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"... planificar significa cambiar mentes no
elaborar planes".
De Geus.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA DE UN
SITIO WEB:
La Planificación:
La planificación constituye una función básica y punto de
partida de la gestión. Se concibe como "un proceso continuo y sistemático en el que las personas toman
decisiones sobre acciones futuras, sobre el respaldo que deben tener dichas
acciones futuras y cómo evaluar y medir el éxito".
Mintzberg la define sucintamente:
"como un procedimiento formal
para generar resultados articulados, en la forma de un sistema integrado de
decisiones", y explica además, que " la planificación se refiere a la
formalización, lo que significa la descomposición de un proceso en pasos
claros y articulados". Por consiguiente, como el propio autor
asevera, "la planificación está
asociada de esta manera a un análisis racional”.
Según Cuervo y Vázquez, este proceso debe caracterizarse
entonces por: exactitud -necesidad y suficiencia-, flexibilidad para
adaptarse al entorno, racionalidad con respecto a los hechos analizados,
posibilidad -facilidad de ejecución, así como ciertos aspectos cuantitativos
y cualitativos.
Según Charles R. McClure , la planificación se divide en
cuatro pasos esenciales:
- Identificar las necesidades de la comunidad.
- Desarrollar la misión, metas y objetivos de la organización.
- Diseñar programas y actividades para cumplir los objetivos.
- Evaluar el éxito de dichas actividades.
La planificación, como se ha observado, requiere la capacidad de determinar,
definir y estructurar el conjunto de acciones estratégicas, tácticas y
operativas para el desempeño de la organización en el presente y en el
futuro, en concordancia con su entorno, lo que obligatoriamente exige un
examen continuo de los resultados obtenidos.
Su estrecha relación con los tipos de acciones antes mencionadas y su alcance
condujo a clasificar la planificación en:
- Estratégica: "Es la planificación de tipo general proyectada al logro
de los objetivos organizacionales y tiene como finalidad básica el
establecimiento de guías generales de acción. Por tanto, una
planificación será estratégica si se refiere a toda la
organización."
- Táctica: "Parte de los lineamientos sugeridos por la planificación
estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de
las principales áreas de actividad de la organización y al empleo más
efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los
objetivos específicos. La planificación será táctica, si se refiere a
gran parte de la planificación de un producto o de publicidad."
- Operativa: "Se refiere básicamente a la asignación previa de las
tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones."
La Planificación Estratégica
En particular, la planificación estratégica surge con gran
fuerza en la década de los años 60 del pasado siglo, debido al éxito del
libro "Estrategias corporativas"
de Ansoff , publicado en 1965.
Se trata de un concepto que tras 30 años de auge ha visto su declive; es
actualmente objeto de fuertes críticas y núcleo de un debate que involucra
los conceptos "gestión estratégica" y "pensamiento
estratégico"; y que ha llevado a autores como Porter y Mintzberg a
plantear la necesidad de repensar y reformar la planificación estratégica.
Smith advierte que el término
planificación estratégica se considera típicamente como un proceso formal,
dilatado, complejo y costoso que se realiza por los ejecutivos de una
organización o por una elite -grupo de planificadores-; que sesga su
potencialidad como proceso interactivo y participativo.
Steiner la define como "el proceso de identificar y establecer los
objetivos y metas de una organización".
Crittenden y Crittenden se refieren a ella como "la sistematización de procesos que posibilitan la consecución de las
metas y objetivos de una organización "; además de enunciar
los cinco pasos generales en que se basa el proceso: "definición de
metas y objetivos, análisis situacional, consideración de alternativas, implementación
y evaluación", que resultan muy pertinentes. Algunos de estos
pasos son considerados por Bryson, quien
extiende el número de pasos a siete, para incluir la formulación de la
estrategia y excluir la evaluación del proceso:
- Iniciar y aprobar (consentir) el proceso de planificación
estratégica.
- Identificar los mandatos organizacionales.
- Clarificar la misión y valores organizacionales.
- Evaluar el ambiente externo: oportunidades y amenazas.
- Evaluar el ambiente interno: fortalezas y debilidades.
- Identificar los elementos (issues)
estratégicos.
- Formular las estrategias para gerenciar
esos elementos.
La importancia e imbricación del entorno y la planificación estratégica se
evidencia igualmente, en la definición realizada por Line al concebirlo como "la identificación sistemática de las oportunidades y amenazas en
combinación con otros datos relevantes que faciliten los procesos de decisión
para explotar las oportunidades y evitar las amenazas”.
Una empresa del verdadero valor está determinada en gran
medida de su rendimiento a largo plazo potencial como forma de gestión de
decisiones tomadas hoy. Estas decisiones orientar la traducción de la misión
de la empresa, su objetivo para los actuales, en los productos y servicios
que proporciona y es de esperar que el mercado quiera.
La planificación
estratégica es un iterativo, proceso en curso que consta de:
Análisis: evaluación de los factores internos y externos
efectuar la capacidad de la organización para cumplir su misión
Desarrollo
Alternativo: evaluación
detallada de los costos, beneficios y riesgos asociados con alternativas
estratégicas incluidas las grandes, en curso y recién las actividades
propuestas
Alternativas de
selección: la
identificación de la actual cartera de componentes y actividades propuestas
que se llevarán a cabo y el calendario de ejecución
Las proyecciones
de recursos: la
agregación de personal, financieros, físicos, tecnológicos y necesidades,
incluida una evaluación de la capacidad para adquirir estos recursos dentro
de los plazos necesarios
Plan de Desarrollo: la validación final de la misión de la
organización y elaboración y aprobación de su largo alcance y planes de
negocios anual
La ejecución de estos procesos iterativos se lleva a cabo a lo
largo del año con una frecuencia determinada por el ritmo de los cambios del
mercado.
Puestos en esta categoría están dedicados a discutir las
principales prácticas de las empresas que ejecutar con éxito los procesos de
planificación estratégica para definir objetivos, impulsar la adecuación y
mejorar el rendimiento.
Los factores claves de éxito (FCE) de la planificación
estratégica (PE) están representados por los siguientes pasos:
a) la estabilidad: es una táctica adoptada y desarrollada por los
niveles estratégicos organizacionales para mantener o mejorar ligeramente la
cuantía de negocio que genera una unidad estratégica de negocio (UEN);
b) el resguardo es una pericia que se administra normalmente a
las “vacas de efectivo” o a las “estrellas” que están comenzando a
perder su liderazgo en sus nichos respectivos;
c) la suspensión: es una manera puesta en práctica para suspender
una unidad estratégica de negocio que no genera una cantidad importante de
participación y que tiene pocas expectativas de lograrlo en un futuro
inmediato y
d) la
implementación de la estrategia:
constituye el cuarto y último paso del proceso de planificación
estratégica, el cual consiste en implantar las astucias formuladas. Este paso
reclama de los gerentes las siguientes competencias: de interacción; de
colocación; de supervisión y de organización. Por su parte, el control
estratégico, consiste en “controlar-aprender” del proceso estratégico para
asegurarse que está marchando debidamente.
Mientras que la planificación táctica, es una
planeación de corta trayectoria que tiene su interés primordial en la
operación actual de varias partes de la organización. La connotación de poco
alcance se entiende como un período de tiempo que va de un año a menos hacia
el futuro, los responsables de esta herramienta, la utilizan para delinear lo
que los diferentes departamentos de la organización tienen que hacer por ella
para tener éxito en el período de tiempo señalado anteriormente. Normalmente
estos planes tácticos son desarrollados en las áreas de producción, mercadeo,
personal, finanzas y otras dependencias de las plantas.
Las personas que
ocupan cargos en los niveles gerenciales organizacionales deben tener
presentes las siguientes diferencias básicas entre planificación estratégica
y la táctica, para poder garantizar el mejor de los éxitos en cuanto a los sub-sistemas de planificación en sus respectivas
organizaciones se refiere: 1º) En la planificación estratégica están
comprometidas las personas que ocupan posiciones en los niveles estratégicos;
mientras que los niveles tácticos son los responsables de la planificación a
corto plazo; 2º) el acopio y proceso de la data en la planificación
estratégica son más difíciles de lograr, mientras que en la táctica son
relativamente más fáciles de recolectar; 3º) los detalles son muy pocos en la
planificación estratégica, mientras que en la táctica los planes contienen
grandes cantidades de detalles y 4º) los períodos en la planificación
estratégica son de largos alcances, mientras que en la táctica el plan cubre
períodos menores de un año.
Los gerentes de los
niveles estratégicos debido a su visión sistémica de la organización tienen
una mayor comprensión de la misma, mientras que las personas que ocupan
cargos en los niveles tácticos y operativos, conocen más los detalles
operativos del día a día de sus respectivas empresas. La planificación
estratégica está orientada fundamentalmente hacia el análisis del futuro,
mientras que la táctica hace énfasis en el funcionamiento diario de la
empresa. De igual forma la estratégica tiene que desarrollar y afianzar
competencias de prospección de dichos gerentes, para que tengan la capacidad
de diseñar los escenarios futuros más convenientes para la organización,
mientras que los planes tácticos se fundamentan en ocurrencias repetitivas y
conocidas que existen dentro y en el entorno de la empresa.
FORMULACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN:
1.- Levantamiento de Información.
(Reuniones y entrevistas)
2.- La naturaleza de la
información. (Qué es lo que realmente quiere transmitir el sitio. Información
transitoria y no transitoria)
3.- Análisis
3.1 Análisis del Contexto
3.2 Análisis de contenido.
- Objetivo general y Autoría.
- Derechos de Autor.
- Licencias y permisos.
- Elementos gráficos y de
medios.
3.3 Análisis del Público
- Edad
- Antecedentes
- Nivel de Capacidad
- Nivel profesional.
3.4 Análisis funcional
- Meta del sitio. (Informar,
persuadir, entretener, educar)
- Objetivos.
- Resumen (Justificación)
4.- Definir la estructura y
documento maestro del sitio Web.
5.- Diseño Grafico.
- El aspecto.
- Las metáforas.
- Interfaz.
- Funcionalidad.
- Diseño técnico.
- Estructura del sitio.
6.- Producción.
- Armar.
- Administrar la producción.
7.-Implementación.
8.- Administración y Mantenimiento.
CONSEJOS QUE LE
AYUDARÁN A ENTRAR AL INTERNET A ENTRAR POR LA PUERTA ANCHA:
1. Evalúe sus
necesidades de comunicación.
Considere las características de lo que quiere comunicar a
través de la red. Analice los nuevos métodos disponibles para cambiar o
complementar la tarea que su ministerio realiza de una manera tradicional.
2. Defina las
tácticas que usará en la red y relaciónelas con las estrategias del
ministerio.
Considere el plan estratégico de su ministerio, que orienta la
ubicación de los recursos humanos y económicos, para evitar conflictos y
decisiones incongruentes. No permita que «lo que podemos hacer» controle «lo
que debemos hacer».
3. Planifique las
especificaciones, la promoción, la actualización y el mantenimiento del sitio.
Defina a cuál público quiere alcanzar, identifique cuáles son
sus necesidades. Estudie otros sitios cristianos o seculares que el público
objetivo también visita. Analice las ventajas y desventajas y construya su
sitio considerando las debilidades y fortalezas de esos sitios. Con esa
información defina las características de su sitio.
Muchas páginas Web son creadas solamente desde una perspectiva
técnica o novedosa. Esto hace que terminen siendo muy bonitas o técnicamente
asombrosas, pero no logran los objetivos de la empresa. Oriente su página al
público que desea alcanzar.
El desarrollo del sitio se realiza mejor, y a un menor costo,
si se definen desde el principio todas las especificaciones y tácticas que se
usarán. Defina y anticipe la arquitectura, navegación y funcionalidad del
sitio. También el número de enlaces y páginas que contendrá cada sección.
Identifique las tareas y las personas que asumirán esas
responsabilidades. Algunas de esas funciones son: planificación, preparación
editorial, montaje, promoción, mantenimiento de contenidos.
4. Seleccione un
ministerio con el cual establecer una alianza para cambiar vidas por medio de
la Internet.
Puede encontrar muchos estudiantes y aficionados que manejan
un programa de diseño de páginas Web y que ofrecen sus servicios por muy poco
dinero. Algunos hacen un buen trabajo por un buen precio. Otros, por la falta
de experiencia cometen errores, que a la larga resultarán muy costosos. Luego
tiene usted que escoger una empresa que hospede su sitio Web. Inmediatamente
subirlo, para después cambiar su contenido por medio de una persona que
conozca el lenguaje html.
Todo esto se evita estableciendo una alianza con Tu
Ministerio.com que le ofrece una herramienta para construir su sitio online,
hospedarlo y mantenerlo actualizado con un poderoso programa de
administración de contenidos. Este es un servicio gratuito de la American Bible Society, Office of Latino Affairs que se sostiene con ofrendas de iglesias e
individuos. Para más detalles vea:
5. Supervise el
proceso de construcción del sitio.
El diseñador y el coordinador se deben reunir, antes de
iniciar el proyecto, para poner en papel la estructura y navegación del
sitio. Asegúrese que el sistema sea lógico y que el usuario no tenga que
hacer más de tres clics para conseguir la
información que necesita y regresar fácilmente a la página principal.
Indique cuándo el diseñador recibirá el material editorial con
todas las correcciones gramaticales. Los costos y el tiempo se multiplican
cuando se hacen correcciones después de haber terminado el montaje.
Se debe confirmar que todos los involucrados entienden los
objetivos, las estrategias y tácticas que usará el sitio. En esta etapa se
define cuándo se consultará al coordinador del proyecto para la aprobación
con el objeto de evitar sorpresas.
6. Implemente la promoción del sitio.
De nada vale diseñar un gran lugar si nadie o muy pocos lo
visitan. La gente no va a los sitios que no se promueven. El éxito del
proyecto dependerá de un buen plan de promoción. Designe a un responsable de
esta tarea o contrate a una agencia para que realice esta función.
El plan debe
incluir:
·
Someter la información del sitio a todos los motores de
búsqueda y directorios especializados en las categorías relacionadas con la
rama de la empresa. Cada uno de estos lugares tiene sus políticas y «trucos»
·
Identificar los lugares que el público objetivo visita con
frecuencia. Establecer contacto con estos sitios para persuadirlos de que
inicien un intercambio de enlaces.
·
Promover el sitio continuamente. Existen varios programas y
sitios gratuitos en Internet que hacen esta tarea, pero la mejor manera es
hacerlo uno manualmente.
7. Monitoree el
contenido, diseño y las estadísticas de resultados.
Su página será más visitada si mantiene un programa de
mantenimiento adecuado para reemplazar la información, corregir los errores
comunes, tales como enlaces dañados, páginas que no abren e imágenes que se
pierden. Este mantenimiento puede incluir retroalimentación de los usuarios
para mejorar la página.
8. Mejore o expanda
el sitio.
Mantenga un plan para el mejoramiento del sitio. Así su lugar
siempre será interesante, con información fresca que invite a permanecer y a
regresar una y otra vez.
Estar en Internet no es simplemente abrir un sitio y dejar que
el polvo o la telaraña de la red lo entierren. Hay que hacer un plan y
desarrollar una estrategia preferiblemente separada de la que tiene para su
tienda virtual.
Se emplean dos Fases en la elaboración del Plan Estratégico de
Marketing por Internet: En la Fase
I se establecen reuniones con su personal clave de marketing
(si es que lo tiene), soporte técnico, servicio al cliente y posiblemente
sistemas para:
·
Conocer lo más posible acerca de los productos de su empresa y
sus mercados objetivos.
·
Presentar una visión general de la Internet y sus
oportunidades de marketing (si es necesario).
·
Determinar cuales de
las siguientes cinco opciones estratégicas son las apropiadas para su
negocio.
1. Marketing efectivo
a clientes actuales.
2. Proveer un mejor y
más rápido servicio al cliente.
3. Marketing a
clientes potenciales.
4. Extender el alcance
y el impacto de actividades tradicionales de marketing como publicidad,
relaciones con la prensa, eventos de industria.
5. Uso de la
Internet para resaltar marketing interno y soporte a marketing de campo,
socios de negocios y otros.
En la Fase II
se prepara un informe de Marketing por Internet el cual incluye una
evaluación de las oportunidades específicas de su compañía en Internet, una
estrategia comercial recomendada para Internet, las tácticas a implementar y
un recuento de los recursos que necesitará para implementar el plan.
El Plan contempla la inclusión de recomendaciones de
implementación, elaboración de cronograma de trabajo, presupuesto estimado
para cada etapa de implementación y recomendaciones técnicas para la
ejecución del plan.
En términos generales, el plan debe contener las etapas que se consignan a
continuación. De la ejecución de estas etapas, las cuales no son parte
integral del proceso de planeación, sino que conforman una etapa táctica y
operativa, se obtiene el sitio requerido.
Una vez concluidas estas etapas, se garantizará
que su empresa haga una presencia comercial en Internet efectiva, duradera y
con valor agregado:
1. Diseño: En esta etapa se determina el contenido
propio del sitio, la selección de la información a colocar en la red, el
establecimiento del diseño artístico general y la definición de la identidad
en la red.
También se contemplan las diferentes funciones requeridas para
cumplir los objetivos estratégicos establecidos en el plan. Dependiendo de la
volatilidad de la información (cuánto y qué tan frecuente se cambia) se hace
imperante dejar diseñado también el mecanismo de actualización.
Se contempla, además del diseño del contenido, el diseño
técnico que se requiere del sitio que preste el servicio de alojamiento. Se
incluyen tanto herramientas para la construcción, como para la administración
del sitio una vez que esté instalada la versión inicial.
El diseño del sitio cobra su importancia dado que el costo en
tiempo y dinero de efectuar un cambio de opinión en las etapas subsiguientes
es casi cuatro veces mayor que el costo de efectuar cambios antes de
construir.
2. Elaboración: Esta fase de la implementación se encarga de
la elaboración de las páginas, gráficas, rutinas, formularios y todos los
demás componentes de contenido del sitio Web.
Igualmente se deben diseñar los procedimientos de
actualización, manejo de copias de respaldo, obtención de información
estadística y mantenimiento del sitio.
3. Publicación / Alojamiento:
Para publicar el sitio en la Web, se debe establecer quién proveerá el
alojamiento. En caso de que no lo aloje con Grupo W3c o bien, ya tenga contrato
con un proveer de Hosting, se deberá establecer con
el proveedor las características del servicio requerido y en especial,
negociar el mecanismo de actualización.
Es importante contemplar aspectos que pueden ser estáticos
como el registro del nombre y la propiedad del mismo, y aspectos variables
como el proveedor del servicio.
4. Lanzamiento:
Hasta aquí, solo la compañía sabe de la existencia del sitio Web. Habrá que
ejecutar una campaña de lanzamiento para darlo a conocer.
5. Mantenimiento: Una vez que pase el efecto
de lo nuevo en nuestro sitio, se empezará a perder la cantidad y calidad de
los visitantes. El éxito de nuestro sitio se medirá por la asistencia
repetida de nuestros visitantes. Si el contenido nunca cambia, no habrá
ningún incentivo para una visita repetida.
Sitios Visitados:
http://www.elalmanaque.com/gerencia/art22.htm
http://www.grupow3c.com/web_consulting/grupow3c_marketing_en_internet.php
http://www.strategydriven.com/es/category/strategic-planning/
http://manuelgross.bligoo.com/content/view/311184/La_Planificacion_Estrategica
_considerada_como_Aprendizaje_Organizacional.html
http://www.webtaller.com/maletin/articulos/como_planificar_su_sitio_en_internet.php
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