Préstamo
Aprobación Préstamos
Haberes-Vaucher-
Amortización Interes
Entrada
Efectivo, Cheques
Salida
Se puede observar claramente que las
entradas son todas las revisiones realizadas a los haberes de para determinar
si el socio reúne el monto mínimo para
el préstamo, se produce el proceso referente a la realización del vaucher,
calculo y amortización de los intereses
del préstamo y esto a su vez genera los cheques que serán
entregados a los socios. Luego este
dinero genera intereses y regresa a la caja de ahorro al momento de reintegrar
el préstamo; pudiendo ser prestado a otros socios de la CAJATCORP S.C.
3.
Estructura: ¿Cuál es el modelo de relacionamiento
organizacional de las personas que intervienen en el proceso? Deben presentar
el organigrama (formal/oficial o informal/no oficial) indicando la relación
entre cargos, niveles, funciones, roles, responsabilidades.
SECRETARIO DE
LA CAJA DE AHORRO
|
|
- Nivel de Servicios
Individuales
|
|
En los altos niveles se toman decisiones relacionadas con
la misión; es decir, con el cumplimiento general de los objetivos y metas previstas por el CAJATCORP S.C.
En los
niveles principales también se trabajará en función de la misión, sin embargo
se hará mayor énfasis en decisiones relacionadas con el planteamiento y la
adquisición de recursos.
El nivel
de servicios secundarios, se centrará en decisiones relacionadas tonel Proceso
Productivo y el desempeño, mientras que
el nivel de servicios individuales irá orientado a la evaluación y acción
correctiva.
FUNCIONES DEL CONTADOR EXTERNO DE LA CAJA DE AHORRO
CAJATCORP S.C.
1.
Asistir a la
Caja de Ahorro de los Trabajadores de CORPOVARGAS CAJATCORP S.C. dos (02) días
a la semana (martes y jueves) con el fin de mantener al día la contabilidad de
la Caja de Ahorro utilizando el sistema de caja de ahorro para tal fin.
2.
Elaborar
trimestralmente y anualmente los Estados Financieros contentivos del Balance
General y Estado de Ganancias y Pérdidas e informar sobre el número de
asociados y monto de los ahorros, conjuntamente con el administrador y remitir
dicha información con una semana de antelación a la fecha de entrega
establecida por la Superintendencia de Cajas de Ahorro a fin de ser revisada
por el tesorero y firmada por la Junta Administradora y el Consejo Vigilancia.
3.
Asistir a los
distintos tipos de Asambleas de asociados.
4.
Las demás que
le fueren asignados por el Consejo de Administración.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE LA CAJA DE AHORRO DE
CAJATCORP S.C.
Fueron mencionadas en la primera parte
FUNCIONES DEL
TESORERO DE CAJATCORP S.C.
- Abrir y cerrar conjuntamente
con el Presidente, las cuentas bancarias de la Asociación.
- Revisar y firmar las
diferentes solicitudes de Préstamo y remitirla al presidente de CAJATCORP
S.C. para su respectiva aprobación.
- Establecer contacto
con las diferentes casas comerciales a nivel nacional, con el fin de
proveer a los socios en adquisición de inmuebles.
- Supervisar los
expedientes de las casas comerciales, previendo que contengan toda la
documentación exigida por el SENIAT, Ministerio de Hacienda y la
Superintendencia de Caja de Ahorro, y cumplan con los
- Revisar
y Firmar conjuntamente con el presidente de CAJATCORP S.C. los cheques,
contratos, documentos y demás instrumentos provenientes de las actividades
de carácter económico o financiero que la Asociación intervenga o forme
- Velar
por el buen cumplimiento, revisar y aprobar las conciliaciones bancarias
emitidas mensualmente.
- Revisar
y Firmar el cuadre y reposición de la Caja Chica correspondiente a los
gastos menores y remitir al presidente de CAJATCORP S.C. para su respectiva
aprobación.
- Velar
por que los comprobantes de ingresos y egresos sean conservados, ordenados
y archivados en estricto orden cronológico.
- Velar
porque se lleve la contabilidad de acuerdo a las disposiciones legales, se
mantenga al día y se utilicen normas y procedimientos universalmente
establecidos, así como las normas operativas elaboradas por la
Superintendencia de Cajas de Ahorros.
- Conformar
los pagos autorizados por el Consejo de Administración.
- Revisar
y firmar los Estados Financieros trimestrales y anuales a los fines de
cumplir con los ARTICULOS 50 y 51 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de
Ahorro y Asociaciones Similares y remitir al presidente y al Consejo de
Vigilancia de CAJATCORP S.C. para sus respectivas firmas de aprobación.
- Realizar
inversiones autorizadas por la Asamblea General de Asociados (Art. 20 Ley
de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro) en pro del beneficio de la caja de
ahorro así como de los socios.
- Elaborar
el presupuesto anual de inversiones y gastos de los ejercicios fiscales
- Revisar,
analizar y firmar el proyecto de presupuesto anual de inversiones y gastos
de cada ejercicio fiscal y presentar al Presidente de CAJATCORP S.C. dicho
proyecto para su respectiva aprobación.
- Representar
a CAJATCORP S.C. ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, entidades
financieras o cualquier otra institución.
- Las
demás que le señalen estos Estatutos o que le fueren asignados en acuerdos
o resoluciones de la Asamblea General de Asociados o del Consejo de Administración.
Un diseño Organizacional será aquel
que le permita al Administrador establecer la mas efectiva forma organizativa que permita el logro de
los objetivos, pero la estructura estará determinada sobre la base de los factores que determinen la situación
que enfrente la empresa, como lo es el medio ambiente que la rodea y la
tecnología que posee, a esto se le denomina Teoría de Contingencias. Existen
varias teorías que a través de los años han tratado de establecer una buena
estructura organizacional; que van desde los que hacen énfasis en los
principios administrativos, en organización formal (Teoría Clásica), las que
toman en cuenta la jerarquía, la eficiencia y la producción (Teoría
Burocrática) y las que hacen énfasis en el comportamiento humano, la
participación, y adaptación de los miembros en la organización (Teoría de la
Organización: sistema 4).
Hoy
las organizaciones poseen diseños estructurales que tienen influencia de
las todas las teorías.
4.
La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, formación,
experiencia, motivación.
-
Consejo Administrativo: Esta
compuesto por todos los socios de CAJATCORP S.C. y está representado en las Asambleeas generales que se realizan
para tomar decisions en conjunto y en pro de la socuedad
-
Consejo de Vigilancia:
Integrado por un grupo de expertos capaces de supervisar las actividades administrativas y constables
de la Caja de Ahorros.
-
Presidente: Ingeniero activo
en la nomina de la caja de ahorro
encargado de velar por las acitividades generales y la toma de decision de la
sociedad
-
Secretario: Es la persona
encargada de llevar estricto control escrito de las actividades programadas,
aunado a las asambleas y reunions de socios, consejos o personal en general de
la caja de ahorros. Esta representado por un Licenciado en Economóa miembro
activo de la Corporación
-
Tesorero: TSU en Administración, debe presentar
constantemente las informe de las actividades financieras de la sociedad:
inversiones, colocaciones, tracciones económicas de los haberes disponibles de
los socios; así como estatus de prestamos otorgados, intereses entre otros. De
igual modo cumple el papel supervisor de sobre los empleados de la Caja de
ahorros. De igual forma es miembro activo de CORPOVARGAS
-
Administrador: Licenciado en
Administración, encargado de realizar todas las operaciones financieras,
operacionales, tramites; pertinentes a la sociedad. Esta persona es personal
contratado directamente por la Caja de ahorros y no conforma la nómina de
empleados de la corporación.
-
Asistente: Se encarga de
asistir en todas las actividades a la Caja de ahorros y al Administrador
directamente en todas las funciones administrativas; es bachiller con diversos
cursos en el area. Al igual que el administrador no forma parte de la nómina de
CORPOVARGAS.
-
Contador: Es un adjunto, que
asesora al la caja de ahorros en las actividades contables de esta. No es parte
de la nómina de CORPOVARGAS.
5.
Tecnología (dura): ¿Qué equipos, sistemas, medios; de
apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?
Equipos:
Para la ejecución de las actividades pertinentes al
área se cuenta con:
Mobiliario de oficina: Mesón de reuniones, 03 mesas
de computadoras, 2 escritorios, 03
computadoras convencionales, 01 computadora portátil, 04 sumadoras y
suministros.
Al Analizar en detalle las actividades y funciones
que en su sector desarrolla, esta empresa cuenta con:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Se
cumplen los canales regulares mostrados en el flujograma de actividades, para
llegar a la toma de decisión con respecto a un prestamo apouandose siempre en
las leyes y sisposisciones legales existentes al respecto.
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
Se maneja un sistema computarizado y
automático interno que permite realizar las operaciones de forma sencilla y
práctica, que a su vez permite determinar el estatus de cada empleado, hacer
respectivos cálculos, asi como realizar los pagos determinando los pagos
adeudados por el socios empresa, facilitando operaciones y mejorando procesos.
6.
Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que
se produzcan cambios para mejorar esa actividad?
Toda organización se enfrentará
a diversos tipos de decisiones para lograr el óptimo cumplimiento de los
objetivos, pero estas dependen del nivel jerárquico; esto es, mayor número de
decisiones, importancia y relevancia para el decidor y la empresa. Esto ayuda a
determinar si son objetivas, puesto que parten de un análisis previo; o por el
contrario si son subjetivos porque nacen espontáneamente.
·
Realizar una Planificación Estratégica:
a.
Planteamientos
de Objetivos a Corto, mediano y largo plazo
b.
Realizar un
análisis interno y externo de la empresa
c.
Capacitar al
personal clave (Que no tiene experiencia en la rama)
d.
Elaborar lo
controles necesarios en el proceso y realizar retroalimentación
e.
Otros
·
Elaborar productos innovadores
CAJATCORP
S.C., se enfrenta diariamente, a la necesidad de tomar decisiones tanto
objetivas como subjetivas; las primeras que surgen, como se ha dicho antes; del
análisis previo de las fuerzas y factores que influyen sobre el problema; que
pueden ser estructurales, en cuanto al cumplimiento de la planificación anual
de la cantidad y variedad de actividades de inversión, colocación de fondos,
asambleas de socios. Por otra parte está organización también toma decisiones
de carácter subjetivo; es decir, que nacen espontáneamente por el decidor, pues
son necesarias para el funcionamiento cotidiano de las actividades
empresariales, esto es, decisiones que aunque son de menor importancia, de
igual forma permitirán orientarse a obtener los objetivos previstos; de igual
manera las decisiones importantes como el otorgamiento de créditos a socios de
la caja.
7.
Frenos: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los
cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son las situaciones, en una
organización, que nos impiden progresar (gestionar, gerencia, administrar,
manejar un cambio). Son lo contrario de los impulsos.
El principal freno se da al no poder
contar con un espacio físico propio que permita el libre desenvolvimiento de
las actividades la caja; aunado a la necesidad y obligación de la sociedad a
contar con el consejo general de los socios para tomar decisiones, lo que
dificulta en oportunidades tomar decisiones puntuales en pro del beneficio
común.
Las decisiones unas vez hechos los
consensos se centralizan en los consejos o en su defecto en el presidente de la
caja
8.
Intimidades: ¿Qué relaciones personales forman parte
de la actividad pero que no se observan a simple vista? Por ejemplo: El Gerente
es familia de uno de los socios. La Secretaria es novia del Jefe.
Por
ser una sociedad civil en pro del
beneficio colectivo de los trabajadores de CORPOVARGAS S.C., mantiene relación
directa con estos, haciendo énfasis en relaciones laborales, la sociedad
funciona físicamente dentro de las instalaciones de la corporación, con
equipos, suministros y espacios de esta. La relación personal se da al contar
con dirigentes al nivel superior miembros de la corporación.
9.
Factores
externos: ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño de la actividad?
Por ejemplo, restricciones gubernamentales, restricciones superiores, relación
con los proveedores o clientes, estado del mercado, condiciones naturales,
situación del país, etc.).
1. EL ENTORNO
INMEDIATO
Que no es otro que el conjunto
de personas, grupos u organizaciones que se relacionan directamente con la Caja
de ahorros.
v
Empresas que
ofrecen serviicios a los socios creditos para adquisición de bienes y
servicios.
v
Empresas
Aportantes; socios de la caja y patrono
v
Participantes
y/o egresados: que son las personas individuales o ex emdpleados dela caja
v
Gobierno:
leyes que respaldan la caja
v
Asesores:
Que facilitan y colaboran con el proceso organizacional, tanto desde el punto
de vista legal como gerencial, como el contador
2. EL ENTORNO GENERAL
Este está
constituido por la sociedad en sí y la cultura y situación en la que vive. En este
caso se habla de la sociedad venezolana y en específico la Tachirense;
analizándola en detalle; se puede dividir:
a.- Sistema Social: que esta constituido por:
v
Las Familias
v
Las asociaciones
b.-
Sistema Cultural:
Se maneja dentro de una
comunidad, que se apega a los valores familiares y morales, una sociedad
venezolana que ha atravesado diversas vicisitudes tanto en el plano político,
económico y hasta emocional, pero llena de valores y con una visión futurista; es
una sociedad que se preocupa por el crecimiento y el mejoramiento de su calidad
de vida.
10.
Motor
del cambio: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para conducir un
cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear
y/o añadir valor a los actores del proceso (dirección/gerencia, clientes,
proveedores, comunidad, sociedad?
El estado
deseado se avoca a aumentar los haberes de los socios de la caja de ahorros,
para así elevar de manera simultáneamente los beneficios que faciliten la
calidad de vida de estos, para lograr este objetivo es necesario crear planes
de inversión y colocación de los aportes actuales y futuros de cada socio,
creando estrategias financieras que permitan alcanzar tal fin.
-
Buscar
nuevos proveedores que brinden bienes y servicios a los socios
-
Examinar
propuesta financieras en bancos para colocaciones
-
Buscar
nuevas formas de inversión que permitan aumentar el capital de la caja
-
Crear
el sentido de ahorro en los socios y de mas empleados de la corporación.
-
Motivar
a los socios en la participación activa en la caja de ahorro asistiendo a
asambleas y aportando ideas que vayan en beneficio de sus propios ahorros.
-
Crear
vínculos estrechos entre socios y directivos, para mantener comunicación
constante, que permita que cada socio tenga una idea clara de las actividades
de la caja de ahorro; así como, de las leyes y directrices que esta maneja.
-
Físicamente,
ubicar a la caja de ahorro dentro de las instalaciones de la corporación, pero
que permanezca de forma independiente a las actividades de esta.
ARTICULOS
1. IMPORTANCIA DEL ENFOQUE DE PROCESO DURANTE LA ETAPA
DE DIAGNÓSTICO EN LAS EMPRESAS CUBANAS EN PERFECCIONAMIENTO EMPRESARIAL
MSc. Enrique Pin González
MSc. Mercedes L. Zenea Montejo
Dr.C. Felipe H. Herrera Torres
Profesores del
Grupo de Teoría y Técnicas de Dirección de la Facultad de Ciencias Económicas
de la Universidad Agraria de La Habana y Consultores gerenciales asociados al
Centro internacional de la Habana.
http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/importancia.htm
Este articulo considera la necesidad del
diagnóstico en las empresas enfocándose
específicamente en las cubanas; el crecimiento poblacional, el aumento
de mercados, la globalización, el manejo de nuevas formas para comercializar
bienes - servicios y la administración moderna; han creado la necesidad de
estudiar la empresa íntegramente y darle gran importancia a esta como un todo;
no basta con que las organizaciones realicen sus actividades cotidianas en
función de sus propios objetivos, se hace necesario analizarla en detalle,
observar procesos, mejorar tareas, evaluar resultado y reincorporar nuevas
tendencias y formas de operar.
2.
DESCRIPCIÓN DE DISTINTAS METODOLOGÍAS DE DIAGNÓSTICO
EMPRESARIAL
Verónica Suesta Asensio1p , Josep Tornero i
Montserrat 1.
Universidad
Politécnica de Valencia (DISA).
http://www.unizar.es/aeipro/finder/METODOLOGIA%20DE%20PROYECTOS/AB02.htm
En la actualidad las empresa son
examinadas desde diversas perspectivas, no solo interesa diagnosticar el por
qué de una disminución en las ventas, cómo influye el comportamiento del
cliente en las ganancias, qué hacen los competidores o que nuevas tecnologías
son necesarias incorporar. Los gerentes se obligan a ir más halla, profundizan
en la causas de los problema y se abocan al estudio cualitativo y cuantitativo
de las situaciones actuales y futuras,
deben hacer análisis crítico de forma histórica, pues aunque un suceso
halla sido solventado años atrás su influencia puede estar repercutiendo en la
actualidad, la administración debe ser muy cautelosa y debe estar atenta a los síntomas que muestran la verdadera
raíz de un problema; pues el medio en el que está inmersa la organización
(tanto interno como externo) suele tener la respuesta a los flagelos.