Dirección:
Antonio
Sánchez Tomás, Departamento de Contabilidad, Universitat
de València, Artes Graficas 13, (46010) Valencia.
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En las últimas décadas, como se sabe, se han producido grandes cambios en el entorno de las empresas y las organizaciones, como consecuencia de los avances producidos por las nuevas tecnologías de la producción, de la información y de las comunicaciones. En este nuevo entorno, tan complejo y cambiante, para poder tomar decisiones de una manera eficaz, es necesario disponer, en todo momento y de una forma rápida de información suficiente, actualizada y oportuna. Esto sólo es posible, hoy en día, utilizando los ordenadores electrónicos y los medios que proporciona la tecnología de la información (Sánchez 1991a, 1992a). Además, gracias a las investigaciones realizadas en la inteligencia artificial, con el desarrollo de los sistemas basados en el conocimiento y los sistemas expertos, también se han producido grandes avances en el tratamiento del conocimiento, factor fundamental para la toma de decisiones.
En el presente trabajo vamos a estudiar solamente estos últimos sistemas desde la óptica de la contabilidad. A través de este estudio vamos a mostrar una visión de conjunto de la aplicación de los sistemas expertos en el dominio de la contabilidad. Para ello, se estudian los sistemas expertos en los distintos dominios de la contabilidad. Para cada uno de estos dominios, se indican las características principales del dominio y se presenta un resumen de algunas de las principales aplicaciones desarrolladas. Y, por último, se realizan unos comentarios concluyentes sobre la utilidad de estos sistemas.
Los sistemas expertos son programas de ordenador que capturan el conocimiento de un experto e imitan sus procesos de razonamiento cuando resuelven los problemas en un determinado dominio. Los sistemas expertos son un subconjunto especial dentro de los sistemas basados en el conocimiento, que incorporan en la base de conocimiento del sistema el conocimiento de un experto. Una definición formal de los sistemas expertos, aceptada por muchos autores, es la aprobada por el Grupo Especialista en Sistemas Expertos de la Sociedad Británica de Ordenadores, que los define de la forma siguiente: "Un sistema experto es visto como la incorporación en un ordenador de un componente basado en el conocimiento, que se obtiene a partir de la pericia (conocimiento técnico) de un experto, de tal forma que el sistema pueda ofrecer asesoramiento inteligente o tomar una decisión inteligente sobre una función del proceso. Una característica adicional deseable, que muchos considerarían fundamental, es la capacidad del sistema, si se le solicita, de justificar su propia línea de razonamiento de un modo directamente inteligible para el interrogador...". (Connell, 1987, p. 221; Prado, 1991, p. 443). Los sistemas expertos también pueden ser definidos en función de sus características funcionales. En este sentido, Hayes-Roth (1984, p. 51) considera como características más importantes de los sistemas expertos las siguientes: (1) pueden resolver problemas muy difíciles tan bien o mejor que los expertos humanos; (2) razonan heurísticamente, usando lo que los expertos consideran que son reglas empíricas efectivas, e interactúan con los humanos de forma adecuada, incluyendo el lenguaje natural; (3) manipulan y razonan sobre descripciones simbólicas; (4) pueden funcionar con datos que contienen errores, usando reglas de enjuiciamiento inciertas; (5) pueden contemplar múltiples hipótesis en competición simultáneamente; (6) pueden explicar por qué están formulando una pregunta; (7) pueden explicar su proceso de razonamiento y justificar sus conclusiones. Por razones obvias de extensión, en este trabajo no se entra en los temas conceptuales de los sistemas expertos.
Los sistemas expertos se han venido aplicando con éxito en múltiples campos: medicina, geología, química, ingeniería, etc. (Waterman, 1986; Harmon y King, 1988; Rauch-Hindin, 1989), para realizar tareas muy diversas (e.g., interpretación, predicción, diagnóstico, diseño, planificación, instrucción, control, etc.) (Hayes- Roth en al., 1983, pp. 13-16; Waterman, 1986, p. 33). Las actividades administrativas, financieras y contables también son campos en los que se pueden aplicar los sistemas expertos, pues se realizan muchas de las tareas antes descritas y, además, éstas cumplen la mayoría de los requisitos que son necesarios para poder desarrollar un sistema experto (i.e., las tareas requieren conocimiento especializado, existen auténticos expertos en la materia, los expertos son escasos, la pericia necesita ser localizada en distintos lugares, la mayoría de las tareas requieren soluciones heurísticas, ...) (Waterman, 1986, pp. 127-134). Ahora bien, no en todas las tareas que se realizan en el campo de la contabilidad y las finanzas es necesario utilizar los sistemas expertos. Así, en las tareas de auditoría que están perfectamente estructuradas, son muy mecánicas y pueden expresarse en forma algorítmica (e.g., preparación de balances, cálculo de ratios, muestreo, circularización,...) se puede, y es conveniente, utilizar la informática convencional (e.g., programas informáticos normales, tratamientos de textos, bases de datos, ...); en las tareas que estén semiestructuradas se pueden utilizar los sistemas de ayuda a la decisión (e.g., hojas de cálculo, sistemas de consulta de archivos, sistemas de representación y análisis de datos, ...); reservándose los sistemas expertos para las tareas que estén muy poco o nada estructuradas, pues en este tipo de tareas se requiere mucho del juicio de un experto y se utilizan reglas heurísticas para llegar rápidamente a una solución, dado que el campo de soluciones puede ser muy amplio (Sánchez, 1993e).
En principio, los sistemas expertos se pueden aplicar en todas las áreas de la contabilidad (Montesinos, 1976; Cañibano, 1982). Ahora bien, como esta clasificación resultaría muy amplia y, además, es poco práctica, vamos a clasificar las aplicaciones potenciales de los sistemas expertos en contabilidad de acuerdo con las siguientes áreas (Anderson y Bernard, 1986; Connell, 1987; Elliott y Kielich, 1985; Englard y Kiss, 1989; O'leary 1987a; Shim y Rice, 1988):
* Auditoría: Análisis de la materialidad y del riesgo, evaluación del control interno, planificación de la auditoría, evaluación de la evidencia, análisis de cuentas concretas, formación de opinión, emisión del informe, auditoría interna, auditoría informática, etc.
* Contabilidad de costes y de gestión: Cálculo y asignación de costes, asignación de recursos escasos, control y análisis de desviaciones, planificación y control de gestión, diseño de sistemas de información de gestión, etc.
* Contabilidad financiera: regulación legal, normas y principios contables, recuperación y revisión analítica de registros contables, diseño de sistemas contables, imputación contable, consolidación de estados contables, etc.
* Análisis de estados financieros: Análisis patrimonial, financiero y económico de los estados contables, salud financiera de la empresa, cálculo e interpretación de ratios, cálculo y análisis de tendencias, etc.
* Planificación financiera e industria de los servicios financieros: Planificación financiera corporativa, planificación financiera personal, análisis de inversiones, gestión de tesorería, mercado de valores, seguros, banca, concesiones de crédito, etc.
A continuación, pasamos a analizar brevemente la aplicación de la tecnología de los sistemas expertos en cada una de estas ramas de la contabilidad.
3.1. Características generales del dominio.
Como consecuencia de los grandes cambios producidos en las empresas por el avance tecnológico actual, el trabajo de auditoría se ha visto modificado considerablemente, caracterizándose básicamente por los siguientes rasgos: aumento creciente de las normas y procedimientos de auditoría; normas y procedimientos de auditoría cada vez más complejos; cambios en las normas de ética profesional, que exigen un mayor control y una mayor calidad en la realización de los trabajos de auditoría; mayor competición entre las empresas de auditoría, resultando, como consecuencia de ello, unos honorarios de auditoría más bajos; ofrecimiento al cliente de nuevos servicios (e.g., asesoramiento fiscal, informático, ...); desarrollo de nuevos tipos de auditoría (e.g., auditoría de gestión operativa, auditoría informática, auditoría medioambiental, ...). Todas estas circunstancias han hecho que la profesión de la auditoría sea cada vez más competitiva y, como consecuencia de ello, se haya visto forzada a recurrir a las nuevas técnicas y herramientas que facilita la tecnología de la información y la inteligencia artificial, para conseguir una información más relevante y oportuna que facilite a los auditores poder tomar decisiones de una forma rápida y aumentar, por tanto, la eficacia y el nivel de calidad de la auditoría.
La auditoría financiera de cuentas o auditoría externa es "la actividad, realizada por una persona cualificada e independiente, consistente en analizar, mediante la utilización de las técnicas de revisión y verificación idóneas, la información económico-financiera deducida de los documentos contables examinados, y que tiene como objeto la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto su opinión responsable sobre la fiabilidad de la citada información, a fin de que se pueda conocer y valorar dicha información por terceros" (R.D. 1636/1990, Reglamento de Auditoría de Cuentas).
Los subdominios o campos potenciales de la auditoría en los que se pueden aplicar los sistemas expertos son muy amplios y variados, abarcando prácticamente todas las tareas de la auditorías en las que se requiera la utilización del juicio profesional del auditor. Por lo tanto, es conveniente establecer una clasificación. En una primera clasificación, las aplicaciones de sistemas expertos en auditoría se podrían clasificar atendiendo a estas tres categorías: (1) sistemas expertos en auditoría externa, (2) sistemas expertos en auditoría interna y (3) sistemas expertos en auditoría informática. Ahora bien, dado que el campo de la auditoría externa es muy amplio, es conveniente realizar una subdivisión del mismo.
Una forma práctica de establecer una clasificación de los sistemas expertos en auditoría externa es utilizando las fases del proceso de auditoría. Jacob y Bailey (1989), basándose en un trabajo anterior de Felix y Kinney (1982), descomponen el proceso de decisión en auditoría en las siguientes fases:
a) Orientación - El auditor obtiene conocimientos sobre las operaciones del cliente y su entorno y hace una valoración preliminar del riesgo y de la materialidad;
b) Evaluación preliminar de los controles internos;
c) Planificación táctica de la auditoría;
d) Elección de un plan para la auditoría;
e) Pruebas de cumplimiento de los controles;
f) Evaluación de los controles internos, basada en los resultados de las pruebas de cumplimiento;
g) Revisión del plan de auditoría preliminar;
h) Elección de un plan revisado para la auditoría;
i) Realización de pruebas sustantivas;
j) Evaluación y agregación de los resultados;
k) Evaluación de la evidencia - Podría dar lugar a unas pruebas más exhaustivas o formar la base de la elección de la opinión por el auditor;
l) Elección de una opinión que clasifique los estados financieros del cliente;
m) Informe de auditoría.
Por lo tanto, basándonos en el análisis de la literatura sobre los sistemas expertos que se han desarrollado hasta la fecha, y teniendo en cuenta las fases del proceso de auditoría, vamos a establecer una clasificación de los sistemas expertos en el dominio de la auditoría. Ahora bien, como no se han desarrollado sistemas expertos en todas las fases, los agruparemos siguiendo el orden de las fases más importantes en las que, además, se han desarrollado sistemas expertos. La clasificación establecida es la siguiente:
1. Sistemas expertos en auditoría externa.
1.1. Materialidad y riesgo.
1.2. Evaluación del control interno.
1.3. Planificación de la auditoría.
1.4. Obtención de la evidencia y formación de la opinión.
1.5. Informe de auditoría.
2. Sistemas expertos en auditoría interna.
3. Sistemas expertos en auditoría informática.
Un resumen de las características principales de cada uno de estos subdominios o áreas funcionales de la auditoría puede verse en (Sánchez 1993b, 1994).
3.2. Aplicaciones de sistemas expertos en el dominio de la auditoría.
Sin lugar a dudas, la rama de la contabilidad en la que se han desarrollado más sistemas expertos es la auditoría. Las razones de este desarrollo se deben, en parte, al interés y al apoyo prestado por las grandes multinacionales de la auditoría, que han desarrollado o financiado muchas de las investigaciones llevadas a cabo en esta materia. A continuación, vamos a presentar una relación de algunos sistemas expertos famosos, unos comercialmente disponibles y otros sólo presentados a nivel teórico en la literatura sobre investigación contable.