TRABAJO 4
Descripción
y Catalogación de Información
Participante: Franklin Lezama
Actividad: Elaborar un glosario de términos manejados
en los procesos técnicos documentales y archivísticos, paro lo cual deberá
realizar investigaciones en Internet y cualquier recurso impreso relacionado
con el tema. El glosario debe contener un mínimo de 25 términos y un máximo de
40.
Introducción
El objetivo primordial de las bibliotecas
es apoyar las actividades de investigación, docencia y difusión de la cultura
que se llevan a cabo dentro de las instituciones a las cuales pertenecen.
Para
poder cumplir eficaz y eficientemente con este objetivo en las bibliotecas se llevan a cabo las siguientes
funciones:
1. Seleccionar
y adquirir los materiales bibliográficos
2. Organizar
los materiales para su adecuada consulta a través de las actividades de
catalogación y clasificación
3. Proporcionar
al usuario los materiales bibliográficos
4. Orientar
a los lectores para aprovechar al máximo los recursos bibliográficos que la
biblioteca les brinda
Las
dos primeras funciones son comúnmente conocidas como procesos técnicos y las
dos últimas como servicios al público.
Con
base en lo antes expuesto, podemos definir a los procesos técnicos como la
serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales
necesarios, as como a su adecuada organización para que los servicios al público
se puedan prestar de una manera conveniente.
Así mismo, cabe señalar que entre los procesos técnicos y los servicios
al público existe una estrecha relación, pues de la buena realización de los
primeros depende que se presten mejores servicios.
Los
procesos técnicos según nos señala M. Bloomberg, tienen las siguientes funciones básicas:
1.
Adquisición de materiales bibliográficos
2.
Organización y procesamiento de los
materiales bajo patrones usados por el Departamento de Catalogación
3.
Mantenimiento del acervo y sus registros
(principalmente catálogos al público y topográfico).
Respecto
a la asignación de estas funciones a secciones o departamentos, cabe mencionar
que en la mayoría de las bibliotecas se ubican en dos unidades diferentes: la
de selección y adquisición; y la de catalogación y clasificación. Esta última sección o departamento muchas de
las veces es también llamado Procesos Técnicos, lo que motiva que en ocasiones
al referirnos a las actividades de procesos técnicos en realidad aludimos a las
actividades de catalogación y clasificación.
En
función de adentrarnos en lo que adelante será la investigación para el diseño
de actividades propuestas por el programa de la asignatura Descripción y
Catalogación de Información a continuación se presentan una serie de términos
relacionados con el proceso antes descrito.
El mismo servirá de guía para el manejo de la información que se
suscitare en adelante.
GLOSARIO
El presente glosario se ha tomado como guía
ilustrativa de conceptos archivísticos.
1. ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho
de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos, en los
términos consagrados por la ley.
2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Son
las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,
dirección, organización, control y evaluación de todos los archivos de una
institución.
3. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósito
de los documentos en estantes, cajas, archivadores, para conservación física y con el fin de se
extraídos posteriormente para su utilización.
4. ARCHIVALIA: Es
el conjunto de documentos de archivo, conservados orgánicamente desde el
momento que nace entre ellos vínculo que les otorga valor e intangibilidad.
5. ARCHIVO: Es uno o más
conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma, y soporte material,
acumulados, en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como
fuentes de historia.
6. ARCHIVO CENTRAL: Unidad
administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
tramite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas
y los particulares en general.
7. ARCHIVO DE GESTIÓN: El
de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación
en trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
8. ARCHIVO DE GESTIÓN: Este
archivo comprende a las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne
la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados,
sometida a continua utilización u consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que los solicite.
9. ARCHIVO GENERAL DE
10. ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel
al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión, que por decisión del correspondiente comité de Archivo, debe
conservación permanentemente, dado al valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.
11.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los
documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital.
12. AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS: Es
la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario
competente para revertirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo
establecido por
13. CATALOGO: Instrumento
de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos,
tomando en cuenta un criterio determinado.
14. CICLO VITAL: Etapas
sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a
un archivo permanente.
16. CLASIFICACIÓN: Toda
labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o
marco preestablecido. Puede ser clasificación de fondos en el interior de un
propósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
17. COMITÉ ASESOR: Grupo
de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que
recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como
técnicos.
18. COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Órgano
de Archivo General de
19. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto
de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser
preventivo o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la
durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos
incluyendo los atmosféricos.
20. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho
de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en
general a consultar la información contendía en los documentos de archivo y ha
obtener copia de los mismos.
21. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es
el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización
y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
22. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección
de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación.
23. DOCUMENTO: Información
registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
24. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro
de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o un
valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
25.
DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su
significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del Estado,
26. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es
la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,
fiscal o legal, y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia
para la ciencia y la tecnología.
27. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS: Es
la función básica del archivo, destinada a determinar la clasificación posible
de los documentos, para su conservación, transferencia o eliminación, según sus
usos administrativos, fiscales, legales o jurídicos, tanto presentes como
futuros y sus valores testimoniales, informativos o Investigativos.
28. FOLIO: Hoja de libro, de
cuaderno o de expediente, al que corresponde dos paginas.
29. FONDO: Totalidad de las
series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto
de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o
persona.
30. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto
de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde
la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
31. GUÍA: Instrumento que describe
genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las
características fundamentales de los mismos: Órganos que los origina, secciones
y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
32. ÍNDICE: Lista alfabética o
numérica de los términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos,
contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de
descripción.
33.INSTRUMENTO DE CONSULTA: Documento
sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto
de unidades documentales con el fin de establecer un control físico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir:
Instrumentos de control (Fases de identificación y valoración) e instrumentos
de control (Fases de descripción y difusión).
34. INSTRUMENTO DE CONTROL: Es
aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto,
pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación
los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales,
repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos;
relaciones, tablas de retención, registros generales de entrada y salida,
relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes
de muestreo.
35. INVENTARIO: Es
el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades
de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
36. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: Es
el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección
y la organización de los archivos de un país.
37. NORMALIZACIÓN: Someter
una actividad u objeto a norma, o sea un modelo, tipo, patrón o criterio dado.
38. ORDENACIÓN: Operación
de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionados con otro, de acuerdo
con una unidad- orden establecida de antemano. En el caso de los archivos,
estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las
series.
39. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso
archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y asignar los documentos de una entidad.
40. REGISTRO DE DOCUMENTOS: Anotación
de los datos del documento en los modelos de control.
Referencias consultadas
http://biblioteca.ucv.cl/herramientas/citaselectronicas/iso690-2/iso690-2.html
http://www.efn.unc.edu.ar/otros/bibliocentro/procesos_tecnicos.htm