INTRODUCCIÓN

El ingreso a la nueva era de e-business ha traído consigo cambios significantes en la forma de trabajar e interactuar entre personas y compañías. El surgimiento de nuevas tecnologías repletas de nuevos términos y conceptos, hace que estar actualizado sea un verdadero reto para cualquier profesional de hoy en día. 

En su función más básica, las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. 

En el medio de las tecnologías de información se han desarrollado nuevos planteamientos de herramientas y de métodos pero, ha estado surgiendo una nueva clase de software llamado Groupware.  

El Groupware o trabajo colaborativo, son palabras para designar el entorno en el cual todos los participantes de un proyecto trabajan, colaboran y se ayudan para la realización del proyecto. 

Groupware, quiere decir: software para el trabajo en grupo o trabajo colaborativo. Todo este software se basa en una correcta gestión del conocimiento. Necesitamos que sea accesible, rápido, se puedan añadir más cosas, corregir lo que estuviera mal. En otras palabras, es la integración de las nuevas tecnologías de la información TIC y la filosofía del trabajo en grupo. 

El groupware permite a una organización concretar el potencial total de sus redes y su personal. Con esta tecnología, los grupos de trabajo pueden colaborar en una manera más inteligente, más rápida, más productiva, logrando hacer más con menos recursos.  

Hasta ahora la tecnología de cómputo ha servido principalmente para automatizar las aplicaciones, basadas en transacciones, de la operación de las empresas. En otros casos, las tecnologías de cómputo se han enfocado a incrementar la productividad. Las herramientas necesarias para administrar la rica variedad de información basada en documentos, la cual es la esencia misma de muchos de los procesos de negocios. Las limitaciones de la tecnología obstaculizaba el trabajo en grupo en vez de fomentarlo. Groupware resuelve estos problemas y más.

GROUPWARE O TRABAJO COLABORATIVO

El Groupware o también llamado Trabajo Colaborativo (Computer Supported Cooperative Work) es un software que en particular permite a las organizaciones comunicar, colaborar y coordinar procesos clave de negocios. Este se ha vuelto atractivo porque permite a las empresas crear un acervo del conocimiento experto y una memoria de la organización para luego compartir este conocimiento y experiencia. 

Su definición esta basado en una serie de procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos específicos, más herramientas de software diseñadas para dar soporte y facilitar el trabajo.  

En el marco de una organización, el trabajo en grupo con soporte tecnológico se presenta como un conjunto de estrategias tendientes a maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales. El mayor desafío es lograr la motivación y participación activa del recurso humano. Además deben tenerse en cuenta los aspectos tecnológico, económico y las políticas de la organización. 

El concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración, podemos decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización tradicionales, proporcionando:

Ø      Comunicación con colegas a través de correo electrónico.

Ø      Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual.

Ø      Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como implementar políticas bien definidas en la empresa.

ELEMENTOS FUDAMNTALES DEL GROUPWARE O TRABAJO COLABORATIVO

El GroupWare combina tres elementos fundamentales:

1. Una base de datos de documentos distribuida, confiable y escalable. Este modelo centrado en la base de datos da a los usuarios la habilidad de conjuntar, compartir y administrar una gran variedad de documentos vitales para llevar a cabo la operación del negocio.  

2. Un sistema integrado de mensajería para enviar y recibir correo electrónico y para mover documentos a través de un flujo de trabajo o workflow.  

3. Un ambiente de desarrollo para crear rápidamente aplicaciones estratégicas portables y escalables, las cuales extienden la información basada en documentos y la información estructurada.

Además de ellos, se encuentran otros elementos que debe ser tomados e cuenta, tales como:

Ø      Objetivos: los mismos de la organización; particulares, bien definidos y mesurables

Ø      Ambiente: controlado y cerrado.

Ø      Motivación: la persona es convencida por la organización.

Ø      Tipo de proceso: se formaliza el proceso grupal.

Ø      Aporte individual: conocimiento y experiencia personal al servicio de los interesares organizacionales.

Ø      Pasos del proceso grupal: se deben definir claramente y previamente.

Ø      Reglas; rígidas, definidas previamente.

Ø      Desarrollo personal: supeditado a los objetivos organizacionales.

Ø      Productividad: es su fin.

Ø      Preocupación: la experiencia en función de los resultados; la motivación es extrínseca.

Ø      Software: contiene todo lo que se puede y no se puede hacer.

TIPOS DE GROUPWARE

Las tecnologías de groupware típicamente se categorizan a lo largo de dos dimensiones primarias:  

1^ro. Si los usuarios del groupware están trabajando juntos en el mismo tiempo (tiempo real o groupware síncrono) o diversas horas (groupware asincrónico). 

2^do. si los usuarios están trabajando juntos en el mismo lugar (cara a cara) o en diversos lugares (distancia). 

Los grupos pueden comunicarse de manera sincrónica o asincrónica; pueden ser localizados juntos o de manera remota, y la tecnología se puede utilizar para la ayuda individual o la ayuda del grupo. En cuanto al groupware orientado al espacio de trabajo indica que este permite a los miembros del equipo “subir y bajar” artefactos usando archivos y carpetas para organizar su trabajo. 

De otro lado, se presenta otra categorización del groupware, en cuanto a su enfoque hacia las comunicaciones o bien hacia el espacio de trabajo. El groupware orientado a las comunicaciones se apoya actividades no estructuradas del trabajo usando comunicaciones como el patrón subyacente de la interacción.  

Un caso muy popular del groupware orientado a las comunicaciones es el correo electrónico. Cuando el correo electrónico se utiliza como el medio principal para los equipos virtuales (como en la mayoría de los casos), los datos y la información asociada (tal como accesorios) permanecen en servidores centrales del correo y/o bandejas de entradas personales sin ninguna información de contexto en la cual esas comunicaciones de correo electrónico fueran utilizadas (procesos de negocio implicados, actividades realizadas, etc.).  

Otra categorización de los tipos de groupware la hace Wikipedia (www.wikipedia.com), que a su vez utiliza un software para trabajo colaborativo; este divide al groupware a su vez en tres categorías, que tienen estrecha relación con los parámetros de las clasificaciones antes mencionados:

Ø      Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan el compartir información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: correo electrónico , correo voz, publicación en Web

Ø      Herramientas de conferencia electrónica que facilitan el compartir información de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: conferencia de datos, conferencias de voz; conferencias de video (y audio conferencia, salas de chat o mensajería instantánea, sistemas para facilitar reuniones (sistemas de soporte a decisiones)

Ø      Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo: calendarios electrónicos, sistemas de gestión de proyectos; sistemas de control de flujos de trabajo (workflow); sistemas de soporte a redes sociales.

Muchos autores y literaturas categorización los tipos de groupware, unos tienen en cuenta las dimensiones de espacio y momentos de trabajo del grupo mientras otras están desagregadas con respecto a la actividad a la cual facilitan, sin embargo, lo relevante es reconocer la amplia variedad de herramientas que se encuentran a disposición de los usuarios con el fin de facilitar la labor en grupo o equipo.

GROUPWARE EN…

Sistemas Estratégicos

Groupware es una plataforma poderosa para desarrollar sistemas estratégicos. Un sistema estratégico ayuda a coordinar las actividades de una organización para lograr sus metas de negocio. Permite a las empresas ser proactivas, compartir el conocimiento y trabajar en grupo en formas que las hagan más competitivas. 

Los sistemas estratégicos de Groupware son aplicaciones adelantadas que ayudan a tomar decisiones y a cumplir las metas organizacionales. Por ejemplo, un sistema estratégico permite al usuario dar seguimiento a las actividades de la competencia, tener acceso a la información de productos y supervisar el avance del ciclo de ventas con sus clientes.

Rediseño de los procesos de negocios

La competencia globalizada obliga a las organizaciones a cambiar constantemente sus estructuras y prácticas para adaptarse al entorno cambiante. "Reingeniería" es el término popular que describe hoy estos esfuerzos para adecuar la organización y poder enfrentar los nuevos retos.  

El trabajo de reingeniería corporativa comienza por las metas del negocio, continúa por los procesos en uso para lograr dichos objetivos y se detiene a cada paso para preguntarse el por qué de cada uno de ellos.  

Si las respuestas a estas preguntas no están específicamente ligadas al logro de las metas del negocio, el proceso se rediseña, el trabajo se redefine o el departamento completo puede reestructurarse, consolidarse o, incluso, eliminarse.  

Una clave para lograr proyectos de reingeniería exitosos es la aplicación de la tecnología de cómputo a los procesos de negocios. Las funciones básicas de oficina, de contabilidad y de bases de datos fueron los objetivos iniciales de la computarización. Más tarde las compañías buscaron la ventaja competitiva a través de las soluciones de cómputo para el trabajo en grupo o Groupware. 

Las imágenes digitalizadas de documentos y los documentos electrónicos constituyen una de las herramientas más poderosas con que la empresa cuenta para hacer avanzar el proceso de reingeniería. Un sistema de manejo de imágenes de documentos permite almacenar, distribuir y consultar documentos a través de la red. El manejo de imágenes de documentos no es una ruta a la "mítica oficina sin papel", más bien se trata de una manera sencilla de incrementar la productividad al evitar que los empleados con mayores conocimientos y experiencia desperdicien tiempo en labores más simples. 

El Groupware responde a los principales Retos que un negocio requiere hoy en día. 

Es así como por medio del uso de esta tecnología cada persona o empresa logra: 

1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o de tiempo. 

2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y Procedimientos). 

3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se pueden referir a la operación y administración o al proceso mismo del negocio. 

4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos, experiencias, creatividad e iniciativa de los individuos.  

5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los procesos de la corporación. 

6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar acciones efectivas que ofrezcan un valor agregado a la corporación.

La Red Mundial (World Wide Web)

La tecnología groupware como el caso de Domino, provee un ambiente abierto con los estándares propios de Internet y a la vez con las ventajas de Notes para desarrollar aplicaciones de negocios que corren en Intranets, extranets e Internet.

Domino es una tecnología que transforma el servidor de Lotus Notes en uno más de aplicaciones para Internet, permitiendo a cualquier cliente Web participar en forma segura en las aplicaciones Notes.  

Todas las ventajas de las aplicaciones Notes mencionadas anteriormente están disponibles en Internet (seguridad, organización, facilidad de uso, integración RDMS entre otras más). 

El impacto del Groupware en la red mundial radica en la facilidad con que las aplicaciones del Web incorporan el manejo de bases de datos de documentos, aprovechan la infraestructura de mensajería para enviar y recibir correo electrónico y para distribuir documentos en un flujo de trabajo sin fronteras, habilitan el manejo de formas, soportan la ejecución de aplicaciones remotas (tales como scripts o macros en el front-end y en el servidor) y logran la integración con los sistemas manejadores de bases de datos relacionales (RDBMS) y con los sistemas de proceso de transacciones.

LA EDUCACIÓN

Además de la multitud de aplicaciones educativas de las redes tanto en la educación formal como en la informal, la utilización de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (tales como el trabajo colaborativo o groupware) en manos de los profesores abre nuevas expectativas para el desarrollo profesional.  

A través de las redes se pueden compartir una gran cantidad de información sobre nuevos recursos educativos, temas relevantes para la profesión y nuevas ideas para incorporar a la clases y proyectos de investigación. Las redes posibilitan el acceso a un enorme conjunto de personas que están trabajando en el mismo tema, locales e internacionales y obtener ayuda desde una amplia variedad de fuentes, todo ello desde un enfoque colaborativo del propio desarrollo profesional. 

El groupware entre profesores se basa en la comunicación y en el intercambio de la información. En este sentido las nuevas tecnologías de la información proporcionan la oportunidad de acceder a una diversidad de servicios como pueden ser:

a) De obtención de servicios especializados de información que existen en cada campo académico y profesional y que suelen ser accesibles para los miembros de la disciplina o de la profesión. 

b) Intercambio de nuevos conocimientos surgidos tanto de la investigación básica y aplicada como de la práctica profesional a través de revistas electrónicas, conferencias electrónicas y listas de discusión. 

c) Colaboración para mejorar las aptitudes y resolver problemas. Este tipo de colaboración es requerida más que el simple intercambio de información. Intercambio de ideas, compartir experiencias y discutir soluciones a las dificultades que se dan entre profesores, por ejemplo, pueden dar lugar, a través de redes a grupos de trabajo mucho más amplios y diversos. 

d) Colaboración para crear nuevo conocimiento. Distintas personas trabajan juntos durante largos periodos para lograr metas compartidas: un grupo de profesores desarrollando materiales curriculares o escribiendo un artículo en común, la realización de investigaciones y proyectos de innovación por equipos de profesores de distintos centros, el intercambio de borradores y planes de trabajo... constituyen típicos ejemplos de esta categoría. En gran medida, estos sistemas aplicados al aprendizaje, recogen gran parte de las características de los sistemas de teletrabajo, o del teleintercambio. 

Una de las principales características de la utilización de las nuevas tecnologías es la nueva dimensión espacio-temporal que se configura, el trabajo colaborativo entre profesores a través de las redes da lugar a diferentes tipos de interacción en función del momento y el lugar en que nos encontremos y determinarán el tipo de servicio a utilizar.

 BENEFICIOS Y DESVENTAJAS QUE GEERAN LAS TECNOLOGIAS DE GROUPWARE

Puesto que los mecanismos de la coordinación facilitan la gerencia del conocimiento y la toma de decisión, uso del groupware pueden realzar la toma de decisión de colaboración en organizaciones. 

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo. 

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son:

Ø      El groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes.

Ø      El groupware coordina gente y procesos.

Ø      El groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.

Ø      El groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.

Ø      Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente.

Por otro lado, se expone que el groupware generalmente no implementa un modelo organizacional subyacente. La carencia de una estructuración explícita de la organización es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. 

Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún gancho para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo. 

Aunque el conocimiento tácito es difícil de capturar, el groupware puede capturar, almacenar, recuperar, y distribuir una parte del conocimiento tácito en formas de rituales y de historias de la organización. Investigaciones han demostrado que el uso de rituales y de historias de la organización pueden proporcionar una base de memorias colectivas entre los miembros de organización.

PRICIPALES RETOS DEL GROUPWARE

El Groupware responde a los principales Retos que un negocio requiere hoy en día. Es así como por medio del uso de esta tecnología cada persona o empresa logra: 

1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o de tiempo. 

2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y Procedimientos). 

3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se pueden referir a la operación y administración o al proceso mismo del negocio. 

4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos, experiencias, creatividad e iniciativa de los individuos.  

5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los procesos de la corporación. 

6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar acciones efectivas que ofrezcan un valor agregado a la corporación.

PRODUCTOS GROUPWARE

En el mercado existen una cada vez más extensa gama de productos etiquetados como groupware, algunos de los productos más ampliamente conocidos son:

1. Lotus Notes and Domino Lotus Notes fue uno de los primeros productos de mensajería y groupware completamente equipados. Fue construido para las operaciones cliente/servidor y utiliza el concepto de los almacenes de objetos en los cuales la información se almacena en los servidores múltiples replicados. Domino Lotus Notes agrega servicios del HTTP (protocolo de transferencia de hypertexto) y transforma a en un servidor de aplicaciones de Internet. Domino también agrega características de la seguridad tales como cifrado.

2. Microsoft Exchange Server: provee muchas de las mismas funcionalidades del Notes y el Domino, incluyendo funcionalidades de colaboración para trabajo en equipo, seguridad, entre otras. Además, proporciona un amplio alcance en el intercambio de información en la empresa integrando el correo electrónico, la programación, las formas electrónicas, y los documentos compartidos. También proporciona una base para crear los usos especiales que pueden aprovecharse de un sistema empresa-ancho de la mensajería.

3. Novell GroupWise: ayuda a mantener sus comunicaciones seguras y autenticadas tanto dentro de la empresa como fuera de ella, con otras empresas y personas que se encuentran fuera de su firewall. GroupWise funciona con clientes inalámbricos, basados en Web y tradicionales, ofreciendo a los usuarios programación, mensajería instantánea y correo electrónico integrado, además de gestión de documentos, contactos y tareas.

Existen muchas otras herramientas en el mercado, sin embargo las anteriormente mencionadas son en el ámbito empresarial de las más reconocidas internacionalmente. 

LA NUEVA EXIGENCIA LABORAL (TRABAJO EN GRUPO) 

Los tiempos modernos exigen el trabajo interdisciplinario.  Ponerse al servicio de los intereses de un grupo demanda más esfuerzos de los que se reconocen.  

El ambiente laboral vive en la actualidad un vertiginoso proceso de cambios, que en ocasiones, se hace difícil compatibilizar con la forma en que fuimos preparados. Los profesionales con 10, 15 ó más años de servicios, aquilatamos experiencia bajo la supervisión de un gerente o un jefe que controlaba la calidad de nuestro trabajo. Él actuaba, a igual que juez, para señalar cuán bueno o regular era nuestra labor.  

Los nuevos tiempos apuntan a un proceso laboral de autogestión, donde las iniciativas personales constituyen un requisito para la solución de las disyuntivas. Por esto, que se hace más habitual apreciar que los requisitos más valorados para integrarse a las grandes empresas son: flexibilidad personal, capacidad de trabajo en equipo y competencia laboral. 

A tales requerimientos es preciso adicionarles colaboración y autonomía; capacidad de postergar sus juicios personales y aceptar el de los otros; capacidad para escuchar y aceptar el conocimiento de los demás; y el propio convencimiento de que se está en un equipo para compartir y no para competir.  

CONCLUSIONES

Groupware ya superó la etapa de la curiosidad explosiva de una moda pasajera. Al combinar conceptos de administración de grupos de trabajo con tecnologías de cómputo en ambientes cliente/servidor, el Groupware automatiza todas aquellas tareas rutinarias que son práctica recurrente en todas las organizaciones.  

El conocimiento experto, entendido como aquel que se genera como resultado del trabajo realizado por una persona o grupo de personas en una organización, es el activo más valioso de ésta. Hasta ahora este conocimiento experto se perdía cuando estas personas cambiaban de organización. En la actualidad el Groupware fomenta la creación del acervo de conocimiento de la organización capitalizando la experiencia acumulada para compartirla.  

La frase para reflexionar:  

“Los problemas significativos que enfrentamos no pueden resolverse con el mismo nivel de pensamiento que teníamos cuando los creamos”. Albert Einstein.

 INFOGRAFIAS