Por qué su empresa necesita una Intranet

Por Kim Komando

Una de las mejores cosas de las empresas pequeñas es la capacidad de actuar rápidamente. Las decisiones no tardan siglos debido a un cúmulo de gerentes. En realidad, la mayoría de las decisiones se toman con las partes interesadas sentadas alrededor de una mesa. Pero cuando comienzan a crecer, para mantener el ritmo se vuelve imprescindible contar con comunicaciones constantes, confiables y seguras con otros en la compañía. Usted necesita una Intranet. Una Intranet es similar a un sitio Web, y utiliza los mismos protocolos, pero es una red interna exclusiva de la compañía. (Una "extranet" también es una pagina web interna pero los privilegios de acceso están extendidos a clientes, socios, etc.). La mayoría de las corporaciones usan intranets. La distribución de la información es una tarea enorme cuando se tienen 10.000 empleados o más. La Intranet puede prevenir dolores de cabeza.
Lo escucho… "¡No tengo ni siquiera un número cercano a 10.000 empleados! Pero puedo darle tres importantes razones para que invierta en tener una Intranet.

La comunicación, se distorsiona al trabajar con más de un empleado

Incluso una compañía pequeña tiene problemas de comunicación. Mucha gente se entera lo que está sucediendo cuando chusmean alrededor de una mesa de café. Las historias cambian a medida que se van desparramando, llevando información incorrecta a todo el personal. Si tiene gente que trabaja desde su hogar, o trabajadores en otras sedes, empleados que viajan mucho o si tiene una compañía virtual, los problemas de manejo de las comunicaciones e información son todavía mayores. Para que una compañía sea exitosa, todos los involucrados deben entender sus objetivos. Ni los objetivos a corto plazo ni aquellos a largo plazo pueden ser guardados entre las cuatro paredes de las reuniones gerenciales. Todos deben trabajar en pro de un objetivo en común.
Una Intranet es el lugar perfecto para informar estos objetivos. De esta forma, todo el mundo tiene acceso a la misma información.
Toby Ward, presidente de la Consultora de Intranet Digital Media, remarca que incluso una compañía con pocos empleados se beneficia de la Intranet. Incluso si no tiene gente trabajando en lugares alejados, sus vendedores o consultores no están siempre en la oficina.
La construcción de una Intranet puede mejorar la comunicación a través de una página de mensajes, el envío de mensajes instantáneos y chats. Pero ¿Cómo? Tomemos un escenario típico. Cinco empleados del departamento de ventas tienen que darle una presentación al presidente sobre como aumentar las ventas en el próximo año fiscal. Estos cinco empleados entrarán al salón de conferencias, comerán pizza, tomaran café y tardarán horas en hacer su trabajo. La primera reunión durará tres horas donde ejercitarán técnicas tales como el brainstorming. La segunda reunión comienza con una revisión de las ideas que surgieron en la primera. Los participantes dirán por qué éstas funcionarán o no. Para cuando se reúnan por tercera o cuarta vez, los cinco podrán proponer algo en concreto.
La utilización de un panel de discusión los días anteriores a la reunión puede mejorar la experiencia y orientarla en la dirección correcta. Las ideas se pueden debatir de antemano. Los participantes llegarían a la reunión con una mejor idea de lo que tratarán en concreto.

El tiempo es dinero

Sí, este es un proverbio, pero es demasiado válido como para no ser usado aquí. Una Intranet le permitirá enviar información de esencial importancia para que todos los empleados vean. Uno de mis empleados me dijo una vez que empleados de su lugar de trabajo anterior pasaron 45 minutos tratando de encontrar si el día después del Día de Acción de Gracias se pagaba doble, ya que el jefe de personal no estaba y nadie más sabía.
El envío de calendarios, la política de la empresa los beneficios a través de este sistema es un gran comienzo. Ahorrarán tiempo. Pero la Intranet puede ser usada para más que el envío de información básica. La verdad de la Intranet reside en que puede ser utilizada para interactuar.
Se puede ahorrar tiempo con formularios interactivos. Pedidos de vacaciones, órdenes de suministros, cambios de beneficios y mucho más puede ser manejado mas rápida y eficazmente.
Asegúrese de que su Intranet esté bien diseñada. No puede simplemente enviarle información y esperar a que la gente la encuentre. Organice la Intranet para que sea lo más fácil posible de usar. Estamos tratando de ahorrar tiempo y no de frustrar a la gente.

Es mejor que el correo electrónico

Usted puede pensar "¿por qué el formulario no lo manda alguien de personal?" o "me comunico bien con mis empleados a través de reuniones y anuncios que coloco en la pizarra." De acuerdo a Ward, el enviar por correo electrónico versiones múltiples del mismo documento o presentación puede llevar a confusión o a veces a una carga innecesaria de información.
Tomemos en cuenta el mismo grupo de cinco personas del departamento de ventas. Se han puesto de acuerdo en tres formas de incrementar las ventas. Y ahora están trabajando en una presentación en Powerpoint. Cinco personas trabajando para realizar una presentación en PowerPoint puede llevar a resultados desastrosos. Puedo escucharlos gritar. "¿Quién tiene la última versión que revisamos?", "Johnson, me diste los números equivocados. Creí que los habíamos arreglado". Si la empresa contara con una Intranet, estas personas podrían estar trabajando en un archivo conjunto.
Una Intranet también sirve para ahorrar espacio en el servidor central. Puede sonar como algo sin importancia pero el tener varias versiones de un mismo archivo en las computadoras de mucha gente, se utiliza espacio valioso.

Cómo empezar

Antes de comenzar a utilizar una Intranet, asegúrese de lo que quiere hacer con ella. Entienda como la usarán los empleados. Finalmente, tenga especial cuidado en la forma en que está diseñada. Si tiene que hacer seis clics para encontrar un formulario solicitando vacaciones, entonces es demasiado compleja. También tiene que decidir si realmente quiere encontrar una solución. Un consultor puede construir una Intranet de acuerdo a sus especificaciones. Esto le costara aproximadamente de $10 a $500 por persona por mes.
También existen paquetes de software tales como Windows SharePoint Services que le permitirán personalizar y diseñar de acuerdo a sus necesidades, usando un formato pre diseñado. SharePoint cuesta U$S $39.95 por mes o $399 por año (*), sin importar la cantidad de usuarios. Algunos paquetes tales como el Instant Intranet Builder, usan Microsoft Access como base de datos. Los mismos incorporan mecanismos de conexión para crear una Intranet que funcione más fácil. No se necesita un experto en computación para colocar el sistema y mantenerlo. Dependiendo del tamaño de la compañía, el paquete entero puede conseguirse por tan solo U$S 5 por persona por mes.
Otros productos disponibles son InfoStreet, IntraSmart e Intranet Suite. Los precios varían dependiendo del número de usuarios.

¿Y cuál es el problema con Intranet?

Para que su Intranet esté lista para ser usada por sus empleados, usted necesitará que alguien desarrolle y mantenga el contenido. La idea es tener información actualizada y disponible en cualquier momento. La manera en la cual usted delegue estas tareas, dependerá del tamaño de la compañía. Si tiene solamente 10 personas, una de ellas puede ser suficiente para mantener la información. Pero si su compañía es más grande, probablemente querrá separar por departamentos las actualizaciones de contenidos. No importa el tamaño, tendrá que destinarle un presupuesto al tiempo de mantenimiento y para ésto precisará de un empleado. Recuerde que se trata de computadoras, nada funciona siempre tan bien como quisiéramos. También tendrá que invertir tiempo para capacitar a su empleado. Incluso puede que también tenga que emplear tiempo para convencer a empleados con mayor antigüedad para que la usen. Una vez que el sistema esté funcionando y todos entiendan qué hacer, los resultados serán significativos.

(*) Usted puede verificar los costos en su moneda local y consultar más información ingresando aquí.