Guía de estudio para los alumnos de Práctica Profesional II (Procesamiento Electrónico de Datos), Facultad de Ciencias Económicas y Estadística de la Universidad Nacional de Rosario.

Marzo de 2003

Se pretende que luego de la lectura de la presente guía, el alumno pueda distinguir adecuadamente:

• Los distintos conceptos estratégicos.
• La relación entre el sistema de información (SI) y el planeamiento en la organización.
• La importancia de definir el sistema integrado de información (SII) dentro de las tareas de planeamiento, previamente al desarrollo de los distintos subsistemas.
• Las tendencias actualizadas en materia estratégica.

Tanto para el caso de las organizaciones de todo tipo, como para los individuos, lo normal es vivir absorbidos por el presente en forma casi total.

En el caso de las organizaciones, a lo sumo se utilizan datos acerca de los resultados de la acción, que provee el Sistema de Información (SI) con el objeto de realizar un control de la gestión. Esta retroalimentación tiene generalmente por objetivo la adopción de medidas correctivas.

A pesar de lo indicado, es de fundamental importancia pensar en el futuro, porque es allí donde vamos a pasar el resto de nuestras vidas. Pensar en el futuro significa dejar de estar sumergidos en la rutina diaria, en las operaciones o transacciones de la organización en todos los niveles, significa pensar en forma estratégica.

Planificar tiene que ver con los distintos niveles de planeamiento (político, estratégico, logístico, táctico) que nos permitan construir una pirámide de objetivos, desde los objetivos últimos de la organización, hasta los meramente operativos, que guían la acción en los niveles más bajos.

Una decisión "racional" es aquella que se efectúa para lograr los objetivos del que la toma. Por lo tanto, no es posible hablar de conducta racional si no están explicitados los objetivos del decididor, cualquiera sea el nivel de la escala jerárquica en que se encuentre.

A continuación hacemos una revisión de los acepciones aceptadas para los términos que se utilizan comúnmente en materia de planeamiento, cualquiera sea el plazo en el que se realiza el mismo.

Se trató de ordenar, dentro de lo posible, los conceptos partiendo de lo general para llegar a los específico, en forma estructurada.

Siguiendo a Santiago Lazzati podemos decir que la visión es la visualización de una situación futura y deseable, que se aspira a lograr en un horizonte más bien lejano, aunque no necesariamente esté claro el camino para ello(5).

La visión, una vez formulada, debe ser compartida por todos los que intervienen en la organización. De esa forma, la visión compartida pasa a operar como un factor poderoso de motivación para los miembros de la organización.

En forma muy simplificada podemos decir con Lazzati que la misión es una síntesis de la naturaleza del negocio. Consiste en definir someramente cuál es el mercado; los clientes, ya sean internos o externos; cuáles son las necesidades a satisfacer; las propiedades de los productos o servicios(5).

Con el pensamiento estratégico, se utiliza "misión" para señalar la definición del negocio o actividad central de la organización, la representación de los criterios o conceptos empresarios u organizacionales fundamentales (4).

Las políticas son pautas de conducta, principios fundamentales que guían el comportamiento de la organización.

Podemos definir los objetivos como la definición concreta de la misión y la visión de la organización(4). Constituyen el primer nivel de aspiración sobre el desempeño que se pretende alcanzar en la organización. Son resultados o atributos a lograr: rentabilidad, flujo de fondos, crecimiento, participación en el mercado, satisfacción de clientes)(5).

Las metas son objetivos expresados en términos específicos, cuantificados y relacionados con períodos específicos en el tiempo. Las metas pueden ser cuantitativas / acumulativas (monetarias y no monetarias) así como también referirse a puntos de avance o a la terminación de un proyecto(5).

"Constituyen un curso de acción elegido frente a un planteo de cursos de acción alternativos"(5).

Las estrategias son el diseño de las formas que la organización utilizará para alcanzar los objetivos. Deben apoyarse en las fortalezas organizacionales (ventajas competitivas sostenibles) (4).

Deben versar sobre cuestiones estratégicas clave, donde la elección de un curso de acción habrá de tener un impacto significativo sobre el rumbo de la organización.

Cabe distinguir en estrategias sobre:

• el output (mercados, clientes y productos, estrategia competitiva, política de precios, canales de distribución)
• el input, obtención y utilización de recursos (humanos, tecnología, financiamiento)(5).

"Si quieres triunfar, debes tomar la iniciativa"

Sun Tzu (El Arte de la Guerra)

"La planeación que prepara a una organización para adaptarse a su situación concreta le proporciona una ventaja competitiva" Hampton (Administración)

Tradicionalmente no ha habido relación entre el desarrollo del sistema de información y el planeamiento estratégico de las organizaciones. En realidad no existía relación planeamiento de ningún tipo.

Andreu, Ricart y Valor (6) identifican cuatro fases en la evolución del proceso de una organización al incorporar la tecnología de la información (TI) a la implementación de sus SI:

• Inicio: Se introduce la informática en la organización. Se produce en la década de los 60, con grandes equipos, que son manejados por especialistas. Se caracteriza por la mecanización de pocos procesos, generalmente administrativos, muy estructurados.
• Contagio: Se produce una "expansión anárquica" de las aplicaciones informáticas, también se desarrollan procesos diversos, además de los puramente administrativos. En esta etapa el área de SI es la que asigna recursos y determina prioridades.
• Control: Se intenta implantar algún tipo de control con objeto de evitar un crecimiento anárquico y sin ningún tipo de integración. La dirección superior de la organización comienza a inmiscuirse en la asignación de recursos y prioridades.
• Interdependencia entre estrategia de la compañía – TI/SI: En esta etapa, se produce, por un lado, la madurez de la aplicación de la nueva tecnología a los SI. Por otra parte, se trata de integrar TI/SI con la estrategia de la organización, en el momento de su formulación.

El SI de una organización no puede ser independiente de su estrategia, ya que debe contribuir a ponerla en práctica. Esta relación puede plantearse como dos estrategias diferenciadas La aplicación de una u otra de estas estrategias depende de cada situación en particular(6):

• Diseñar el SI después de la estrategia de negocio, si se desea que sea un simple apoyo pasivo.
• Hacer en paralelo el diseño del SI y la estrategia del negocio, si el objetivo es que el SI sea un elemento activo de la estrategia.

Los planes pueden clasificar de distintas formas, especialmente teniendo en cuenta la amplitud del horizonte de planeamiento. Lardent hace la siguiente clasificación:

• Planeamiento Político
• Planeamiento Estratégico
• Planeamiento Logístico
• Planeamiento Táctico
• Acción

El siguiente es un cuadro en el que Lardent resume los tipos de planes de acuerdo con el nivel de la organización donde se realizan, el horizonte de planeamiento y el producto que se obtiene de cada uno:

En todo el desarrollo anterior, se partió de la base que los planes se establecen de arriba hacia abajo, en forma estructurada. En muchas organizaciones, el sistema de planificación es de abajo hacia arriba. Se dedica mucho tiempo y esfuerzo a preparar planes tácticos, pero muy poco a la planificación de la estrategia de la organización.

De la misma forma, muchos sistemas de organización no se definen de arriba hacia abajo, sino que se comienza con la base de la pirámide. Primero se desarrollan los sistemas operativos que manejan las transacciones y luego se va escalando para llegar a los sistemas de soporte para la toma de decisiones de los niveles superiores.

En el mundo cambiante y competitivo en que las organizaciones se encuentran inmersas, Karl Albrecht (1) considera que se requiere algo más que planificar, en el concepto generalizado de esta actividad.

El error consiste en dedicar la atención a cumplir con los planes trazados, en lugar de explotar las oportunidades, que generalmente no se pueden anticipar, por lo tanto no pueden planearse.

Este enfoque de "futurización" reconoce que no se puede conocer con certeza el futuro. Por lo tanto, reemplaza al proceso de planificación por un "proceso de estrategia de la acción, más versátil, adaptativo, activo y capaz de reaccionar"(1) .

Se trata de un proceso mental constantemente activo que genera estrategias de acción para aprovechar el ambiente cambiante. Un enfoque de futurización de este tipo requiere la medida de los resultados y la utilización de indicadores para determinar la efectividad de las estrategias desarrolladas en la organización. Para continuar con este tema remitimos a los temas específicos de nuestra materia (dinámica de sistemas, uso de indicadores, simulación, etc.). 

De acuerdo con el concepto de sistema, la empresa es un todo integrado, un sistema, formado por subsistemas ordenados jerárquicamente. Cada uno de estos subsistemas es a su vez un sistema formado por otros subsistemas de orden menor.

La misma organización, que en el párrafo anterior la consideramos un sistema, puede concebirse como un subsistema de sistemas de mayor jerarquía.

Toda organización, no importa su tamaño, cuenta con áreas de actividad o de poder. Dentro del sistema de la organización existen problemas de preponderancia o jerarquía entre los subsistemas de información y de poder. Para estudiarlo debemos considerar la evolución en el tiempo de los sistemas de información.

1ra. Etapa:

Mientras no se produjo un significativo avance en materia de equipos de procesamiento electrónico de datos, cada una de estas áreas de actividad, de poder o divisiones de la organización política de las empresas procesaba sus datos manualmente o utilizando equipos mecánicos.

De tal forma, cada división de la empresa definía y procesaba su propio sistema de información, por separado, constituyendo verdaderos compartimentos estancos con respecto a los sistemas de las demás divisiones.

Es así como los sistemas de información eran determinados por la estructura de poder de las organizaciones, dependiendo jerárquicamente de ella.

2da. Etapa:

Posteriormente aparecen equipos mecánicos o electromecánicos, con limitaciones en velocidad, capacidad de memoria y de archivo que sólo permitían su aplicación en pocas áreas de la organización. De esta forma, la estructura de poder sigue determinando al sistema de información (SI).

3ra. Etapa:

El desarrollo de todo lo relacionado con la Tecnología de la Información (TI), así como la aplicación de nuevos avances permiten desarrollar sistemas de información cada vez más complejos y que se extienden a todos los sectores de la empresa, no solamente los tradicionalmente servidos por ellos.

El SI resultante está conformado por un gran número de subsistemas que no están adecuadamente interrelacionados entre sí, que son verdaderos compartimentos estancos. La causa la debemos encontrar en que estos subsistemas, aunque pueden haber sido desarrollados sobre la misma plataforma, provienen de esos antiguos sistemas de información con procesamiento manual o electromecánico, determinados por la estructura jerárquica de la organización.

Estos SI, debido al origen mencionado, no se encuentran adecuadamente integrados y generalmente adolecen de los siguientes defectos:

• Redundancia de datos: Un mismo archivo se encuentra repetido en distintos subsistemas (por ejemplo, puede existir un archivo Clientes en Entrada de Órdenes para la recepción de los pedidos para producción, otro en Despacho para la confección de los remitos, otro para Facturación y, un último archivo de Clientes en Cuentas Corrientes). Estos archivos redundantes pueden tener distinto grado de actualización en un determinado momento, e incluso pueden contener errores. Por lo tanto pueden dar lugar a la emisión de información contradictoria que llega a provocar conflictos de importancia en los niveles decisorios.

• Ingreso de un mismo dato varias veces: Un dato que ya se encuentra dentro de un subsistema debe ser reingresado en otro, generalmente en forma manual. En un ejemplo simple, aún suponiendo que se encuentran implementados en el mismo equipo de procesamiento de datos, por el mismo personal de desarrollo, si no existe una adecuada interrelación entre subsistemas, puede ser que en el Subsistema de Facturación sea necesario ingresar el remito que fue oportunamente emitido por el Subsistema de Despacho.

• Se optimizan los objetivos parciales de las áreas de poder individuales: Los sub-objetivos que se establecen para cada una de las áreas de poder o actividad deben contribuir al logro de los objetivos últimos o finales de la organización. Si bien esto ocurre en un principio, puede ocurrir que con el tiempo estos sub-objetivos se apartan de dichos objetivos finales.

4ta. etapa

Teniendo en cuenta los importantes avances en materia de TI, especialmente en lo referente a bases de datos, se llega al concepto de Sistemas Integrados de Información, que analizamos a continuación.

Los principales problemas estudiados en la que denominamos tercera etapa de la evolución de los sistemas de información, provocados por el crecimiento de las aplicaciones sin una adecuada integración entre las mismas. No se integran los subsistemas que forman el sistema de información de la organización.

Según Alberto Lardent, "un sistema integrado es aquel en que un dato ingresa por un único punto del sistema, y como consecuencia de ello, produce la actualización en tiempo real de la base de datos de todos los subsistemas o módulos del sistema que hacen uso de esa información".

Por lo tanto, se puede llegar a este sistema integrado gracias al desarrollo de bases de datos que eliminaron la dependencia programa-archivos que se producía en los archivos tradicionales, con lo que tenemos otra característica de los sistemas integrados, que es la eliminación de las redundancias innecesarias, porque cada dato no se repite en el sistema de información. Existe un solo dato, que puede ser accedido desde todos los módulos o subsistemas, observando los requisitos en cuanto a seguridad y confidencialidad.

Los sistemas integrados permiten una visión global, totalizadora del sistema de información de la organización, a través de la cual se puede llegar a la optimización de los objetivos finales.

Una condición indispensable para desarrollar un Sistema Integrado de Información es comenzar por la definición de un Plan Maestro de Sistemas, que tiene los siguientes componentes:

• Definición de los subsistemas o módulos
• Definición de los acoplamientos o interrelaciones entre módulos

Cuando se tiene definido el Plan Maestro de Sistema de una organización, se puede comenzar a la implementación de cada uno de los módulos del mismo. Esta implementación puede consistir en el desarrollo de nuevos subsistemas, o en el replanteo de los antiguos módulos que no se encontraban integrados al sistema de información. 

Teniendo en cuenta la importancia de contar con un SII, muchas empresas intentaron desarrollarlos internamente, en particular las medianas y grandes.

Con los cambios producidos, especialmente en este comienzo de siglo XXI, con la aceleración del cambio y la competencia feroz, los empresarios se vieron obligados a concentrar sus esfuerzos en su "negocio", en el cual son especialistas. Por lo tanto se dejaron de lado esfuerzos en actividades en las que no son especialistas, como el desarrollo de sistemas.

Especialmente teniendo en cuenta los desarrollos realizados por empresas de software, que llegan a ofrecer una variedad de SII, con características que permiten adaptarlas a las necesidades de una amplia gama de usuarios.

Algunas de las características de estos SII que observa Lardent son:

• Estructura modular.
• Se construyen en base a módulos integrados.
• Operan on-line y tiempo real
• Interactivos.
• La integración de los módulos brinda una única fuente de datos que evita las discrepancias de la información proveniente de distintos subsistemas.
• Posibilidad de utilizar varias plataformas.
• Flexibles, parametrizables y con alta capacidad para su adaptación a las necesidades del cliente.
• Estructura abierta que facilita la interconexión con otras aplicaciones.
• Los módulos generan información para el sistema contable.
• Son compatibles con el comercio electrónico, Internet e Intranet.
• Permite la implementación de un data warehouse.

En la implementación de un paquete de SII el éxito depende en gran medida de la actuación del grupo que toma a su cargo la instalación, que requiere la participación de:

• Proveedor del sistema
• Consultores
• Empresa-cliente

La participación del profesional en ciencias económicas puede darse en forma activa en cada uno de los participantes en un SII. Por una parte en el desarrollo del sistema, como analista lógico en el equipo del proveedor del mismo.

También es importante la intervención del profesional en ciencias económicas como especialista dentro del grupo de consultores que participa en la implementación del SII. En ese grupo se requieren especialistas de todo tipo, en este caso en particular para colaborar en la adaptación del SII a la organización y en la solución de los problemas que se presenten.

Por último, es imprescindible que intervengan los profesionales en ciencias económicos de la organización que va a implantar el SII, porque son los que conocen los requerimientos de información en las distintas áreas y niveles de la empresa. Deben intervenir en primer lugar en la selección del SII, teniendo en cuenta las características de los paquetes ofrecidos y de las empresas proveedoras.

Luego es importante su intervención en las distintas etapas del proceso de implementación, adaptando el producto a las necesidades propias de la organización y colaborando en la solución que indefectiblemente se van a presentar en esta tarea.

 (1) ALBRECHT, Karl: "La Misión", Ed. Paidos (1996).

(2) HAMPTON, David R.: "Administración"; Ed. McGraw-Hill (México, 1992).

(3) LARDENT, Alberto R.: "Sistemas de información para la gestión empresaria. Planeamiento, tecnología y calidad"; Ed. Prentice-Hall (Buenos Aires, julio de 2001).

(4) LAROCCA, Héctor; FAINSTEIN, Héctor N.; BARCOS, Santiago y otros: "Qué es administración. Las organizaciones del futuro"; Ed. Macchi (Buenos Aires, 1998).

(5) LAZZATI, Santiago: "Anatomía de la organización"; Ed. Macchi (Buenos Aires, 1997).

(6) ANDREU, Rafael; RICART, Joan y VALOR, Josep: "Estrategia y sistemas de información", Ed. McGraw-Hill (Madrid, 1991).