Reflexiones en torno a la definición de Proyecto
Dra. Jacinta Otero Iglesias,1
Dra.C Irene Barrios Osuna2 y Dra.C
Leticia Artiles Visbal3
Resumen
Se analiza un grupo de definiciones de proyecto, expuestas en la
literatura especializada, y se extraen conceptos esenciales para la
gestión y dirección de proyectos en general y la movilización de recursos
en particular, en el contexto de la Universidad médica y los servicios de
Salud.
Palabras clave: Proyecto, movilización de recursos, gestión y
dirección de proyectos.
La movilización de recursos para la ciencia y la técnica se ha
convertido en una tecnología en sí misma, que es necesario dominar y en un
proceso complejo, que es necesario estudiar. Su dominio permite
desarrollar capacidades para acceder a fuentes, perfeccionar la tecnología
de elaboración de proyectos y consecuentemente incrementar la
competitividad en los espacios de recursos en general y de financiamiento
en particular, así como potenciar la capacidad de gerencia y negociación
de los proyectos.1 El proyecto se
convierte pues, en la célula fundamental del desarrollo de esta actividad
e implica una nueva forma de pensar, accionar y controlar, donde el
proceso de integración deja de ser "discurso" para convertirse en la
fuerza que le da su razón de existir.
La palabra proyecto, como expresa Vigil Taquechel,2
es tal vez la más escuchada en boca de empresarios, banqueros,
comerciantes, investigadores, científicos, académicos y cientos de
personas de disímiles perfiles profesionales y para todos ellos, según
refiere este autor, con un mismo significado: la concreción de objetivos
visualizados de cara al futuro para resolver situaciones problémicas que
enfrentan los entornos en que se desempeñan, con el fin de que les
permitan dar un salto cuantitativo y cualitativo.
Sin embargo, múltiples han sido las definiciones del término reportadas
en la literatura, las que obedecen a diferentes intereses: económicos,
políticos, científicos, sociales y otros. Del estudio de ellas se deriva
un conjunto de conceptos claves o esenciales, que son necesarios dominar,
a juicio de las autoras, para poder adentrarse en el mundo de la gestión y
la dirección por proyectos en general, y de la movilización de recursos en
particular, si se tiene en cuenta además, de que se trata de una
tecnología de incorporación relativamente nueva en el contexto
universitario y de los servicios de Salud.
Definiciones de proyecto
¿Qué es un proyecto?
- Es el conjunto de acciones destinadas a resolver o vulnerar
un problema ya identificado, priorizado y explicado en el momento de
investigación de problemas críticos.
- Es un conjunto autónomo de inversiones, políticas y medidas
institucionales y de otra índole, diseñadas para lograr un objetivo
específico (o serie de objetivos). Se puede definir como un modelo para
las asignaciones de recursos, que tienen un tiempo de ejecución y se
logran resultados medibles. También se identifica, como la menor unidad
de actividades, que puede ser planificada y ejecutada aisladamente de la
planificación de operación y sostenimiento de los servicios de Salud.
Constituye la unidad operativa más pequeña que desde el punto de
vista lógico, se presta para la planificación, el financiamiento y la
ejecución como unidad independiente dentro de un plan o programa de
desarrollo local.3
- Es un proceso para obtener recursos destinado a convertir una
idea surgida de los planes nacionales, de las necesidades locales e
institucionales y de las situaciones de emergencia, con el fin de frenar
el deterioro o continuar el desarrollo de los servicios sociales.
- Es un conjunto específico de actividades en las que se
invierten escasos recursos con la esperanza de obtener beneficios.
- Es el conjunto de acciones o actividades que se realiza a
partir de una situación actual para obtener una situación futura o
esperada.
- Es la unidad operativa más pequeña que puede ser ejecutada en
forma independiente o autónoma, constituida por un conjunto de
actividades o tareas encadenadas en un orden lógico, destinadas a
cumplir un fin específico a incidir en la magnitud de una o más
variables, determinada por la realidad a la que se orienta.
- Es una información estructurada con valor agregado que
permite la articulación de recursos humanos de diferentes estructuras de
la organización y de diferentes disciplinas y funciones. (Artiles Visbal
L. La movilización de recursos en el INSC H. La Habana: ISCM; 2002).
- Es una empresa planificada con un conjunto de actividades
para alcanzar un objetivo, con un presupuesto y un tiempo previamente
determinado, que como la mayoría de los procesos humanos tiene carácter
cíclico, y la clave de su dinámica es la transformación de la realidad y
el avanzar hacia un estadio superior del desarrollo.2
Es un proceso cuyo objetivo es transformar una idea en un
producto terminado, constituido por bienes o servicios que serán los
medios para producir otros bienes o servicios, y consta de 3
características fundamentales:
- Es un proceso finito, es decir, que se cuenta con un período de
tiempo determinado para alcanzar el objetivo.
- Cuenta con un presupuesto preestablecido para alcanzar el
objetivo.
- Es un proceso único (no repetitivo) en que las actividades van
ligadas por requerimientos de secuencias y por tanto en cada etapa las
actividades son diferentes.4
- Es un conjunto no vacío de tareas estructuradas, que se
desarrollan en un plazo de tiempo finito y acotado, con objetivos bien
definidos acordes con su misión y que se alcanzan con la integración de
las soluciones parciales de las tareas, a partir de un diseño con
enfoque sistémico y en función de la visión, en el que se combinan los
recursos con criterios de optimización, de acuerdo con sus
requerimientos y restricciones, tomando en cuenta y evaluando los
riesgos.
- Es un proceso único, consistente en un conjunto de actividades
controladas, con fecha de inicio y finalización, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluidas las
limitaciones de tiempo, costo y recursos. (Sistema de Gestión de la
Calidad. Fundamentos y vocabulario. ISO.9000. Ginebra: Secretaría
Central ISO, Suiza).
FIG.1. Atributos principales asociados a la
definición de proyecto.
FIG. 2. Generalización del concepto de Proyecto.
En la Universidad médica y en los servicios de Salud, los problemas que
desencadena un proyecto para su solución se encuentran generalmente en la
esfera técnica, científica y social.
En la actualidad, los problemas técnicos se conciben como problemas de
innovación tecnológica y son los que se refieren a la creación de nuevos o
mejorados productos, servicios, procesos, introducción o validación de
nuevas o mejoradas técnicas de investigación, gerencia y sistemas
organizativos.
Los problemas científicos están vinculados a la creación de nuevos
conocimientos y los problemas sociales al freno del deterioro de las
entidades, a continuar brindando determinado servicio y al desarrollo de
nuevas inversiones en la infraestructura y equipamiento.
Existen problemas referidos a la formación de recursos humanos en
pregrado y posgrado que atraviesan, a juicio de las autoras, la esfera
técnica, científica y social en el ámbito universitario, por lo que se
convierten en temas centrales para la academia; por ejemplo: la obtención
de grados científicos, la superación profesional y otros.
En la concepción propia del diseño del proyecto, los términos:
objetivo, metas y fines, son categorías que se utilizan indistintamente
para alcanzar el estado futuro deseado que sustenta el proyecto, es decir,
precisar hasta dónde se quiere llegar o se quiere conocer o hasta dónde se
va a dar solución al problema planteado, pues la solución mediante un
proyecto puede ser parcial o total.
También es común en los profesionales de la Salud utilizar los términos
proyecto, diseño y protocolo para caracterizar al documento escrito que
plasma la estrategia de una investigación; sin embargo, son términos que
tienen diferentes niveles de precisión, pues en el caso de la concepción
moderna de un proyecto, el diseño es su primera etapa de realización,
mientras que el protocolo puede constituir una parte del proyecto con sus
características propias, ya que los proyectos pueden coincidir exactamente
con una investigación o referirse a otras acciones para resolver problemas
que no precisan la actividad investigativa.
Para la realización del presupuesto de un proyecto, se calcula el monto
de los ingresos y los gastos en un período de tiempo determinado,
vinculado a los lugares de realización de las acciones programadas. El
incumplimiento de las variables tiempo y espacio conllevan una
paralización en el financiamiento.
El conjunto de acciones y actividades diseñadas para la realización de
un proyecto deben concebirse en forma de proceso, es decir, estructuradas
y relacionadas entre sí, con el objetivo de obtener un resultado concreto.
Finalmente, la introducción de la solución de problemas a partir de
proyectos, genera una cultura de trabajo diferente a lo que habitualmente
se ha estado acostumbrado, ya que con cierta autonomía del diseño
jerárquico existente (decano, vicedecano, jefe de departamento o director,
subdirector, jefe de servicio, etc.) surge una figura nueva para liderar
la solución del problema planteado: el jefe del proyecto. Dicho en otros
términos, el proyecto se presenta como una entidad autónoma, se gobierna a
partir de su propio diseño, y depende solamente de su presupuesto.
El uso de la tecnología de proyectos en las instituciones de educación
superior, está en dependencia de su forma de organización. Según
Tristá,6 existen 2 tipos:
organización enfocada a las entradas u organización enfocada a las
salidas. En esta última, las personas se separan del departamento y se
someten a la dirección de un jefe de proyecto. Para este autor, la
organización por proyectos resuelve el problema de la coordinación porque
asegura que cada uno comparta la misma responsabilidad. Tristá
también se refiere a la organización matricial como desarrollo de la
estructura departamental, en la cual los profesores deben someterse a una
subordinación múltiple, en dependencia de los proyectos en que participen,
aunque el responsable del área del conocimiento es el responsable de su
actividad laboral.
En la organización de la Universidad Médica de La Habana, la forma de
organización por proyectos es aún incipiente, tradicionalmente la cultura
de proyectos ha estado vinculada primero al protocolo, que se utiliza
tanto para la preparación metodológica en las tesis de los residentes de
Medicina como en trabajos de diplomado, maestría y doctorado. La
tecnología de proyectos comenzó a instrumentarse a partir de que el
Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) introdujo el
formato de proyecto para la tramitación correspondiente en el Sistema de
Ciencia y Técnica, a quien se subordina la Universidad Médica, y en estos
casos, estuvieron vinculados estrechamente a los proyectos de
investigación, cuya coordinación la tiene un investigador con un grupo de
colaboradores. Cada proyecto debe ser aprobado por el consejo científico
de la facultad, y se le da seguimiento y evaluación por el jefe del
departamento docente y nominativamente, en presentaciones en las
denominadas secciones científicas departamentales.
Al considerar la definición que hace Tristá, el Instituto
Superior de Ciencias Médicas es una Universidad cuya organización está
orientada sobre la base de las entradas. A partir del año 2002, en que se
realiza una investigación (Proyecto Tocororo) dirigida al análisis
de la gestión universitaria, comenzaron a definirse, tareas priorizadas de
gestión docente, instrumentadas como proyectos por la dirección
universitaria (Proyecto Revolución y Proyecto Magisterio), los que
no se estructuraron según la organización académica tradicional por
departamentos docentes, sino que se creó un grupo para su ejecución del
proyecto, en este caso se ha ampliado su instrumentación como herramienta
de la gerencia. Los resultados han sido satisfactorios.
Consideraciones finales
La solución de problemas en el ámbito de la universidad médica y de los
servicios de salud a partir de proyectos, constituye una vía alternativa
para obtener fondos suplementarios y para el perfeccionamiento de la su
gestión.
Con independencia de las formas que adopten las guías para la
elaboración de proyectos, existe un conjunto de conceptos básicos que es
necesario dominar al incorporarse al quehacer profesional, la solución de
problemas mediante proyectos. Este dominio permitirá adaptarse con mayor
ductilidad a las exigencias de las instancias que lo aprueban.
El desarrollar una cultura de gestión en las instituciones de educación
médica superior puede favorecer la optimización de la gestión de algunos
procesos que en el ámbito académico facilitan la ejecución y obtención de
resultados en acciones específicas.
Constituye una necesidad en la Universidad médica desarrollar una
cultura de proyectos para su uso en diversos ámbitos de actuación del
escenario académico.
Summary
A group of project definitons exposed in the specialized literature is
analyzed and essential concepts for the project management, in general,
and for the mobilizaiton of resources, in particular, in the context of
the medical university and of the health services, are extracted.
Key words: PROJECT; RESOURCES MOBILIZATION; PROJECT MANAGEMENT.
Referencias bibliográficas
- Núñez Sellés AJ. Planteamiento estratégico de los proyectos de
investigación-desarrollo (IED). (Folleto). La Habana: Centro de Química
Farmacéutica; 2000.
- Vigil Taquechel CA. Algunas ideas clave para la gestión de proyectos
internacionales en las universidades cubanas. La Habana: Edit "Félix
Varela"; 2001.
- Castell-Florit Serrano P, Ariosa Abreu V. Temas de Gerencia para la
dirección por proyectos. La Habana: MINSAP/ ENSAP; 2000 p. 130.
- Córdova, Melgar, Genero, Fuentes, Rey. Información y control de la
administración por proyectos. La Habana: ICAP; 1998.
- Víctores Delgado R, Pérez García MA. La gestión de proyectos en los
centros de educación superior. Rev Cubana Educ Sup 1999;XIX(3):98-9.
- Tristá Pérez B. Organización de las Instituciones de Educación
Superior. Rev Cub Educ Super 2000; XX (1): 17-32.
http://www.bvs.sld.cu/revistas/ems/vol18_2_04/ems05204.htm
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