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2.1. DETERMINACION PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

DETERMINACION DE LAS CARATERISTICAS EMPRESARIALES

El Diagn�stico Interno representa un factor fundamental del planeamiento, el mismo que adquiere expresi�n monetaria mediante el presupuesto.

Las siguientes variables figuran entre las importantes en el desarrollo del trabajo para que los planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias.

- Situaci�n Financiera
- Eficiencia y productividad
- Actualizaci�n Tecnol�gica
- Pol�ticas Gerenciales

SITUACION FINANCIERA

El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la liquidez, la valorizaci�n de los t�tulos de propiedad y los �ndices de la lucratividad, repercuten sobre la posibildad de captar capitales, conseguir cr�ditos o gestionar la conseci�n de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios. La imagen ante las entidades financieras,los inversionistas y los proveedores, contribuyen a la obtenci�n de fondos que aunados a la obtenci�n interna de recursos, condicionar�n las desiciones a tomar en �reas como la investigaci�n, el acometimiento de proyectos y el estudio de las posibilidades de crecimiento.

Sin duda la Situaci�n Financiera permite dilucidar la posibilidades reales del progreso y, por tanto sentar� las bases para establecer si las estrategias competitivas se sustentar�n en el crecimiento de las operacioneso en la simple supervivencia.

EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD

La eficiencia comprende las acciones puesta en pr�cticas para minimizar el tiempo invertido entre la adquicisi�n de insumos y la comercializaci�n de productos, en tanto que la productividad, expresa como la producci�n por hora-hombre u hora-m�quina. Estos resultados dependen de elementos como la actualizaci�n tecnol�gica, la distribuci�n funcional de la planta, la destreza de la mano de obra. Los �ndices de eficiencia, que guardan estrecha relaci�n con el sistema log�stico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de productividad, tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijaci�n de precios. En este contexto, las variables citadas, insiden en los presupuestos empresariales.

ACTUALIZACI�N TECNOLOGICA

En virtud de los efectos ejercidos por la modernizaci�n industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades.

POLITICAS GERENCIALES

En el financiamineto, el camino seleccionado para respaldar la operaci�n normal o la expansi�n de actividades gravitar� en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiaci�n sobre la amortizaci�n de capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelaci�n de intereses. De la misma manera la pol�tica de inventarios se reflejar� en los presupuestos de compras y producci�n, y las pol�ticas de salarios y de cr�ditos se expresar�n presupuestalmente en los valores de la n�mina, la comercializaci�n y los flujos monetarios.

2.2. EVALUACION DEL ENTORNO

Como ninguna empresa puede abstenerse al medio en que se desenvuelve, los planes y presupuestos se supeditan a manifestaciones ambientales como las ejecutorias de los competidores nacionales e internacionales, las pr�cticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflaci�n, la devaluaci�n, las tasas de interes, las pol�ticas establecidas por el Gobierno en las �reas tributaria, salarial, seguridad social y de comercio exterior. En materia mercantil las espectativas se centran en el estudio detallado de las fortaleza y debilidades que tiene la empresa para enfrentar a las compa��as rivales y, por tanto, se impone la evaluaci�n de par�metros como la imagen de marca, los gustos y la preferencia de los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, el prestigio de la empresa y las tendencias de participaci�n en el mercado donde se act�a.

El diagn�stico que mostramos en la siguiente figura, incorpora dos clases de variables que afectan de manera significativa el comportamiento de la empresa: Las que dependen de la Administraci�n, denominadas controlables, y las que no, denominadas no controlables (estas �ltimas representan graves riesgos o amenazas para la empresa). A continuaci�n se relacionan algunas variables de cada tipo:

VARIABLES CONTROLABLES

Objetivos
Estrategias competitivas
Pol�ticas Gerenciales
Proyectos de Inversi�n
Calidad del Producto
Canales de Distribuci�n
Campa�as Promocionales
Sistemas de producci�n

VARIABLES NO CONTROLABLES

Gustos del Consumidor
Disposiciones Gubernamentales
Inflaci�n y devaluaci�n
Tasas de Interes
Estabilidad pol�tica
Ingreso per c�pita del consumidor
Acciones de la competencia
Tendencias demogr�ficas

2.3 ETAPAS DE PREPARACION DEL PRESUPUESTO

a) PREINICIACION

En esta etapa se aval�an los resultados obtenidos en vigencias anteriores se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gesti�n gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado,m�rgenes de utilidad,rentabilidad,participaci�n en el mercado-etc...), se efect�an una evaluaci�n de los factores ambientales no controla-
dos por la direcci�n y se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnostico contribuir� a sentar los fundamentos del planeamiento-estrat�gico y t�ctico,de manera que exista .
- Selecci�n de las estrategias competitivas:liderazgo en costos y /o diferenciaci�n.
- Selecci�n de las opciones de crecimiento: competitivas o de las opciones de crecimiento:intensivo, integrado o diversificado

OBJETIVOS GENERALES

- Colocar productos en los canales de comercializaci�n previstos que posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan m�rgenes de utilidad atractivos.
- Incrementar la cobertura geogr�fica de los mercados mediante el aumento de las zonas de distribuci�n de los productos .
- Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la integraci�n de los factores � valorizaci�n y dividendo�.
- Establecer mecanismos que auspicien la construcci�n de una empresa din�mica,pujante y creciente en sus operaciones comerciales.
- Consolida la participaci�n en el mercado con buenos producto,campa�as promocionales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada.
- Crear y mantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales y los objetivos de quienes trabajan en la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Alcanzar un crecimiento del ..... % en el volumen anual de ventas,expresado en un ....%    por variaci�n de precios en un ...% por captaci�n de mercados
- Obtener un rendimiento sobre la inversi�n promedio anual del ....% antes de de los impuestos.
- Lograr un grado de integraci�n de ...% en la fabricaci�n del producto y    mediante la creaci�n de una empresa que atender� el suministro de los insumos.
- Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos monetarios generados por el giro interno de los negocios .

ASIGNACION DE RECURSOS.

- Proyectos de inversi�n,desarrollo de nuevos productos,ampliaci�n adsorciones empresariales,sustituci�n de bienes tecnol�gicos .
- �Incrementar las ventas�.
- �Adquisici�n de activos�
- �Minimizar los costos de almacenamiento de inventarios�

b) ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia ,se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensi�n monetaria en t�rminos presupuestales,precediendole seg�n las pautas siguientes:

- En las ventas,su valor se subordinara a las perspectivas de los vol�menes a comercializar previstos y de precios.Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribuci�n,los canales promocionales y la pol�tica crediticia.

- En el frente productivo se programaran las cantidades a fabricar o ensamblar seg�n los estimativos de ventas y las pol�ticas sobre inventarios.

- Con base en los programas de producci�n y en las pol�ticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas,insumos o componentes se calculan las compras en t�rminos cuantitativos y monetarios.

- Con base en los requerimientos del personal planteado por cada jefatura seg�n los criterios de la remuneraci�n y las disposiciones gubernamentales

- Los proyectos de inversi�n especiales demandaran un tratamiento especial relacionado con la cuentificacion de recursos.

c) EJECUCION

En el proceso administrativo la ejecuci�n se relaciona con la �puesta en marcha de los planes� y con el consecuente inter�s de alcanzar los objetivos trazados ,con el comit� de presupuestos como el principal impulsor debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos f�sicos,financieros y humanos colocados a su disposici�n,es factibles el cumplimiento cabal de las metas.

En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboraci�n a las jefaturas en �reas de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear.Igualmente,presentara informes de ejecuci�n peri�dicos.

d) CONTROL

Si el presupuesto es una especie de term�metro para medir la ejecuci�n de todas y cada una de las actividades empresarial es puede afirmarse que su concurso. Ser�ia parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qu� punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patr�n de medida. Por ello,mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentara los pron�sticos con la realidad.

Las actividades mas importantes por realizar en esta etapa son:

1.- Preparar informes de ejecuci�n parcial y acumulativa que incorporan comparaciones num�ricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.Cuando la cotejaci�n se aplique a proyectos de inversi�n ,adem�s de aspectos monetarios deber�n incluirse t�picos como el avance en obras ,en tiempo y en compras expresadas en unidades ya que los contratos suscritos constituyen la base del control.

2.- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

e) EVALUACION

Al culminar el periodo de presupuestacion se prepara un informe critico de los resultados obtenidos que contendr� no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.

Ser� necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los �xitos al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planea miento materializados en presupuestos.

2.4.- AREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS EN EL PRESUPUESTO

Son diversas las herramientas utilizadas en la confecci�n de presupuestos ,y su valor radica en facilitar los c�lculos que,a su vez,propiciaran la correcta ejecuci�n y el debido control del sistema presupuestario.Entre las principales pueden mencionarse la econom�a,la estad�stica,la Administraci�n,la contabilidad y las finanzas.

La Econom�a es trascendental por cuanto el an�lisis de factores como la inflaci�n,la devaluaci�n y las tasas de inter�s desempe�an un papel determinante en las proyecciones. De igual modo el profundo conocimiento de los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a tomar decisiones acerca del financiamiento y la inversi�n

La Estad�stica proporciona instrumentos de suma,como los m�todos de c�lculo.

La administraci�n suministra fundamentalmente conceptos vinculados al planeamiento la coordinaci�n de actividades y flujos de informaci�n.

La Contabilidad al representar la expresi�n monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el presupuesto se ha definido como �la contabilidad hacia el futuro�.

Las Finanzas,adem�s de fomentar el an�lisis global y sectorial del sistema promueven la evaluaci�n objetiva de las mejores alternativas puestas a consideraci�n del cuerpo directivo.

Aspectos procedimentales,t�cnicos y operativos del presupuesto

Entre los aspectos mas importantes tenemos las c�dulas presupuestales dise�adas para facilitar los c�mputos,la consolidaci�n de necesidades y la congruencia de las metas establecidas por cada nivel funcional.La informaci�n consignada en las c�dulas las representa la base de los presupuestos y de los estados financieros proyectados.

Los asuntos procedimentales,los estados proyectados y la evaluaci�n y el an�lisis del sistema .La conexi�n de las partes no puede pasar desapercibida pues en el �mbito conceptual se estructuran las bases del sistema,en la parte procedimental se cuantifican esas bases y la evaluaci�n contribuye a determinar si econ�micamente son posibles los objetivos propuestos.