Resumen

La Teoría General de Sistemas surge como una teoría interdisciplinaria, cuyo propósito es integrar los conocimientos de todas las ciencias en un mismo enfoque y que los descubrimientos de cada una sean aplicados en las demás. La TGS se basa en tres principios fundamentales: el expansionismo, el pensamiento sintético y la teleología. La cibernética aporta las similitudes de dirección en los navíos a las situaciones en administración; así mismo, a ella se debe la incorporación de la Teoría de la Informática a la TGS. La Teoría de la Información establece los elementos necesarios para la comunicación efectiva en las organizaciones. La Teoría Matemática de la administración aporta el enfoque matemático al preocuparse por crear modelos matemáticos que ayuden a mejorarla toma de decisiones, p ara ello se apoya en la Investigación de Operaciones. La Teoría de sistemas consiste en observar las cosas y fenómenos como elementos de cosas y fenómenos más grandes. Concibe al todo como un conjunto de sistemas dentro de otros sistemas, que ejercen influencia mutua entre sí.

 

 

Tema 7

Teoría de la Decisión

 

Conforme aumenta la complejidad del ser vivo, aumenta también la complejidad de sus decisiones y la forma en que éstas se toman. Así, pasamos de una toma de decisiones guiada instintivamente, a procesos de toma de decisiones que deben estar guiados por un pensamiento racional en el ser humano. La Teoría de la Decisión tratará, por tanto, el estudio de los procesos de toma de decisiones desde una perspectiva racional.

El problema de la Decisión, motivado por la existencia de ciertos estados de ambigüedad que constan de proposiciones verdaderas (conocidas o desconocidas), es tan antiguo como la vida misma. Podemos afirmar que todos los seres vivientes, aún los más simples, se enfrentan con problemas de decisión. Así, un organismo unicelular asimila partículas de su medio ambiente, unas nutritivas y otras nocivas para él. La composición biológica del organismo y las leyes físicas y químicas determinan qué partículas serán asimiladas y cuáles serán rechazadas.

 

Características y Fases del Proceso de Decisión

 

Un proceso de decisión presenta las siguientes características principales:

    Existen al menos dos posibles formas de actuar, que llamaremos alternativas o acciones, excluyentes entre sí, de manera que la actuación según una de ellas imposibilita cualquiera de las restantes.

    Mediante un proceso de decisión se elige una alternativa, que es la que se lleva a cabo.

    La elección de una alternativa ha de realizarse de modo que cumpla un fin determinado.

 

El proceso de decisión consta de las siguientes fases fundamentales:

1) Predicción de las consecuencias de cada actuación. Esta predicción deberá basarse en la experiencia y se obtiene por inducción sobre un conjunto de datos. La recopilación de este conjunto de datos y su utilización entran dentro del campo de la Estadística.

2) Valoración de las consecuencias de acuerdo con una escala de bondad o deseabilidad. Esta escala de valor dará lugar a un sistema de preferencias.

 

3) Elección de la alternativa mediante un criterio de decisión adecuado. Este punto lleva a su vez asociado el problema de elección del criterio más adecuado para nuestra decisión, cuestión que no siempre es fácil de resolver de un modo totalmente satisfactorio.

 

Clasificación de los Procesos de Decisión

Los procesos de decisión se clasifican de acuerdo según el grado de conocimiento que se tenga sobre el conjunto de factores o variables no controladas por el decisor y que pueden tener influencia sobre el resultado final (esto es lo que se conoce como ambiente o contexto). Así, se dirá que:

    El ambiente es de certidumbre cuando se conoce con certeza su estado, es decir, cada acción conduce invariablemente a un resultado bien definido.

    El ambiente de riesgo cuando cada decisión puede dar lugar a una serie de consecuencias a las que puede asignarse una distribución de probabilidad conocida.

    El ambiente es de incertidumbre cuando cada decisión puede dar lugar a una serie de consecuencias a las que no puede asignarse una distribución de probabilidad, bien porque sea desconocida o porque no tenga sentido hablar de ella.

Según sea el contexto, el proceso de decisión (o la toma de decisiones) se realiza bajo certidumbre, bajo riesgo o bajo incertidumbre, respectivamente. 

 

Elementos de un Problema de Decisión

En todo problema de decisión pueden distinguirse una serie de elementos característicos:

    El decisor, encargado de realizar la elección de la mejor forma de actuar de acuerdo con sus intereses.

    Las alternativas o acciones, que son las diferentes formas de actuar posibles, de entre las cuales se seleccionará una. Deben ser excluyentes entre sí.

    Los posibles estados de la naturaleza, término mediante el cual se designan a todos aquellos eventos futuros que escapan al control del decisor y que influyen en el proceso.

    Las consecuencias o resultados que se obtienen al seleccionar las diferentes alternativas bajo cada uno de los posibles estados de la naturaleza.

    La regla de decisión o criterio, que es la especificación de un procedimiento para identificar la mejor alternativa en un problema de decisión.

 

 

Tablas de Decisión

 

Muchos procesos de toma de decisiones pueden ser tratados por medio de tablas de decisión, en las que se representan los elementos característicos de estos problemas:

    Los diferentes estados que puede presentar la naturaleza: e1, e2,..., en.

    Las acciones o alternativas entre las que seleccionará el decisor: a1, a2,..., am.

    Las consecuencias o resultados xij de la elección de la alternativa ai cuando la naturaleza presenta el estado ej.

 

Se supone, por simplicidad, la existencia de un número finito de estados y alternativas. El formato general de una tabla de decisión es el siguiente:

 

 

 

EJEMPLO:

 

Un ama de casa acaba de echar cinco huevos en un tazón con la intención de hacer una tortilla. Dispone, además, de un sexto huevo del que no conoce su estado, aunque es de esperar que en caso de encontrarse en buen estado y no ser utilizado, se estropeará. Al ama de casa se le presentan tres posibles alternativas:

1) Romper el huevo dentro del tazón donde se encuentran los cinco anteriores.

2) Romperlo en otro tazón diferente.

3) Tirarlo directamente.

Dependiendo del estado del huevo, las consecuencias o resultados que pueden presentarse para cada posible alternativa se describen en la siguiente tabla:

 

 

 

Valoración de Los Resultados

 

Aunque los resultados x_ij no son necesariamente números (como ocurre en el ejemplo anterior), supondremos que el decisor puede valorarlos numéricamente, es decir, se asumirá la existencia de una función V(.)con valores reales tal que: 

 

 

 

Así, en el ejemplo de la tortilla podría realizarse un proceso de valoración en el que se asignasen números a cada una de los resultados, dando lugar a una posible tabla como la que sigue: 

 

 

Por motivos de simplicidad, en lo que sigue se identifica cada resultado con su valoración numérica. Así, x_ij hará referencia tanto al propio resultado como al valor asignado por el decisor.

 

EJEMPLO:

 

En cierta ciudad se va a construir un aeropuerto en una de dos posibles ubicaciones A y B, que será elegida el próximo año. Una cadena hotelera está interesada en abrir un hotel cerca del nuevo aeropuerto, para lo cual tiene que decidir qué terrenos comprar. La siguiente tabla muestra el precio de los terrenos, el beneficio estimado que obtendrá el hotel en cada posible localización si el aeropuerto se ubica allí, y el valor de venta de cada terreno si finalmente el aeropuerto no se  construye en ese lugar (los cantidades aparecen expresadas en ptas. x 10⁷). ¿Cuál es la decisión más adecuada?

 

 

Las alternativas posibles de que dispone el decisor son las siguientes:

 

1) Comprar la parcela en A.

2) Comprar la parcela en B.

3) Comprar ambas parcelas.

4) No comprar ninguna parcela.

Por otra parte, los posibles estados de la naturaleza son:

1) El aeropuerto se construye en A.

2) El aeropuerto se construye en B.

 

Así, si la cadena hotelera compra el terreno en A y el aeropuerto se construye allí finalmente, obtendrá como rendimiento final el correspondiente a la explotación del hotel, 31, menos la inversión realizada en la compra del terreno, 18, es decir, 31-18 = 13. Por el contrario, si el aeropuerto se construye en B, el terreno adquirido en A deberá ser vendido, por lo que se obtendrá un beneficio de 6, al que habrá que restar la inversión inicial en la compra, 18. Esto proporciona un rendimiento final de 6-18 = -12. De manera análoga se determinan los resultados de las restantes alternativas ante cada uno de los posibles estados de la naturaleza, dando lugar a la siguiente tabla de decisión:

 

 

CONCEPTO DE REGLA DE DECISIÓN

 

La tabla de decisión es un mero instrumento para dar respuesta a la cuestión fundamental en todo proceso de decisión:

¿Cuál es la mejor alternativa?

Para la elección de la alternativa más conveniente nos basaremos en el concepto de regla o criterio de decisión, que podemos definir de la siguiente forma:

 

 

Notaremos por S a esta aplicación y S(a) el valor numérico asociado por el criterio S a la alternativa a. La descripción de los diferentes criterios de decisión que proporcionan la alternativa óptima será realizada de acuerdo con el conocimiento que posea el decisor acerca del estado de la naturaleza, es decir, atendiendo a la clasificación de los procesos de decisión. Según esto, distinguiremos:

    Tablas de decisión en ambiente de certidumbre.

    Tablas de Decisión en ambiente de incertidumbre.

    Tablas de Decisión en ambiente de riesgo

Tablas de Decisión Bajo Certidumbre

 

En los procesos de decisión bajo certidumbre se supone que el verdadero estado de la naturaleza es conocido por el decisor antes de realizar su elección, es decir, puede predecir con certeza total las consecuencias de sus acciones. Esto es equivalente a considerar n=1 en la descripción de la tabla de decisión, dando lugar a siguiente tabla trivial:

 

 

Conceptualmente, la resolución de un problema de este tipo es inmediata: basta elegir la alternativa que proporcione un mejor resultado, es decir:

 

 

El problema de decisión se reduce, por tanto, a un problema de optimización, ya que se trata de escoger la alternativa que conduzca a la consecuencia con mayor valor numérico asociado.

Básicamente, un problema de optimización puede expresarse en forma compacta como sigue:

 

max { f(x) : x ÎS}

Donde:

 

* S es el conjunto de alternativas o conjunto factible. Se trata de un subconjunto del espacio euclídeo Ân, que puede contener un número finito o infinito de elementos.

* f: S es la denominada función objetivo, que asigna a cada alternativa una valoración, permitiendo su comparación.

* x representa el vector n-dimensional que describe cada elemento del conjunto factible. Cada una de sus componentes recibe el nombre de variable de decisión.

 

Tablas de Decisión Bajo Incertidumbre

 

En los procesos de decisión bajo incertidumbre, el decisor conoce cuáles son los posibles estados de la naturaleza, aunque no dispone de información alguna sobre cuál de ellos ocurrirá. No sólo es incapaz de predecir el estado real que se presentará, sino que además no puede cuantificar de ninguna forma esta incertidumbre. En particular, esto excluye el conocimiento de información de tipo probabilístico sobre las posibilidades de ocurrencia de cada estado.

 

Tablas de Decisión Bajo Riesgo

 

Los procesos de decisión en ambiente de riesgo se caracterizan porque puede asociarse una probabilidad de ocurrencia a cada estado de la naturaleza, probabilidades que son conocidas o pueden ser estimadas por el decisor antes del proceso de toma de decisiones.

 

Reglas de Decisión

 

Los diferentes criterios de decisión en ambiente de riesgo se basan en estadísticos asociados a la distribución de probabilidad de los resultados. Algunos de estos criterios se aplican sobre la totalidad de las alternativas, mientras que otros sólo tienen en cuenta un subconjunto de ellas, considerando las restantes peores, por lo no que están presentes en el proceso de toma de decisiones. Representaremos por R(a_i) los resultados asociados a la alternativa a_i, y por P(a_i) la distribución de probabilidad correspondiente a tales resultados, esto es, el conjunto de valores que representan las probabilidades de ocurrencia de los diferentes estados de la naturaleza:

 

 

Los principales criterios de decisión empleados sobre tablas de decisión en ambiente de riesgo  son:

    Criterio del valor esperado.

    Criterio de mínima varianza con media acotada.

    Criterio de la media con varianza acotada.

    Criterio de la dispersión.

    Criterio de la probabilidad máxima

Todos estos criterios serán aplicados al problema de decisión bajo riesgo cuya tabla de resultados figura a continuación:

 

 

 

 

Teoría de la Contingencia

 

La teoría de la contingencia señala, como premisa fundamental, que las acciones administrativas apropiadas en una situación determinada, dependen de los parámetros particulares de la situación. Está teoría surge como consecuencia del descubrimiento de que los principios de la escuela clásica no poseen características de inamovilidad y que puede dudarse de la infalibilidad de su aplicación. La teoría contingente busca identificar principios que orienten acciones a seguir de acuerdo con las características de la situación, en lugar de buscar principios universales que se apliquen a cualquier situación, como lo hace el enfoque clásico.

 

Joan Woodward publicó en 1965 su obra Industrial Organization: Theory and practice, con la cual se convierte en uno de los pioneros del enfoque de la contingencia. En los años 50 , Joan Woodward, sociólogo industrial llevo a cabo una investigación en compañía de otros colegas. La investigación abarco a 100 firmas británicas y tenía como objeto analizar como eran aplicados los principios clásicos de la organización.

 

Las conclusiones que sacaron fueron que no había diferencias importantes en la forma en que tales principios se aplicaban, como consecuencia surgió la inquietud de determinar los factores que permitían la diferencia de desempeño en esas organizaciones

 

Factores contingentes

Investigaciones posteriores llevaron a concluir que la mejor estructura para una empresa dada depende de factores contingentes, siendo los principales:

Tecnología

Tamaño

Ambiente

 

 

Tecnología

Este factor incluye: los conocimientos, herramientas, maquinaria y equipo, así como las técnicas y métodos de trabajo que la organización utiliza en sus procesos de producción e intercambio. Los aspectos más relevantes de la tecnología son:

 

Complejidad

Está relacionada con el tipo de proceso productivo, así como, con el producto, bien o servicio. A medida que una organización lleva a cabo diversas combinaciones de procesos y productos cambian los procesos administrativos.

 

Interdependencia

El grado de autonomía o dependencia con que las diferentes unidades organizacionales desempeñan sus funciones influirá en el tipo de estructura organizacional y en los procesos de toma de decisiones.

Creatividad y ciclo de vida del producto

Hay productos que agotan sus nichos de mercado y necesitan agregarle innovaciones para mantener a la firma en el mercado. Esto exige que sus estructuras contemplen la existencia de departamentos especializados en investigación y desarrollo de ideas rentables.

 

Tamaño de la organización

Con el incremento del tamaño de la organización la estructura se hace más formal y compleja, la coordinación y la comunicación se vuelven procesos más difíciles pues las tareas se multiplican. La gran diferenciación que suele haber en las funciones de una gran organización lleva a buscar la mayor especialización posible en su desempeño.

 

Ambiente

La estabilidad del medio ambiente influye en el tipo de estructura de la organización. Cuando el ambiente que rodea ala organización es altamente predecible debido a que hay pocos cambios en él , la estructura puede fácilmente ajustarse a estructuras organizacionales centralizadas, con comunicación a través de los niveles jerárquicos y a trabajar con procedimientos claramente establecidos y políticas rígidas. En contraste , cuando el entorno de la organización es inestable y, hay cambios rápidos e impredecibles, la organización requiere de mayor flexibilidad interna que le permita responder adecuada y prontamente a lo cambios externos.

 

 

Alcances y limitaciones

La teoría de la contingencia pone de manifiesto lo relativo de la universalidad de la teoría de la administración, establecida sobre los principios generales de Taylor y Fayol, los cuales no se aplican en forma indiscriminada. Conforme a las investigaciones que fundamentaron a la teoría de la contingencia, su aplicación requiere de adaptación particular al ramo específico, tamaño de la organización y condiciones del medio ambiente. Sin embargo, si el administrador domina las bases de la teoría general de la administración se pueden adaptar adecuadamente los principios fundamentales de la administración. Esta teoría establece su misma limitación: ya que no es posible resolver a nivel teórico cada una de las situaciones que puedan estar presentes en las organizaciones.

 

TEORÍA DE LA INFORMACIÓN.

 

Es una rama de la matemática aplicada que utiliza el cálculo de probabilidades. Establece que los sistemas de comunicaciones se componen de los elementos:

Fuente. Persona, cosa o proceso que emite o provee los mensajes.

Transmisor. Proceso o equipo que codifica el mensaje, transmitiéndolo de la fuente al canal.

Canal. Equipo o espacio intermedio entre el transmisor y el receptor, por medio del cual viaja el mensaje.

Receptor. Proceso o equipo que recibe el mensaje en el canal. Decodifica el mensaje para colocarlo a disposición del destino.

Destino. Persona, cosa o proceso a quien se envía el mensaje en el punto final del sistema de comunicación.

Ruido. Perturbaciones indeseables que tienden a alterar de manera imprevisible los mensajes transmitidos.

Para mejorar el proceso decisorio, las organizaciones crean sistemas específicos de búsqueda, recolección, almacenamiento, clasificación y tratamiento de información importante; tales sistemas se denominan Sistemas de Información Gerencial (SIG).

 

Bajo tal sistema, se manejan los conceptos de:

Redundancia. Repetición del mensaje para garantizar que la recepción es correcta.

Entropía. Se refiere a la pérdida de energía en los sistemas.

Sinergia. Es trabajo conjunto. Se presenta cuando dos o más causas que actúan en conjunto producen un efecto mayor que la suma de los efectos que producirían por separado.

Comunicación. Significa transmisión de información a otra persona, compartir información, esencia de los sistemas de comunicación, el ingrediente básico en la toma de decisiones.

Informática. Disciplina que estudia el tratamiento racional y sistemático de la información por medios automáticos. Es la parte de la cibernética que estudia la relación entre los objetos y sus características, y los representa a través de soportes de información.

 

Consecuencias de la cibernética en la administración.

 

Automatización. Ultramecanización, superracionalización, procesamiento continuo y control automático, por la retroalimentación de la máquina con su propio producto. Tal automatización ha tenido un impacto socioeconómico profundo, sobre todo en tres actividades: empresas fabriles, las operaciones comerciales y la banca. Gran parte de lo que se lleva a cabo en automatización depende de la robótica, disciplina que estudia el diseño y la aplicación de robots en cualquier campo de actividad humana. Un robot es un mecanismo programable diseñado para aceptar entradas materiales o simbólicas y operar procesos químicos, físicos o biológicos mediante la movilización de materiales según pautas específicas.

Informática. La informática está convirtiéndose en una importante herramienta tecnológica a disposición del hombre para promover su desarrollo económico y social mediante la agilización del proceso de decisión y la optimización de la utilización de los recursos existentes.

 

Teoría Matemática de la Administración.

 

La teoría matemática se preocupa por crear modelos matemáticos capaces de simular situaciones reales en la empresa. La creación de modelos se orienta hacia la solución de problemas que se presentan en la toma de decisiones. Generalmente se usan modelos para simular situaciones futuras y para evaluar la probabilidad de su ocurrencia. El modelo busca delimitar el área de acción, de modo que indique hasta dónde puede llegar una situación futura, dentro de ciertos límites razonables de ocurrencia.

 

Investigación de Operaciones (IO).

 

Es la aplicación de métodos, técnicas e instrumentos científicos a los problemas que involucran las operaciones de un sistema, de modo que proporcione, a quienes lo controlan, soluciones óptimas para el problema tratado. Se ocupa generalmente de operaciones de un sistema existente, es decir, materiales, energías, personas y máquinas ya existentes. El objeto de la IO es capacitar al administrador para resolver problemas y tomar decisiones, pues la IO busca que el proceso decisorio sea más científico, más racional y más lógico en las organizaciones, ya sean manufactureras, prestadoras de servicios, militares, gubernamentales, etc.

 

Se desarrolla en seis fases:

1) Formular el problema

2) Construir un modelo matemático

3) Decidir una solución del modelo

4) Probar el modelo y la solución

5) Establecer control sobre la solución

6) Llevar a la práctica la solución (implementación).

 

Y las técnicas que emplea son: teoría de juegos, teoría de las colas, teoría de la decisión, teoría de los grafos, programación lineal, probabilidad y análisis estadístico y programación dinámica. La IO está orientada operacionalmente, mientras que la administración se dirige hacia la elaboración de una teoría amplia y genérica. La administración, la organización, la planeación o la toma de decisiones constituyen procesos lógicos que pueden expresarse en términos de símbolos y relaciones matemáticas. El enfoque central de esta escuela es el modelo, que representa el problema en sus relaciones básicas y en términos objetivos predeterminados.

 

Tema 8

Teoría de Sistemas

 

 

La Teoría General de Sistemas o teoría de sistemas (TGS) es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objeto tradicionalmente de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX.

 

Cronología

1948-55 cibernética (W. Ross Ashby, Norbert Wiener) Teoría matemática de la comunicación y control de sistemas a través de la regulación de la retroalimentación . . Estrechamente relacionado con la Teoría del control

1950 Teoría General de Sistemas (fundada por Ludwig von Bertalanffy)

1970 Teoría de catástrofes (René Thom, E.C. Zeeman) Rama de la matemática de acuerdo con bifurcaciones en sistemas dinámicos, clasifica los fenómenos caracterizados por súbitos desplazamientos en conducta llevan a pequeños cambios en las .

1980 Teoría del Caos(David Ruelle, Edward Lorenz, Mitchell Feigenbaum, Steve Smale, James A. Yorke) Teoría matemática de sistemas dinámicos no lineales que describe bifurcaciones, extrañas atracciones y movimientos caóticos.

1990 Sistema adaptativo complejo (CAS) (John H. Holland, Murray Gell-Mann, Harold Morowitz, W. Brian Arthur,..) La nueva ciencia de la complejidad que describe surgimiento, adaptación y auto-organización. Fue establecida fundamentalmente por investigadores del Instituto de Santa Fe, está basada en simulaciones informáticas e incluye sistemas de multiagente que han llegado a ser una herramienta importante en el estudio de los sistemas sociales y complejos. Es todavía un activo campo de investigación.

 

Otros autores afirman que fue elaborada en 1947 por el biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, esta teoría es interdisciplinaria, proporciona principios y modelos generales para todas ciencias involucradas, de modo que los descubrimientos efectuados en cada ciencia puedan utilizarlos las demás. Así pues, se basa en la comprensión de la dependencia recíproca de todas las disciplinas y de la necesidad de integrarlas.

 

La T.G.S. surgió por la necesidad de abordar científicamente la comprensión de los sistemas concretos que forman la realidad, generalmente complejos y únicos, resultantes de una historia particular, en lugar de sistemas abstractos como los que estudia la Física. Desde el Renacimiento la ciencia operaba aislando:

 

Desarrollos

 

Aunque la T.G.S. surgió en el campo de la Biología, pronto se vio su capacidad de inspirar desarrollos en disciplinas distintas y se aprecia su influencia en la aparición de otras nuevas. Así se ha ido constituyendo el amplio campo de la sistémica o de las ciencias de los sistemas, con especialidades como la Cibernética, la Teoría de la Información, la Teoría de Juegos, la Teoría del Caos o la Teoría de Catástrofes. En algunas, como la última, ha seguido ocupando un lugar prominente la Biología.

 

Más reciente es la influencia de la T.G.S. en las Ciencias Sociales. Destaca la intensa influencia del sociólogo alemán Niklas Luhmann, que ha conseguido introducir sólidamente el pensamiento sistémico en este área.

 

Esta teoría se basa de tres principios fundamentales: el expansionismo, el pensamiento sintético y la teleología. El expansionismo sostiene que todo fenómeno es parte de un fenómeno mayor, sustituyendo a visión orientada hacia los elementos fundamentales por una visión orientada hacia el todo (enfoque sistémico).

El pensamiento sintético se refiere a que el enfoque sistémico está más interesado en unir las cosas que en separarlas. La teleología, estudio del comportamiento orientado al logro de determinados objetivos, así, pretende explicar los fenómenos por aquello que producen o por aquello que es su propósito producir; partiendo de ello, los sistemas se visualizan como entidades globales y funcionales que buscan objetivos y finalidades.

 

Cibernética y Administración.

 

El concepto originario de cibernética proviene parcialmente de las funciones desarrolladas en un barco. El arte de gobernar navíos (kybernytiky) sería un atributo del piloto y no del capitán del timonel ni del remero. El movimiento iniciado por Norbert Wiener en 1943 para explorar las “casillas vacías en el mapa de la ciencia”. Los campos vacíos de ciencias como matemáticas, física, estática, etc., unificados por una ciencia: la cibernética.

Los primeros experimentos con computadores para la solución de ecuaciones diferenciales. La Segunda Guerra Mundial provocó el desarrollo de los equipos de artillería antiaérea en Inglaterra, frente al perfeccionamiento de la fuerza aérea alemana. Wiener colaboró en el proyecto de construir una máquina de defensa aérea basada en el computador de esa época en uso, el analizador diferencial Bush.

 

Concepto de cibernética. Es la ciencia de la comunicación y el control, ya sea en el animal o en la máquina. La comunicación integra y da coherencia a los sistemas; el control regula su comportamiento. La cibernética comprende los procesos y sistemas de transformación y su concreción en procesos físicos, fisiológicos, psicológicos, etc., de transformación de la información. Su núcleo son los sistemas de procesamiento de los mensajes.

 

Campo de estudio de la cibernética: los sistemas.

 

El campo de estudio de la cibernética son los sistemas. Sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas. Los elementos, que constituyen las partes u órganos del sistema, están dinámicamente relacionados entre sí y mantienen una interacción constante.

 

Clasificación de los sistemas.

 

Sistema determinista simple. Posee pocos componentes e interrelaciones, los cuales revelan un comportamiento dinámico completamente previsible.

 

 

Sistema determinista complejo. Como el computador electrónico, si su comportamiento no fuera totalmente previsible, funcionaría mal.

Sistema determinista excesivamente complejo. El universo.

Sistema probabilística simple. Sistema simple pero imprevisible.

Sistema probabilística complejo. Sistema que, aunque complejo, puede ser descrito.

Sistema probabilística excesivamente complejo. Sistema tan complicado que no puede ser descrito en su totalidad.

 

Propiedades de los sistemas cibernéticos.

Son excesivamente complejos. Por lo que se estudian a través del concepto de caja negra.

Son probabilísticos. Por lo que deben ser enfocados a través de la estadística.

Son autorregulados. Deben focalizarse a través de la retroalimentación que garantice la homeostasis.

Jerarquía de los sistemas.

Según la complejidad, Kenneth Boulding propone una jerarquía de nueve niveles:

Sistemas estáticos (frameworks)

Sistemas dinámicos simples (clckworks) Sistemas cerrados

Sistemas cibernéticos simples (cybernetics)

Sistemas abiertos

Organismos inferiores

Animales Sistemas abiertos

Hombre

Sistemas socioculturales

Sistemas simbólicos

 

Teoría de Sistemas.

 

La Teoría de Sistemas (TS), rama específica de la Teoría General de Sistemas, representa la plenitud del enfoque sistémico en la TGA a partir de 1960. La TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. En la TS se incorporan términos como el holismo, gestalt, emergente sistémico y globalismo o totalidad, que permiten comprender mejor las características de los sistemas, así como la dinámica de sus elementos.

 

Las organizaciones se conciben perfectamente como sistemas, de tal forma que son susceptibles de ser analizadas mediante la TGS y la TS.

 

Los supuestos básicos de la TGS son:

 

    Existe una tendencia hacia la integración de las ciencias naturales y sociales.

    Tal integración se orienta hacia una teoría de los sistemas.

    Esta teoría permite estudiar los campos no físicos del conocimiento científico.

    La TS desarrolla principios unificadores que nos aproximan al objetivo de la unidad de la ciencia.

 

Lo anterior coadyuva a una integración en la administración científica.

 

Las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas sólo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.

 

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

    Los sistemas existen dentro de sistemas.

    Los sistemas son abiertos.

    Las funciones de un sistema dependen de su estructura, de tal forma que sólo pueden hacer lo que su estructura les permite.

 

En esta teoría interviene el holismo, que es la tesis que argumenta que algunas totalidades son mayores que la suma de sus partes. En forma complementaria, surge el concepto de Gestalt (del alemán Gestalt = forma) en psicología, cuyo principio básico es la idea según la cual, las leyes estructurales del todo determinan las partes, y no a la inversa. El enfoque gestáltico estudió temas asociados a la cognición y a la percepción, es decir, los procesos mentales a través de los cuales los seres humanos aprehenden el mundo y lo conocen.

 

 

Concepto de sistemas.

 

Un sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

 

Características de los sistemas.

 

* Emergente sistémico. Una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares.

 

* Propósito u objetivo. Los elementos definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

 

* Globalismo o totalidad. El sistema, siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquiera de sus partes o unidades. De esto surge la entropía y la homeostasis.

 

 

Tipos de sistemas.

 

En cuanto a su constitución:

 

* Sistemas físicos o concretos. Compuestos por objetos.

* Sistemas abstractos. Conceptos, planes, ideas.

 

En cuanto a su naturaleza:

 

* Cerrados. Herméticos a cualquier influencia ambiental.

* Abiertos. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio.

 

Las seis funciones principales son:

 

Ingestión. Búsqueda y recepción de materiales, dinero, máquinas y personas, para mantener su fuente de energía.

 

Procesamiento. Transformación de los materiales o insumos.

 

Reacción ante el ambiente. Adaptación constante para continuar existiendo, los cambios pueden ser en el producto, el proceso o la estructura.

 

Regeneración de las partes. Las partes del sistema pierden su eficiencia, deben ser regeneradas o reubicadas para que sobrevivan en conjunto.

 

Organización. La organización de las cinco funciones descritas anteriormente, es una función que requiere un sistema de comunicaciones para el control y la toma de decisiones, tal función corre a cargo de la administración.

 

La organización como sistema abierto.

 

Una empresa es un sistema creado por el hombre, que mantiene una interacción dinámica con su ambiente, influye sobre él y recibe influencias de éste. Se caracteriza por tener un comportamiento probabilística y no determinista de las organizaciones; es decir, el comportamiento humano nunca es totalmente previsible, las personas son complejas, responden a muchas variables que no son totalmente comprensibles. Por ello, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros tengan un comportamiento previsible. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, está constituida por partes menores, pues los miembros de una organización son simultáneamente miembros de muchos otros grupos, que compiten entre sí o mantienen una lealtad complementaria. Su posición de poder dentro de las organizaciones depende mucho de sus relaciones con tales grupos. Por lo tanto, existe una interdependencia de las partes, pues un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las demás. Ante tal situación, la organización necesita conciliar dos procesos opuestos pero imprescindibles para su supervivencia:

 

 

Homeostasis. Tendencia del sistema a permanecer estático o en equilibrio, manteniendo su statu quo interno.

 

 

Adaptabilidad. Cambio en la organización del sistema, en su interacción o en los estándares necesarios para lograr un nuevo y diferente estado de equilibrio con el ambiente externo, pero alterando su statu quo interno.

 

Los sistemas tienen una frontera o límite, que es la línea que marca lo que está dentro y lo que está fuera del sistema, aunque no siempre la frontera de un sistema existe físicamente, como en los sistemas sociales, cuyas fronteras se superponen.

 

La morfogénesis es una característica de los sistemas que se refiere a la capacidad que tienen para modificar sus formas estructurales básicas, mediante un proceso cibernético que permite a sus miembros comparar los resultados deseados con los resultados obtenidos y detectar los errores que deben corregirse para modificar la situación.

 

 

Modelos de organización.

 

Básicamente se presentan dos:

 

Modelo de Katz y Kahn. Propone que, como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven cuando son capaces de mantener una entropía negativa o negentropía, es decir, importación – en todas formas – de cantidades de energía mayores que las que devuelven al ambiente como producto. Así, aunque parte de esa energía se transforma y se devuelve al ambiente en forma de producto, una parte de la entrada incorporada es consumida por la organización (importación-procesamiento- exportación). A esto le denominan eficacia organizacional.

 

Modelo sociotécnico de Tavistock. La organización se concibe como un sistema sociotécnico, estructurado sobre dos subsistemas. El subsistema técnico, que cubre la tecnología, el territorio y el tiempo. Es responsable de la eficiencia potencial de la organización. Y el subsistema social, que comprende los individuos, sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecución de la tarea, así como de las exigencias de su organización formal e informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.

 

Evaluación crítica de la Teoría de Sistemas.

 

Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado. Se refiere a los conflictos que se crean debido ala naturaleza de cada sistema. La organización como sistema abierto implica el constante conflicto de adaptación a su medio, debido a su naturaleza de perpetuidad con la que fue creada.

 

Características básicas del análisis sistémico. La concepción del todo universal, como una sucesión de sistemas y subsistemas. El dinamismo creado al haber interacción entre los sistemas y su interior. La teoría sistémica considera todos los niveles y reconoce la importancia de sus partes. Reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o razones. Emplea la probabilidad para explicar los fenómenos en términos hipotéticos. Es multidisciplinaria y multicausal. Incorpora la adaptabilidad a las organizaciones.

 

Carácter integrador y abstracto. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración que aporta nuevas variables.

 

Efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos. Una organización puede diferir, en cantidad o en calidad, en la suma de los insumos.

 

El "hombre funcional". El individuo desempeña un rol dentro de las organizaciones y se interrelaciona con los demás individuos como un sistema abierto. Las organizaciones son sistemas de roles en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y como protagonistas de los mismos.

 

Nuevo enfoque organizacional. El enfoque del todo y de las partes, de lo general y la especialización, de la integración interna y de la adaptación externa, de la eficiencia y eficacia. La visión gestáltica y global de las cosas, el emergente sistémico: las propiedades del todo que no aparecen que no aparecen en ninguna de sus partes.

 

 

Teoría General de los Sistemas

 

       La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.

El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.

La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos, a los cuales me refiero en las próximas páginas.

 

Aportes Semánticos

 

Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.

De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.

La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de utilización universal.

 

Sistema: Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico (objetos), sino más bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.

 

Entradas: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.

 

Las entradas pueden ser:

- en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.

- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

- retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.

 

Proceso: El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.

En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una “"caja negra”".

 

Caja Negra:

La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.

 

Salidas:

 

Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

 

Relaciones:

 

Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.

Podemos clasificarlas en:

- Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.

- Sinérgicas: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.

- Superfluas: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.

 

Atributos:

 

Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.

 

Contexto:

 

Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.

El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.

Para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:

a) La determinación del contexto de interés.

b) La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema.

c) Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.

d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite de interés relacional.

Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite.

Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características de predicción científica.

 

Rango:

En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad. Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos.

Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas. Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango. Al hacer referencia a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un método lógico de detección. El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor.

 

Subsistemas:

En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema.

 

Variables:

Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben necesariamente conocerse. Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.

Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.

 

Parámetro:

Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación determinada.

 

Operadores:

Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los operadores.

 

Retroalimentación:

La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemasen el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada.

 

Feed-forward o alimentación delantera:

Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema.

 

Homeostasis y entropía:

La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.

 

La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.

En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.

 

Permeabilidad:

 

La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será más o menos abierto. Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.

 

Integración e independencia:

 

Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo. Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.

 

Centralización y descentralización:

 

Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.

Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos.

 

Adaptabilidad:

 

Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.

 

Mantenibilidad:

 

Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.

 

Estabilidad:

 

Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información. La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).

 

Armonía:

 

Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.

 

Optimización y sub-optimización:

 

Optimización modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.

Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.

 

Éxito:

 

El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos. La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.

 

Aportes Metodológicos

 

Jerarquía de los sistemas

 

Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:

 

1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

 

2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.

 

3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

 

4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula.

 

5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.

 

6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.

 

7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.

 

8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.

 

9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.

 

Teoría analógica o modelo de isomorfismo sistémico:

 

Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. La detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación para distintas áreas de las ciencias. Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde a la idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos.

 

Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez que facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias.

 

Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes estructurales. Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento.

 

Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo:

 

Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango. Dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolición de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración.

 

Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos:

 

a) aquellos de extracción y origen mecánico, a los que denomina modelo de equilibrio;

 

b) aquellos de extracción y origen biológico, a los que llama modelos organísmicos u homeostáticos.

 

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

 

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

 

Subsistemas que forman la Empresa:

 

a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

 

b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

 

c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

 

Metodología de Aplicación de la T.G.S.,

para el Análisis y Diseño de Sistemas

 

Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:

 

a) Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

 

1. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.

 

2. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.

 

3. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.

 

4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.

 

5. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.

 

a) Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.

 

b) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

 

6. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.

 

a) Global.

 

b) En fases.

 

c) En paralelo.

 

7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.

 

 

El Sistema de Control

 

Concepto:

Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para satisfacer los requisitos para cada función del control.

 

Elementos básicos:

 

a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar.

 

b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable.

 

c) Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas.

 

d) Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de actividad.

 

e) La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los sensores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas.

 

Método de control:

 

Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:

 

1.- Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.

 

2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas.

 

Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.

 

3.- Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado.

 

Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción.

 

El Sistema de Control en las Organizaciones:

 

El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.

 

Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.

Entropía y Neguentropía

 

La palabra Entropía viene del griego entrope que significa transformación o vuelta. Es un proceso mediante el cual un sistema tiende a consumirse, desorganizarse y morir. Se basa en la segunda ley de la termodinámica que plantea que la pérdida de energía en los sistemas aislados (sistemas que no tiene intercambio de energía con su medio) los lleva a la degradación, degeneración, desintegración y desaparición, además establece que la entropía en estos sistemas siempre es creciente, y por lo tanto podemos afirmar que estos sistemas están condenados al caos y a la destrucción. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden.

 

Los sistemas tienden a buscar su estado más probable, en el mundo de la física el estado mas probable de esos sistemas es el caos, el desorden y la desorganización, es decir, buscan un nivel mas estable que tiende a ser lo más caótico. Aunque la entropía ejerce principalmente su acción en sistemas cerrados y aislados, afecta también a los sistemas abiertos; éstos últimos tienen la capacidad de combatirla a partir de la importación y exportación de flujos desde y hacia el ambiente, con este proceso generan Neguentropía (entropía negativa).

 

La neguentropía, la podemos definir como la fuerza opuesta al segundo principio de la termodinámica, es una fuerza que tiende a producir mayores niveles de orden en los sistemas abiertos. En la medida que el sistema es capaz de no utilizar toda la energía que importa del medio en el proceso de transformación, esta ahorrando o acumulando un excedente de energía que es la Neguentropía y que puede ser destinada a mantener o mejorar la organización del sistema, la neguentropía, entonces, se refiere a la energía que el sistema importa del ambiente para mantener su organización y sobrevivir, tal como la Entropía la podemos relacionar con la materia y sus propiedades, y predice que ésta tiende a desintegrarse para volver a su estado original de Caos primordial, la Neguentropía la podemos relacionar con la Energía y predice que ésta ni disminuye ni aumenta, simplemente se transforma constantemente.

 

En tal sentido se puede considerar la Neguentropía como un mecanismo auto-regulador con capacidad de sustentabilidad, es decir con una capacidad y un poder inherente de la energía de manifestarse como desee de incontables formas y maneras. La neguentropía busca la subsistencia del sistema para lo cual usa mecanismos que ordenen, equilibren, o controlen el caos. Mecanismo por el cual el sistema pretende subsistir y busca estabilizarse ante una situación caótica.

 

El término homeostasis deriva de la palabra griega “homos” que significa “similar”, y “estasis”, que significa "posición". Tradicionalmente se ha aplicado en biología, pero otras ciencias y técnicas han adoptado también este término.

 

En cibernética la homeostasis es el rasgo de los sistemas autorregulados (sistemas cibernéticos) que consiste en la capacidad para mantener un estado estacionario, o de equilibrio dinámico, en el cual su composición y estructura se mantienen constantes dentro de ciertos límites, gracias al funcionamiento de mecanismos de retroalimentación.

 

 

Pervasividad: Es la tendencia a ver las cosas en términos universales. Los pesimistas piensan en los eventos desagradables en términos universales. Utilizan palabras tales como: “nunca”, “siempre”, “todo el mundo”, “nadie”, etc. Dicen por ejemplo, “las cosas siempre me salen mal" , “todos los hombres (o las mujeres) son sinvergüenzas”. Los optimistas, por el contrario, piensan sobre estos eventos en forma específica, “este hombre (o esta mujer) se ha portado como un sinvergüenza”, “este asunto me salió mal”. En cuanto a los eventos buenos o agradables los patrones se invierten. Ahora son los optimistas los que interpretan estos eventos utilizando términos universales, mientras que los pesimistas los interpretan empleando términos específicos.

Es un neologismo que indica la posibilidad de difundirse y permear en todos los ámbitos posibles de la sociedad.

 

Tema 9

Organización y Administración

CONCEPTO DE ORGANIZACION

 

La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).

 

Concepto de Organización

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso. Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización.  Agustín Reyes Ponce  Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Eugenio Sisto Velasco Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir. Isaac Guzmán Valdivia Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. Joseph L. Massie La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Harold Koontz y Cyril O’Donnell  Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo  un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. Lyndall Urwick Disposición y correlación de las actividades de una empresa. Mario Sverdlik Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa. Elementos del concepto de Organización Los elementos básicos del concepto son: Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos Sistematización.  Esto se refiere a que todas las actividades  y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

 

Importancia de la Organización

Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). q Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. q Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. q Evita lentitud e ineficiencia. q Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.  

 

La Estructura de la Organización

 

La estructura de la organización abarca aquello factores que, no siendo propios de la tarea, influyen directamente sobre la misma.

La estructura y la forma de actuar de una organización puede influir en la salud de los trabajadores en cuanto que permita su participación en la toma de decisiones, se reconozca  el trabajo, etc, lo que puede llevar a un clima laboral favorable que incidirá tanto en la motivación de los trabajadores como en la producción. Así, en empresas con estructuras participativas las actitudes del personal hacia el trabajo son positivas, mientras que en empresas con estructuras sometidas a las normas, las personas tienden  más a su cumplimiento que a la obtención de objetivos.

 

Autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinación de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de los principios más útiles de la organización están relacionados con la autoridad.

 

Principio escolar

 

Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.

 

Principio de delegación por resultados esperados

 

La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

 

Principio del carácter absoluto de la responsabilidad

 

La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.

 

Principio de unidad de mundo

 

Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados.

 

Principio de nivel de autoridad

 

El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organización.

 

La estructura organizacional: actividades departamentalizadas: La organización incluye el diseño de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta área uno de ellos es de gran importancia.

 

Principio de la definición fundamental

 

Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.

 

El proceso de organización: Los diversos principios de delegación de la autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales del proceso organizacional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.. Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar, a través de cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de proporción o una medida del proceso total de la organización.

 

Principio del equilibrio

 

En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

 

El principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a todas las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de "stall" y de servicios. Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización se deben equilibrar con las ventajas de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicación de la teoría de la administración depende de la situación específica.

 

Principio de flexibilidad

 

Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.

 

Principio de facilitación del liderazgo

 

Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organizacional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos sean considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración organizacional habrá cumplido una tarea esencial.

 

Importancia de la Organización en la vida Personal

y Ocupacional de toda Persona.

 

En 1965 se hizo una encuesta de los lectores de la revista Harvard Business Review para determinar sus actitudes hacia las mujeres a las organizaciones lucrativas. Cerca de la mitad de los hombres y mujeres (y no había una gran diferencia entre ello) pensaban que las mujeres raras veces esperan lograr o incluso ni desean puestos de autoridad. Veinte años después, en 1985, los resultados mostraron que las actitudes hacia las mujeres en las empresas habían cambiado significativamente. Sólo el 9% de los hombres y el 4% de las mujeres en la encuesta pensaban que la mujer no aspiraba posiciones altas. Además se descubrió que ahora los hombres ven a las mujeres mucho más como colegas competentes y al mismo nivel. Sin embargo más del 50% de las personas encuestadas pensaban que las mujeres nunca serían aceptadas por completo en los negocios. Este puede ser desalentador en verdad para aquellas mujeres que aspiran a puestos gerenciales de alto nivel. Sin embargo hace 20 años muy pocas personas hubieran esperado el progreso hacia la igualdad que se ha hecho desde 1965.

 

Cierta evidencia indica que las mujeres si tienen dificultades para llegar a la cúspide. Por ejemplo, no hay mujeres camino del puesto de presidente en las 500 corporaciones de la revista Fortune (1985). Este criterio era para 1985, afortunadamente esta mentalidad ha cambiado.

 

Sin embargo, por ahora podemos concluir que para que una organización tenga buen funcionamiento, uno mismo tiene que adaptar ciertos fundamentos para lograr la armonía que esta necesita, es decir que uno mentalmente debe organizarse muy bien para operar en los trabajos que uno haga en la vida diaria, ya sea laboral o casero.

 

Ejemplo de ello, entre muchos aspectos que debe tener una organización, es la lealtad dentro de ella, el cual ella es también una resultante del establecimiento de adecuadas relaciones humanas y de la constitución de un buen espíritu de cuerpo con alta moral y equidad. Podría definirse como: la identificación con los objetivos sociales de una empresa o institución y con los individuos y grupo al cual se pertenece, dentro de un marco de moral y equidad.

 

La lealtad se logra a través del espíritu de cuerpo, porque él permite establecer un sentimiento de propósito y de participación colectiva y de reconocimiento y apreciación sobre el esfuerzo que cada uno da para materializar los propósito de

 

La empresa o institución. La lealtad no se puede comprar sólo con incentivos económicos, pero se puede obtener adicionalmente de ellos a través del desarrollo de un verdadero sistema de identificación entre el individuo, su grupo informal y la organización.

 

 En toda organización humana existen jerarquías de lealtades, según el grado de identificación de sus componentes con las unidades administrativas, o con otros individuos. Algunas veces hay también conflictos entre esas lealtades, cuando existen discrepancias entre los propósitos de unos y otros. Un primer nivel se presenta en los estratos bajos, en donde hay generalmente lealtad hacia el propio grupo, por sobre la que se pueda tener a otros sectores de la organización formal.

 

Otro nivel de lealtad es aquel que tienen ciertas personas hacia el organismo como un todo y no a su propio grupo. Este tipo de lealtad no es muy común, pero se presenta entre las personas poco sociables "...insensibles a las actividades de su grupo o compañeros de trabajo, que creen que su progreso personal y fines personales resultan mejor definidos si defienden antes que nada al organismo en vez de al grupo inmediato de trabajo en el cuál se encuentran".

 

El tercer grupo es aquel constituido por las personas que desempeñan cargos directivos y que por lo tanto desarrollan su lealtad fuera de un grupo particular, puesto que pertenecen a varios y equitativamente la distribuyen entre ellos, pero teniendo como meta primordial de sus actuaciones la lealtad hacia la propia empresa o institución, enmarcadas dentro de las políticas de la misma.

 

Definición de Administración.

 

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

 

La administración se aplica en todo tipo de corporación.

 

Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.

 

La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación.

 

La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.

 

Características de la Administración

 

1. Universalidad: Se dice que la administración es universal porque se da en donde quiera que exista un organismo social, ya sea el estado, el ejército, la iglesia, las fábricas.

2. Especificidad: Se dice que la administración es específica porque aunque vaya acompañado a otras funciones, el fenómeno administrativo es específico y distinto de los demás.

3. Unidad temporal: En la administración aunque se distingan fases, etapas, elementos, el proceso administrativo es único y se da en todo momento de la vida de un organismo social.

4. Unidad jerárquica: En cualquier organismo social, forman un solo cuerpo administrativo desde el Gerente General hasta la persona que ocupe el último puesto. (Reyes Ponce, 1982: 27)

 

 

Administrador

 

Persona encargada de dirigir y organizar las actividades llevadas a cabo por otras personas dentro de una organización, donde el volumen y la complejidad de las operaciones que allí se desarrollan, necesitan ser administradas y guiadas con la mayor prudencia posible. Su mayor propósito es el de prediseñar y dirigir acciones de subordinados para la ejecución de una acción con el menos gasto de esfuerzos y recursos posible.

 

Importancia del Administrador

 

La presencia de este particular en una organización es de entera y máxima importancia, ya que es la herramienta más utilizada para monitorear y motorizar todas y cada de las actividades que se llevan a cabo dentro de una organización; eso visto desde una perspectiva de organización conformada para brindar un servicio. Ahora desde el punto de vista personal, el ser administrador garantiza un gran desenvolvimiento y una excelente calidad de vida, ya que  con ellos son muchos los logros que se pueden alcanzar; gracias al nivel de organización que ha adquiere y desarrolla.

 

Puesto que los administradores trabajan con recursos o insumos que en ocasiones son escasos, se ocupan del uso eficiente de ellos. Por tanto, la administración, es decir la aplicación de un administrador busca reducir los costos, al igual que busca que se terminen las actividades de forma correcta, eficaz y con los logros planteados.

 

Funciones de los administradores

 

Son muchas las formas en la que se ha desglosado las funciones de un administrador debido a las distintas perspectivas, a continuación una de las más las generalizada es la siguiente:

 

1.    Planificación,  va dirigido a seleccionar o definir metas, el establecimiento de estrategias y el desarrollo de planes para coordinar las actividades futuras las cuales con anterioridad han sido definidas. Esto se lleva a cabo con la finalidad de tomar una decisión lo más acertada posible con el fin de alcanzar el objetivo deseado. Este es la principal función del administrador, con respecto a las demás, ya que ningún plan podría existir si no se toma una decisión.

2.    Organización, se busca establecer la estructura formal de autoridad, que pueda integrar, definir y coordinar las subdivisiones de asignaciones; es decir, con ello se busca asignar el  rol que cada uno desempeñará de acuerdo a sus capacidades para realizar esas tareas y bajo a una jerarquía bien suministrada.

3.    Dirección, etapa en la que se inyecta motivación a los subordinados, la conducción de otros, la selección de los canales de comunicación más efectivos, y la resolución de conflictos. Aquí debe manejarse el aspecto interpersonal de forma esencial, ya que a través de eso se formará el liderazgo e implícitamente los seguidores. El administrador debe ser capaz de diseñar una forma de llegar y de ser entendido por todos y cada uno de los subordinados; para su futura aplicación correcta de las asignaciones.

4.    Control, consiste en medir y corregir el funcionamiento individual y grupal para garantizarse que las metas hayan sido alcanzadas y señalar las fallas que podrían mejorarse a  mediado o corto plazo. Esto se logra estudiando y tomando en cuenta las metas y planes, la determinación de las desviaciones con respectos a las normas y la contribución a la corrección de éstas.

 

Campo de aplicación por excelencia de un administrador

 

El administrador como tal, hoy en día puede ocupar cualquier espacio dentro de una organización siempre y cuando se desempeñé como organizador y supervisión de algún proceso o evento que se desarrolle en la misma; es decir, que los conceptos de administración son aplicables a las necesidades de un particular o grupo, ya que puede no existir determinación para su uso. Podría decirse que el trabajo de administrador es universal y de multi-aplicabilidad.

 

Conocimientos, habilidades, características personales y actitudes que debe tener el administrador

 

Para ser eficaces y poder ser catalogados excelentes administradores, debe cumplirse con algunas cualidades y habilidades claves como lo son capacidades analíticas y de resolución de problemas, así como también ciertos parámetros personales que caracterizan y son propios de administrador en ejercicio.

 

Entre las más importantes se tiene:

 

       Capacidades analíticas y de solución de problemas

 

Son muchas las habilidades que se desea que los administradores destaquen entre las cuales está la capacidad de solucionar problemas bajo eventualidades difíciles e incluso bajo presión; lo que quiere decir que los administradores deben ser capaces de identificar problemas, analizar situaciones complejas y explotar las oportunidades que se les presente en el desarrollo del mismo de la solución de los problemas. Por ende deben ser personas hábiles y de conocimiento globalizado, con capacidad de construir una torbellino de opciones antes de tomar una decisión, es decir, ser un analista nato para así sugerir soluciones múltiples o lo que es lo mismo, diferentes opciones de solución.

            

Características personales que deben poseer los administradores

            

Deseo de administrar

 

Debe tener y contarse con el deseo de influir en los demás y obtener resultados mediante esfuerzos en conjunto por subordinados; lo que requiere de voluntad propia, tiempo, energía y por lo general, muchas horas de trabajo. Además el combustible que hará que el deseo pueda materializarse no es más las ganas y el interés prestado por aquella persona.

 

       Habilidades de comunicación y empatía

 

Otra característica especial, es la de poder comunicarse con claridad a través de los distintos medios existentes. La comunicación necesita de claridad, pero esencialmente de empatía. Alcanzando así a manejar aspectos emocionales especiales a través de la comunicación y con aplicación no solo dentro de la organización sino también afuera.

 

       Integridad y honestidad

Se deben contar con gente ejemplar, de una elevada calidad moral y ser dignos de confianza. En su caso, la integridad abarca la honestidad en cuestiones monetarias y en el trato de los demás, la voluntad de mantener informados a sus superiores, el compromiso con la verdad a toda costa, fuerzas de carácter y una conducta acorde con las normas éticas.

 

       Antecedentes de desempeño como Administrador

 

Otra característica de mucho peso, son los antecedentes de desempeño de los administradores, ya que a través de este medio es que se obtiene un pronóstico más confiable sobre el desempeño futuro de un administrador dentro de una organización; es decir, su reputación en trabajos anteriores poseen un gran valor a la hora de ser seleccionado para un futuro ascenso o ingresa a una nueva organización.

 

Tema 10

Administración en Venezuela. Consideraciones Éticas.

La Administración en Venezuela. Sector Público y Privado

 

En la actualidad la administración  se muestra como una de las áreas del conocimiento humano más compleja y llena de desafíos, ya que la sociedad se encuentra conformada por organizaciones que fijan sus bases en el aspecto administrativo o lo que es igual a planeación, organización, dirección y dirección de actividades llevadas a cabo. Por ende se ha demostrado que desde que el hombre se dio cuenta de que debía unirse para alcanzar metas complejas y en ocasiones inalcanzables de forma individual; por lo que la administración ha sido la única y más eficaz clave para lograr engranar y dar armonía a esos esfuerzos existentes, de forma aislada.

 

En Venezuela, la administración tanto pública como privada ha sido estructurada de forma burocrática. Los procesos son complejos e imprácticos. Por más que se dictan decretos y leyes para simplificar los tramites administrativos, no se ha formado a la gente para ejecutar dichos procesos. Aún cuando existen leyes que exigen la transparencia de la administración pública, al demandar de los administradores la declaración jurada de patrimonio, la rendición de cuentas de forma pública y trimestral etc., todavía no se consolida un sistema de control eficiente para garantizarle a la sociedad una administración seria, ética y efectiva.

 

No todo se ha perdido, los pasos se están dando, la administración pública y privada cuenta con excelentes trabajadores, lamentablemente un grupo de personas todavía permanece enquistado en los cargos directivos y entorpecen la labor de quienes si quieren mejorar el sector. La globalización del conocimiento facilita las reformas y se planeta como una alternativa ante los años de “experiencia” de los eternos administradores de la cosa pública en Venezuela.

 

Al transcurrir del tiempo el desarrollo se ha estado llevando de la mano con los esfuerzos grupales y a medida que muchas organizaciones han logrado crecer, gracias a esto, el ejercicio de los administradores ha tomado una importancia abrumadora en comparación con otras ciencias que podrían no ser esenciales o que depende de forma directa de un núcleo capaz de dirigir sus actividades.

 

La Responsabilidad Social y la Ética en las Organizaciones

 

Deriva de la naturaleza misma de la empresa, como organización que busca, además del éxito productivo, contribuir con su comunidad en el sentido más amplio. Es la coincidencia entre su misión y sus logros lo que la hace acreedora de su legitimidad por parte de la sociedad donde se desenvuelve, lo cual exige que el desarrollo de su actividad empresarial, el generar riqueza, debe realizarse tomando y respetando las características, orígenes, identidad y valores imperantes en su contexto social. Si se persigue el desarrollo de la empresa se necesita también el desarrollo de la sociedad de la cual forma parte y esto pasa por el reconocimiento de los derechos humanos de los individuos, de acuerdo a principios éticos a los cuales debe estar supeditada la obtención de utilidades por parte de la empresa privada.

 

Si bien es cierto que el papel fundamental de la empresa privada sigue siendo el de contribuir a la generación de riqueza de un país, a través de la producción de bienes y servicios al menor costo posible, para satisfacer necesidades y aspiraciones humanas, no es menos cierto que ella puede y debe participar en el desarrollo integral del país donde opera.

 

   Algunos ejemplos de la responsabilidad social empresarial en Venezuela son:

 

    Asopica, la educación y las leyes en un mismo espacio: El bajo apure cuenta con el trabajo de un grupo de venezolanos que decidió ampliar las posibilidades a quienes habitan en lo más alejado del desarrollo. El escritorio jurídico Araque, Reyna, Sosa, Viso & Pittier Abogados es el apoyo de esta asociación civil que dirige un campamento educativo para los niños de la zona. La Coromoto es casi un colegio, casi un hospital, casi un parque de diversiones, pero por encima de todo es un centro de desarrollo social para quienes estudian allí y para quienes apoyan esta iniciativa. Conózcalos más en www.asopica.org

 

    Cambiar Lágrimas por Sonrisas de Inelectra: Este programa comenzó con gran entusiasmo y ha permitido a los empleados, a través de un aporte mensual, asumir su responsabilidad individual con aquellas personas que no tienen posibilidades ni oportunidades de acceder a una mejor calidad de vida. La campaña logró iniciarse con éxito en forma simultánea en las oficinas de Caracas, Maturín, Puerto La Cruz, Jose, Maracaibo y Valencia con resultados satisfactorios.

 

    La Fundación Vollmer, mucho más que un vecino: Una ONG a través de la cual se reclutan jóvenes con problemas de conducta del Municipio Revenga, en el estado Aragua, Venezuela. Toma su nombre de la célebre cárcel de Alcatraz en California, pero con una diferencia: se refiere al hecho de que la peor cárcel es uno mismo y el gran reto es escaparse de sí mismo. El futuro depende de los participantes, sólo se les está brindando su última oportunidad. www.proyectoalcatraz.org

 

 

    Proyecto Papagayo: Propuesta pedagógica orientada a educar en valores y promover la lectura y la creación literaria en niños y niñas de 6to. Grado de Educación Básica de planteles oficiales, realizada por la Fundación Pronvincial con el auspicio de la UNESCO. A cinco años de su inicio, el Proyecto Papagayo, que también se encuentra incluido en la página web de la UNESCO como un proyecto innovador para Latinoamérica, se desarrolla actualmente en todo el país. En total, se han beneficiado directamente de esta iniciativa cerca de 10 mil niños y más de 300 escuelas públicas e – indirectamente - más de 50 mil personas, en vista del efecto multiplicador que este proyecto para la educación en valores ha tenido sobre la comunidad educativa venezolana y el grupo familiar de quienes han participado en el mismo.

 

 

 

 Infografía

 

http://thales.cica.es./rd/Recursos/rd99/ed99-0191-03/intro.htm

http://www.monografias.com/trabajos28/teoria-sistemas/teoria-sistemas.shtml

http://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20061013174826AAV95jL

http://www.monografias.com/trabajos/tgralsis/tgralsis.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencia_de_Sistemas

http://www.depresion.saludparati.com/porque6.htm

http://www.monografias.com/trabajos12/adminst/adminst.shtml

http://www.ugt.es/slaboral/observatorio/eorganizacionbp.htm