GERENCIA

El Cambio y su Gestión


1. ¿En qué consiste esa Actividad?
Foto exacta de lo que hacen (no la retoquen, lo más realista posible)

CVG Electrificación del Caroní, C.A. - EDELCA-, filial de la Corporación Venezolana de Guayana, es la empresa de generación hidroeléctrica más importante que posee Venezuela. Forma parte del conglomerado industrial de la CVG, ubicado en la región de Guayana, conformado por las industrias del aluminio, hierro, acero, carbón, bauxita y actividades afines.

La jerarquía organizacional de CVG EDELCA, está dividida en: El Nivel Estratégico, comprende la Presidencia y nueve (9) Gerencias de Dirección, las cuales se encargan de las políticas, la planificación, el control de gestión, el liderazgo institucional y el desarrollo de la organización. El Nivel Táctico está representado por treinta y siete (37) Gerencias de División y seis (6) Gerencias de staff que se encargan de la planificación, la dirección y la coordinación y control de las unidades operativas, y el Nivel Operativo lo representan ciento veintinueve (129) Departamentos que se encargan de la ejecución y control de las funciones asignadas por la unidad a la cual pertenece.

La actividad en la que soy co-dueña pertenece a la División de Desarrollo de la Organización, la cual, está adscrita a la Dirección de Planificación, que pertenece al nivel estratégica de la empresa La División de Desarrollo de la Organización tiene como objetivos:


2. Estructura: El Organigrama formal (y/o el informal) de la actividad objeto de estudio.


3. Tecnología: Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual; entre otros.

Equipos: Computadoras, Impresoras, fotocopiadoras, scanner.

Sistemas: Windows XP, Office para XP, Intranet e Internet, Base de datos en Word y Excel, Correo electrónico (Outlook), Sistema SAP/R3, Servidor de Edelca (RED)

Mecanismos para el manejo de la información: todos los documentos que se manejan formalmente dentro de la División de DDLO, se encuentran ubicados en un servidor en la Red de Edelca, donde los integrantes de la gerencia tienen acceso, para ubicar la información oportunamente


4. La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, Formación, Carácter.


Los cargos que se encuentran directamente relacionados con la División de Desarrollo de la organización, área donde se desarrolló la investigación son:

Gerente de la División de Desarrollo de la Organización (DDLO): es el cargo más alto que se ocupa en la División de DDLO, por lo cual planifica y controla toda la gestión de la gerencia. Este cargo está ocupado por una Ingeniero en Sistema, la cual tiene más de 20 años trabajando en esta unidad.

Jefe del Departamento de Métodos Administrativos: Cuyas funciones son Planificar, Coordinar y Supervisar las actividades asociadas al diseño y mantenimiento de los procedimientos del negocio, formas y manuales de la empresa, a fin de garantizar la alineación de los procesos del negocio con los requerimientos operacionales de la empresa, así como brindar asesoría técnica a la unidades de la empresa que la requieran en cuanto a la aplicabilidad y operatividad de los procedimientos, políticas, normas y funciones instaladas en la empresa para garantizar el uso y aplicación adecuadas de las mismas. Este cargo lo ocupa un TSU en Organización y Sistemas (recientemente obtuvo este título). No cumple con las característica que se definió para un líder, pues simplemente se ocupa de cumplir las ordenes de la gerencia.

Jefe del Departamento de Organización y Normas: Se encarga de Planificar, Coordinar y Supervisar las actividades asociadas al diseño e implantación de las normas y estructuras organizativas, a fin de garantizar la alineación de éstas a los requerimientos operacionales de la empresa, así como brindar asesoría técnica a la unidades de la empresa que la requieran en cuanto a mejoras o actualizaciones de sus estructuras y las normas que surjan como consecuencia de cambio a los procesos o lineamientos del estado que impacten a la empresa. Actualmente este cargo no esta ocupado, por lo que el manejo de esta gestión queda directamente a cargo de la Gerente de DDLO

Jefe del Departamento de Administración de Sistemas: Sus funciones son: Coordinar las acciones pertinentes, a fin de lograr mediante una adecuada planificación, todo lo concerniente al desarrollo, implantación, documentación y puesta en ejecución de los Sistemas, Métodos y Procedimientos requeridos en la empresa para la consecución de los objetivos organizacionales a cargo de la División de Desarrollo de la Organización. Actualmente este cargo no esta ocupado, por lo que el manejo de esta gestión queda directamente a cargo de la Gerente de DDLO

Consultor Organizacional: Cuyas funciones son; Coordinar, conducir, apoyar y realizar actividades de interacción organizacional con visión sistemática que estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa y que permitan su mejoramiento continuo orientado a crear condiciones organizacionales de excelencia permanente.

Analista de Organización y Sistemas II: Sus funciones para un entorno de mediana complejidad son;
Analizar, diseñar e implantar la organización, las normas y procedimientos administrativos requeridos por la empresa, a fin de asegurar la mejora continua de los procesos y su alineación con los requerimientos operacionales de la empresa, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Gerencia.
Mientras que para un entorno de alta complejidad son:
Asistir a los Consultores o Analistas integral en el análisis, diseño e implantación de la organización, las normas y procedimientos administrativos requeridos por la empresa, a fin de asegurar la mejora continua de los procesos y su alineación con los requerimientos operacionales de la empresa, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Gerencia.

Analista de Organización y Sistemas I: Para un entorno de baja complejidad, se encarga de; Analizar, diseñar e implantar la organización, las normas y procedimientos administrativos requeridos por la empresa, a fin de asegurar la mejora continua de los procesos y su alineación con los requerimientos operacionales de la empresa, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Gerencia.
Para un entorno de mediana a alta complejidad, debe:
Asistir a los Analistas de Organización y Sistemas II en el Análisis, diseño e implantación de la organización, las normas y procedimientos administrativos requeridos por la empresa, a fin de asegurar la mejora continua de los procesos y su alineación con los requerimientos operacionales de la empresa, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Gerencia.

Asistente II de Analista de Organización y Sistemas: Sus funciones son; Asistir a los Analistas de Organización y Sistemas en las actividades de diseño, análisis e implantación de organización, normas y procedimientos administrativos, en un entorno de mediana a alta complejidad, requeridos por la empresa a fin de asegurar la mejora continua de los procesos, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Gerencia.

Asistente I de Analista de Organización y Sistemas: Dentro de sus funciones está: Asistir a los Analistas de Organización y Sistemas en las actividades de diseño, análisis e implantación de organización, normas y procedimientos administrativos.

En general, las personas que ocupan los cargos del personal base, son profesionales formados y en formación, todos se han ocupado por mejorar su nivel académico.

Las personas que tienen mas años de servicios laborando dentro de esta gerencia, tienen más o menos el mismo comportamiento, esperan a que les den una orden para ejecutarla, no tienen mucha iniciativa.

Las personas más jóvenes, en cambio, son más preactivas buscan hacer y toman decisiones cuando es necesario.
Esta diferencia se debe, a la forma como se ha manejado la organización hasta ahora. Antes era una organización más clásica, ahora se ha planteado nuevos retos y ha ido cambiando con el tiempo.

Por lo que en resumen, la División de DDLO esta conformada por 22 personas, de la siguiente manera:

De los cuales:



5. Los Procesos: Pueden Utilizar flujogramas, listados paso a paso, Gant, entre otros.


6. Impulsos: ¿Qué cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad?.
Actualmente la División de Desarrollo de la Organización (DDLO) está llevando a cabo a nivel de empresa un proceso de mejoramiento continuo basado en la Norma Malcom Baldrige, que sirvió como base para la Norma CVG Excelencia de Gestión y a su vez para el Modelo de Excelencia de Gestión de Edelca (MEGE).
Esto ha sido un impulso importante para la organización, incluyendo a DDLO, ya que nos ha permitido detectar oportunidades de mejorar y a su vez eso se traduce en logros tanto grupales como individuales.
Además, ha dado mayor formación al personal sobre diferentes metodologías asociadas al mejoramiento continuo.

7. Frenos: ¿Qué cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Frenos son las situaciones en una organización que nos impiden progresar (gestionar un cambio, gerenciar, administrar). Lo contrario de los impulsos .
Dentro de la DDLO existe poca comunicación entre el personal, la información no fluye fácilmente entre el grupo. Adicionalmente, dentro de la organización hace falta motivación al personal y existe resistencia al cambio. Esto es debido, que, generalmente en Edelca se acostumbra a imponer el estilo de trabajo, es decir, metodologías, sistemas tanto de software como hardware y como mencione inicialmente no existe una buena comunicación. Adicional a esto, como Edelca es una empresa del estado, nos regula muchas leyes y decretos de estado, por lo que en muchos casos, nos frenan los procesos. Además, actualmente se están dando muchos cambios a nivel organizacional, lo que influye mucho en la ejecución de los trabajos, debido que, hoy tenemos un jefe y mañana a otro…..

8. Intimidades: ¿Qué cosas forman parte de esa actividad y no se observan a simple vista: La Secretaria es novia del Jefe. La Gerente de Contabilidad es familia de uno de los socios....
Primero que nada, dentro de DDLO, la mayoría del personal está conformado por mujeres y solo 4 de todo el personal son hombres. Por lo que no existe equilibrio, y esto trae como consecuencia que exista mucho chisme y rencillas.

Por otro lado, la persona que actualmente esta ocupando el cargo de gerente, es la mejor amiga de la anterior gerente, y esta contrato a su sobrina y a la mejor amiga de ésta. Pero también, dentro de Edelca, se acostumbra mucho a contratar a familiares y/o amigos.

9. Factores Externos: Elementos al medio ambiente (interno y externo a la organización) que afectan la actividad. Externo: Decretos y/o leyes de estado que afectan la ejecución de las actividades

Internos: normas y procedimientos de la empresa. Falta de comunicación. Falta de oportunidad en la toma de decisiones. Poca confianza en el personal a cargo.

10. Motor del Cambio: Conjunto de Estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso.


11. Bajar dos (2) artículos de la WWW. y deben referirse a representación de procesos de manera similar (no idéntica) a la solicitada. Además deben efectuar un análisis (máximo 10 líneas) de cada artículo.
1.- Una dirección para el aprendizaje de la organización
http://www.jccm.es/educacion/educar/num_23/07_dir_aprendizaje.htm

Tras la crisis de las estrategias burocráticas de gestión del cambio educativo, dentro de otros grandes movimientos de mejora (“escuelas eficaces”, “mejora escolar”, “desarrollo organizativo”), el modelo de las organizaciones que aprenden ofrece un marco relevante y prometedor para el desarrollo de las escuelas, a condición de tener presentes las limitaciones (internas y externas) de su aplicación a la escuela pública, puesto que proviene del ámbito empresarial. Su interés reside, justamente, en que las escuelas no suelen ser organizaciones diseñadas para el aprendizaje permanente de sus miembros. Unas instituciones dedicadas al aprendizaje de los alumnos, paradójicamente, suelen impedir el aprendizaje de los propios profesionales y del centro como organización. Por eso, acercarlas a organizaciones que aprenden exige, además de determinados procesos internos, reestructurar los contextos organizativos de trabajo de los profesores.

Análisis: A medida que vamos creciendo, que vamos aprendiendo nuevas cosas, que vamos adaptándonos a nuevas formas de vida, se hace presente un término que es inocultable para todos nosotros: el cambio. El Desarrollo Organizacional (DO) basa su concepción en éste término y en cómo cualquier empresa debe adaptarse de la mejor forma a ello para no tener ninguna clase de traumatismos. Es aquí donde cambian muchas ideas que se tenían de la organización y se trasladan al terreno del DO; ya no se trabaja individualmente, ahora las relaciones son grupales; antes se trabajaba bajo el parámetro autoridad-obediencia, ahora existe confianza entre los miembros de un grupo; antes se delegaba la autoridad, ahora hay interdependencia y responsabilidad compartidas.

2.- Desarrollo Organizacional
http://www.monografias.com/trabajos14/desarrollo-organiz/desarrollo-organiz.shtml#IMPPORTAN

La importancia que se le da al Desarrollo Organizacional se deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su eclosión.
Específicamente el Desarrollo Organizacional abordará, entre otros muchos, problemas de comunicación, conflictos entre grupos, cuestiones de dirección y jefatura, cuestiones de identificación y destino de la empresa o institución, el como satisfacer los requerimientos del personal o cuestiones de eficiencia organizacional.

Análisis: El DO ha evolucionado claramente durante los últimos años demostrando ser una disciplina fundamentada en el cambio organizacional. Al igual que toda disciplina el DO tiene fundamentos teóricos que sirven de modelos para lograr cambios definitivos en una organización que le permitan adaptarse y sobrevivir en el entorno actual. Es por esto que se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional. La estabilidad organizacional, se basa en algunos requisitos es por esto que los administradores deben desarrollar habilidad para pensar estratégicamente, y la organización ha de tener una misión clara. Además, toda organización debe tener líderes fuertes, que puedan comunicar su visión del futuro, su dedicación a los objetivos de la organización y el deseo y habilidad de encontrar nuevas formas para solucionar los problemas existentes. 


Por: Ileana Calderón
Ultima Actualización:15/10/2004
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