VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DIS

TRABAJO 5 - CENTROS DE DOCUMENTACIÒN

PARTE I

1.- LEA DETENIDAMENTE EL ARTICULO ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE

INFORMACIÓN, RESPONDA LAS SIGUIENTES INTERROGANTES: DEFINICIÒN DE ANÀLISIS DOCUMENTAL, DIFERENCIAS ENTRE ANÀLISIS DOCUMENTAL Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN, OBJETIVOS DEL ANALISIS DE LA INFORMACIÓN:

DEFINICIÓN DE ANÁLISIS DOCUMENTAL:

Según García Gutiérrez: “El análisis documental es una forma de investigación técnica, un conjunto de operaciones intelectuales, que buscan describir y representar los documentos de forma unificada sistemática para facilitar su recuperación. Comprende el procesamiento analítico-sintético que, a su vez, incluye la descripción bibliográfica y general de la fuente, la clasificación, indización, anotación, extracción, traducción y la confección de reseñas”.

De acuerdo a lo antes mencionado se puede decir que el análisis documental es conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta a la original, con el fin de facilitar la consulta, la búsqueda y recuperación oportuna, para facilitar su intercambio, difusión y uso.

El análisis documental incluye técnicas tradicionales de bibliotecas o centros de información, tales como, indización (tesauros, tablas de materias), catalogación, clasificación y resumen, además de técnicas informáticas como la indización automática y la recuperación de la información almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural.

DIFERENCIAS ENTRE ANÀLISIS DOCUMENTAL Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

ANÁLISIS DOCUMENTAL	ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
v Es un sistema donde se describe y representa un documento en forma artificial.	v Se centra en el análisis de contenido de un contexto específico.
v Se ocupa de los metadatos y la metainformación, pero no se remite directamente al autor.	v Se remite directamente al autor, produce información para la toma de decisiones.
v Posibilita la recuperación Documental, pero la metainformación disponible no es decisiva.	v Posibilita la recuperación de la información.
v Se rige por normas e indica el contenido para su posterior recuperación.	v Está condicionada por la calificación, inteligencia y creatividad del analista y es capaz de ofrecer mas que referencias, datos derivados del análisis y la síntesis de la información evaluada.
v Es el resultado de la necesidad de proporcionar al usuario un camino para llegar al documento pertinente.	v Es una forma adecuada para su uso racional y creador en la actividad práctica del individuo, sea de la clase que ésta sea: investigadora, gerencial, académica, etc.
v Exige del especialista, el conocimiento de las normas establecidas para su realización, el empleo de tesauros y categorías, para individualizar y especificar la fuente.	v Requiere de una calificación, creatividad, inteligencia y conocimiento del tema, que posibilite el uso, relación y manejo de conceptos, así como la habilidad para ubicar en un contexto y establecer los nexos necesarios entre la información procesada y el conocimiento disponible para la solución de un problema.

OBJETIVOS DEL ANALISIS DE LA INFORMACIÓN:

v Captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado.

v Contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones y de las estrategias. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información.

v Interpretación proyectiva y prospectiva, condicionada por la presencia expertos para su realización.

v En el contexto actual, el análisis de información adquiere una relevancia extraordinaria, porque desbroza el camino, “intoxicado” por la creciente circulación de datos e información.

PARTE II

2.- PLANIFIQUE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN. PUEDE APOYARSE CON VISITAS A ALGUNOS PORTALES Y POR LA INFORMACIÓN HASTA AHORA ASIMILADA:

Tomando en consideración que planificar es ordenar racionalmente los recursos económicos y sociales disponibles, que entran en el proceso de desarrollo, con el fin de lograr un adecuado y sistemático uso de esos recursos en un tiempo determinado, en base a objetivos y metas previstos.

La planificación incluye la idea de objetivos a lograr. En función del logro de determinados objetivos (satisfacción de necesidades y/ o problemas) se piensa, es decir, se ordena el conjunto de recursos de que se dispone.

Es tan importante "pensar" (ordenar sistemáticamente), cómo "hacer" ejecutar. Para hacer algo bien es preciso pensarlo antes, pues de esto depende el que se asegure la mayor probabilidad de éxito, utilizando la cantidad adecuada de recursos y esfuerzos, que por lo regular son escasos.

Bases para la Planificación de Servicios y Sistemas de Información:

· Recursos e Infraestructura para la enseñanza, investigación y extensión.

· Infraestructura de información (bibliotecas, archivos, bases, banco de datos).

· Funcionarios/Recursos humanos competentes.

· Espacio y equipo adecuado.

· Integración de los servicios de información con los planes y sectores del país.

· Integración de los recursos de información (visión sistémica).

· Financiamiento adecuado al sistema.

· Planes factibles-compatibles-políticas nacionales de información.

Aspectos mas Importantes en la Planificación de una Unidad de Información:

Análisis de la Situación: Información previa o diagnóstico de la situación: consisten conocer las condiciones de la realidad de la cual se parte, y los recursos con que se cuenta.

· Analizar las necesidades de información de los usuarios cuantificada.

· Decidir la naturaleza del Centro.

· Número actual de usuarios.

· Número potencial previsible.

· Clasificar los usuarios.

· Analizar la situación actual de las colecciones.

· Software.

Definición y Formulación de Objetivos y Metas a Lograr: Clasificando en un orden de prioridad los objetivos finales en forma explícita. Se debe Formular los objetivos del Centro de Documentación, Visión, Misión, para tener claro hacia dónde vamos. Servicios que se deben ofrecer.

Evaluación comparativa, de las consecuencias favorables y negativas que se siguen en los cursos o alternativas de acción determinados.

Describir, analizar y evaluar el sistema, situación actual y futura.

Tiempo previsto para la realización de objetivos y metas propuestas.

Instrumentos o medios de acción.

Recursos:

· Humanos: Estimar la necesidad de personal para el sistema, clasificación y formación.

· Económicos: Ejecutar un plan de apoyo financiero. Asignación financiera de organismos e instituciones.

· Materiales: Diversos materiales y herramientas para la ejecución.

· Equipos y Mobiliario.

Evaluación: Control y Vigilancia

Interna: Eficacia.

Tiempo.

Costo.

Ejemplo: el costo de proceso de un libro.

Externa: Efecto de los procesos técnicos sobre los servicios al público.

Adaptación del Servicio: De acuerdo a la evaluación se realizan los respectivos ajustes y los cambios. El funcionamiento del centro para solventar sus puntos débiles y, en su caso, rediseñar el conjunto de servicios y productos que oferta para la optimización de sus recursos al aumentar el grado de satisfacción de sus clientes.

La Planificación de un Centro de Documentación requiere la Consecución

de una Serie de Fases:

· Conocimiento del mercado (análisis del entorno externo)

· Determinación de la situación (análisis del entorno interno)

· Establecimiento de objetivos

· Normalización de los procesos

· Evaluación del sistema y replanteamiento de los objetivos

A. Análisis del Entorno Externo (Conocimiento del Mercado): Es evidente que para ofrecer un buen servicio, el punto de partida ha de consistir en determinar quienes son nuestros usuarios (clientes), y cuales son las necesidades informativas de estos, con el fin de mejorar la imagen de nuestro servicio, ampliar su cobertura y hacer un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles. Lo que en el ámbito de servicios públicos se denomina “estudios de usuarios”. La información pertinente se debe recopilar a partir de datos estadísticos y encuestas directas, ya que la gestión de la calidad se basa en un punto clave: las necesidades de los clientes (expectativas de los usuarios)

En este primer acercamiento a la realidad de nuestro centro, las necesidades expresadas por los usuarios serán de vital importancia para establecer las prioridades que el servicio deberá cubrir. Necesitamos saber que y como quieren esos usuarios que se presten esos servicios

Es importante hacer un análisis riguroso del mercado, ya que suele haber lagunas sustanciales entre lo que se estima que son las necesidades previsibles y reales. Se trata de conocer que demanda el usuario, y en función de ello determinar los procesos, para adecuar nuestra producción documental a ese mercado.

La metodología de trabajo se debe basar en datos preexistentes (número de usuarios, edades, sexo, formación profesional, estructura de la organización, etc.). También será importante recoger datos de forma directa a través de encuestas y entrevistas.

B. Análisis del Entorno Interno (Determinación de la situación): Se trata de un estudio directo de la situación de la unidad de información, y este análisis deberá hacerse desde una doble perspectiva:

- El Centro de Documentación

- Los usuarios

La metodología de recopilación de datos es muy similar al caso anterior.

Salvo la diferencia de que el objeto de análisis es el propio centro documental.

Saber con que recursos e infraestructuras sería necesario contar para dar el

mejor de los servicios en las condiciones que disponemos:

· Recursos humanos

· Recursos económicos

· Infraestructuras espaciales

· Infraestructuras materiales

· Equipamiento

C. Establecimiento de Objetivos: La recogida de datos en las dos fases precedentes, nos ha proporcionado información acerca de dos aspectos:

Necesidades de los usuarios

Situación de nuestro centro

Cotejando los datos hemos de establecer un ajuste entre esas necesidades expresadas a través de cuestionarios y lo que sería el mejor de los servicios que nosotros podemos proporcionar en función de nuestras disponibilidades (económicas, de personal, volumen de trabajo, instalaciones...). En unas pocas palabras determinar los objetivos sobre una base real, para que estos sean factibles. Se trata de analizar las causas que nos impiden llegar a esas expectativas de los usuarios y establecer soluciones.

D. Normalización de los Procesos: Para el cumplimiento de los objetivos que nos hemos marcado, será necesario adecuar los recursos materiales y humanos a la consecución de los mismos. Se tratará de hacer un estudio de los medios, servicios y distribución de tareas para acercarnos a la meta que queremos conseguir en un tiempo determinado. Seleccionar soluciones e implantarlas.

Planificación del número de personal que se debe dedicar a una tarea y en cuanto tiempo puede realizar una unidad de producción
Que colección y que material documental necesitaremos para cubrir las exigencias de nuestros usuarios
Que servicios debemos de ofrecer y con que frecuencia

· Que parte de nuestros recursos debemos dedicar a adquisiciones, como distribuir los presupuestos por áreas temáticas, tipo de materiales... etc.

Estos procesos se irán ajustando progresivamente en función de los resultados intermedios, sin esperar a la evaluación final.

E. Evaluación del Sistema y Reorientación de Objetivos: El sistema ha de tener un método de recogida de información que nos permita visualizar los desajustes y desviaciones en los objetivos que nos hemos planteado, de manera que podamos corregir esas situaciones anómalas reorientándolas hacia la optimización de recursos y la eficacia en la prestación de servicios.

La evaluación es un análisis crítico de los servicios ofrecidos por la entidad, que hoy día se contempla como una necesidad para ofrecer los mejores servicios al menor coste (Efectividad).

En conclusión, la gestión de la calidad es un recurso eficaz para mejorar la eficacia y la eficiencia de los servicios, y el grado de satisfacción de los usuarios, pues permite objetivar las propuestas y corregir constantemente las desviaciones.

CONCLUSIONES:

El análisis documental es el conjunto de acciones intelectuales realizadas por un experto (analista documentalista) con la finalidad de extraer del contenido de un documento primario la información necesaria para facilitar la búsqueda y recuperación de la misma de forma veraz y oportuna en el momento que sea necesario para ser consultado por cualquier usuario.

Por otra parte es importante señalar, que para facilitar el uso de la información, su transferencia y difusión es necesario un análisis documental.

Los centros de documentación tienen un papel activo en el proceso informativo, ya que intentan adelantarse a las demandas de necesidades de sus usuarios y a su vez, prestar servicios de información personalizados. Es de hacer notar que en una sociedad en la que la información es poder, ayuda a la organización a la que sirve en la mejora de su sistema de comunicación y racionaliza los flujos informativos, colaborando en la toma de decisiones, además de hacer un análisis minucioso y profundo de la información, no sólo proporcionan información referencial, sino que analizan y condensan esa información.

Finalmente, otro aspecto que ha incidido de manera directa en la gestión y organización de trabajos, servicios y recursos de todas las entidades que trabajan con información, ha sido la incorporación de las tecnologías de la información (Automatización, redes, Internet) que han cambiado la dimensión de los servicios y el impacto en los usuarios.

Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales servicios de información y documentación y para los profesionales de los mismos, encargados de gestionar el conocimiento que se está generando en dichos sistemas. Si consideramos que la información, tanto la interna como la externa, es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones y un elemento de competitividad para las mismas.