En la era de la información, de la explosión de sus tecnologías, se vive la etapa en la que la humanidad ha alcanzado un desarrollo imprevisible; cada día son mayores las diferencias sociales, políticas y económicas. uno de los principales problemas es su exceso, es necesario invertir mucho tiempo en ella debido, entre otras causas, a la liberación de los mecanismos regulatorios existentes en materia de publicaciones, sobre todo como resultado del surgimiento y desarrollo de Internet; por esta razón, es frecuente encontrar un número significativo de publicaciones redundantes y de baja calidad mezcladas con otras importantes y sólidas, difíciles de hallar entre la información ruidosa que la "envuelve".

La información es un elemento fundamental para el desarrollo, con el cursar de los años, la gestión de la información ocupa, cada vez más, un espacio mayor en la economía de los países a escala mundial. 

Dentro de su organización o Dpto. identifique: IBM de Venezuela, Dpto. IGS, Servicio técnico. 

1.- Quién ejerce el liderazgo del proceso de gestión de la Información.

El liderazgo lo ejerce la gerente Lelia García, que se encarga a través de informes, presentaciones en Lotus frelance Graphics, utilizando un thinkpad T41 (portátil IBM), se dirige a los clientes y les presenta cada dos semanas, como se encuentran sus requerimientos manejados por la empresa, casos abiertos y cerrados por el equipo técnico, casos puntuales en los que se muestra como será resueltos de manera satisfactoria para el cliente.

Los informes y presentaciones son enviados a los clientes por medio de  email mediante el software Lotus Notes, para que estén al tanto de cómo se esta llevando sus proyectos y en que medida se están solventando los requerimientos.

Para obtener dichos informes la gerencia se reúne con los coordinadores de cada uno de los proyectos en los cuales le informan cuales son los casos mas problemáticos y como se debe resolver para que a su vez la gerencia lo muestre al cliente.

2.- Cuáles son las funciones inherentes a esta gestión.

Cada mes se realiza:

Por medio de Lotus 123 se realizan tablas en las cuales contiene la información de cada uno de los requerimientos abiertos y cerrados, con los nombres de las oficinas, persona contacto, falla del equipo, hora de inicio, hora final (en caso de estar cerradas) y solución

Con el Lotus 123 se crean gráficos en forma de torta para mostrar al cliente si los casos fueron atendidos en las horas estipuladas en los contratos por cada una de las zonas a nivel nacional.

Con Lotus 123 se analizan los gráficos que indican los porcentajes de fallas por tipo de maquina para cada una de las zonas a nivel nacional.

3.- Determine: la visión, misión, valores y objetivos de la unidad o Dpto.

Visión:

Que cada uno de los proyectos sea el más efectivo y rápido en la atención de requerimientos.

Misión:

Que cada uno de nuestros clientes se sienta atendido y que sus equipos trabajen de manera óptima, mostrándoles a los futuros clientes de IBM como puede trabajar su empresa obteniendo contratos de servicio con nosotros.

Valores:

Ser la unidad solucionadora mas efectiva en el mercado del outsourcing a nivel nacional con la ayuda de “team” de trabajo, haciendo sentir a cualquier de los clientes del departamento de IGS importantes, que cada uno de los casos sea atendido de manera rápida, solucionando su requerimiento con facilidad, ya que nuestro grupo de técnicos se encuentran entrenados para atender cualquier requerimiento que sea abierto por el cliente que se encuentre entre los parámetros definidos en el contrato.

Objetivos de la unidad:

Atender, dentro de los parámetros definidos en el contrato, todos los casos aperturados por los clientes, encontrando soluciones ajustadas a los requerimientos del mismo, tratando de que sean resueltos de manera satisfactoria.

4.- Esquematice la estructura jerárquica u organigrama existente.

5.- Cuáles son los recursos tecnológicos disponibles (equipos, programas) que apoyan al proceso de gestión de la información y que importancia tienen en el logro de los objetivos del Dpto. o unidad.

Para la unidad es importante tener: Lotus smart Suite (Lotus 123, Lotus freelance Graphics), lotus notes y para ello se utilizan Thinkpad T30 (para el área de coordinación) y T41 (para la gerencia). Los thinkpad son portátiles que son muy fáciles de transportar a cualquier cliente que necesite información de cómo IBM esta llevando su contrato de outsourcing. Sin estas herramientas no seria posible exponer al cliente que IGS como unidad esta realizando el trabajo que le fue contratado, es importante mostrar al cliente que no tiene de que preocuparse si algún equipo falla, ya que por medio de estas herramientas se le muestra como IBM trabaja para mantener a la empresa operativa.