Respecto al desarrollo y puesta en marcha exitosa de los sistemas de información (SI) diversos autores adjudican a los factores organizacionales y a los gerenciales una importancia equivalente a la de la tecnología propiamente dicha.

En el contexto de los grandes cambios que se han dado en el mundo y que han transformado la empresa -hacia la horizontalidad, la descentralización, la flexibilidad y el trabajo en equipos- crece enormemente el valor de la información, que las empresas necesitan para su administración. Donde hay una creciente interdependencia entre la estrategia de negocios y los procedimientos por un lado, y los sistemas de información por otro.

"Para el éxito y la supervivencia de una organización, la administración eficiente de la información y de la tecnología de información (TI) relacionada es sumamente crítica. Este problema surge de: el aumento de la dependencia de la información y de los sistemas que la proveen; el aumento de la vulnerabilidad y del amplio espectro de las amenazas; la escala y costos de las inversiones actuales y futuras en información y en sistemas de información; y el potencial que poseen las tecnologías para cambiar drásticamente las organizaciones y las prácticas de negocios, crear nuevas oportunidades y reducir costos" (COBIT, 1998: 3).

En este sentido, Pressman (1998: 506) afirma que existe una relación cíclica entre las capacidades de las tecnologías de información y las innovaciones que se producen en los procesos dentro de una organización. "A medida que crecen las capacidades de TI, pueden generar cambios en los procesos de negocios".

Sin embargo el aporte de la sola automatización de procesos en la búsqueda de incrementar su eficiencia- es de tipo táctico y de corto plazo. La parte negativa de este asunto es que tales SI conforman soluciones no integradas dentro de la organización, lo que conlleva a la creación de "islas automatizadas de información". Los aportes que deberían proveer las TI son de orden estratégico y no de orden táctico (Andrade 1998: 253).

Terminó ya el tiempo de las "aplicaciones", se debe pensar en el sistema de información de la empresa, que es uno, y se debe alinear con la estrategia global de la organización.

La importancia de los factores organizacionales
Para controlar el impacto de los sistemas de información en la empresa es necesario considerar los requisitos especiales y los problemas que crean puesto que sus fallas pueden resultar muy costosas y causar conflictos entre áreas e individuos. Dentro de las causas de los conflictos que los sistemas de información pueden causar en las organizaciones tenemos la mala calidad de los sistemas de información, el no-cumplimiento de plazos, la incertidumbre que genera la TI, las situaciones ambiguas de responsabilidad, la dependencia de recursos comunes, los obstáculos de comunicación y la transferencia de poder al área de TI.

"La estructura de la organización...refleja la distribución de poder...ya que consagra la distribución de recompensas y las posibilidades de hacer que prevalezcan determinados intereses. Cada cambio que se introduzca es causa de inquietud y confusión. La introducción de nuevas tecnologías informáticas en tanto cambio- modifica las relaciones de poder existentes" (Sauber, 1995: A.6-7).

Generalmente hay una tendencia a sobrevalorar el impacto de las TI -llamadas tecnologías duras- por sobre las "tecnologías blandas" u organizacionales. Sin embargo, estas últimas han demostrado tener una importancia igual o superior para las empresas. Entonces la incorporación de TI, para que sea exitosa, requiere en las organizaciones una transformación interna profunda.

Por ello, la incorporación masiva y no planificada de equipos a la organización no produce más que puntuales mejoras y por el contrario puede desarticular procesos manuales eficientes. La corriente organizacional de la Reingeniería de Procesos, por ejemplo, sostiene que la informática o la automatización permiten realizar las tareas mejor y más rápido, pero que si se siguen haciendo los mismos trabajos no se producirán mejoras fundamentales.

El explosivo crecimiento de la tecnología de información -a través de la potencia de las computadoraas, los sistemas de información y las redes- amplía su alcance y le da un nuevo rol en las organizaciones, ya que permite rediseñarlas, transformando su estructura, alcance, mecanismos de reporte y control, prácticas y flujos de trabajo, productos y servicios. Los sistemas de información pueden: reducir el número de niveles de las organizaciones proveyendo a los gerentes información para supervisar un gran número de empleados y dando a éstos mayor autoridad para decidir; independizarse del lugar físico a través de Internet, el correo electrónico y la video conferencia, reduciendo a la vez el acarreo y uso de papeles; reorganizar flujos de trabajo reemplazando procesos manuales reestructurando las empresas y con un profundo impacto en la eficiencia; incrementar la flexibilidad de las organizaciones y su habilidad para responder a los cambios y tomar ventaja de nuevas oportunidades; redefinir las fronteras organizacionales creando nuevas relaciones con proveedores y clientes a partir de las tecnologías para la publicación y distribución de información, y los sistemas interorganizacionales; y cambiar el proceso de gerenciamiento proveyendo nuevas capacidades para planear, organizar, liderar y controlar (Laudon, 1999: 18-24).

La participación de la alta gerencia
Decíamos que las estrategias de toma de decisiones sobre administración de la TI deben concertarse con las estrategias de negocios y esto implica la necesidad de integración entre la TI y los gerentes de línea para vincular el conocimiento técnico con una perspectiva general de administración, con una cuidadosa distribución de responsabilidades decisorias. La introducción y aplicación adecuada de las tecnologías de la información requiere muchos procesos de gerenciamiento que deben incluir la responsabilidad de las decisiones sobre los SI.

El entendimiento de los sistemas de información es esencial para los gerentes debido a que la mayoría de las organizaciones necesitan sistemas de información para sobrevivir y prosperar. Los SI no pueden ser ignorados por los gerentes porque juegan un rol crítico en las organizaciones contemporáneas.

Molloy (1995: 301-302) determinó en su estudio que "hay muchas instancias en las que los que toman las decisiones no hacen uso de la tecnología de la información disponible debido a que no están familiarizados con ella y carecen del tiempo necesario para aprender como usarla. Igualmente, muchos de los sistemas de tecnología de la información fueron utilizados de maneras originales y la presión del tiempo redujo la posibilidad a los que toman decisiones de aprender cómo podrían haberlo hecho... para usar efectivamente la tecnología de la información, ellos deberían tener experiencia con la tecnología de la información específica en cuestión".

Muchas organizaciones reconocen los beneficios potenciales que puede producir la tecnología. Sin embargo, las organizaciones exitosas comprenden y manejan los riesgos asociados con la implementación de nuevas tecnologías. Por lo tanto, es necesario que la gerencia evalúe y comprenda básicamente las limitaciones de la TI para proveer una dirección eficaz.

Consideraciones finales
Además de buscar buenas herramientas de modelización de sistemas y una interpretación acabada de los requerimientos de los usuarios, debemos considerar a los sistemas de información como una manifestación dentro del contexto de una organización.

Los sistemas de información y las computadoras proporcionan información potencialmente útil. Lo habitual es que, si no se sabe para qué utilizar la información, los sistemas arrojen sólo un conjunto inconexo de datos, muchos de ellos irrelevantes. Frente a lo usual que es tener muchos sistemas, generalmente sin vinculación entre ellos; por el contrario, la información tendría que ser el eje integrador para la organización.

Como los sistemas de información requieren sustanciales inversiones organizacionales e intelectuales para hacerlos trabajar apropiadamente, una perspectiva simple no captura su compleja realidad. Entonces, el factor organizacional tiene su importancia en el hecho que los sistemas de información son parte de las organizaciones, donde se reflejan tanto los procedimientos operativos como la cultura organizacional, sus diferentes puntos de vista, intereses, políticas y conflictos (Laudon, 1999: 13, 14). Mientras el factor gerencial importa porque los gerentes deben hacer más que administrar lo existente, aquí la TI jugar un poderoso rol en el redireccionamiento y rediseño organizacional. El factor tecnológico es una de las herramientas disponibles que tienen los gerentes para hacer frente a los cambios, sólo si son concientes de su potencial y de sus riesgos.

Referencias
Andrade, Jesús y Campo-Redondo, María. "Tecnologías de Información en el Diseño de la Organización". Revista Venezolana de Gerencia Año 3. Nº 6. Vicerrectorado Académico. LUZ. Editorial La Universidad de Zulia. Maracaibo, diciembre de 1998: 241-256.

Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF). COBIT. Gobernabilidad, Control y Auditoría de Información y Tecnologías Relacionadas. Edición Especial para Organismos Gubernamentales. Sumario Ejecutivo. Comité de Dirección del COBIT y la ISACF. Versión preliminar en español sujeta a aprobación de ISACF. Traducción del texto aprobado en inglés realizada por El Capítulo, Buenos Aires. Information Systems Audit and Control Association, Buenos Aires, abril de 1998, 2da Ed.

Laudon, Kenneth y Jane. Essentials of Management Information Systems. Transforming Business and Management. Prentice-Hall. New Jersey, 1999.

Molloy, Steve. "The Effects of Information Technology on Strategic Decision Making", Journal of Management Studies 32:3, (May 1995) : 283-311.

Pressman, Roger. Ingeniería del Software. Un enfoque práctico. Traducido por Rafael Ojeda y otros. Cuarta Edición. McGraw-Hill. México, 1998.

Sauber, Beatriz. Capacitación en Informática en el Sector Público desde una Perspectiva Organizacional: un Aporte para Detectar las Necesidades de Capacitación Derivadas de la Introducción de Nuevas Tecnologías Informáticas. Buenos Aires: abril de 1995. Tesis. Maestría en Administración Pública. Facultad de Ciencias Económicas. Universidad de Buenos Aires.