Intranet
Intranet es considerado un nuevo concepto para el manejo de la información corporativa.

Desde 1995 el modelo World Wide Web (WWW) experimentó una significativa evolución en los ámbitos corporativos, al considerarlo como una herramienta que puede mejorar notablemente la productividad.

De esta forma surge el concepto de "Intranet", como "las internets" internas de las empresas. La "Intranet" se deriva de la Internet actual como un paso natural en su propia evolución. Utiliza los mismos protocolos y aplicaciones, y en particular el modelo cliente/servidor del WWW.

¿Qué son las "Intranets"?

Son las redes informáticas corporativas basadas en la tecnología y los servicios de Internet, adaptados a los límites físicos y a las características particulares de cada organización.

Así, parte de la información contenida en los servidores corporativos queda restringida en su acceso público, estando disponible únicamente para los empleados de la organización, a los que se les da determinados privilegios de acceso según el tipo de información y de su relación con el proyecto o actividad corporativa.

¿Qué tipo de información puede transitar en una intranet?

Toda la información que se podría compartir en una organización.

·        Normativa general de la empresa

·        Proyecciones de ventas

·        Especificaciones de productos

·        Boletines internos

·        Actas de reuniones

·        Materiales de formación y entrenamiento

Es decir, todo aquello que constituye la cultura corporativa de la organización.

¿Cuáles son las razones que justifican la implantación de una Intranet?

Desde el punto de vista operativo, la Intranet permite a las organizaciones compartir eficazmente una gran cantidad de recursos de información que fluye de forma rápida y transparente desde las fuentes de origen hasta los puestos de trabajo de los empleados, todo ello con el mínimo costo, tiempo y esfuerzo.

Imaginemos una empresa con oficinas distribuidas geográficamente; los empleados necesitan conocer puntualmente normas y directrices de la compañía, información sobre productos, lista telefónica, boletín de informaciones, etc.

Hasta el momento, lo normal era el uso de materiales impresos. La producción, distribución y mantenimiento de estos materiales, resulta por un lado, costosa y lenta, y por otro, poco eficaz a la hora de su necesaria actualización.

Con los procedimientos tradicionales, basados en papel, es imposible asegurar que a cada individuo le llegue la versión correcta y actualizada de la información que necesita, muchas de los cuales, quedan obsoletas incluso antes de que se reciba el material impreso.

Hay que tener en cuenta que los cambios organizativos son cada vez más frecuentes en el mundo actual de los negocios, dinámico y competitivo. Para ello es preciso que la comunicación y el flujo de información sean lo más exacto y puntual posible.

El concepto Intranet surge para dar respuesta a esos problemas, ya que es una solución tecnológica que:

·        Permite la entrega de información bajo demanda y en el momento en que se requiere;

·        Garantiza la precisión y actualización de la información;

·        Asegura que la información se almacena en una única fuente (aunque no es preciso que ésa sea la única fuente de toda la información);

·        Permite que la información sea mantenida por los propios departamentos o personas que la generaron.

Además, en una intranet se puede organizar la información externa existente en el World Wide Web de la Internet a medida de las necesidades de la compañía.

Por ejemplo, en el servidor web interno se pueden poner hipervínculos a informes y publicaciones "on-line" de interés para los empleados; también a información pública sobre empresas de la competencia. De este modo se tiene acceso puntual y actualizado a los temas de mayor relevancia.

En resumen, las intranets permiten a las organizaciones reducir costos y ahorrar tiempo, centralizar la información, compartir la información interna y organizar la información con páginas web externas.

La utilización de la tecnología de Internet, y en especial la tecnología World Wide Web, para crear una intranet dentro de una organización, está provocando profundos cambios en la cultura corporativa de las empresas, que se plasman en la significativa evolución de los modelos actuales de flujo de la información interna y de trabajo en grupo, en los que están comprometidas todas las áreas funcionales de la empresa, desde los departamentos de marketing y ventas hasta los de recursos humanos y formación, ya que todos ellos son potenciales generadores y beneficiarios de la información corporativa. Por ejemplo:

·        Publicación de documentos corporativos

·        Acceso a búsquedas en directorios y bases de datos corporativos

·        Agenda de reuniones, gestión de proyectos, etc.

·        Distribución de software

·        Cursos y materiales de formación e información con recursos de multimedia.

·        Presentaciones de productos dirigidos a los clientes de la empresa

·        Mensajería electrónica y formularios electrónicos

·        Otros

Es interesante recalcar que la tecnología Intranet permite producir y publicar información a distintos niveles dentro de la organización, desde información general de la propia empresa hasta información individual generada por cada persona, pasando por la específica de cada departamento.

Todo esto presentado mediante una interface gráfica sencilla y adaptada a las necesidades de un usuario final no especialista.

¿Qué ventajas se obtiene sobre las soluciones tradicionales para el trabajo en grupo?

Frente a las soluciones ya existentes para crear un entorno de trabajo en grupo, que permita producir, difundir y compartir información dentro de una organización, la tecnología Intranet se convierte en un modelo alternativo con unas características propias, que la diferencian del resto de los productos, a saber:

·        Intranet utiliza una tecnología basada en protocolos abiertos, sin soluciones propietarias o particulares, y disponibles para su uso en plataformas muy diversas.

·        Intranet es una solución graduable que necesita una inversión inicial baja y es capaz de crecer conforme lo hagan los medios disponibles en la empresa y los servicios requeridos. Es, además, una solución tanto para empresas con un solo centro de trabajo como para aquellas que se encuentran diseminadas en varios.

·        Implantar la tecnología Intranet requiere un menor coste que los modelos comerciales tradicionales.

·        Una solución Intranet permite que los contenidos sean gestionados directamente por sus creadores, en vez de por técnicos informáticos, lo que supone mejorar la productividad y reducir los costes de desarrollo.

·        Los datos en la Intranet se encuentran almacenados siempre en una única fuente, sin necesidad de que estén replicados en varios servidores.

·        Como valor añadido, un desarrollo Intranet se convierte, sin necesidad de costo adicional, en una plataforma válida para proporcionar a la empresa conexión hacia el mundo exterior y el uso de sus aplicaciones en la Internet.

Extranet

Extranet es considerado un nuevo concepto para el acceso al mundo globalizado de los negocios.

A través de la adaptación de los sistemas de información basados en la utilización de las herramientas Internet/Intranet y del diseño de soluciones específicas de seguridad surgen en el mercado las denominadas Extranets.

Las Extranets son redes integradas por organizaciones que utilizan la red pública Internet para el intercambio de información reservada. De esta forma, su organización podrá:

·        Constituir y participar en redes de valor añadido con los proveedores y clientes, asociados, etc., para el intercambio de ofertas, información sobre promociones, pedidos, asesoramiento técnico, etc.

·        Participar en redes de conocimiento con asociaciones, universidades, administración, etc. para actividades como gestión de bolsas de trabajo y prácticas, actividades de investigación y desarrollo, programas de formación, cumplimiento de trámites administrativos, obligaciones fiscales, etc.

·        Crear foros de discusión, sistemas específicos de difusión de información y de coordinación para el desarrollo conjunto de proyectos.

Teóricamente son infinitas las posibilidades que se generan con la utilización de esta tecnología. Y lo que resulta más importante, es que todos los conceptos vertidos para las Intranets valen también para las Extranets.

Concluimos, afirmando categóricamente, que la solución integrada Internet/Intranet/Extranet corresponde en el momento actual a la mejor inversión que cualquier organización podría realizar con vistas a enfrentar un mundo de negocios globalizado.