Intranet: un
nuevo concepto para el manejo de la información corporativa
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José Barberá Heredia Es Doctor Ingeniero de Telecomunicación |
En este artículo se presentan las razones que están favoreciendo la
implantación de intranets en las empresas a partir de la tecnología Internet en
uso, así como los aspectos distintivos más característicos de las intranets. Se
exponen las aplicaciones típicas de las mismas para organizaciones comerciales
y otras no necesariamente vinculadas al mundo de las tecnologías de la información.
Posteriormente se discuten las diferencias con las soluciones de mercado para
trabajo en grupos. Por último se describe un proyecto en marcha en Fundesco
para digitalizar los documentos del Centro de Documentación, lo que constituye
un ejemplo práctico de prototipo Intranet.
Desde 1995 el modelo World-Wide Web (WWW) ha experimentado una significativa
evolución en los ámbitos corporativos al considerarlo como una herramienta que
puede mejorar notablemente la productividad. Ha surgido así el concepto
"Intranet", es decir las internets internas de las empresas, lo que
está suponiendo una autentica revolución en el manejo de la información
corporativa. La "Intranet" se deriva de la Internet actual como un
paso natural en su propia evolución. Utiliza los mismos protocolos y
aplicaciones TCP/IP, y en particular el modelo cliente/servidor del WWW.
La fiebre de la Internet --y sobre
todo del World-Wide Web (WWW)-- se ha extendido por numerosas organizaciones de
muy diversos tipos y tamaños, al comprobar que una conexión a la Internet
supone una fuente de acceso a información, cuando menos variada --en muchos
casos valiosa--, para la propia organización. Además, hay otras ventajas, tales
como la posibilidad de mantener contacto personalizado con los clientes y
suministradores, la posibilidad de publicar información, la publicidad positiva
que supone estar presente en la red y, finalmente, su uso como canal de
comercialización de los productos.
Ante esta situación, la pregunta que
se plantean muchas empresas es: si la Internet funciona con una tecnología
abierta, experimentada y fiable, si dispone de una gran variedad de
aplicaciones y de un sistema de acceso y distribución de información
mundialmente aceptado como el WWW, entonces ¿por qué no utilizar todas estas
posibilidades para el diseño e implantación de los sistemas internos de
información? Surge de este modo el concepto "Intranet", que no es
sino la designación de las internets internas, es decir las redes informáticas
corporativas basadas en la tecnología y los servicios de la Internet, en
particular en el sistema WWW, pero adaptándolo a los límites físicos y a las
características particulares de cada organización. Así, parte de la información
contenida en los servidores corporativos queda restringida en su acceso
público, estando disponible únicamente para los empleados de la organización, a
los que se les da determinados privilegios de acceso según el tipo de
información y de su relación con el proyecto o actividad corporativa. Como
ejemplos de información que se podría compartir en una organización mediante
una intranet, se pueden citar: la normativa general de la empresa, las
proyecciones de ventas, las especificaciones de productos, los boletines
internos, las actas de reuniones, las tablas salariales, los materiales de
formación y entrenamiento, etc., es decir, todo aquello que constituye la
cultura corporativa.
Desde el punto de vista operativo
la Intranet permite a las organizaciones compartir eficazmente una gran
cantidad de recursos de información que fluye de forma rápida y transparente
desde las fuentes de origen hasta los puestos de trabajo de los empleados, todo
ello con el mínimo coste, tiempo y esfuerzo.
Imaginemos una empresa con varias
oficinas distribuidas geográficamente; los empleados necesitan conocer
puntualmente los cambios en las normas y directrices de la compañía, o bien
consultar información sobre especificaciones de productos, precios; y otras más
simples, aunque importantes, tales como el listín telefónico. Hasta ahora lo
normal era el uso de materiales impresos del tipo guías, listas de precios,
manuales de ventas, etc. La producción, distribución y mantenimiento de estos
materiales resulta, por un lado, costosa y lenta, y por otro, poco eficaz a la
hora de su necesaria actualización. Con los procedimientos tradicionales,
basados en papel, es imposible asegurar que cada individuo vaya a tener la
versión correcta y actualizada de la información que necesita, muchas de los
cuales quedan obsoletas incluso antes de que se reciba el material impreso. Hay
que tener en cuenta que los cambios organizativos son cada vez más frecuentes
en el mundo actual de los negocios, cada vez más dinámico y competitivo. Y para
ello es preciso que la comunicación y el flujo de información sea lo más exacto
y puntual posible.
El concepto Intranet surge así para
dar respuesta a esos problemas, ya que es una solución tecnológica que: permite
la entrega de información bajo demanda y en el momento en que se requiere;
garantiza la precisión y actualización de la información; asegura que la
información se almacena en una única fuente (aunque no es preciso que ésa sea
la única fuente de toda la información);y permite que la información sea
mantenida por los propios departamentos o personas que la generaron.
Actualmente es posible resolver
esos problemas con el uso de las tecnologías genéricas surgidas en la Internet,
lo que supone un cambio drástico, una auténtica revolución en el uso de las
tecnologías de la información en el mundo empresarial.
Una intranet contribuye a reducir
tanto el tiempo como los costes de distribución de la información. En lugar de
hacer copias y repartirlas por correo ordinario, documentos tales como boletines,
actas, normativas, proyectos, agendas comunes, etc., se pueden centralizar en
páginas web internas y ser compartidas por todos los interesados, que las
consultarán en el momento más oportuno, siempre y cuando tengan acceso a la
Intranet.
Además, una intranet organiza la
información externa existente en el World-Wide Web de la Internet a medida de
las necesidades de la compañía. Por ejemplo, en el servidor web interno se
pueden poner hiperenlaces a informes y publicaciones on-line de interés para
los empleados; también a información pública sobre empresas de la competencia.
De este modo se tiene acceso puntual y actualizado a los temas de mayor
relevancia.
En resumen, las intranets se están
extendiendo hoy entre empresas de diversos campos (software, editoriales,
finanzas, seguros, salud...) porque permiten a las organizaciones: reducir
costes y ahorrar tiempo, centralizar la información, compartir la información
interna, y organizar la información con páginas web