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El Concepto de Intranet Corporativa: Repositorio de Información
Corporativa
El paradigma actual de los sistemas de difusión de información en entornos
corporativos se basa en el concepto de Intranet, entendida como “framework”
que actúa como punto de acceso único, vía cliente universal, de los
distintos agentes de la empresa a la información corporativa en su
conjunto.
El concepto de Intranet ha tenido éxito, en gran parte, por proporcionar,
gracias a las características intrínsecas de composición que el entorno web
permite, una completa separación entre contenido y presentación. Esto hace
que los contenidos (introducidos por los responsables de cada departamento)
se presenten a los usuarios organizados en función de reglas que pueden
hacerse depender del rol del usuario, de forma totalmente independiente de
cómo sean introducidos y/o mantenidos.
Por lo anterior, el concepto de Intranet, como ventana a la información
corporativa, se orienta a obtener las siguientes ventajas:
 Orientada
a usuario: el usuario recibe la información que necesita agrupada en
“canales”
 orientados
a sus necesidades de información. Por ejemplo, el usuario dispondrá de un
 canal
orientado de noticias, donde aparecerán todas las noticias corporativas
relevantes
 para el
usuario; no tendrá que recorrer secciones asociadas a cada departamento de
la
 empresa
(recursos humanos, Márketing, servicios generales,...) buscando las
noticias
 interesantes
para él.
Personalizada:
La información que se presenta está asociada al perfil de cada usuario, de
 tal modo
que el usuario sólo ve la información que sea relevante en función de su
perfil.
Compartimentada:
cada usuario tiene acceso a, y solo a, la información a la que tiene
 derecho,
por su cargo, a acceder.
Estas capacidades tienen una consecuencia inmediata: la Intranet actúa como
el gran repositorio de la información corporativa, de forma que cada
usuario tenga su información relevante “a un solo clic” en su escritorio.
Gestión de la Empresa: implicaciones para la Alta Dirección
Estas consideraciones tienen una especial importancia en la gestión de la
Alta Dirección de la empresa. La Intranet aparece, para este tipo de
usuarios, como el aglutinador de información de todos los usuarios, de tal
modo que, por una parte, tengan una visión general de la información que se
mueve en la empresa (y sean los únicos que tengan una visión realmente
global), y además, dispongan en exclusiva de información de alto nivel,
específica para sus tareas de gestión.
La eliminación de intermediarios de acceso a la información que significa
la Intranet tiene un especial significado en el caso de la Alta Dirección:
la Intranet, combinada con las herramientas adecuadas, permite el acceso al
conjunto de la actividad de la empresa, de una forma privilegiada e
independiente de cualquier intervención humana que actúe como filtro y
recopilador (y, por tanto, como distorsionador) de la información
significativa.
Este efecto de “visión agregada” se consigue de forma natural, en las
Intranets de Alta Dirección, mediante servicios avanzados de agregación,
tratamiento y filtrado que, en su máxima expresión, toman una forma
concreta: los cuadros de mando.
Un cuadro de mando es un sistema que, en base a un backoffice de
extracción, transformación y carga, y un motor de reglas de filtrado, permite
presentar a los usuarios una imagen exacta, en tiempo casi real, de lo que
ocurre realmente en la empresa, de forma directa y sin intermediarios,
accediendo directamente a las fuentes de datos de la compañía y creando, a
partir de dicha información, el conjunto de indicadores de la actividad de
la empresa.
Los cuadros de mando suelen tener una doble vertiente:
Por una
parte, el aspecto de un conjunto de diales o agujas indicadoras, basadas en
el
 símil del
cuadro de mando de un automóvil, que representan en tiempo real o casi real
el
 conjunto
de índices y ratios que definen la marcha de la empresa.
Por otra
parte, se generan un conjunto de informes de estado, en formato gráfico,
que se
 integran,
para el usuario de la Intranet, en su escritorio, de tal modo que pueda
obtener
 en
cualquier momento y con un solo movimiento de ratón, la información de
apoyo a la
 toma de
decisión.
La capacidad de agregación y personalización de una Intranet potencia
notablemente las posibilidades de los cuadros de mando. Por ejemplo, un
director financiero podrá tener, en tiempo real, el indicador de ventas, en
una ventana, el indicador de vencimientos de pagos a realizar en otra, el
indicador de saldos bancarios, en otra más, y la evolución de las
cotizaciones bursátiles y la rentabilidad de los activos financieros en
otro punto más; de tal modo que pueda tomar decisiones de inversión en base
a los excesos de liquidez y pueda realizar las órdenes de inversión desde
la propia Intranet. O un responsable de marketing podrá comprobar como evolucionan
las visitas al web corporativo frente a las compras on-line realizadas en
el mismo, y podrá recibir una visión correlada y debidamente segmentada de
las respuestas a los banners publicitarios. Y, por último, el director
general podrá comprobar si las inversiones que se están realizando están
teniendo la rentabilidad adecuada o si las ventas se están ajustando al
plan de negocio previsto.
Estas herramientas no son un futuro, ni presentan especiales problemas de
implantación. Pueden ser puestas en servicio de inmediato, y el ahorro de
costes que supone,por los costes de generación de informes y estadillos,
por una parte, y por el coste de oportunidad que no disponer de una
información precisa y carente de dudas sobre su elaboración significa, por otra,
es elevado y perfectamente mesurable.
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