Hilda Johana Esparza Marta, Liliana Nieto Gámez y Víctor Hugo Loya Beltrán

Tipos y modalidades de sistemas de decisiones en la industria manufacturera

(Tipos y modalidades de sistemas de decisiones enfocado a la economía en la toma de decisiones en la industria manufacturera en la ciudad de Chihuahua).

RESUMEN EJECUTIVO

En el presente trabajo se describen los tipos y modalidades de los sistemas de información analizados en el contexto de tres de las principales empresas de producción de la ciudad de Chihuahua, por su magnitud, penetración en el mercado y representatividad, Visteon de México (y 14 empresas representadas, Cementos de Chihuahua y Electro componentes de México fueron los focos de estudio de esta investigación.
A través de una entrevista semiestructurada, fueron cuestionadas las células informativas sobre problemas, costos y retos sufridos por la organización antes de contar con un sistema de información especializado, así mismo nos fue detallada la transformación sufrida por la implementación de uno nuevo, con sus respectivas consecuencias, tanto las ventajas como las desventajas por supuesto, forman parte del contenido que se podrá analizar en este documento.

Es así, que tras el análisis de los datos obtenidos, obtuvimos los resultados esperados, es decir, lograr una descripción elaborada de los flujos informativos organizacionales en dichas empresas, concluyendo finalmente, que no existe un sistema de información único e ideal, sino que la riqueza de los flujos corporativos es la materia prima con que deben ser nutridos y conformados dichos sistemas, además concluimos que los sistemas de información no tienen una vida cíclica y terminal, sino que permanentemente deben estar vigilados por personal capaz para su buen funcionamiento, así mismo es determinante para el desarrollo y éxito de la organización contar con un sistema de información efectivo, que permita satisfacer la necesidad de conocimiento por parte de los directivos, de su propia empresa, a través de manejos adecuados que, en un momento dado, pueden apoyar la toma de decisiones, creándoles un ahorro significativo en su economía industrial, reducción de costos e incertidumbres comerciales que les permita enfrentarse de manera sólida a la dinámica económica actual.

1. INTRODUCCIÓN

Orgullosamente presentamos una investigación elaborada en la cd. de Chihuahua para dar a conocer los sistemas de información que manejan las entidades corporativas de esta cd.

Las compañías que se incluyen en el contexto están minuciosamente estudiadas y analizadas en base a los sistemas de información que cada una en particular maneja. Desarrollada desde un punto de vista que ayude a la organización a seleccionar una decisión que ayude a su economía.

Todo indica que los sistemas de información y el flujo de ésta, lleva a una buena relación de cada departamento dentro del corporativo para administrar todos sus recursos.

Las empresas investigadas fueron: "Cementos de Chihuahua", "Visteon de México" y "electrocomponentes de México". A partir del análisis se encontraron tres diferentes tipos y flujos de información a través de un sistema y corporativo.

La primera entidad de estudio fue Cementos de Chihuahua la cual cuenta con un departamento especializado llamado " tecnologías de información " aquí es donde se crean sus propios programas y se distribuye toda la información del corporativo.

La segunda entidad fue Visteon de México en donde podemos apreciar que esta compañía adquiere hardware de renta, el software es enviado del extranjero que trabaja a su vez con un programa paralelo nacional.

La última entidad fue electrocomponentes de México, esta organización cuanta con un sistema global (VIPS) que interactúa con un programa local Human), este último es manejado por cada planta por medio del departamento de recursos humanos y entrenamiento.

Cada uno estos apartados esta ampliamente detallado en el desarrollo de esta investigación.

2. La Importancia de los Sistemas de Información

Las tecnologías de la información están facilitando herramientas cada vez más exitosas y difundidas para su empleo en la gestión de información y el conocimiento empresarial. En cierto modo los sistemas y el flujo de la información están ayudando a los empresarios a tomar decisiones correctas que ayuden a llevar una economía saludable dentro del corporativo.

Podemos decir que gracias a la amplitud de recursos informativos se está generando una tendencia a asociar la inteligencia empresarial únicamente con herramientas como procesadores analíticos en línea, almacenes de datos y programas para minería de datos (explotación de los datos); lo cual nos permite actuar rápidamente y con precisión para crear estrategias competitivas.

Las empresas pueden implementar su propio sistema a partir de medios y software propios o adquiridos de entre la amplia oferta de mercado se está generando una tendencia a asociar la inteligencia empresarial únicamente con herramientas instalados costosamente en la propia organización.

La capacidad de reunir, analizar y diseñar datos permitiendo obtener de manera sistemática y organizada información relevante de la empresa para la toma de decisiones orientada a la economía y la orientación estratégica. (Orozco, 1996)

Se percibe aquí la inteligencia económica como la hace la combinación de todas las medidas coordinadas de colección, procesamiento, distribución y protección de información valiosa para los actores económicas. Su objetivo es ofrecer a los decidores en las empresas, el conocimiento necesario para comprender el ambiente y ajustar las estrategias individuales colectivas de acuerdo en con el conocimiento obtenido.

Para proyectar la política de ciencia y tecnología en un país se utilizan generalmente las mismas aplicaciones que para el impulso estratégico de una empresa. Por esto podemos aseverar, que el estado de Chihuahua es líder en el ambiente comercial, gracias a la industria maquiladora.

La globalización, el desarrollo de las tecnologías de la información y la necesidad de compartir más las políticas en ciencia e innovación, han provocado una cierta convergencia de métodos y herramientas en un país para proyecciones futuras, generalmente se están utilizando las mismas aplicaciones que para el impulso estratégico de una empresa.

Un concepto nuevo que hoy se maneja, es el de la gestión del conocimiento, el cual nos dice que el recurso humano y el conocimiento que las personas poseen, es el valor principal que pueden aportan a la empresa.

Actualmente las tecnologías de la información permiten hacer todo de manera sumamente eficiente, eficaz y exhaustiva. La función más importante es la capacidad de la empresa de adaptarse a tales desarrollos. Eso se logra solamente con la organización interna adecuada, el manejo de la información, las tecnologías para su gestión y el personal preparado. (Rodríguez Rovira, 1999)

Las actividades y procesos que permiten generar, buscar, difundir, compartir, utilizar y mantener el conocimiento de una organización nos permiten crear un conocimiento con el fin de incrementar su capital intelectual y aumentar su valoración dentro de su entorno de mercado. (Lozano, 2000)

El conocimiento que crea cada corporativo basado sus tecnologías, flujos de información y en los datos crea una entidad de conocimiento de la de la empresa la cual se da mediante la organización y reutilización de la información generada en la propia institución: informes internos, patentes, artículos, presentaciones en congresos, en definitiva el flujo ascendente de la empresa.

El conocimiento interno y el externo para tomas decisiones se da mediante la compilación, análisis y síntesis de información procedente del entorno interno o de fuera de la organización, en dependencia del problema en cuestión. Depende tanto de las bases de datos internas como otras de publicaciones, patentes, información comercial y económica, orientación política y social de los eventos nacionales e internacionales y otros muchos factores.

Sin información no hay inteligencia; sin administrar la información no se puede destinar el conocimiento. La convergencia entre la inteligencia empresarial y la gestión del conocimiento, no significa la anulación de algunas de ellas, sino más bien, el fortalecimiento de ambas, a partir del empeño común y de la visualización en la práctica de las ventajas de una y de otra.

3. Postura Personal

Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas con detallistas, detallistas con consumidores. Todo esto genera grandes volúmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: órdenes de compra, facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos legales, etc.
El reto para toda dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extraído, procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.
El papel ha sido el único medio de comunicación de información para la administración, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información y mejora su precisión y eficiencia.
En la actualidad es imposible concebir el buen funcionamiento en la administración empresarial, sin echar mano de una herramienta tan útil como lo es la informática y por consiguiente de un sistema de información, ya que el cambio constante en el mundo obliga a toda empresa sin importar cual sea su sector económico a buscar métodos mas eficaces y rápidos de llevar acabo el proceso de la información que la empresa requiere.
La información tiene uno de los papeles mas importantes dentro de la empresa y esta a su vez es utilizada como materia prima por los demás departamentos de la misma, para así llevar acabo la toma de decisiones. Desde el departamento de captura, hasta el de producción requieren información oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con eficiencia su trabajo, día a día se desarrollan métodos mas rápidos y eficaces que pueden dar a la empresa información de calidad, haciendo que los sistemas de información tengan cada día mas demanda.
Para alcanzar el nivel optimo de competitividad deseado por la directiva de la organización, desde nuestro punto de vista consideramos que si bien el manejo de un sistema de información es importante, también lo es rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos críticos, como parte de un todo integral, ya que no es suficiente con digitalizar los ya existentes, es necesario hacer la reingeniería de procesos mediante la implementación del sistema de información adecuado.

3.1 Representación de modelos derivados
Para llevar acabo la clasificación de los sistemas de información existen diferentes tipos de modelos, por ejemplo, por Área funcional, la cual es de acuerdo con el subsistema funcional de la organización en el que va a usarse. Por tipo de función, es decir, por procesos de transacciones, para dar soporte a decisiones o por recuperación de información. También los sistemas pueden ser Institucionales o Personales, se pueden también, clasificar por su implementación: Manual, interactivo o en línea, y por procesos de medición. Los sistemas de transacciones pueden ser: un sistema de nómina, un sistema de reserva de boleto o un sistema de contabilidad, para efecto de profundizar en dichos modelos, referimos algunos de los autores, teorías y corrientes consultados a través de la investigación.

4. MECANISMOS Y ESTRATÉGIAS

4.1 Focos de Estudio y Casos Específicos

El Estado de Chihuahua y más aún su capital conforman un punto clave para el desarrollo de la industria de producción, 3 de ellas fueron seleccionadas por su representatividad:

CEMENTOS DE CHIHUAHUA.- Empresa líder, netamente chihuahuense destaca por sus niveles de calidad y penetración en el mercado, esta empresa fue seleccionada en primer lugar, por ser originaria de la ciudad, además de ser la única, dentro de las investigadas, que cuenta con departamento especialmente diseñado para administrar la tecnología y flujos de información, cosa que se refleja en su interacción corporativa y/o organizacional.

El departamento encargado de estos procesos se le conoce como Tecnologías de Información y está integrado por Ingenieros en sistemas y Administradores, sin embargo carecen de científicos de la información; aún así es una empresa preocupada por la interacción informacional corporativa, productiva y de comunicación, por estas razones la misma empresa procuró cubrir los requerimientos que se le presentaban, de tipo cada vez más específicos, por lo que se creó un sistema de acuerdo a sus necesidades, con cobertura local y apoyo permanente de sus ingenieros y soporte de consulta externa y periódica.

VISTEON DE MÉXICO.- Empresa internacional seleccionada por comprender la recepción, administración (en matriz) y transmisión de 14 empresas maquiladoras en México y muchísimas más alrededor del mundo, debido a este nivel de concentración de información, nos pareció uno de los focos de estudio más importantes, además de que nos permitió conocer el manejo de la mismas que en todo México se manejan.

A pesar de estar pasando por un proceso de separación de los sistemas de FORD, dentro de sus medidas de unificación de estrategias informativas se encuentra la estandarización de programas nacionales e internacionales apoyados en IBM y Multimedia México, soporte necesario por el nivel de administración que se requiere.

ELECTROCOMPONENTES DE MÉXICO.- a pesar de no ser muy grande, es una de las maquiladoras de Chihuahua que cuenta con dos plantas en la misma ciudad, esto le dio un especial interés por conocer sus flujos informativos dentro de las dos plantas y la concentración de la información a su matriz.

Encontramos en esta maquiladora, que sus tecnologías y recursos informativos no están muy desarrollados, su soporte está asentado en dos programas básicos, el Human y el VIPS (detallados más adelante), manejados cabe mencionar, sin apoyo de personal ni de consultoría externa, sin embargo los programas fueron desarrollados para cubrir sus necesidades, por lo que resulta conveniente pero perfectible.

4.1.1Células Informativas en Cada Caso de Estudio
A través de la investigación pudimos darnos cuenta de la importancia de contar con las células informativas adecuadas en cada caso y las distintas condiciones encontradas fueron las siguientes:

Cementos de Chihuahua.- Contamos con la colaboración del Ing. Javier Salazar A., jefe del departamento de visitas, quien amablemente nos dio una explicación detallada de los flujos informativos en toda la organización, sin embargo y a pesar de su presteza y conocimiento de los mismos, quedaron huecos mínimos de índole técnica que no se respondieron y ante el impedimento para visitar al encargado del departamento de Tecnologías de Información y del departamento en sí, hubo únicamente concreción de flujos, historia, beneficios, instalación y evolución del sistema y problemas organizacionales entre otros.

Visteon de México.- Entrevistamos a la Licenciada en Comunicación Karla Rentería, encargada de Comunicación Interna, en esta empresa el panorama informativo se presenta de manera totalmente distinta, los flujos se dan de manera estática y cuadrada, no existen decisiones sobre cual material es básico e importante, el flujo es meramente llenado de formas, y en este caso la Licenciada funge como filtro entre las empresas nacionales y la matriz, ubicada en Michigan, en este caso específico, la célula informativa resultó ser correcta por ser el punto de concentración de todo el cúmulo de información, pero bajo tal régimen de seguridad y privacía que a pesar de la organización de que está encargada, desconoce procesos e información importantes.

Electro componentes de México.- Después de encontrarnos con los dos casos anteriores, descubrimos que en esta maquiladora, el sistema de información no está administrado por alguien especializado, la misma encargada de Recursos Humanos y Entrenamiento es quien lleva el sistema local de la planta II, la Licenciada Liliana Corrales también funge como filtro para la gerencia de planta I y para la matriz en St. Louis Missouri .

Debido a sus tres actividades en orden de prioridad, el sistema de información lo considera en tercero por ser considerado una simple forma de vaciado.

Fuera de ella, nadie más de los niveles jerárquicos inferiores, puede editar la base de datos.

4.2 Requerimientos Para la Obtención de los Datos
Nuestra investigación fue basada en la información recavada de células informativas dentro de cada caso de estudio (arriba señalados), fue básico desarrollar un instrumento adecuado que nos permitiera no solo conocer la historia, el nombre, o creadores del sistema o programa, sino también las ventajas competitivas que ofrece el contar con un sistema especializado, las áreas de oportunidad que representa un flujo adecuado, etc.

Así pues, el instrumento aplicado consistió en una entrevista semiestructurada semidirigida, la cual con el paso de las entrevistas debió ser modificada, primero en estructura por mostrar redundancias y segundo en contenido, debido al conocimiento, características y actitudes del entrevistado.

Las entrevistas (solicitadas con mucho tiempo de antelación y por razones ajenas al equipo de investigación, cambiadas frecuentemente), fueron preparadas para 30 minutos de duración, tiempo acordado en la previa cita, sin embargo, en al menos Visteon y Electro componentes se nos invitó a presenciar la manera en que se interactúa con el sistema, oportunidad rechazada por Cementos.

A pesar de que todas las empresas a las que se acudió se encontró un sistema de información declarado, se diseñó un instrumento paralelo con interrogantes pertinentes en caso de contar con uno, ambos se describen en el siguiente punto.

4.2.1 Contenido de la Entrevista

* Ver anexo 1

* Ver anexo 2

4.3Generalidades de los sistemas de información y funcionamiento de su entorno

Cementos de Chihuahua

La información a continuación descrita fue otorgada por el Ingeniero Javier Salazar A., encargado de visitas a la planta con fecha de Abril 20, 2004

Antecedentes.- Anteriormente la comunicación en la empresa se daba a través de mensajes escritos en libretas, los horarios eran asignados a través de agendas manejadas por la secretaria de cada departamento. Para 1988 la falta de comunicación e información entre ellos por no contar con un departamento especialista en el tema ni alternativas de software y hardware compatible a sus necesidades, les ocasionó gastos y pérdidas exageradas.

Cambios económicos y humanos.- Inicialmente se tuvieron que reemplazar todas las computadoras a grado que el 80% del personal actual cuenta con una en su escritorio, el sistema fue evolucionando y tras ese cambió se optó por no realizar un cambio radical, así que se optó por mejorar los procesos que ya estaban, al llegar 1992 se decide finalmente conformar el departamento de Tecnologías de Información , basado en trabajo en equipo, alta calidad y dirección así como alto desempeño. Poco a poco con la automatización que implicó el cambió se vieron en la necesidad de prescindir de varios puestos.

Con la conformación del departamento y los reajustes de personal y documentación, solicitan la certificación de ISO 9002, 9004, obteniéndola para 1994 con una mención especial por el sistema de documentación que llevan, ya que permite el ahorro del tiempo, competitividad, comunicación interna, así como acceso directo e inmediato.

Retos que representó el cambio.- Se tuvo que enfrentar la resistencia de muchos empleados, en este caso, personas mayores que no lograron adaptarse a la nueva tecnología, razón por la cual aún se presentan esos vacíos por no utilizar el sistema oficial, mejor, optan por usar agendas electrónicas y sistemas parecidos.

Su Sistema de Información.- El sistema no fue comprado, ni licitado, es creación de la empresa, específicamente del personal del departamento de Tecnologías, sin embargo en ocasiones reciben asesorías por parte de consultores externos. Este, está diseñado de acuerdo a las necesidades específicas de la organización, lo que les brinda la confiabilidad, seguridad y privacía en sus flujos informativos, lo que lo hace único. El sistema se divide por áreas, departamentos y luego en grupos de trabajo, cada equipo cuenta con un jefe que en forma de cascada descendente transmite la información, así fluye desde el director hasta los operadores, de esta manera la información se va restringiendo haciéndose impenetrable para las capas inferiores.

Fallas del Sistema.- Han sido mínimas y resueltas inmediatamente por el departamento, regularmente referentes a la organización de la información, peticiones de agilización de manejo como suprimir dos actividades en una, etc, todas estas se evalúan, si representan movimientos grandes se realiza un análisis más exhaustivo y si son menores y no afectan al corporativo, se llevan a cabo.
El sistema aún no se puede considerar ideal, pero se trabaja en ello.

Visteon de México.
La información abajo presentada fue otorgada por la Licenciada Karla Rentería, encargada de comunicación interna con fecha de Mayo 10, 2004

Proceso de Separación.- Anteriormente se compartían los sistemas de información con FORD, sin embargo, recientemente, la empresa sufrió la separación y el reajuste que conlleva un movimiento de esa magnitud, es debido a ello que actualmente se busca la homogenización de estrategias en la planta y con sus 14 maquiladoras hermanas.

Soporte Técnico.- Visteon se sustenta en dos grandes empresas que le sirven como proveedores y prestadores de hardware y software, estas son: IBM y Multimedia de México respectivamente.
Por parte de IBM, se encuentra todo el equipo físico, el cual rentan a Visteon y lo mantienen en excelentes condiciones, además esta empresa funge como administrador de programas, e-mail gerencial y proveedor de claves, nadie más salvo IBM y la persona asignada conocen estas claves de acceso al sistema.
Multimedia por su parte, es la encargada de desplegar la información "autorizada", a través de la empresa y el resto de 14 maquilas, a través de pantallas VDT y servicios de mantenimiento.

Su Sistema de Información.- Brevemente, (a detalle posteriormente)está integrado por tres computadoras: una de IBM cuyo sistema recibe el nombre de report, es a donde llegan todos los programas creados y desarrollados desde Michigan, su matriz, el nivel de ingerencia, es de gerencial alto, ya que a ella solo accede IBM, la Licenciada Rentería y gerentes.
Otras dos computadoras conforman el sistema de control: la Master y la Player, en donde la Master no permite la visualización de nada de lo que se está haciendo, su ambiente, es parecido al de power point, ya que a través de diapositivas es contenida la información la cual, es restringida. La player, es donde se puede visualizar lo que se hace en la Master, cabe señalar que la información ahí contenida, es de solo lectura, para interactuar con cada departamento tiene diseñado un espacio final en negro, donde integrarán sus reportes cada departamento a nivel local.

Retos a vencer.- Actualmente Visteon gasta más de 6000 dólares mensuales en el pago a sus soportes, con una gran desventaja, es sumamente riesgoso que a cualquiera de las tres computadoras se infecten por virus, ya que eso representa el detenimiento temporal de actividades, en lo que mandan la vacuna desde Michigan, es ese su principal reto a vencer, la centralización.

Electrocomponentes de México

La información abajo presentada fue otorgada por la Licenciada Liliana Corrales, encargada del departamento de Recursos Humanos y Entrenamiento, el día 19 de Abril de 2004

Su Sistema de Información.- es el conocido como "Human", en el cual está comprendida la base de datos que es manipulable solo en el campo de interés, es decir la información generada en toda la maquiladora es capturada una vez y para todos, así, esta es distribuida de manera automática a los diferentes departamentos de la corporación, para los cuales el sistema activará solo la que es estrictamente destinada a ellos.

Tal es el caso, que como ejemplo de esto, Recursos Humanos solo interactuará con el sistema en información referente a los empleados y sus estadísticas y las áreas de compras, ventas o sistemas por su parte, se bloquearán de manera automática, esto evitará que personas ajenas a este punto de interés alteren o interactúen con el sistema.

Ventajas de su sistema.- El sistema depura la información que además grafica de manera inmediata y llega de la manera más condensada, real y significativamente posible a la capa superior de gerencia como apoyo en la toma de decisiones.

Retos a vencer.- Actualmente Electro componentes no cuenta con personal capacitado, ni siquiera se le da la importancia que merece, atender la problemática de un sistema que les permita mejorar sus flujos informativos, y mucho menos un departamento, por lo que es uno de los aspectos más descuidados de la planta.

4.31 Descripción de los Flujos de Información

Cementos de Chihuahua
El centro del proceso está concentrado en el departamento de Tecnologías de Información, el cual basa su labor en los principios de: Trabajo en Equipo, Alta Calidad y Dirección, así como en Alto Desempeño, este departamento está integrado por Ingenieros en sistemas y Administradores, los cuales son creadores del programa que rige el sistema de información actual, el cual está desarrollado en base a las necesidades de la empresa, su labor está asesorada por consultores externos, los cuales son contratados únicamente en caso de contingencia. El sistema no se ha desarrollado de manera ideal pero las fallas que presenta son mínimas, cabe mencionar que no se cuenta con ningún científico de la información, ya que se desconocía la presencia de profesionales en esa área, por lo que el sistema se reduce a un programa de comunicación e interacción interna que les permite solo mantenerse entrelazados, sin una investigación que sustente y satisfaga los requerimientos y jerarquizaciones informativas, esto tal vez pueda entenderse desde la perspectiva en que manejan su flujo:
Fluye en dirección vertical, de forma descendente, así las ordenes llegan desde dirección gerencial hasta llegar a producción, en cada nivel jerárquico se divide por áreas, departamentos, grupos de trabajo y finalmente equipos, cada uno de ellos cuenta con un jefe al que llega la información, en forma de cascada, y así de la misma manera, la información va restringiendo al nivel operario, contando cada uno (nivel), con un subsistema de información, el cual es impenetrable para las capas inferiores, no así para las superiores.

La comunicación interna, está dada a través de e-mail y próximamente se enlazarán a un portal, al que podrán conectarse todo el corporativo, desde cualquier parte del mundo y así mantenerse al día en las actividades programadas.

Visteon de México
Por su carácter de internacional cuenta con un sistema de información extremadamente centralizado, en México se maneja la información de 14 empresas y otras muchas más del exterior, toda la información se maneja a través de tres computadoras: una principal, a cargo de IBM, de quien recibe soporte en equipo técnico y cuyo sistema se conoce como Report, a esa computadora, llegan todos los programas creados y desarrollados en Michigan, ahí se administran y reparten a las diferentes empresas y departamentos según la orden de la matriz, su nivel es gerencial alto ya que a ella solo tienen acceso IBM, la Licenciada Rentería (fungiendo como filtro) y el nivel gerencial de la empresa, además de los programas ahí se administran el e-mail corporativo esto, a través de contraseñas dadas de manera confidencial, nadie más tiene acceso, a este mail se le conoce como vismail y para el personal en general se les da el mail conectado a outloock , que básicamente les sirve para mantenerse informados de las actividades organizacionales programadas, no de la información en sí, como es manejada en vismail, ya que en general se trabaja bajo el principio de que la información no se comparte a menos que ya se haya aprobado.

En síntesis IBM está a cargo de Rene Cabrera, encargado únicamente de administrar los programas, Multimedia por su parte maneja las otras dos computadoras principales que en general, sirven para desplegar información, estas son llamadas: Master y Plyer.

Ambas trabajan a través de un ambiente VDT ( pantallas), específicamente en la Master, no se visualiza nada de lo que se hace, a nivel informativo únicamente ( por medio de un ambiente parecido al de power point), se introduce la información, en los cuadros superiores que aparecen en pantalla, esto se comparte solamente a nivel internacional, para nivel local, al final de la serie de espacios, se encuentra un cuadro negro, el cual está disponible para cada departamento además es ahí en donde cada encargado, integra sus reportes periódicos, cuadro que integrará a nivel internacional únicamente después de ser aprobada por los gerentes y la Licenciada Rentería.

En esta computadora solo secuencia con la información ya mencionada, a través del sistema conocido como Scale , por lo demás, está restringido cualquier otro uso, incluyendo mail.

La Player, es donde se puede observar lo que se hace en la Master, la información contenida aquí, no se puede editar, la única opción de interacción con ella es la última diapositiva que aparece en negro igual que en la Master, de esta computadora tiene cada departamento una terminal que les permitirá integrarse a la organización.

El flujo informativo, fluye de la siguiente manera:
Toda la información es recavada de los distintos departamentos de Visteon y de las 14 empresas mexicanas agrupadas por áreas, toda esta llega a la Licenciada Rentería, ella está encargada de traducirla, hacerla llegar hasta su jefe ya traducida y organizada (más no administrada), este la envía al gerente quien da el visto bueno para mandarla a Michigan, su matriz lugar donde es realmente administrada. Cabe mencionar que no reciben retroalimentación solo ordenes de acción. La información que se intercambia entre las empresas instaladas en México, se da a través de un boletín que contiene únicamente la información "que se puede decir", anuncios y noticias electrónicos.

Electrocomponentes
El sistema de información está dividido en dos partes o dos tipos diferentes de programas. El VIPS y el Human.

El Human trabaja de manera local y es manejado por la encargada de Recursos Humanos y Entrenamiento, la Licenciada Liliana Corrales, el programa se basa en el principio de captura una vez y para todos, es decir, está diseñado de tal manera que los datos se capturan una sola vez, por lo que la información es plenamente compartida en cada nivel jerárquico de la empresa, llevando un flujo de abajo hacia arriba, de tal manera que cuando la información va subiendo se van bloqueando las áreas del programa, en las que no tienen injerencia otros departamentos, esta puede consultarse pero editarse de manera alguna, a su vez la información se va depurando, de tal manera, que al momento de llegar a la alta gerencia, no llegan datos y cifras aislados, sino información procesada que arroja indicadores básicos para desenvolverse en escenarios externos empresariales, la información puede consultarse de manera descriptiva (desplegado de información completa), gráfica y/o combinada.

Human se combina con VIPS en el sentido de los resultados solo se puede ver por gerentes y directores, a nivel internacional en VIPS, fluye básicamente de la misma manera que lo hace Human, solo que en un panorama global, con resultados totales, lo que da el poder de tomar decisiones informadas sobre cada una de sus plantas.

4.4Análisis de Información, Tablas y Propuesta
Como se pudo observar, los tipos de sistemas de información en las empresas de producción de la ciudad de Chihuahua, son extremadamente diferentes, las necesidades varían tanto, como el rango de los productos que fabrican, por lo tanto, la pretensión de este equipo de investigación , de llevar a cabo una propuesta de un sistema de información general para este rubro de empresas es declaradamente imposible, por lo que en base a tablas comparativas de las distintas ventajas y desventajas organizacionales visitadas, nos atrevemos a proponer un proceso de evaluación para la implementación de un sistema de información, que puede ser en su momento adaptado a cada necesidad específica.

Tablas comparativas

CEMENTOS DE CHIHUAHUA

VENTAJAS
Creación y desarrollo propios de tecnología de información.
Satisfacción de necesidades inmediatas
Confiabilidad, Seguridad y Privacía
Convenio de Lealtad con los Creadores externos, en lugar de contar
con especialistas permanentes.
Impenetrabilidad
Comunicación interna eficiente
Ahorro de tiempo
Acceso directo e inmediato

DESVENTAJAS
Flujo descendente
Falta de personal capacitado en inf.
Limitante de programa
Uso equivocado de recursos por consultores

VISTEON DE MÉXICO

VENTAJAS
Control total
Apoyo Técnico Permanente
Impenetrabilidad
Proceso de cambio
Centralismo

DESVENTAJAS
Excesivo control
Falta de retroalimentación a la base trabajadora
Reinicio de estrategia
Sensibilidad a virus
Necesidad constante de soporte técnico

ELECTROCOMPONENTES DE MÉXICO

VENTAJAS
Depuración de inf. hasta gerencia
Toma de decisiones informadas
Flujo de información horizontal y vertical
Captura una vez y para todos
Comunicación organizacional
Actualización permanente de inf.

DESVENTAJAS
Falta de personal capacitado
Carencia de importancia para los procesos informativos
Pérdida de tiempo por falta de información en la secuencia del proceso
Aumento de scrap (material dañado por personal) por variaciones en el programa no informadas.

Sistema de Evaluación
1º.- Evaluación de las tecnologías de información existentes.- Debe concentrarse un punto de partida que prevea la menor cantidad de conflictos organizacionales, sean del tipo que sean (económicos, de personal y/o técnicos).

2º.- Compatibilidad de recursos humanos.- No es la finalidad de un sistema de información desplazar al personal (tal vez experimentado y capacitado) por fines de agilización de proceso, pero sí es básico, contar con especialistas según el rango de requerimiento que dé funcionalidad al sistema por implantar.
3º.- Reducción de costos.- No siempre la mejor opción será cambiar todo el sistema presente para implantar uno nuevo, el costo ideal para un sistema de información funcional y que cubra las necesidades debe buscarse en base a una evolución del actual, ya para efecto del impacto organizacional de negación al cambio debe tomarse en cuenta.
4º.- Diseño del sistema.- Los flujos diseñados en base a los puntos anteriores deberán estar plenamente descritos en una base de datos y en impreso abierto a todos, detallando las actividades de cada entidad dentro de la organización, especificando en un apartado (recalcado), futuros beneficios y posibles ventajas, lo cual deberá ser presentado de manera verbal al corporativo.

5º.- Piloto.- Deberá correrse un piloto de dos a seis meses para conocer el funcionamiento, instaurar ajustes e introducir al personal al cambio.

6º.- Mantenimiento.- Un sistema de información no se implanta y se abandona, requiere administración y mantenimiento permanente, por lo que se deberá estar dispuesto a contar con un científico de la información permanentemente.

5. CONCLUSIONES

Es así que la importancia de un sistema de información no debe desmeritarse, ya que es la oportunidad de la empresa de reducir incertidumbres económicas, de negocios, etc., de contar con áreas de desarrollo, de reducir costos, de integrar al personal a la organización, lo que repercutirá en un aumento de la producción e integrará a la compañía en una gran y unida familia de trabajo, en la que todos participen activamente, reflejándose finalmente en una solidez tal, que le permitirá enfrentarse de manera sólida a la dinámica económica actual.

CEMENTOS DE CHIHUAHUA

A pesar de contar con un departamento de Tecnologías Información, nos llamo de sobremanera la atención, que no contaran con ningún científico de la información, es así que sus sistemas de información se reducen a programas creados por ingenieros en sistemas, en colaboración con administradores, por lo que no tienen de fondo una investigación profunda de las reales necesidades corporativas, lo que se puede observar en el rumbo del flujo que lleva su información, esta inicia en el gerente y se desenvuelve en forma de cascada hacia abajo, no recuperando información valiosa del fondo de la cascada que les permita tener un conocimiento completo y referencial de la situación de su empresa, de manera prácticamente inmediata, lo que apoyará su toma de decisiones.

VISTEON MÉXICO

Como ya sabemos esté corporativo maneja mucha información de varias compañías nacionales y extranjeras, por consiguiente podemos decir que la seguridad de su información y la que ellos manejan (la de los clientes) depende de un control total permanente.
Esto es lo que caracteriza a esta empresa ya que no cuenta con una departamento o con técnicas especiales para la elaboración, mantenimiento y programación de los sistemas informativos, y así salvaguardar la entidad como empresa líder en su rama y la de sus clientes (empresas que pagan por su servicio).
Esta compañía tiene una gran desventaja, por que al tener tal solo tres semanas de estar trabajando por su parte (separados de la Ford), esto hace que aun no vean las desventajas que tienen los sistemas empleados en la actualidad.

ELECTROCOMPONENTES DE MÉXICO
Respecto a esta empresa podemos concluir en base a los puntos de análisis ya desarrollados en el presente trabajo, que es en esta maquiladora en donde se presentan más problemas de flujo, así como grandes pérdidas económicas por falta de información oportuna, a través de la entrevista y observación directa, pudimos constatar que el sistema de información no recibe la atención debida por lo que resulta en ineficiencias de manejo repercusiones en piso de producción, a este respecto sugerimos implantar un sistema integral, que incluya no solo los departamentos distintos departamentos, sino enlaces directos a cada una de las líneas de producción a través de una terminal en donde se indique
La situación en tiempos, números, programas y ordenes reales y oportunos, es decir, recibirlos al mismo tiempo que suceden, así en caso de cambios inesperados, se evitarán pérdidas de material, tiempo y esfuerzo de trabajo, y movimientos innecesarios en los cambios de programa.

Así mismo recomendamos la implantación de un departamento especializado que se mantenga alerta de las necesidades informacionales de la empresa, que esté encargado de mantener al día la documentación para la adecuada administración de los procesos.

De las empresas visitadas esta es la que más inversión en administración de información y sobre todo gestión del conocimiento necesita.

Para esto nos permitimos sugerir, que se integre a su departamento de información un especialista que tras un análisis detallado y desglosado, incluya recomendaciones de fondo a aplicar en e presente sistema y con apoyo en su tecnología.

Anexo 1

Universidad Autónoma de Chihuahua
Facultad de Filosofía y Letras
Ciencias de la Información

(Respuesta afirmativa)

1.- Nombre y puesto de la persona guía.

2.-Mencione tres problemas que tuvieron antes de contar con un sistema de información
3.-¿Cuáles fueron los costos al implementar el sistema de información?

4.-Mencione tres riesgos que representó el implantar un nuevo sistema de información?

5.-¿Cuáles fueron los retos organizacionales y de personal sufridos por la organización con el implemento del sistema de información?

6.-¿Cuánto tiempo se registró para la implementación y verificación de la eficacia del sistema?

7.-¿Cómo llegaron a la selección del sistema usado actualmente y por qué lo seleccionaron? ¿Qué ofrecían los sistemas de información que fueron desechados?

8.-¿Cuál es la ventaja comparativa y/o competitiva del sistema?

9.-¿Cómo se llama y por quién fue creado?

10.-¿Qué tipo de sistema posee (departamental, organizacional, combinado, etc.?

11.-¿Cuál es el flujo del sistema de información dentro de la empresa?

12.-¿Cuáles son los ejes (puntos clave) organizacionales para el uso del sistema?

13.-¿Qué tipo de fallas se le han detectado al sistema de información?

14.-¿Qué beneficios han recibido de la implementación del sistema de información en la organización?

15.-Debido a lo anterior,¿cuántas correcciones y de qué tipo se le han hecho al sistema de información?

16.-¿cuál es, desde su perspectiva, la importancia de contar con un sistema de información?

Anexo 2

Universidad Autónoma de Chihuahua
Facultad de Filosofía y Letras
Ciencias de la Información

(Respuesta Negativa)

1.- Nombre y puesto de la persona guía.

2.-Mencione tres problemáticas presentadas por no contar con un sistema de información?

3.-¿Qué costos están dispuestos a correr por la implementación de un sistema de información?

4.-Mencione tres riesgos que están dispuestos a correr por implantar un nuevo sistema de información?

5.-¿Qué retos organizacionales y de personal ha sufrido la organización con la ausencia de un sistema de información?

6.-¿Se les han presentado sistemas de información de acuerdo a sus necesidades? Y si es así,¿por qué no lo han implementado?, ¿Qué ofrecían los sistemas de información que han desechado?

7.-¿Cuál es la ventaja que les presenta el administrar su información como hasta ahora?

8.-¿Por quién fue creado el actual procedimiento de manejo de la administración?

9.-El manejo actual de la información se hace ¿a qué nivel?, (departamental, organizacional, combinado, etc.?

10.-¿Cuál es el flujo del sistema de información dentro de la empresa?

11.-¿Qué tipo de fallas se le han detectado al actual manejo de la información?

12.-¿Qué beneficios han recibido del actual manejo de la información en la organización?

13.-Debido a lo anterior,¿cuántas correcciones y de qué tipo se le han hecho al manejo de la información, para llegar a la actual actual?

17.-¿cuál es, desde su perspectiva, la importancia de contar con un sistema de información estructurado y especializado?

BIBLIOGRAFÍA
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ARTICULO: EL LUGAR DE LA INTELIGENCIA EMPRESARIAL EN EL ENTORNO CONCEPTUAL DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. EVOLUCIÓN EN CUBA.
Por Eduardo Orozco Silva
Consultorio Biomundi, dirección de inteligencia corporativa del Idict, La Habana, Cuba. [email protected].