscos, etc., para obtenção de renda às entidades.

a)      A realização será no mês de outubro, na 1ª quinzena, pôr ser um mês não chuvoso, intermediário e relativamente próximo do mês de Natal.

b)      O tempo de duração da feira será definido junto às entidades, que pode ser de 3 ou 6 dias, ou ainda, dividido em 2 turnos de 3 dias.

c)      Cada entidade assumirá uma barraca (podendo se agrupar, se quiserem), onde colocarão seus produtos à venda e farão a divulgação de seus trabalhos, no sentido de se conseguir sócios colaboradores mensais ou anuais.

d)      O local deverá ser na área central da cidade para atingir toda a população, de preferência na esplanada do Teatro Pedro II e Praça XV.

e)      Realizar shows atrativos com artistas da cidade, apresentação da Orquestra Sinfônica, etc.

f)        Quanto ao custo do evento, um percentual das vendas deverá ser destinado ao pagamento. Para eliminar custos, buscar patrocinadores.

g)      Escolher uma equipe de coordenação, como nos demais eventos.

Cartões de Natal

Este é um meio relativamente fácil de obter fundo para entidades e criar um mecanismo perene de arrecadação anual.

a)      Durante o mês de agosto, as entidades farão uma avaliação de suas potencialidades de colocação de cartões de Natal junto à sociedade civil e às empresas, determinando a quantidade de cartões.

b)      Os cartões serão adquiridos pelo preço de custo e repassados à população pôr um preço padronizado e o resultado da venda ficará para a entidade.

c)      As entidades deverão fazer seus contatos com as empresas com antecedência para fugirem da concorrência do comércio.

d)      Será formada equipe para coordenar.

Campanha do Associado

Consiste em fazer uma campanha geral de associados para colaboração mensal ou anual com as entidades, garantindo, assim, uma renda permanente.

a)      Montar uma equipe que desenvolverá sistemas de capacitação técnica das entidades para busca de novos colaboradores e mecanismos de adesão.

Apoio:

Deverá ser formada uma equipe permanente de divulgação e marketing para cobrir todos os eventos:

b)      Divulgação através da imprensa: TV, rádio, jornal e, ainda, outdoor, cartazes, folhetos, etc.

c)      Buscar patrocinadores

d)      Estabelecer parcerias com clubes de serviços, maçonaria, igrejas, clubes, etc., no sentido de apoio às atividades.

e)      Desenvolver mecanismos para melhoria da imagem das entidades.

Atílio Rossi termina sua fala, que demorou em torno de trinta minutos. Segue complementações do Grupo: Em relação a equipe de coordenação execução dos eventos, Ercília cita o exemplo do evento da Praça 7 de Setembro do Coopera Setembro do ano passado, que se precisa de um envolvimento muito grande dos organizadores, pois são muitos os detalhes e gasta-se muito tempo preparando. Diz que se as equipes forem variar de evento á eventos, seria bom que se mantivesse um núcleo central, fora demais integrantes que poderiam variar, para não se perder a qualidade e o eixo do conceito central do Coopera. A qualidade da equipe organizadora dos eventos, é fundamental para o bom andamento de todo o trabalho. Quando o Grupo fala em relação a parceria para se conseguir a infra-estrutura, com as tendas, mesas e cadeiras, pôr exemplo, como a Coca-cola e outras empresas, Ercilia comenta novamente do Coopera da Praça 7 , em relação ao cuidado tomado para não fazer parcerias que iriam poluir o evento e descacacteriza-los, pôr exemplo tendas, mesas e cadeiras com a marca Coca-Cola e etc. Comenta que se possível, conseguir patrocínio de forma mais neutra para o evento ficar mais caracterizado. Demais integrantes do grupo comentam que se poderia conseguir um patrocínio com empresas mesmo a Coca-Cola, e sugerir outros tipos de propaganda, menos chamativa. O Grupo concorda que isso seja usado como último recurso, caso não se consiga outro tipo de patrocínio. Atílio Rossi comenta que o patrocínio para as tendas utilizadas no evento da Praça 7 em 2002, foi através da Secretaria da Cidadania e que ele não está mais lá para saber se será possível neste momento. Ercília com relação ao Bingão, pergunta ao grupo de que forma poderia se trabalhar com o conceito de Coopera neste evento. Que tem algumas dúvidas se este evento estaria dentro do conceito do trabalho. Comenta  que, cada entidade fazer bingão para si é uma coisa, mais que em juntar todas as entidades, tem algumas reservas que gostaria de entender melhor com o grupo. Demais integrantes do grupo, comentam da aceitação das entidades em relação ao bingão, da facilidade de se organizar este tipo de evento, da integração que se promove com a comunidade, da facilidade de ganho, e de como as entidades poderiam estar mostrando seus trabalhos, etc, que poderia se pensar melhor depois que o grupo maior decidisse fazer. David chamou atenção para a possibilidade de um grande número de pessoas que participariam, pôr exemplo, 30 pessoas pôr entidade que daria +- 4500 pessoas, considerando em torno de 150 Entidades. Que os gastos seriam divididos pelo número de entidades participantes. Atílio Rossi reforça a  Campanha do Associado (relacionada da descrição dos eventos acima), para angariar sistemas de captação de recursos financeiros para as entidades. Cita que a ACI tem cerca de 5000 empresas cadastradas. Reforça também da necessidade de todos os projetos terem uma equipe de Divulgação e Marketing (que poderia ser uma para todos os eventos), que ficaria com a responsabilidade de toda a divulgação, buscar patrocinadores e estabelecer parcerias com clubes e serviços. David, diz que o primeiro eventos tem que ser muito bem feito, para não se queimar o nome do Coopera Ribeirão. Cássia, Nivaldo, Ercília e Atílio concordam e reforçam. Ercília pergunta ao grupo se um Evento Grande, que envolve muito planejamento, pessoas e tempo, já em Maio, não seria um pouco precipitado, levando em consideração a preocupação do grupo quanto a qualidade. Atilio Rossi diz que estamos no final de fevereiro e que daria tempo suficiente, desde que se montasse logo uma equipe organizadora. Lorenzato pede a palavra e diz que o Atílio Rossi  teve muito trabalho em preparar todo este material, que perdeu tanto tempo, que não seria sensato da parte do grupo limitar sua fala em 5 minutos, e que poderíamos neste grupo deixar assim como foi hoje, aberta , de acordo com a necessidade de cada um, e que deixa como uma sugestão para a próxima reunião. Ercilia acrescenta que uma reunião como hoje, foi natural que Atílio tivesse mais tempo , pois ele ficou de explicar mais detalhadamente todos os eventos, e que é o que vai acontecer na reunião com o grupo maior quando cada equipe for expor seus projetos, mas que em uma reunião em que o objetivo seja colher sugestões ou experiências de cada participante, fica inviável, que um ou outro monopolize a reunião e tire a oportunidade de outros se manifestarem, e reforça que não foi o caso da reunião de hoje.  David  diz que a questão é de longa discussão, que o tempo vai passando e que se precisa fechar alguma coisa logo, pois sempre se vai ter uma sugestão nova. Cássia diz que o aprimoramento vai com o tempo e que o que vai acontecer agora é um melhoramento de idéias. Lorenzato diz que se poderia pensar em um outro dia para o grupo se encontrar como pôr exemplo no final de semana,  em outro horário, para se ter  mais tempo para trabalhar as idéias. Os demais de grupo dizem ser inviável nos finais de semana pêlos compromissos de cada um, e Atílio sugere que quando for necessário que a reunião termine mais tarde. Ercília pede a palavra para sugerir também que o grupo precisa pensar em alguns outros eventos para permear os sugeridos (muito voltados para a arrecadação financeira) como eventos do tipo que foi feito na Praça 7,  que não foi um mega evento, mas que foi mais voltado para a divulgação e integração do trabalho e que teve um caracter mais Artístico/Cultural. E sugere também eventos tipo “Confraternização”, tipo o que foi o Seminário em Novembro passado do Coopera, em que se trabalhou a Primeira Carta Coopera, ou seja: que se crie “Eventos para se trabalhar Idéias de forma alegre e festiva” em um espaço mais fechado que não praças, e que precisariam serem detalhados. Ercília fica de passar o Ata junto com as sugestões de eventos de Atílio para que todos do grupo possa trabalhar em cima. Cássia diz não ter nada a acrescentar, e que fica aguardando a Ata para trabalhar as idéias, e manisfesta preocupação em fechar o número de participantes do grupo para que as coisas andem mais rápido. Ercília complementa que pôr o grupo ser aberto (lembrando o que foi dito na última reunião quanto a dificuldade de se trabalhar projetos com número grande de pessoas), se aparecer algum integrante novo, que não esteja informado dos andamento dos projetos, uma atitude legal, seria primeiro ele se informar através das Atas ou informações de demais integrantes, para depois colocar suas idéias ou sugestões. David dá pôr encerrada a reunião e fica resolvido que na próxima reunião, ainda continuaremos à trabalhar em grupos separados.

(Nota para o grupo de Divulgação e Marketing: eu, Ercilia, estou enviando já este e-mail, sem a correção , parar agilizar os trabalhos e depois a Madalena irá reinviá-la  corrigida, juntamente com a Ata Do Grupo de Capacitação)