LAS DECISIONES EN LA EMPRESA
PARTE I
Las decisiones tienen una importancia trascendental para el mundo empresarial, sin embargo, es poco conocido en qué consiste tal actividad. Es debido a la calidad de las decisiones, más que a factores externos, que depende el éxito o fracaso de un negocio. Por esto, es que todo empresario debe tener destrezas de análisis para la toma de decisiones. Durante este artículo discutiremos los conceptos de recursos y costo-beneficio que están comprendido en toda decisión.
En una decisión están presente los siguientes elementos:
En el extremo derecho del diagrama los Valores y-o Utilidades hacen referencia a qué el decisor dá importancia. Toma una decisión y rechaza otras alternativas precisamente por lo que es importante para él, aquello que busca. Ante la información que tiene sobre las cosas, y su conocimiento, dispone de sus recursos para establecer alternativas. Cada una de ellas conlleva riesgos y beneficios. Opta por aquella que mejores resultados le provea de acuerdo a sus valores. En la actividad empresarial lo que se busca es la rentabilidad. Lo importante, las utilidades, quedan en función, entre otras cosas, del bienestar económico que produzca.
RECURSO:
Para empezar, se toman decisiones sobre los recursos disponibles. Los recursos son medios para lograr metas. La experiencia típica de un empresario es contar con recursos escasos. Es ante la escasez que tiene sentido evaluar cual es el mejor uso posible de un recurso, con recursos ilimitados no hace falta invertir en análisis para decidir. Dado el caso de que por lo regular la empresa tiene una meta y recursos escasos, toca evaluar qué posibles usos se puede dar a estos recursos con el fin de alcanzar el máximo bienestar, la utilidad. El tiempo y el espacio físico son recursos escasos, otros cuatro recursos báscios e importantes en cualquier empresa, son:
- Cultura Corporative: Lograr la productividad es más fácil en un ambiente que la fomente. Para lograr una cultura de eficiencia y productividad el estilo gerencial es bien importante. Por ejemplo: es costo de inversión elaborar en una cultura de excelencia en servicios.
- Personal: Es el recurso más valioso de la empresa, es a través del esfuerzo que éste realiza que se logran los objetivos. La cultura corporativa es fundamental para las actitudes y el uso óptimo de las destrezas del personal.
- Tecnología: Se entiende en un sentido amplio. No sólo están incluidas las máquinas, sino también, la tecnología en recursos humanos es establecer la organización interna para facilitar la obtención de resultados. La tecnología permite mayor disponibilidad de información. Mientras mejor informado se esté, se estará en mejor posición para tomar decisiones.
- Capital: Este recurso es tan importante como los demás. Muchas veces al no capitalizar en los recursos antes mencionados, se traduce en mayor costo del recurso capital. Pobre cultura organizacional implica mayores costos de fricción. Esta ineficiencia implica más inversión de dinero para lograr las metas. Por ejemplo, se crean más procedimientos y controles, aumenta la burocracia.
En toma de decisiones se debe tener presente el uso alterno que se puede dar a los recursos. Cuando se utiliza un recurso para un beneficio se esta sacrificando otro beneficio. El análisis consiste en establecer los posibles beneficios de cada alternativa. La decisión queda justificada al momento en que el beneficio que se sacrifica sea de menor provecho que el beneficio a recibir. En otras palabras, no hay almuerzo gratis. Para quedar satisfecho con la decisión tomada se decide a base de que el beneficio a obtener compense el que se sacrifica.
EJEMPLO DE COSTO:
Hay tres asuntos pendientes, a saber: reunión con el personal, atender un cliente y revisar el informe de progreso para la Junta. Se dispone del miércoles en la mañana por lo que sólo se puede atender dos de éstos tres. La práctica de pretender trabajar en cómo echar dos litros de agua en un evnase de un litro, conlleva pérdida de tiempo e ineficiencia. Por cuanto, cabe preguntarse cuál de los tres asuntos produce mayores y mejores resultados. El costo no es el tiempo, es el beneficio que se deja de percibir en las alternativas rechazadas.
En cuanto a decisiones se refiere, los directores en ocasiones dan por sentado unos costos fijos para alcanzar las metas. No ven que siendo más eficiente en sus procedimientos, tales costos se pueden reducir. Se debe buscar reducir costo mediante nuevos procedimientos para alcanzar las metas. En nuestro ejemplo, el director debe idearse nuevas maneras para que su personal haga el trabajo con eficiencia, mientras el dedica su tiempo a planificar en como aumentar la rentabilidad y lograr mayor productividad. Debe establecer majores procedimientos en cómo dirigir su oficina, al hacerlo el personal puede atender y lograr el resultado con el cliente y usted usa su tiempo en revisar el informe. Así pues, libera el miércoles para otros asuntos.
BENEFICIO:
En la toma de decisiones, ignorar esta consideración del beneficio sacrificado, el costo, obtaculiza el desarrollo del negocio y puede llevar al fracaso las actividades comerciales. Lo que comúnmente se conoce como ausencia de visión es el no haber podido identificar los beneficios que son sacrificados al momento de decidir. No identificar los beneficios ocultos, hace que la decisión sea más costosa de lo que se había estimado. Una empresa pequeña, en búsqueda de tener liquidez, establece la política de que sus tres vendedores sean los cobradores de sus clientes. Logra un beneficio, pero el costo oculto es haber perdido un 35% de sus clientes. Lo mismo puede pasar con el aumento de los refrescos, se obtiene un beneficio con el aumento de 15¢, sin embargo, los costos todavía son insospechados.
Desde el punto de vista directivo, el análisis ordinario es maximizar sus utilidades. Tal decisión puede ser lo racional en otro momento, pero en un estado de incertidumbre y alto riesgo para la industria como el aumento del "refresco" es preferible asumir una actitud conservadora. El análisis indicado se llama Maximin. Consiste en optar por lo mejor entre las peores salidas negativas. Esto no resulta ser un análisis hacia lo más óptimo, pero con Maximin la pregunta gira si los riesgos se pueden tolerar. Si se pueden tolerar, que no afecte tanto el negocio, se utilizan otros sistemas, análisis más optimistas.
Los beneficios de las actividades empresariales precisamente se justifican, no tanto por el esfuerzo invertido, sino por los riesgos en que se incurren. Los beneficios son a base de haber tomado decisiones en la cual las consecuencias no están garantizadas. Hasta dónde llegar con tal incertidumbre, es la clave directiva. Definir cuándo se está en un situación de alto riesgo y establecer si el peor resultado se puede tolerar, es fundamental para el éxito empresarial.
Muchas empresas, pendientes de reducir gastos, deben tener presente que al eliminar costo necesariamente se elimina un beneficio. Los directivos, en su empeño de reducir costos, crean problemas mayores cuando no toman en consideración los beneficios que sacrifican, sean éstos explícitos o implícitos.
Así pues, otro aspecto en la toma de decisiones es preguntarnos cuán bien informado estamos al momento de decidir. Mientras mejor informado se esté, menor el estado de incertidumbre al tomar la decisión. Las actividades empresariales que se inician se malogran, precisamente porque se cree tener toda la información en situaciones que precisamente son inciertas. En una próxima ocasión discutiremos sobre el elemento de la información en la decisión. Estableceremos la diferencia entre información y dato, cómo la información es en función de las preguntas que se tienen presente. Estudiaremos, además, más de cerca los costos de tener información y cuándo decidir.
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