Diagn�stico situacional

En esta fase se pretende estudiar y analizar la situaci�n actual de la unidad en relaci�n a normalizaci�n de los procesos, y determinar la necesidad de dise�ar una metodolog�a para la normalizar los procesos de CVG EDELCA que permita mejorar esa situaci�n en el �mbito estudiado.  

Ejecuci�n del proyecto

En cuanto se refiere al dise�o de la propuesta esta debe contener una fundamentaci�n te�rica, la cual en este caso cuenta con un enfoque de normalizaci�n de procesos, ya que se considera el m�s adecuado dentro del contexto estudiado y particularmente en el sector el�ctrico, donde la gesti�n de la calidad es factor relevante para el desarrollo de sus procesos. 

Estructura de la Metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA

Sustentaci�n te�rica para el dise�o de la metodolog�a

A tales efectos, la Norma COVENIN ISO 9001:2000. Sistemas de Gesti�n de la Calidad. Requisitos, en la Cl�usula 4 Sistema de Gesti�n de la Calidad, apartado 4.1 Requisitos Generales, establece que la organizaci�n debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gesti�n de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. La organizaci�n debe:  

• Identificar los procesos necesarios para el sistema de gesti�n de la calidad y su aplicaci�n a trav�s de la organizaci�n,
• Determinar la secuencia e interacci�n de estos procesos,
• Determinar los criterios y m�todos necesarios para asegurarse de que tanto la operaci�n como el control de esto procesos sean eficaces,
• Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informaci�n necesarios para apoyar la operaci�n y el seguimiento de estos procesos,
• Realizar el seguimiento, la medici�n y el an�lisis de estos procesos, e
• Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.  

Objetivos de la propuesta

General

Normalizar los procesos de CVG EDELCA, con base en el enfoque de procesos.  

Espec�ficos

Normalizar los procesos de CVG EDELCA, con base en el enfoque de procesos.  

Objetivos de la propuesta

• Medir la eficiencia y eficacia de los procesos de Edelca
• Detectar oportunidades de mejora en los procesos de Edelca
• Determinar no conformidades potenciales dentro de los procesos en Edelca  

Pasos para el desarrollo de la metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA.

• Diagn�stico de la situaci�n de la documentaci�n de los procesos de la organizaci�n. Conocer la situaci�n de la documentaci�n en la organizaci�n comparando lo que existe con las necesidades definir o redefinir los procesos de la organizaci�n y la interacci�n entre ellos.
• Dise�o de la metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA. Establecer todos los elementos generales necesarios para el dise�o de la metodolog�a
• Elaboraci�n de metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA. Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos asociados para la normalizar los procesos de CVG EDELCA
• Implantaci�n de la metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA. Poner en pr�ctica lo establecido en los documentos elaborados  

Metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA

Ahora bien, la Norma COVENIN ISO 9004:2000 (2001), se�ala que, para dirigir y operar una organizaci�n con �xito requiere gestionarla de una manera sistem�tica y visible. El �xito deber�a ser el resultado de implementar y mantener un sistema de gesti�n que se dise�ado para mejorar continuamente la eficacia y eficiencia del desempe�o de la organizaci�n mediante la consideraci�n de las necesidades de las partes interesadas. Gestionar una organizaci�n incluye gestionar la calidad entre otras disciplinas de gesti�n. La organizaci�n deber�a establecerse orientada al cliente:  

• Mediante la definici�n de sistemas y procesos claramente comprensibles, gestionables y mejorables, en lo que eficacia y eficiencia se refiere, y
• Asegur�ndose de una eficaz y eficiente operaci�n y control de los procesos, as� como de las medidas y datos utilizados para determinar el desempe�o satisfactorio de la organizaci�n  

Algunas actividades �tiles para establecer una organizaci�n orientada al cliente son:  

• Definir y promover procesos que lleven a mejorar el desempe�o de la organizaci�n
• Adquirir y utilizar informaci�n y datos del proceso de manera continua,
• Dirigir el progreso hacia la mejora continua, y
• Utilizar m�todos adecuados para la mejora dell proceso, tales como autoevaluaciones y revisiones  

Se puede decir que todos estos se�alamientos conducen a satisfacer una necesidad espec�fica de la organizaci�n, en cuanto a dise�ar una metodolog�a que cumpla con los debe de la Norma COVENIN ISO 9001:2000 que sea flexible y adaptable a las distintas unidades organizativas de CVG EDELCA, y para ello se establecieron y desarrollaron seis (06) pasos como la metodolog�a para normalizar los procesos de CVG EDELCA.  

Para la normalizaci�n de procesos de una unidad organizativa en CVG EDELCA se requieren desarrollar una serie de pasos de forma secuencial. Cada paso comprende actividades que en conjunto permiten la clara comprensi�n de los procesos.  

• Paso 1: Identificaci�n y Selecci�n del proceso a normalizar
• Paso 2: Delimitaci�n del Proceso a Normalizar
• Paso 3: Medici�n y Evaluaci�n del proceso
• Paso 4: Programar la normalizaci�n y control
• Paso 5: Normalizar y entrenar
• Paso 6: Control y auditoria del proceso  

Paso 1: Identificaci�n y Selecci�n del proceso a normalizar

Para identificar los procesos se debe elaborar:

• Diagrama de Caracterizaci�n de la Unidad (ver Anexo A), la construcci�n del diagrama tiene como objeto homogeneizar en el equipo de trabajo el conocimiento sobre los productos o servicios de la unidad o departamento, de los insumos que utiliza y de los procesos. Es com�n encontrar situaciones donde no se tiene claridad plena sobre los servicios, los atributos de �stos y de los insumos, incluso de los propios procesos o donde dichos conocimientos no es compartido por el equipo de trabajo.
• Mapa de Procesos (ver Anexo B), se debe definir el mapa de procesos de la organizaci�n analizando los procesos clave (es decir los que m�s impacto tienen sobre los resultados de la organizaci�n). Permite la identificaci�n e interrelaci�n de los procesos. Priorizar los procesos m�s importantes es definitivo para el �xito, para ello en primer lugar es necesario identificar cuales son los Factores Clave de �xito (FCE) de los procesos, es decir, las variables de proceso que afectan el producto.
• Mapa de Relaciones (ver Anexo C), da la interacci�n de entradas y salidas de un determinado proceso.  

Para realizar la selecci�n de procesos a normalizar se realiza la priorizaci�n y selecci�n de los procesos, de acuerdo con los siguientes criterios:

• Grado de importancia del producto que genera: Importancia del producto que genera el proceso para la obtenci�n o generaci�n de los productos y/o servicios de la unidad.
• Impacto de la normalizaci�n: Impacto en los productos y/o servicios si se tuviesen los procesos documentados, personal adiestrado y mecanismos de control implementados.  

Los procesos se seleccionan utilizando t�cnicas de selecci�n, como:

• T�cnica de grupo nominal (ver anexo D)
• Matriz de selecci�n de criterios m�ltiples (ver anexo E).  

Paso 2: Delimitaci�n del Proceso a Normalizar

Se establecen los l�mites del proceso a normalizar seg�n:

• Punto de inicio: Donde comienza el proceso. Normalmente es un insumo o procedimiento proveniente de un proveedor interno o externo, que suministra una entrada al proceso.
• Punto de finalizaci�n: Donde termina el proceso. Producto que es el suministrado a otro proceso de clientes internos o externos a la organizaci�n.
• Entrada Secundaria: Son aquellas entradas provenientes de otros procesos que se incorporan durante la ejecuci�n del proceso.
• Salida Secundaria: Son salidas que se van generando a medida que se ejecuta el proceso. Normalmente se denominan subproductos y se entregan a otros procesos de clientes internos o externos a la organizaci�n.  

El orden secuencial del proceso puede estar dado por, una secuencia de subprocesos, procedimientos o actividades, seg�n sea el caso de estudio.

Paso 3: Medici�n y Evaluaci�n del proceso

La medici�n del proceso es la base para conocer su desempe�o en el logro de los objetivos de la unidad organizativa. Para ello la unidad organizativa selecciona los indicadores clave a considerar para la normalizaci�n del proceso. Los indicadores clave que miden el proceso y el producto se establecen con base a la delimitaci�n del proceso. Estos indicadores se refieren a:

• Punto de inicio: Donde comienza el proceso. Normalmente es un insumo o procedimiento proveniente de un proveedor interno o externo, que suministra una entrada al proceso.
• Los Indicadores de Proceso, asociados al manejo del proceso (eficiencia en el uso de los insumos, entre otros).
• Los Indicadores de Producto, asociados al cumplimiento de los atributos que el cliente valora del producto o servicio.  

La evaluaci�n del proceso se realiza con el objetivo de chequear cuantitativa o cualitativamente los resultados de proceso sobre la base de los indicadores.

Paso 4: Programar la normalizaci�n y control

Se debe describir el proceso con la finalidad identificar paso a paso las actividades, los responsables de ejecutarlas, as� como los resultados de cada una de ellas. Se identifican los procedimientos o documentos necesarios para la realizaci�n del proceso. El proceso y los procedimientos asociados actuales se describen utilizando la herramienta de flujograma de procesos, (Anexo F)

Paso 5: Normalizar y entrenar

En esta fase se documentan las normas, procedimientos, manuales, etc., asociado al proceso normalizado. Se establecen las necesidades y plan de adiestramiento, se define el mecanismo de control a los indicadores claves.

Paso 6: Control y auditoria del proceso

Se garantiza que las normas, entrenamientos y controles del proceso, se ejecuten adecuadamente. Para ello se asegura la debida divulgaci�n y entrenamiento al personal involucrado en la ejecuci�n del proceso normalizado. Se controlan los indicadores definidos durante el proceso de normalizaci�n, se realizan auditorias al proceso y se aplican recomendaciones de auditoria en b�squeda de la mejora continua del proceso.

Factibilidad t�cnica

Se garantiza que las normas, entrenamientos y controles del proceso, se ejecuten adecuadamente. Para ello se asegura la debida divulgaci�n y entrenamiento al personal involucrado en la ejecuci�n del proceso normalizado. Se controlan los indicadores definidos durante el proceso de normalizaci�n, se realizan auditorias al proceso y se aplican recomendaciones de auditoria en b�squeda de la mejora continua del proceso.

Factibilidad econ�mica

Desde el punto de vista econ�mico se determina la factibilidad espec�ficamente considerando los recursos necesarios para el dise�o de la propuesta, para ello el Departamento de Desarrollo de Capacidades Organizacionales cuenta con personal capacitado para el dise�o y desarrollo de la metodolog�a propuesta para normalizar procesos y difundir, controlar y asesorar la implementaci�n de la misma, para el logro de los objetivos en toda la organizaci�n, por lo que no seria necesario invertir ni tiempo ni recursos adicionales para la obtenci�n del objetivo planteado, ya que esto formar�a parte de las funciones y actividades regulares de este Departamento.

Factibilidad institucional

En cuanto al aspecto institucional, se refiere a las posibilidades reales, y la actitud de la gerencia y la direcci�n del ente para poner en pr�ctica la metodolog�a que se propone. A los efectos del presente estudio se determina la factibilidad institucional, mediante la presentaci�n de un Punto de Cuenta al Presidente de CVG EDELCA, que se encuentra en disposici�n y es la persona que tiene el poder de decisi�n a este respecto, que es el instrumento que se utiliza en CVG EDELCA para la aprobaci�n de este tipo de documentaci�n cuando tiene �mbito general para toda la organizaci�n y en �l se establece la fecha y los responsables de dicha implementaci�n que como se describi� anteriormente es competencia del Departamento de Desarrollo de Capacidades Organizacionales para CVG EDELCA.