HOSPITAL RESOURCE
Progiciel intégré de gestion
GUIDE DE L'UTILISATEUR
Comme
toute entreprise, l’établissement hospitalier est en perpétuelle
réorganisation. L'enjeu est de présenter aux clients des interfaces plus
performantes, et mieux répondre à une forte compétition. Dans cette optique, la
qualité des données constitue une source unique d'avantages stratégiques.
Le SIH
:
Le
système d’information est une représentation systémique de l’établissement et
de ses activités en vue de permettre :
- la génération
d'informations (médicales, administratives et comptables)
- le transfert de ces
informations :
· dans le temps :
mémorisation,
· dans l’espace :
communication et diffusion,
· dans la forme :
traitement des informations.
Des spécifications ouvertes :
L'environnement Windows de Hospital
Resource garantit au maximum la connectivité, la compatibilité et
l'interopérabilité entre les différentes plate-formes. Les modules ci-après
participent au système d'informations :
1.Accueil
2.Dossier médical
3.Admissions
4.Séjour
5.Soins infirmiers
6.Maternité
7.Caisse
8.Facturation
9.Pharmacie
10.Laboratoire
11.Bloc opératoire
12.Manpower
13.Ressources Planner
14.MCO Executive.
L'ouverture
de Hospital Resource permet à l'établissement de maîtriser son système informatique en vue d'intégrer au
mieux les évolutions technologiques.
ACCUEIL
L’accueil constitue le premier contact
du patient avec l'Etablissement. A son arrivée, le personnel d'accueil :
1) demande au patient un
document d’identification.
2) saisit le nom du patient
dans le champs « Appel par le nom », et
valide
3) La liste des patients
portant ce nom s’affiche alors.
Cet appel par le nom est refusé s’il s’agit d’un nouveau patient. Dans ce cas l’agent doit créer la fiche d’état–civil du patient en cliquant sur :
- Fiche d'Etat-civil
après avoir remis au patient un formulaire d’état civil à remplir.
Pour créer la nouvelle
fiche d'Etat-civil :
• Cliquer sur la commande « Fiche
d'Etat-civil »
• Puis sur la commande « CREER »,
• Entrer la VALEUR DU PARAMETRE ( Nom de Famille) dans la boîte de dialogue qui
apparaît pour vérifier si le patient a
déjà été enregistré,
• Cliquer OK :
Si le patient n’est pas enregistré, ses
coordonnées n'apparaissent pas :
Cliquer alors sur «
Créer » et saisir les données
d'Etat-civil.
Une fois le patient appelé par son nom , s'affiche sur l ‘écran :
- Le NIP (
Numéro d’identification permanente)
- La date de naissance
- Le numéro de dossier
- Le nom
- Le prénom.
DOSSIER
MEDICAL
Grâce au N° du dossier, l’Accueil
demande aux Archives de remonter le dossier médical du patient.
• Pour un contrôle non payant
:
L’agent demande simplement à
l’Aide – soignant d’accompagner le patient chez le praticien avec le dossier
médical.
• Pour une nouvelle
consultation :
-Cliquer dans le champ NIP du
patient concerné.
-Puis sur le bouton
consultation
-Et sur « Nouvelle consultation »
-Préciser le motif de
consultation et le nom du médecin.
Sur
l'écran « Consultation », la commande « Consultations
antérieures » permet d'éditer le compte-rendu des 3 consultations
précédentes et le joindre au dossier médical avec une fiche vierge de
consultation. *
Au
terme de la consultation, le Dossier médical est mis à jour en saisissant le
nouveau compte-rendu. Il est possible des saisir les compte-rendus d'examens
paracliniques :
• Imagerie,
• endoscopie,
• Biologie,
à partir de modèles pré-enregistrés.
Hospital
Resource prévoit enfin la gestion de la maternité, du bloc opératoire et de
l’infirmerie, la saisie des Ordonnances, des Comptes-rendus opératoires, et le
suivi du malade hospitalisé. Un module néo-natal est également disponible.
ADMISSIONS
Objectifs :
-Admettre un malade en
hospitalisation
-Attribuer un numéro de
séjour
Pour hospitaliser un patient :
Tout d'abord, il s’agit de
vérifier si le malade est enregistré ou non au niveau de la base de données.
-L’agent appelle le patient
par son nom
-Demande au patient un
document d’hospitalisation ou d’évacuation ainsi que des documents d’Etat –
Civil.
Deux cas de figure se
présentent alors :
1.Si le patient est connu et enregistré,
son nom s'affiche, et l’agent applique la procédure d'hospitalisation.
2.Dans le cas contraire, l'agent lui présente un formulaire
d’Etat-Civil pour enregistrement, avant de procéder à son hospitalisation :
-Cliquer sur
« Admissions » puis sur « Accès aux dossiers »
-L’agent appelle le client
par son nom et clique dans le champ « NIP » du patient concerné.
-L’agent clique ensuite sur
le bouton hospitalisation, puis sur
« Nouvelle Hospitalisation ».
-Précise le nom du médecin et le motif
d’hospitalisation avant de cliquer sur « Validation ».
Pour attribuer un N° de séjour :
-Il est automatiquement
demandé à l’agent d'attribuer un numéro de séjour au patient hospitalisé (NIP/jj mm aa)
-Après attribution du numéro
de séjour, celui-ci doit être validé par l'agent des Admissions.
SEJOUR
Objectifs :
•Valider le Séjour (La facturation démarre à
l'admission en chambre)
•Préparer les éléments de facturation.
Pour valider le séjour :
-Cliquer sur séjour
-Cliquer sur « Séjours
en cours » pour vérification. La liste des malades hospitalisés apparaît.
-Appeler le patient par son
nom, cliquer sur le champ NIP avant
de cliquer sur « Valider ».
-Sur l’écran de validation l’agent
confirme le numéro de séjour en double -cliquant dans le
champs vide.
-Terminer en précisant la
date de sortie prévue.
-Après avoir fermé l’écran de
validation des Admissions, éditer la fiche d’Admission en précisant le numéro
de séjour.
NB : sur
la fiche d’Admission, préciser les informations complémentaires.
Le module
SEJOUR permet de suivre le patient tout au long de son séjour :
•Attribution de Chambre,
•Gestion des lits,
•Edition de la Facture Hébergement après avoir
précisé la durée du séjour,
•Suivi des consommations en hospitalisation,
•Fins de séjours.
CAISSE
Tout acte effectué doit faire l'objet d'un reçu de
caisse, même si le paiement est différé :
-Appeler le patient par le
nom
-Cliquer dans le champ NIP
concerné
-Cliquer sur les boutons
« Reçu » puis « Reçu caisse »
-Saisir les champs « Nom
du praticien », « Spécialité », « Acte »,
« Organisme payeur »,
-Saisir les champs « N°
Bon de Prise en Charge », « Numéro reçu »,
« Montant »,
-Puis « Total
payé », « Mode de règlement »,
-Préciser en cas de règlement
par chèque le « Numéro de chèque »
-Préciser le nom du Caissier
(par son code).
A la fin de la journée,
éditer les états :
•Recette du jour
•Suivi Actes praticiens (selon la date et le nom du caissier)
N.B. :
Le mode de règlement est un
champ de saisie obligatoire qui permet de différencier les montants encaissés
et les paiements différés (Tiers payants). Il faut donc veiller à saisir
toujours la bonne information.
Pour émettre une facture
hospitalisation, le patient doit au préalable :
• Avoir été admis en
hospitalisation
• Avoir un numéro de séjour
• Le numéro de séjour validé,
un lit attribué.
On distingue 4 types
d’informations qui participent à l'émission de la facture Hospitalisation :
o Hébergement
o Pharmacie
o Biologie
o Actes et soins
médico-chirurgicaux.
Les informations concernant l’hébergement
comprennent tous les éléments consommés au cours du séjour du patient :
1-Chambre : durée du séjour
2-Consommations en cours
d'hospitalisation : biens facturés.
Les médicaments sont facturés au fur et à mesure
de leur délivrance par la pharmacie. Les sorties de stock de médicaments sont
nominatives avec précision du NIP du patient et du numéro de séjour.
Les détails biologies sont établis en prenant en
compte le numéro de séjour du patient. Tous les examens biologiques facturés au
cours de l’hospitalisation sont pris en compte dans la facture globale.
Ces informations sont établies en prenant en
compte le numéro de séjour du patient, permettant une récupération dans la
facture globale établie en fin d’hospitalisation.
Pour les honoraires d'intervention chirurgicale, les
informations suivantes figurent sur la facture Hospitalisation ::
-KC du chirurgien concerné
-AK de l’anesthésiste
concerné
-K aide opératoire avec
précision du concerné
Pour les honoraires d'hospitalisation, préciser :
-les honoraires de visite du
praticien
Les autres éléments facturés figurent sur la facture
:
-Bloc opératoire
-AMI
-Imagerie et autres
prestations
Il s’agit de la facture récapitulative qui reprend
tous les éléments cités précédemment en demandant à chaque fois de préciser le
numéro de séjour concerné.
RENDEZ-VOUS
Pour
accéder à l'écran des rendez-vous, il faut :
-Appeler le patient par le
nom
-Cliquer dans le champ NIP
-Cliquer sur Rendez-vous
Apparaît
un écran de confirmation où il faut :
-cliquer sur rendez-vous
-Saisir alors les différentes
informations.
Cliquer sur «Edition des rendez-vous » pour
éditer les listes globales ou individuelles de rendez-vous ou contrôles des
praticiens.
PHARMACIE CLINIQUE
OBJECTIFS :
L’objectif de ce module est d'assurer la gestion du stock
de médicaments et la facturation des patients.
DEMARRAGE
:
1-Lancer le logiciel en
cliquant 2 fois sur le raccourci situé sur le bureau
2-Attendre le lancement
complet de l’application : le libellé « Polyclinique Internationale
de l’indénié » s’affiche.
EnregistrER un NOUVEAU
produit :
a)
Cliquer sur ajouter un produit
b) Vérifier si le produit a été déjà enregistré avec
la boîte de dialogue « Rechercher »
Sinon, saisir
le nom du produit et lui attribuer un
code comprenant les 4 premières lettres + 100. S’il y a d’autres
produits du même nom, le code attribué est en ordre croissant.
Ainsi de suite jusqu’à ce qu’à l'enregistrement complet des produits.
Après cette opération, valider en cliquant sur VALIDER et préciser le seuil de
réapprovisionnement.
EDITER UN BON DE COMMANDE :
v En cliquant dans un champ réf BC vide, un nouveau
bon de commande est créé. Saisir alors les quantités commandées et attribuer un
numéro de Bon.
vUn bon permanent dénommé PH
001 est disponible. Son usage permet de saisir rapidement les quantités livrées
pour chaque produit. Mais une gestion plus précise des stocks prenant en compte
les dates de péremption est possible en créant autant
de bons de commande que nécessaires.
vPour visualiser tous les
produits ainsi que leur prix d’achat, leur prix de vente, et leur prix unitaire
il faut cliquer sur le bouton « lunettes » à côté du prix unitaire.
vPour corriger les erreurs et
répétitions de fiches produits, cliquer sur LISTE DES PRODUITS.
NB : Toujours préciser le nom du
fournisseur, le responsable de la commande et les n° de la
facture.
SAISIR UN BON DE LIVRAISON :
AOuvrir le bon de livraison
correspondant à la commande et saisir la quantité des produits livrés.
FACTURES PATIENTS :
SORTIES ET RETOURS DE STOCKS
APour les sorties et retours, il faut sélectionner le produit concerné,
et rentrer les coordonnées du patient ( champs NIP - N°de séjour - Service, Médecin )
et les quantités délivrées ou
retournées.
Les factures des patients
ainsi éditées sont alors récupérées par le service Facturations.
AEn cas de médicaments
retournés, ceux-ci sont soustrait des factures.
LABORATOIRE
1.Lancer l’application,
2.Appeler le patient par son
nom.
3.Cliquer sur le bouton de
commande « Laboratoire »,
4.Puis sur
« Laboratoire ».
Cliquer sur :
• suivi des résultats(bouton
avec lunettes)
• Ou sur
« Nouveau résultat »
Saisir les coordonnées du patient, le libellé de
l'examen, le résultat (Chiffres ou texte), le N° de l'examen et le nom du Biologiste.
Quand un résultat est sous forme de Compte rendu,
cliquer 2 fois dans le champs « Compte
rendu » pour sélectionner un modèle.
Après avoir saisi tous les résultats, procéder à
leur édition : Résultats simples, Résultats groupés ou Comptes rendus.
NB: Pour saisir et éditer la Facture Biologie,
Appeler le patient concerné par son nom, cliquer dans le
champs NIP, puis sur le bouton « Facture Biologie ».