PROCESO

Plan de sistematización de las operaciones contables de la Fundación CIARA, utilizando el sistema SAINT.

DESCRIPCION DEL PROCESO

Diseñar, elaborar, registrar y analizar los registros contables emanados de las operaciones de los programas administrados por la Fundación Ciara. Estos programas son: Programa de Apoyo a Pequeños y Medianos Productores de las zonas Aridas de los Estados Lara y Falcon (Prosalafa); Programa de Comunidades Rurales Pobres (Prodecop); Programa de Extensión Agricola (Prea); Programa Sobremarcha Agricola (Sobremarcha); Programa Fida-Ciara (Contraparte Local); Programa Fida-Barlovento y Programa Cuba-Venezuela.

El sistema administrativo y de contabilidad SAINT, persigue como objetivos primordiales el proveer a los programas de una información contable-financiera evaluada en terminos de rapidez, confiabilidad y bajos costos operativos; mediante la automatización de las actividades a realizar.

Mediante un estudio sobre las necesidades de la Fundación Ciara de optimizar sus operaciones en la Dirección de Administración y Finanzas, al cual esta adscrita la unidad de contabilidad, se eligió un sistema que tiene como caracteristica fundamental la utilización de varios módulos, los cuales son perfectamente adaptables a los requerimientos de la Fundación Ciara. Estos módulos son: Banco (el cual funciona en el departamento de Tesoreria); Contabilidad (el cual funciona en el departamento de contabilidad); Nomina (el cual funciona en el departamento de recursos humano); Inventario (el cual funciona en el departamento de Compras y Mantenimiento); Administrativo (el cual funciona en cada uno de los programas anteriormente mencionados). Este sistema de registro de operaciones contables es independiente en cuanto a los módulos se refiere, pero se interrelaciona a través de un sistema de Redes, lo cual permite a cada departamento involucrado, visualizar y seleccionar la información de utilidad que mejor se adapte a su necesidad.

• Módulo de Tesorería: En el departamento de tesoreria se introducen en el sistema los datos de todos los cheques, notas de debito, de crédito y depósitos realizados por la habilitaduría. Estos registros sirven de soporte al momento de la evaluación de la disponibilidad en Bancos.

• Módulo de Nómina: Permite realizar la nómina del personal y realizar directamente los registros de las acreencias y deducciones correspondientes a las obligaciones del personal que labora en la institución. Estos registros se utilizan para analizar los gastos de personal de la Fundacion Ciara y sus Programas.

• Módulo de Inventario: Permite al departamento de compras realizar los registros de todo el material que por diversos conceptos ingresa o sale de la Fundación Ciara. Estos registros se utilizan para determinar el inventario y existencia de materiales en un determinado momento.

• Módulo de Contabilidad: Permite al departamento de contabilidad, elaborar los registros contables de las operaciones financieras realizadas por la Funadación, al mismo tiempo permite la rápida elaboración de reportes como balances de comprobación, estados de ganancias y pérdidas, mayores analíticos, etc. los cuales son utilizados por este departamento conjuntamente con el de presupuesto para el analisis de la ejecución presupuestaria, y evaluación de la gestión administrativa ya sea de la Fundacion Ciara o de cualquiera de sus programas.

• Modulo Administrativo: Este módulo permite a los programas involucrados recivir información tanto financiera como operacional, confiable, durante el mismo instante en que se realizan los registros.

Durante el proceso intervienen 10 personas con 10 Pcs en red, todos los procesos estan automatizados.

La plataforma tecnológica del sistema opera a través de un Microcomputador IBM o compatible de 512 KBytes de memoria RAM (minimo); Unidad de disco flexible 3 1/2 1.44 KBytes; Sistema operativo DOS 3.0 o mayor; Impresor de 80 Columnas con modulación para IBM Pro-Printer. Esta tecnología se relaciona a través de un sistema de redes LAN.

El sistema SAINT es asesorado, en caso de confrontación de problemas, por la empresa del mismo nombre, la cual da garantía de su correcta operatividad y actualización, en caso de que los procesos la ameriten.

DIMENSIONES

• Control de los registros de las operaciones Contables

• Control del registro de los materiales de almacen

• Control de los registros de la nómina del personal.

• Control de la disponibilidad bancaria.

• Control por parte de los programas de su ejecución presupuestaria

• Control de los gastos realizados por concepto de gastos de servicios básicos

INDICADORES OPERACIONALES

El sistema en todos sus módulos funciona mediante la carga de una base de datos, los cuales selecciona y agrupa automáticamente de acuerdo a los criterios legales y contables establecidos, y según los requerimientos del usuario emite la información necesaria. En cada módulo la carga de la base de datos se realiza casi de igual manera. Para operar el sistema la plataforma permite ver una série de opciones que se explican a continuación.

Existen 5 renglones, los cuales a su vez se dividen en varias opciones:

Las bases de datos se cargan a través del reglon de transacciones, el la opción correspondiente a procesar comprobantes.

INDICADOR ESTRATEGICO CLAVE

La efectividad del control y análisis de los registros de las operaciones contables, registros de almacen, registros de nómina, disponibilidad bancaria, ejecución presupuestaria y gastos por servicios básicos, fundamentadas en el factor de eficiencia del proceso el cual se traduce en operatividad, rapidez y economía del mismo se puede establecer en un 95% aproximadamente.

Universidad Yacambú

Lic.Francisco Hurtado