| ADMINISTRACION DEL DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y MANTENIMIENTO 1. ADMINISTRACION / ORGANIZACI�N. Las bases para la administraci�n del Departamento de Ingenier�a y Mantenimiento parten de la organizaci�n de la oficina del Ingeniero en Jefe, de su almac�n y de sus salas de maquinas. Esta administraci�n y su control estar� contenida en registros debidamente llevados en sus archivos correspondientes, debiendo en principio contar con la informaci�n, documentaci�n y equipos (archiveros) necesarios para su cometido y que contengan lo siguiente : - Historia de las reparaciones de la maquinaria. - Mantenimiento Preventivo. - Registros diarios de consumo ( combustibles, agua, electricidad), tomando como m�nimo dos lecturas al d�a. - Registros de solicitudes de trabajo y trabajos extras. - Archivos para correspondencia externa ( Proveedores, oficinas centrales, consultores, etc.). - Archivo para operaciones internas tales como : > Empleados > Reuniones > Funciones > Memorandums > Almacenes de Ingenier�a y Mantenimiento > Gastos y Presupuesto anual - Un sistema de archivo para dibujos (planos) t�cnicos. - Cat�logos, manuales de operaci�n y mantenimiento. - Lista de repuestos y sus precios (de ser posible) de toda la maquinaria. Lo anterior, cuando sea necesario deber� ir contenido en tarjetas de registro y todo lo indicado debidamente clasificado y codificado como se se�ala a continuaci�n, teniendo en cada archivo las subdivisiones que sean necesarias para efectos de ubicaci�n y descripci�n. Igualmente para tener duplicados de ordenes de compra, facturas si las hay, registro de mantenimiento preventivo tomado ya sea, de los formatos del d�a o de la experiencia previa, tipo de repuestos, etc. La ventaja importante de estos archivos / registros para cada maquinaria es que a la hora de necesitar cualquier informaci�n sobre el equipo del hotel sea inmediatamente encontrada. EJEMPLO : CODIFICACION UBICACI�N EQUIPO/MAQUINARIA 101/102/103 Sala de Calderas 101 - Caldera 102 - Calentador 103 - Suavizador 201/201-1 Unidades de aire acondicionado (Equipos del 1o Al 6� piso 201 - 1� piso. Sala de maquinas 201 -1 - Unidad manejadora de aire. 301/301-4 Lavander�a 301 - Mangle 301-4 - Dobladora de s�banas 401/401-14 Cocina Principal 401 - Hornos 401-14 - Cuartos fr�os 501/501-2 Sonido y Televisi�n 501 - Equipo de sonido 501-2 Micr�fonos 601/601-3 Ama de llaves 601 - Aspiradoras 601-3 Pulidoras 701/701-1 Equipo futuro para el hotel 701 - Computadora 801/801-2 Equipo fuera del edificio del hotel 801 - Sala de equipos de la Alberca 801-2 Dosificador Esta codificaci�n deber� ir pintada o colocada con etiqueta met�lica en cada equipo para identificarlo claramente. De la misma forma, para seguir las condiciones correctas de operaci�n de los equipos, deber�n marcarse las presiones, temperaturas, amperaje, etc., en su correcto nivel operativo. La raz�n de esto, es para asegurar que el personal encargado (operadores de m�quinas, supervisores) de estos equipos est�n siempre alertas del correcto funcionamiento de las mismas y su debido control (registro llevado en libro de bit�cora o formatos). Todo lo anterior tiene como principal objetivo "EL EQUIPO Y TODO LO QUE SE RELACIONA CON EL" como sigue : - En el archivo (ver codificaci�n parte 1) - En el equipo escrito con una marca o etiqueta met�lica. - La tarjeta de registro del equipo : reparaciones. - La tarjeta de registro del equipo : Mantenimiento preventivo (incluye el diagrama mayor para el mantenimiento preventivo y las hojas diarias de servicio). - En las tarjetas de control del almac�n de acuerdo a la clasificaci�n de los repuestos y la cantidad existente e inventarios. Por lo que a la instalaci�n el�ctrica se refiere, tambi�n esa codificaci�n y numeraci�n marcada o etiquetada en la maquinaria que requiere corriente el�ctrica puede ser aprovechada marc�ndola en los tableros generales de distribuci�n, interruptores, etc. para fuerza, alumbrado y emergencia. Con esta codificaci�n y numeraci�n los empleados de mantenimiento har�n mas f�cil su operaci�n y en caso de emergencia cualquier persona ajena al departamento, pueda f�cilmente accionar el interruptor de la m�quina correspondiente. Sin ello, se pueden tener serias consecuencias si se cometen errores al realizar cortes en las l�neas o circuitos equivocados. Teniendo adem�s la ventaja adicional de ahorrar tiempo cuando se buscan circuitos suplidores o secundarios sin recurrir a los planos (si existieran). 2. ALMACEN DE INGENIERIA Y MANTENIMIENTO. Es muy importante que exista un espacio adecuado para el uso y arreglo de los almacenes de Ingenier�a y Mantenimiento. La estanter�a respectiva puede ser dividida en secciones y usar el sistema de codificaci�n de colores, para distinguir r�pidamente las diferentes secciones por lo que a categor�a de equipos, accesorios, repuestos y materiales se refiere. Adem�s se sugiere el uso de letreros de se�alizaci�n en la parte superior de la secci�n (estanter�a) respectiva para la identificaci�n y clasificaci�n de sus contenidos, adem�s de la perforaci�n y gancho para la colocaci�n de la tarjeta de control del art�culo en cuesti�n. En los entrepa�os tambi�n se pueden colocar letreros de se�alizaci�n marcando el sistema de numeraci�n descrito al principio junto con el nombre del equipo para su r�pida identificaci�n. En el caso de materiales como alfombras, baldosas y papel tapiz pueden ser identificadas marcando en el letrero de se�alizaci�n en que �rea del hotel fueron instaladas. Esta clasificaci�n de los almacenes en secciones, codificaciones por color, las descripciones de los letreros de se�alizaci�n y de las tarjetas de control, permiten al empleado del almac�n (Oficinista/administrador), localizar cualquier articulo r�pidamente. Si alg�n articulo no se encuentra en existencia, el no tendr� que perder tiempo buscando en varios sitios. SECCION CODIGO DE COLOR Aire Acondicionado y Refrigeraci�n Azul Claro Refacciones y Accesorios de cocina Blanco Refacciones y Accesorios de Lavander�a Verde Claro Material y Equipo El�ctrico Negro Plomer�a en general Gris Claro Ascensores y Tel�fonos Gris Obscuro Cortineros, Tapicer�a, Persianas, Vidrios Amarillo Pintura, Barniz Caf� Obscuro Carpinter�a en general Caf� Claro Herramientas Verde Obscuro Otros equipos, Miscel�neos, Ferreter�a Naranja Papeler�a y Art�culos de oficina Azul Obscuro Varios de Edificio Morado 3. CONTROL DE EXISTENCIAS DE LOS ALMACENES DE INGENIERIA Y MANTENIMIENTO Los almacenes se encontraran funcionando bajo la responsabilidad del personal de mantenimiento y administrativamente bajo la directa supervisi�n del departamento de Contabilidad del hotel. El encargado del almac�n ser� el responsable ante el Gerente, Asistente y Supervisores de mantenimiento. El preparara las requisiciones de materiales y mantendr� en almac�n un m�nimo de existencia. Las requisiciones de material deber�n contener la siguiente informaci�n : 1.- Articulo (concepto). 2.- Cantidad 3.- Unidad. 4.- Numero de existencia. 5.- Especificaci�n. 6.- C�digo de contabilidad. 7.- Ultimo precio. 8.- Proveedor recomendado y deber�n estar firmadas por : 1.- Jefe de almac�n. 2.- Gerente de Mantenimiento. 3.- Jefe de compras. 4.- Gerente General. Constando de original para el jefe de compras y copia para el encargado del almac�n. La requisici�n de material debe ser firmada de acuerdo a las prioridades descritas. El Gerente General como la ultima autoridad en firmarla, devolver� la requisici�n al Departamento de Ingenier�a y Mantenimiento, el cual retendr� una copia y enviara el original al Departamento de Compras. Este departamento conseguir� cotizaciones de varios proveedores y llenara (una vez seleccionada la cotizaci�n), una orden de compra (original y tres copias) la cual deber� ser revisada y aprobada por : - Jefe de Compras. - Gerente de Mantenimiento. - Gerente General. Una vez devuelta al Gerente de Mantenimiento, �ste mantendr� la ultima copia y enviara el original y dos copias al Departamento de Compras para su distribuci�n : - Original al proveedor. - Primera copia al departamento de compras. - Segunda copia al encargado del almac�n (esta ya fue retenida por el Gerente de Mantenimiento). La orden de compra indicara la misma informaci�n que la que se encuentra en la requisici�n de materiales, adem�s de los precios actualizados y referencias a la correspondiente requisici�n de material. Copia de las cotizaciones se anexaran a las requisiciones de materiales. Es necesario preparar una hoja de recibo para el encargado de recibir la mercanc�a de acuerdo a como se entregue la misma. Tendr� una copia de la orden de compra y la comparara con lo recibido y, con las facturas y la lista de despacho verificara - Concepto. - Cantidad. - Calidad. - Precio. Si �l confirma que es una entrega parcial de la mercanc�a, se anotara detalladamente en la orden de compra. Se solicitara inmediatamente una nota de cr�dito en donde el total o el conteo sea menor que lo ordenado o en donde la calidad sea inferior y se requiera una reposici�n de la mercanc�a. Insistir en que cualquier cambio en la factura en la lista de entrega o en el reporte de recibido de la mercanc�a sea iniciado por el recepcionista. Revisar adiciones y aumentos. Preparar el reporte de recepci�n de mercanc�as conteniendo la siguiente informaci�n : - Fecha - Proveedor - Numero de recibo - Referencia - Cantidad - Unidad - Precio neto - Valor total - C�digo de contabilidad - Asignaci�n con cargo directo o existencia El reporte de recepci�n de la mercanc�a ser� preparado por triplicado : - Original a Contabilidad. - Primera copia a Control de costos. - Segunda copia a Encargado del almac�n. La mercanc�a junto con la factura o la lista de despacho y el reporte de recepci�n, una vez en manos del encargado del almac�n, ser� revisada y sellara la factura y le pondr� el numero del c�digo de contabilidad y firmara de aceptaci�n de la mercanc�a. La enviara al Gerente de Mantenimiento y a firma del Contador, conservara la segunda copia de la hoja de recepci�n y una copia de la factura. El original de la factura y la lista de recepci�n se enviara a control de costos y posteriormente pasara a contabilidad. Cuando se trate de mercanc�a importada, antes de aceptarla debe ser inspeccionada por una persona autorizada del departamento de mantenimiento y un reporte de la inspecci�n deber� ser elaborado si se encuentra alguna diferencia. Esto implica una pronta acci�n y se deber� dar prioridad para evitar que se tengan reclamos por el tiempo perdido debido a una tardanza en la confirmaci�n. EL recibo de la mercanc�a importada ser� entrada en la hoja de recepci�n, sin embargo deber�n anotarse datos como : Precios netos, precios FOB, Cargos por manejo, cargos por flete, tasa de conversi�n de la moneda, impuestos, etc. , (total de los cargos). Todos estos cargos deben ser separados de acuerdo al peso y volumen para obtener un precio unitario. Los reportes de recepci�n de las mercanc�as ser�n hechas en : - TARJETAS DE CONTROL que contendr�n la siguiente informaci�n : - Numero de existencia (stock). - Numero de la tarjeta de control. - M�ximo / M�nimo. - Fecha. - Unidad. - Referencia. - Descripci�n. o Entrada / salida. o Balance. - TARJETA DE KARDEX que contendr� la misma informaci�n que las tarjetas de control, sin embargo se a�adir� el ultimo precio promedio. Se deber� tener un estante para las tarjetas de Kardex en el almac�n y estar�n bajo el control del encargado y/o el contralor de costos. - REQUISICIONES DE ALMACEN que ser�n llenadas por el asistente de mantenimiento y el encargado del almac�n y contendr�n la siguiente informaci�n : o Cantidad o Unidad o Numero de tarjeta de control o Numero de c�digo de contabilidad o Precio unitario o Precio total o Descripci�n o Justificaci�n Existencia en stock o Comentarios La requisici�n de almac�n constara de original y dos copias y ser�n distribuidas de la siguiente forma : - Original para el encargado del almac�n - Primera copia al encargado de control de costos - Segunda copia al emisor Y ser� firmada por el emisor, el Gerente de Mantenimiento Y/o asistente y por el encargado del almac�n. Una vez despachada la mercanc�a se le enviara una copia al contralor de costos. Es de hacer notar que el encargado del almac�n podr� despachar la mercanc�a con la firma �nica del emisor. Posteriormente el Gerente de Mantenimiento y/o Asistente las firmaran en base a una rutina. El encargado del almac�n mantendr� una lista (bajo instrucciones) de art�culos y materiales que no ser�n despachados sin la aprobaci�n previa del Gerente de Mantenimiento y/o Asistente. Las requisiciones de almac�n son utilizadas como base para darles entrada en las tarjetas de control y de Kardex (salida). Todos los cargos directos se enviaran del Gerente de Mantenimiento y/o Asistente al encargado del almac�n quienes firmaran, entrara en el c�digo de contabilidad y en la distribuci�n del formato de costos mensuales llevados al d�a - INVENTARIOS Deber�n ser efectuados mensualmente por el encargado del almac�n junto con personal del departamento de contabilidad anotando el resultado en el libro de inventario. - REPORTE DE CONSUMO MENSUAL Deber� contener la siguiente informaci�n : - Apertura del inventario - Cierre del inventario - Consumo - Numero de c�digo de contabilidad - Precio unitario - Precio total |