Se comunica que S.S.E.E.I.I. los GRANDES MAESTRES Y VENERABILÍSIMOS NOUTONIERS, han ordenado a S.E. el. Gran Canciller Prioral, Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto Mariscal General de Campo al Servicio de Santiago Apóstol Sir. Carlos Gustavo LAVADO ROQUÉ, la elaboración del documento que se detalla a continuación

Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional,
Culto, Turismo y Deportes.

• Entender en todos los aspectos relacionados con las Audiencias, el Protocolo y Ceremonial de la Soberana Orden Militar de Caballería de la Prieure de Sión, así como en las actividades afines que el Augusto Trono Prioral y el Gran Canciller disponga, supervisando en forma permanente el desarrollo de las mismas.

• Organizar, ejecutar y supervisar los eventos y ceremonias de la SOMCPS, de conformidad con las reglas, usos y costumbres de la misma, haciendo observar el debido reconocimiento a los privilegios a los que tengan derecho sus participantes.
• Velar por las jerarquías de los miembros de la SOMCPS, haciendo observar el orden de precedencia y tratamiento a sus autoridades y a las de los poderes públicos y personalidades diplomáticas, eclesiásticas y militares.
• Organizar, ejecutar y supervisar la atención de las máximas autoridades de la SOMCPS en sus viajes y visitas, tanto sean al interior como al exterior del país.
• Coordinar con la Dirección Ejecutiva de Audiencias la recepción, permanencia y despedida de las autoridades y personalidades que concurran a audiencias o entrevistas con las máximas a utoridades de la SOMCPS.
• Asesorar a la Dirección General de Audiencias, Protocolo, Ceremonial y Relaciones Públicas en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Asesorar y asistir a la superioridad en todas las funciones propias de la misma.
• Elaborar y actualizar el Manual de Procedimientos de Protocolo y Ceremonial.
• Organizar y controlar los programas de capacitación del personal de las Direcciones de Protocolo y ceremonial y dirección General de Audiencias.
• Velar por el cumplimiento de las reglas de etiqueta y de protocolo establecidas.
• Confeccionar y actualizar el registro de autoridades y personalidades relacionadas con la SOMCPS.
• Confeccionar, enviar y confirmar la recepción de las invitaciones a los actos que organice la SOMCPS
• Confirmar la asistencia de los invitados a los eventos y ceremonias de la SOMCPS
• Establecer el orden de precedencia, de acuerdo con la jerarquía de las autoridades y personalidades que concurran a los actos que organice la SOMCPS
• Prever la rendición de honores correspondientes a autoridades e insignias en los eventos y ceremonias de la SOMCPS
• Confeccionar la secuencia de actividades para el desarrollo de los actos que organice la SOMCPS. Prever la ornamentación de los lugares de eventos o ceremonias de la SOMCPS así como el mobiliario y todos los servicios requeridos para las mismas.
• Prever los soportes administrativos y de personal para atender a las autoridades o personalidades que asistan a los eventos y ceremonias de la SOMCPS o que concurran a audiencias o entrevistas con las máximas autoridades de la SOMCPS
• Prever los soportes administrativos y de personal para atender los viajes y visitas de las máximas autoridades de la SOMCPS
• Auxiliar a la autoridad correspondiente en la ejecución de las tareas administrativas.
• Atender a las personas que concurran a la dependencia respectiva.
• Atender las llamadas telefónicas de la autoridad correspondiente.
• Recibir y remitir la correspondencia de la dependencia respectiva.
• Coordinar y supervisar la agenda de la autoridad correspondiente.
• Preparar las reuniones de trabajo de la dependencia respectiva.
• Asistir a la autoridad correspondiente, cuando ésta lo considere pertinente, en las audiencias y reuniones de trabajo.
• Cumplir con los restantes cometidos que la autoridad correspondiente le asigne.

Tareas específicas de la Dirección de Introducción de Embajadores y Presidencia de Misiones Diplomáticas :

• Efectuar, mediante los recursos humanos necesarios, la atención de las máximas autoridades de la Fundación en sus viajes y visitas, tanto sea al interior como al exterior del país.
• Efectuar, mediante los recursos humanos necesarios, la atención de las autoridades o personalidades que asistan a los eventos y ceremonias de la SOMCPS o que concurran a audiencias o entrevistas con las máximas autoridades de la misma.
• Asesorar y asistir a la Gran cancillería Prioral en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Asesorar y asistir al Organismo Ejecutivo en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Entender en todos los aspectos relacionados con las Audiencias de las máximas autoridades de la SOMCPS, así como en las actividades afines que dichas autoridades dispongan, supervisando en forma permanente el desarrollo de las mismas.

• Organizar y controlar la recepción y respuesta correspondiente a cada requerimiento de audiencia o entrevista con las máximas autoridades de la SOMCPS
• Coordinar la agenda de las máximas autoridades de la SOMCPS.
• Coordinar con la Dirección de Ceremonial y Protocolo el proceso de relevamiento de los datos necesarios sobre las autoridades y personalidades que requieran una audiencia o entrevista con las máximas a utoridades de la SOMCPS
• Coordinar con la Dirección Ejecutiva de Protocolo y Ceremonial las actividades relativas a la recepción, permanencia y despedida de las autoridades y personalidades que concurran a audiencias o entrevistas con las máximas autoridades de la SOMCPS
• Organizar y controlar el registro y correspondiente archivo del desarrollo de cada audiencia o entrevista con las máximas a utoridades de la SOMCPS
• Asesorar a la Dirección de Audiencias, Protocolo, Ceremonial en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Elaborar y actualizar el Manual de Procedimientos de Audiencias, Protocolo y Ceremonial.
• Organizar y controlar los programas de capacitación del personal de la misma.

Tareas Específicas de las Jefaturas y Subjefaturas Generales de la Dirección General de Audiencias :

• Recibir todos los requerimientos de audiencias o entrevistas con las máximas autoridades de la SOMCPS.
• Comunicar formalmente, a los respectivos solicitantes, la respuesta correspondiente a cada requerimiento de audiencia o entrevista con las máximas autoridades de la SOMCPS
• Elaborar los informes necesarios a efectos de permitir que las máximas autoridades de la SOMCPS, que otorguen una audiencia o entrevista, conozcan previamente los antecedentes relevantes del solicitante, el motivo de su visita y los posibles resultados esperados de la misma.
• Registrar y archivar el desarrollo de cada audiencia o entrevista otorgada por las máximas autoridades de la SOMCPS, detallando desde su requerimiento hasta la resolución final de la misma.
• Asesorar y asistir a la Dirección General en todas las funciones propias de la misma.

• Auxiliar a la autoridad correspondiente en la ejecución de las tareas administrativas.
• Atender a las personas que concurran a la dependencia respectiva.
• Atender las llamadas telefónicas de la autoridad correspondiente.
• Recibir y remitir la correspondencia de la dependencia respectiva.
• Coordinar y supervisar la agenda de la autoridad correspondiente.
• Preparar las reuniones de trabajo de la dependencia respectiva.
• Asistir a la autoridad correspondiente, cuando ésta lo considere pertinente, en las audiencias y reuniones de trabajo.
• Cumplir con los restantes cometidos que la autoridad correspondiente le asigne.
• Auxiliar a la autoridad correspondiente en la ejecución de las tareas administrativas.
• Atender a las personas que concurran a la dependencia respectiva.
• Atender las llamadas telefónicas de la autoridad correspondiente.
• Recibir y remitir la correspondencia de la dependencia respectiva.
• Coordinar y supervisar la agenda de la autoridad correspondiente.
• Preparar las reuniones de trabajo de la dependencia respectiva.
• Asistir a la autoridad correspondiente, cuando ésta lo considere pertinente, en las audiencias y reuniones de trabajo.
• Cumplir con los restantes cometidos que la autoridad correspondiente le asigne.

Tareas específicas de la Dirección General de Introducción de Embajadores y Presidencia de Misiones Diplomáticas :

• Efectuar, mediante los recursos humanos necesarios, la atención de las máximas autoridades de la SOMCPS en sus viajes y visitas, tanto sea al interior como al exterior del país.
• Efectuar, mediante los recursos humanos necesarios, la atención de las autoridades o personalidades que asistan a los eventos y ceremonias de la SOMCPS o que concurran a audiencias o entrevistas con las máximas autoridades de la SOMCPS
• Asesorar y asistir a la Gran Cancillería Prioral en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

Tareas específicas de la Dirección General de Organización de Eventos Internacionales :

• Asesorar y asistir a la Gran Cancillería Prioral en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Evaluar e informar los requerimientos de insumos y servicios de las distintas dependencias del Ministerio de RREE, Comercio Internacional, Culto, turismo y Deportes y verificar su recepción, de conformidad a las especificaciones comprometidas.
• Organizar y controlar el funcionamiento del registro de los procesos del abastecimiento de insumos y servicios del Ministerio.
• Coordinar y supervisar el control, la custodia y el mantenimiento de los bienes de Ministerio.

• Organizar y controlar el funcionamiento del registro patrimonial de los bienes del. Ministerio.

• Participar, conjuntamente con la Dirección General, en la coordinación de los procesos de abastecimiento, mantenimiento y patrimonio del Ministerio con los de las dependencias correspondientes de la SOMCPS.

• Asesorar a la Direcciones del Ministerio en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Organizar y controlar el funcionamiento del registro de asistencia y permanencia del personal del Ministerio.
• Promover y supervisar el cumplimiento, por parte del personal de, del reglamento interno de la SOMCPS, especialmente las normas relacionadas con la ética de los miembros de la misma.
• Evaluar e informar el desempeño laboral del personal del Ministerio.
• Participar, conjuntamente con la Dirección, en los procesos disciplinarios del Ministerio.
• Participar, conjuntamente con la Dirección, en la articulación con la Dirección General de Personal de la SOMCPS.
• Asesorar a la Cancillería y sus Direcciones en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Evaluar e informar los requerimientos de equipos y accesorios de computación de Ministerio
• Coordinar y supervisar la instalación, el mantenimiento y la reparación de equipos, accesorios y programas de computación
• Coordinar y supervisar la implementación y funcionamiento de las redes internas y los servicios de Internet y correo electrónico.
• Instruir al personal en el manejo de equipos, accesorios y programas de computación y en la utilización de las redes internas y los servicios de Internet y correo electrónico.
• Participar, conjuntamente con la Dirección, en la articulación con la Dirección De Comunicaciones e Informática, Sistemas y Cibernética de la SOMCPS.
• Asesorar a la Dirección en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Colaborar con la Dirección General en la revisión de las tareas administrativas del Ministerio.
• Elaborar, conjuntamente con la Dirección respectiva, los indicadores y estándares de control de las tareas administrativas.

• Asesorar a la Gran Cancillería y Direcciones dependientes en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Colaborar con la Dirección en la revisión de las tareas contables del Ministerio.
• Elaborar, conjuntamente con la Dirección, los indicadores y estándares de control de las tareas contables del Ministerio.
• Asesorar a las respectivas Direcciones en asuntos de su competencia y cumplir con los restantes cometidos que ésta le asigne.

• Colaborar con las Direcciones Correspondientes en la revisión de las tareas operativas de la Secretaría de Audiencias Ceremonial y Protocolo.

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S.E. GRAN CANCILLER MINISTRO INTERNACIONAL
GRAN MARISCAL GENERAL DE CAMPO
AL SERVICIO DE SANTIAGO APÓSTOL
SIR DON CARLOS GUSTAVO LAVADO ROQUÉ
PROF. LIC. DR. DIPLOMADO BARÓN IMPERIAL
GRAN CABALLERO AL SERVICIO DE LA CRUZ