SISTEM INFORMASI MANAGEMEN

(Management Information System)

PENDAHULUAN

Pada masa awal 1900-an fungsi managemen dikategorikan menjadi lima sebagaimana dikemukakan oleh Henri Fayol tahun 1914 yang terdiri dari

• plan what they are to do (merencanakan apa yang dilakukan)

• organize to meet plan (mengorganisasi agar sesuai rencana)

• staff their organization with the necessary resources (men-staffing organisasi dengan sumber daya yang diperlukan)

• direct the resources to execute the plan (mengarahkan sumber daya untuk mengeksekusi rencana)

• control the resources, keeping them on course (mengontrol sumber daya)

Kemudian Gulick pada tahun 1930 membuat akronim POSDCORB untuk menjelaskan managemen yang terdiri dari:

• P, planning ; mengembangkan suatu garis besar apa yang harus dilakukan dan metoda untuk mencapai tujuan ini

• O, organizing ; men-set struktur formal dari otoritas dalam suatu organisasi

• S, staffing ; mengacu kepada semua hal berkenaan dengan seleksi dan perekrutan personil

• D, directing ; membuat dan mengambil keputusan

• CO, coordinating ; hubungan antar komponen kerja yang bervariasi untuk melihat bahwa tujuan tercapai

• R, Reporting ; aktifitas untuk menjaga supervisor dan bawahannya memperoleh informasi tentang aktifitas seseorang

• B, budgeting ; berhubungan dengan perencanaan keuangan, akuntansi dan mengontrol tugas managemen

Raymond Mc Leod menyebutkan level management terdiri dari tiga yaitu:

1. Strategic planning level ; terdiri dari managemen puncak suatu organisasi seperti direktur, dimana keputusan yang diambilnya berdampak kepada keseluruhan organisasi

2. Management level ; manager level menengah termasuk regional manager, product director dan divsion head; dimana bertanggungjawab dalam pengejawantahan rencana kedalam kegiatan dan menjamin bahwa tujuan tercapai

3. Operational level ; yaitu yang bertanggungjawab dalam pencapaian dari rencana yang ditentukan oleh level diatasnya

Perkembangan definisi fungsi managemen membawa kepada suatu keyakinan bagi sebuah organisasi akan pentingnya pengelolaan sumber daya. Raymond Mc Leod membagi sumber daya kedalam dua jenis yaitu physical resources dan conceptual resources. Sumber daya fisis yaitu personil, material, mesin dan uang sedangkan sumber daya konseptual adalah informasi. Dewasa ini informasi menempati posisi kunci dimana pengambil keputusan menganggapnya sebagai faktor kritis yang menentukan sukses gagalnya sebuah bisnis.

DEFINISI

Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari unit-unit dengan fungsi tertentu untuk mendukung fungsi khusus dari sistem yang bersangkutan.

Data adalah kumpulan angka atau fakta obyektif mengenai sebuah kejadian.

Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti.

Pengetahuan adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman atas pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar.

Ilmu pengetahuan adalah ilmu yang teratur/sistematik yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya.

JENIS SISTEM

Sistem informasi dikembangkan untuk maksud yang berbeda tergantung kebutuhan bisnis, diantaranya:

• Transaction Processing System (TPS) yang berfungsi pada level operasional organisasi. Sistem ini dikembangkan untuk mengolah sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin seperti payroll dan inventory.

• Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS). OAS mendukung data pekerja yang merupakan sistem untuk menganalisa informasi untuk mentransformasi data atau memanipulasinya sebelum membagi informasi tersebut. Termasuk didalamnya word processing, spreadsheets, desktop publishing, electronic scheduling, komunikasi via voice mail, electronic mail dan video conferencing. Sedangkan KWS mendukung pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan dokter dengan membantu mereka untuk membuat pengetahuan yang baru.

• Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS) dan Expert System yang berfungsi pada level organisasi yang lebih tinggi. MIS bukanlah menggantikan TPS melainkan TPS termasuk kedalamnya. MIS mendukung spektrum yang lebih luas daripada TPS. Keluaran dari MIS adalah informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan. DSS sama dengan tradisional MIS karena keduanya tergantung pada database sebagai sumber data. Expert System (knowledge-based system) adalah kelas yang sangat istimewa dalam sistem informasi dimana menggunakan pengetahuan dari expert untuk memecahkan suatu masalah.

• Executive Support System (ESS), Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Supported Collaborative Work System (CSCWS) yang merupakan jenis sistem informasi pada managemen level strategis.

Perkembangan teknologi terkini yang diintegrasikan kedalam sistem informasi dapat berupa e-commerce application and web system, ERPS (Enterprise Resource Planning System) dan Wireless System. Secara grafik keempat jenis sistem informasi dihubungkan dengan level managemen dan integrasi teknologi didalamnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC)

Merupakan fase yang digunakan untuk menganalisis dan merancang  suatu sistem dengan baik. Terdapat tujuh fase yang saling berkaitan dan dapat berlangsung secara simultan dan dapat saja berulang.

1. Identifikasi masalah, peluang dan tujuan

2. Mendefinisikan kebutuhan informasi

3. Menganalisa kebutuhan sistem

4. Merancang sistem yang direkomendasi

5. Mengembangkan dan mendokuentasikan software

6. Menguji dan memelihara sistem

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Daftar Pustaka:

1. Kendall, Kenneth E.; Kendall, Julie E.

   System Analysis and Design, sixth edition

   Pearson Prentice Hall, New Jersey, 2005

2. Lucas, Henry C.

   Information System Concepts for Management

   Mc Graw Hill, USA, 1982

3. Mc Leod, Raymond

   Management Information System, 7th edition

   Prentice Hall International, Inc., New Jersey, 1995

4. Pratomo, Budiman S.

   Manajemen Pengetahuan