|
LA DIRECCIÓN INTEGRADA POR PROYECTOS ( PROJECT MANAGEMENT ) EN EL MARCO DE LA CIENCIA Y LA INNOVACIÓN TECNOLÓGICA. Índice
2. Visión de la
Dirección Estratégica Integrada para los proyectos de investigaciones.
6. Uso de las redes informáticas en el trabajo en
equipo
Es un reto imprescindible
para la Ciencia y Técnica la utilización de los sistemas informáticos
profesionales mas actualizados en gestión de proyectos haciendo uso de las
NTIC en función de la efectividad del sistema. La política de tomar el
proyecto como la unidad básica del sistema y el medio para lograr la
integración de la estructura funcional conduce al éxito de la institución.
El proyecto en formato electrónico está siendo empleado por especialistas
en diversos centros y se pretende en un corto plazo brindarle la
oportunidad al resto de los especialistas el uso de estas tecnologías
apoyadas por las redes informáticas existentes, la Intranet o Internet. En
el contenido del tema se desarrolla una síntesis de la metodología
empleada para la planificación y control de los proyectos de
investigaciones y se destaca el uso de las herramientas informáticas para
dar solución a los problemas profesionales tomando como base en el
análisis los sistemas como el Microsoft Project 2002 y el Web Central, así
como su integración con los componentes básicos del Microsoft Office 2000.
Tomando como base las necesidades del entorno
y el desarrollo alcanzado en la aplicación de la DIP se hace necesario el
uso de una herramienta que permita la instrumentación de la misma. En el
contenido se desarrolla un procedimiento donde se integra
estratégicamente, la dirección por objetivos, la planificación con enfoque
sistémico, la dirección de la calidad, el uso de sistemas de costos
avanzados, la contabilidad, la aplicación de las NTIC y la logística
tomando como base un sistema informático único ( MS Project 2 002 ) capaz
de garantizar la gerencia por proyectos y potenciar su uso en las empresas.
En el contenido se analiza la secuencia de ejecución, tomando como base
el método de redes, apoyado en un sistema informático que permite la
aplicación de los algoritmos de optimización, evaluación de variantes,
análisis de costo y tiempo. Se obtiene el diagrama de barras, la curva de
distribución de recursos, los balances, el fondo de recursos compartidos y
el estudio logístico para garantizar el suministro en función de la
programación y alcanzar los objetivos previstos en el marco del
presupuesto, acortando los plazos de ejecución con la calidad requerida
por el cliente. En el proceso del control de ejecución, se desarrolla la
evaluación del proyecto, con técnicas de diagnóstico y pronóstico que
brindan elementos para la toma de decisiones y una gestión de proyecto
efectiva a nivel de la institución, integrando la estructura
funcional en apoyo al logro de los objetivos de los proyectos de
investigaciones.
El sistema de cortes haciendo uso de los
hitos, las líneas de progreso y las tablas de seguimiento con la
vinculación en Excel y los complementos del Office, permiten evaluar el
comportamiento del proyecto, todo lo cual garantiza la correcta dirección
del mismo a partir de tomar las decisiones en función del cumplimiento de
los objetivos y la satisfacción del cliente haciendo uso del correo
electrónico, el Outlook, los servidores y las páginas Web. Las bases de
datos de proyectos en ejecución y terminados brindan un sistema de
conocimientos en función de la mejora continua de la calidad de los
proyectos de investigaciones.
El desarrollo acelerado
de la Ciencia y la Técnica, el desarrollo de la capacidad científica del
hombre, la política de organización por proyectos, las NTIC y las
tecnologías de avanzada crean la condiciones necesarias para la aplicación
de la Dirección Integrada por Proyectos (DIP) con el apoyo de las
Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TIC). El reto actual
al que se enfrenta la Ciencia y la Técnica hacen cada día mas
necesaria la aplicación de técnicas de organización y dirección acordes
con el entorno, creando las condiciones para lograr proyectos de alta
calidad en función de las necesidades del cliente. El entorno actual
requiere de un desarrollo armónico entre las tecnologías, los recursos y
los sistemas integrales de dirección con el objetivo de obtener proyectos
competitivos de alta calidad con el propósito de dar
cumplimiento a los objetivos en los plazos de tiempo programados, en el
marco del presupuesto y con la calidad requerida en los proyectos de
investigaciones.
El Proceso de ( I + D ) está presente de una u
otra forma en todas las empresas de producción y/o servicio y es el motor
impulsor de las aplicaciones y generalizaciones que mantienen la imagen,
la competitividad y la lucha por la excelencia. La introducción de la
Ciencia y la Técnica en la empresa requiere de una adecuación a sus
propias características y es lo que comúnmente se denomina traje a la
medida. Por tanto la transferencia de tecnología o generalización de
resultados requieren de una adecuación que en ocasiones se apoya en la
investigación. En ocasiones cuando las transformaciones son importantes y
el riesgo es apreciable, se requiere del apoyo de una investigación básica
o aplicada para garantizar el éxito. Estos trabajos se ejecutan
regularmente con la cooperación de las Universidades o Centros de
Investigaciones.
La Ciencia y la Técnica es un proceso en el
que participan un conjunto de áreas de la estructura funcional que
requieren de una integración del sistema para garantizar su éxito,
haciendo uso del proyecto como medio de lograrla. La Ciencia y la Técnica
tienen como objetivo brindar las soluciones a las necesidades del
desarrollo social, tomando como unidad básica organizativa el proyecto. La
determinación de, qué es necesario hacer, pasa por un proceso de
evaluación colectiva, la participación de expertos, la selección del
director del proyecto y su equipo. La Integración de las áreas de
Investigaciones, Posgrado, Relaciones Internacionales, el Consejo
Científico, Economía y Computación, en los centros en un proceso que tiene
como objetivo lograr el éxito del proyecto y el desarrollo del centro.
Para lograr este
propósito se hace necesario integrar en el proyecto la dirección
estratégica, la dirección de la calidad, los sistemas de costos avanzados,
la contabilidad y la logística, [12] apoyados por las TIC en función de la
Ciencia y la Técnica.
El uso de las TIC, con un
enfoque sistémico, permite establecer un sistema de Dirección por
Proyectos capaz de garantizar su desarrollo desde la etapa de Concepción,
Planificación y Programación hasta el Control de la Ejecución, haciendo
uso de técnicas de diagnóstico y pronósticos con el uso de los sistemas
informáticos profesionales y los complementos del Office.
El tema desarrollado
tiene como objetivo la aplicación de una metodología para la organización
y dirección de proyectos en el sistema de Ciencia e Innovación
Tecnológica.
En la metodología
propuesta se analizan las etapas fundamentales de la elaboración de
proyectos tomando como base el método de redes apoyado por los sistemas
informáticos profesionales más actualizados como el Microsoft Project 2002
y los complementos básicos del Office 2000. Se desarrolla la aplicación de
los algoritmos de optimización, evaluación de variantes y análisis de
costo y tiempo. Se obtiene el cronograma de ejecución y la curva de
distribución de los recursos claves en función de la programación. En el
proceso del control de ejecución, se desarrolla la evaluación del proyecto
o conjunto de proyectos, con técnicas de diagnóstico y pronóstico sobre la
base de una visión estratégica que brindan los elementos necesarios para
la toma de decisiones en el marco de la DIP apoyada por el uso de las
redes informáticas, los servidores y el correo electrónico.
2. Visión de la Dirección Estratégica
Integrada para los proyectos de investigaciones.
Para formular los objetivos mencionados
anteriormente, se hace necesario desarrollar la visión a partir de la
evaluación de los modelos de pronósticos del entorno para el próximo
quinquenio que estarán asociados a los siguientes aspectos:
-
Se desarrolla con éxito la estrategia de fortalecimiento e
integración del proceso de Ciencia y Técnica tomando como unidad básica
organizativa el PROYECTO.
-
El proyecto es la unidad básica organizativa en la que se
materializa la integración de las fortalezas científicas en función de un
resultado promisorio. Las tareas de los proyectos constituyen la unidad
mínima de control.
-
La concepción de los proyectos multidisciplinarios se elabora por
equipos de expertos seleccionando el director del proyecto y su equipo. Se
estimula el desarrollo de la SINERGIA. El director con su equipo ejecuta
lo aprobado por el colectivo de expertos.
-
La integración, coordinación y cooperación entre las universidades
y centros de investigaciones se facilita con la comunicación a distancia
para garantizar la continuidad de los proyectos. El uso de los recursos
compartidos a distancia en los proyectos permite un uso racional de los
mismos.
-
Las teleconferencias, colaboratorios y comunicaciones a distancia
se facilitan si se dispone de los proyectos actualizados en formato
electrónico.
-
Se hace uso del fondo de recursos compartidos en el proceso de
planificación y control de ejecución.
-
El proyecto es una de las principales vías para la búsqueda de
financiamiento tanto nacional como internacional. El formato electrónico y
las TIC facilitan este proceso.
-
El área de computación garantiza la logística informática para la
actualización de las bases de datos, la publicación de los resultados y el
tráfico informático de proyectos a través de las redes
-
El Consejo Científico elabora la política de Ciencia y Técnica y se
apoya en las TIC para verificar el cumplimiento de la misma.
-
Todos los proyectos elaboran su fase de concepción y una vez
aprobados por el nivel correspondiente se procede a su inscripción y
depósito en la red para su publicación en la base de datos de proyectos en
ejecución.
-
El proyecto se lleva a un formato electrónico para facilitar su
publicación en la red y el acceso de las partes interesadas, tanto a la
concepción como a su control de ejecución.
-
El proceso de comercialización de los resultados de la Ciencia y la
Técnica, se materializa en proyectos. Se identifica el negocio con el
proyecto. Se define el flujo de caja, TIR, VAN y el Periodo de
Recuperación con el apoyo de las TIC.
-
La dirección de Economía publica toda la información necesaria
(tasas, normas de producción y consumo, bases de datos de proveedores de
productos y fichas de costo entre otras) para facilitar la elaboración de
los presupuestos y contratos.
-
Las relaciones contractuales juegan un papel importante en la
negociación y en el éxito de los proyectos.
-
El proyecto en formato electrónico facilita la comunicación, su
actualización a distancia, contribuye con la calidad del mismo y eleva las
posibilidades de éxito en los procesos de licitación en busca de
financiamiento.
-
La producción científico técnica, asociada a tareas y resultados
del proyecto, es publicada en la red a través de los proyectos. Se
facilita a los investigadores el acceso a la producción científica a
través de la red.
-
Los resultados de los proyectos retroalimentan los procesos
docentes de pregrado y postgrado.
-
Los postgrados contribuyen con la generalización de los resultados
de Ciencia y Técnica. Las plataformas informáticas y los modelos
pedagógicos facilitan el trabajo de capacitación personalizada en el
proceso de aplicación y generalización de los resultados.
-
Se desarrollan las asesorías, consultorías y cursos necesarios para
garantizar la capacitación y generalización de la gerencia por proyectos.
-
Se garantiza el apoyo de publicaciones, libros y CD para facilitar
la capacitación.
-
Los doctorados forman parte esencial de los proyectos, se
representan como subproyectos, se benefician del financiamiento y
contribuyen con sus resultados.
-
La Dirección de Relaciones Internacionales facilita la colaboración
por proyecto y se informa, apoyado por las TIC, del cumplimiento de los
compromisos internacionales, salidas internacionales como necesidades de
los proyectos y del uso del financiamiento internacional.
-
Las direcciones y departamentos de computación apoyan al director
del proyecto y partes interesadas en las publicaciones y administración de
la información a través de las TIC.
-
La actualización del proyecto se ejecuta por cortes en función del
avance físico en el cronograma de ejecución
-
El Web Central, MS Project 2 002 y el Outlook facilitan la
aplicación de las técnicas de trabajo en equipo.
-
El almacén de recursos compartidos aplicando las técnicas de Data
Warehouse y Data Mining facilitan la integración y acceso de la estructura
funcional a la información de los proyectos en la red.
-
Se incorpora periódicamente la producción científica, premios y
distinciones obtenidos en el proyecto.
-
En el control de los proyectos se valora el cumplimiento de los
indicadores de publicaciones por especialista, entrada por investigador y
patentes entre otros.
-
En cada evaluación del proyecto se genera información en base de
datos que alimenta y actualiza las bases del centro.
-
Los investigadores se benefician con el uso de las bases de datos,
las consultas de la producción científica ejecutada y establecen los nexos
de intercambio de información a distancia en beneficio del cumplimiento de
los objetivos de los proyectos y programas.
-
Desde la base de datos central de proyectos en ejecución es
posible identificar los conflictos, acceder a la base del centro y desde
ella directamente al proyecto actualizado para acceder al cronograma de
ejecución, con sus costos, contabilidad (centro de costo por proyecto),
resultados parciales y producción científica alcanzada entre otros.
-
El sistema, una vez configurado para los cortes previstos, brinda
reportes de información personalizados a los departamentos, facultades,
divisiones, centros, direcciones centrales y partes interesadas. Las bases
de datos a través de consultas permite obtener información complementaria.
Las publicaciones de tablas y proyectos permiten acceder a sitios y
servidores en busca de información complementaria, como pueden ser
informes de resultados parciales, publicaciones y contratos entre otros.
El sistema facilita el flujo de información entre las partes interesadas.
-
La Dirección de Economía tiene información del flujo financiero, la
logística y contabilidad de los proyectos. Publica la entrada al almacén
de los recursos planificados por los proyectos.
-
Se estimulan los encuentros de generalización con los clientes con
el objetivo de promover los proyectos de generalización.
-
Los proyectos de generalización forman parte de los programas de
generalización de los organismos usuarios de los resultados.
-
Al cierre del proyecto se cuenta con toda la información necesaria
para evaluar sus resultados y el desempeño de los participantes en función
de los indicadores. Se cuenta con la información de Economía, Postgrado,
Consejo Científico, Relaciones Internacionales y las demás áreas de la
estructura funcional sobre el proyecto.
-
Antes de proceder al cierre del proyecto, el equipo de expertos
evalúa el cumplimiento de los objetivos, el contrato, los resultados y la
satisfacción del cliente.
-
Los proyectos terminados con todos sus resultados y producción
científica son almacenados convenientemente en base de datos de proyectos
concluidos para ser consultados oportunamente. Constituye una base para la
gestión del conocimiento de los proyectos y su aplicación en los nuevos
proyectos. Se generan módulos del comportamiento que facilitan el diseño
de los nuevos proyectos.
-
La estructura funcional del centro, tiene la necesidad y las
habilidades necesarias, para acceder a las bases de datos por proyectos y
obtener la información que les compete para informarse, ejercer el control
y contribuir con el buen funcionamiento del proyecto acorde con sus
objetivos.
-
Las bases centrales se alimentan de las bases de los centros.
-
Las bases de datos centrales alimentan las de otros organismos y
partes interesados.
Para garantizar la visión planteada es
necesario generar los objetivos y estrategias a todos los niveles para
desarrollar un conjunto de acciones entre las que se encuentran.
·
Desarrollar un proyecto que recoja el proceso de integración de las
áreas claves de la estructura funcional con el objetivo de garantizar el
éxito de los proyectos de investigaciones.
·
Garantizar el cumplimiento de las estrategias de fortalecimiento de
la política de integración tomando el proyecto como unidad básica
organizativa del sistema.
·
Desarrollar sistemas informáticos a distancia o de fácil acceso en
las redes de los centros para garantizar la capacitación personalizada de
los participantes en el proceso de dirección por proyecto. ( DIP ).
·
Elaborar una base de información en publicaciones, libros, base de
datos de proyectos concluidos y CD que permitan la mejora continua del
uso de la dirección por proyecto.
·
Contribuir con el desarrollo de una política tendiente a elevar el
nivel cultural informático de los participantes en el proceso de dirección
por proyectos.
·
Estudiar los principales logros obtenidos en los centros y proceder
a su divulgación y generalización.
·
Hacer uso del proyecto multidisciplinario como un medio de
integración de las fortalezas científicas en función de las necesidades
principales del desarrollo social.
La concepción del
proyecto parte de una idea, necesidad y solicitud de un cliente entre
otras diversas fuentes. En este marco un colectivo evalúa la solicitud,
define que hay que hacer, genera los objetivos, su alcance, configuración,
requerimientos y restricciones con la participación del director del
proyecto. Con esta información se realiza el análisis de factibilidad y
propuesta de presupuesto, se elaboran los contratos y se procede a su
evaluación. El colectivo determina un grafo donde se refleje la secuencia
de ejecución aproximada de las tareas resumen a ejecutar aplicando las
técnicas de sistema. Las metodologías para la elaboración de los proyectos
deben ser usadas en función del formato solicitado por el cliente o el
financista.
Definida la necesidad y el resultado a aplicar
con sus correspondientes adecuaciones es necesario proceder a la
elaboración de un proyecto que permita la evaluación de sus objetivos, los
recursos necesarios, el alcance, el costo, el plazo de tiempo y la calidad
con un análisis adecuado de factibilidad con los beneficios cuantificados.
Cada proyecto debe tener su concepción y
factibilidad. El director de la empresa puede tener un conjunto de
proyectos y de acuerdo con su evaluación, las necesidades de la empresa y
la disponibilidad de financiamiento establecer una estrategia de
aprobación en función de los resultados del análisis de factibilidad como
son los indicadores del TIR, VAN, costo beneficio y periodo de
recuperación entre otros. La generalización puede y debe ser a través de
un proyecto.
Base de datos de proyectos en ejecución.
En la medida que se desarrollan los proyectos
en formato electrónico se hace imprescindible la elaboración de la base de
datos de proyectos en ejecución con el objetivo de facilitar la
información primaria a las partes interesadas con el concepto del tablero
de comando operativo para los proyectos. Desde la base de datos es posible
acceder al proyecto en Project y obtener mayor información sobre el avance
y el detalle del control de ejecución por cortes en los proyectos.
En el proceso de diseño y
planificación de los proyectos se utilizará la programación estructurada,
los hitos, las tareas resumen, módulos tareas y los subproyectos en los
casos que se requieran. Dicha programación pasará a formar parte de una
base de datos, haciéndose uso del correo electrónico, los disquetes, la
Intranet y los recursos compartidos de la red local. Los almacenes de
datos pueden brindar una buena solución.
Un proyecto bien planificado, con estudio de
alternativas, evaluaciones, con una buena programación, definiciones de
calidad y presupuesto, viabiliza la etapa de ejecución.
Las características de los proyectos de
investigaciones se diferencian del resto por su flexibilidad en el
desarrollo de los mismos. En múltiples ocasiones no es posible definir que
sucederá y es necesario intercalar alguna decisión lógica en el diagrama
de bloques descriptivo y en la programación estructurada, que permita
escoger el camino en función del resultado obtenido.
Es posible estudiar un material con diferentes
composiciones granulométricas o elementos físicos y en dependencia del
resultado de la caracterización del material se ejecutará la preparación
de la muestra siguiendo una norma o procedimiento previsto reflejado en el
vínculo de la tarea, para ser ensayada a fricción. Las distintas
formulaciones o procedimientos para la preparación de la muestra pueden
ser variables y estar definidas en subproyectos. En el proyecto puede
establecerse el camino mas probable a través de A1 a partir de estudios
anteriormente realizados, dejando las variantes de A2 y A3 previstas por
si no ocurre lo mas probable, hacer uso de una de las dos variantes
previstas en el caso que sea factible su aplicación. Si no es posible
ninguna de las previstas será necesario implementar una nueva variante. En
la programación se establece la dependencia con relación a la secuencia de
mayor probabilidad y en el caso de ajuste solo se cambia la dependencia
reflejada con el 4.
El objetivo central es expresar que en
investigaciones la secuencia de ejecución no se rige por un proceso
determinista sino que está supeditado en algunos casos a los resultados
parciales que sobre la marcha se van obteniendo con una definición precisa
del objetivo final. No obstante el criterio de desarrollar una
investigación tomando como base un diseño lógico del mismo es totalmente
válido. En este caso se procede a realizar tantos ajustes como sean
necesarios. El sistema informático responde a las necesidades, ajuste y
flexibilidad que requiere el sistema de investigaciones. De igual forma
pueden ser agregados nuevas tareas no previstas, ajustes en las
duraciones, los recursos y obtener rápidamente el proyecto ajustado en una
representación gráfica muy fácil de interpretar. Recoger los ajustes de
los proyectos redactando las tareas con los cambios necesarios es una
forma engorrosa de trabajo y difícil interpretación. La representación
gráfica en soporte informático viabiliza la ejecución de los ajustes y su
interpretación. El proyecto de investigaciones requiere, para ser
llevado a un formato electrónico, de sistemas de programas profesionales
que garanticen la flexibilidad requerida. El MS Project 2 002 con los
complementos del Office puede ser una buena selección.
El control de ejecución del
proyecto se planifica de acuerdo con los puntos críticos del proyecto
materializados en hitos línea de progreso y cortes, en los que se conjugan
el control del costo, tiempo, calidad y la logística. [12]
En las etapas de desarrollo del proyecto, la
ejecución constituye una de las más importantes por su complejidad y por
la importancia en la toma de las decisiones necesarias para lograr los
objetivos del mismo en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del
presupuesto y con la calidad requerida.
En los cortes y en el
cierre del proyecto es necesario evaluar la producción científico técnica
reflejada en el contenido del proyecto en formato electrónico y que tiene
como contenido las publicaciones nacionales e internacionales,
publicaciones en revistas de alto impacto, monografías, libros,
solicitudes y aprobaciones de patentes, participación en eventos
científicos nacionales e internacionales, premios en eventos, certificados
de calidad, registros, protección industrial; resultados de los
doctorados, maestrías y diplomados; resultados del trabajo científico
estudiantil, diplomas estudiantiles, normas, procedimientos, instructivos
técnicos, premios en todos los niveles y presentaciones en eventos
cientificos. Los indicadores que reflejan el impacto de la Ciencia y la
Técnica toman como base la producción científico técnica. Como la base de
la evaluación del proyecto es la información sobre los resultados
obtenidos depositados en la red, resulta de interés para los participantes
en el proyecto la actualización del mismo acorde con los resultados
obtenidos.
6. Uso de las redes
informáticas en el trabajo en equipo
En el proceso de
integración del proyecto se define su estructura, equipo de trabajo, los
métodos de comunicaciones, sistemas de control y medios de trabajo. En el
proceso de trabajo en la medida en que el director perfecciona sus
relaciones, el grupo pasa a trabajar como un equipo integrado en el que
las caracterizaciones de los problemas, el diagnóstico, las evaluaciones y
propuestas de decisiones se implementan de forma eficaz.
El equipo de trabajo evalúa opciones acerca
del método de comunicación con sus integrantes de acuerdo con los medios
disponibles. Las opciones pueden ser:
q
Informes escritos.
q
Disquetes.
q
Correo electrónico
q
Servidores. Web Central.
Las técnicas de comunicaciones y las redes
informáticas bien utilizadas evitan el papeleo y las reuniones
superfluas. Los informes escritos y el papeleo
entorpecen el trabajo fundamental del director del proyecto.
Los directores de proyectos se quejan de la
cantidad de informes y diversidad de jefes y partes interesadas en la
ejecución del proyecto que solicitan informes muy variados y diversos. Una
buena solución al problema es depositar el proyecto en formato electrónico
en la red y mantener actualizada su ejecución por cortes, configurando el
sistema para hacerle llegar mediante páginas Web la información que
requieren las partes interesadas a partir de una información primaria
actualizada del proyecto. Por otra parte es posible darle acceso al
servidor a las partes interesadas para que puedan buscar ó ampliar el
nivel de información desde las páginas Web.
Un sistema de equipos de
trabajo mediante correo electrónico, especialmente si se integra a la
aplicación Microsoft Outlook ofrece la posibilidad de comunicar
información básica sobre el proyecto, incluyendo información de asignación
de tareas y actualización de tareas. Las reglas de mensajes pueden hacer
que la actualización del archivo de proyecto se realice de manera más
rápida y fácil.
La combinación del
Project, Outlook y Web Central permiten lograr lo siguiente:
-
Los miembros del equipo de trabajo pueden ver las tareas de todos
sus proyectos al mismo tiempo. También pueden ver las tareas en un
Diagrama de Gantt, pueden agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.
-
Los miembros del equipo de trabajo pueden ver la información más
reciente para el proyecto completo, tiene acceso a sus tareas asignadas a
discreción del administrador de Microsoft Project Central que facilita los
accesos necesarios.
-
Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para incorporarlas al
archivo de proyecto.
El sistema se deposita en un servidor donde
cada director de proyecto puede inicialmente depositar su documentación y
posteriormente la actualizará desde el lugar de origen a través del correo
electrónico, disquetes o directamente en el servidor, de acuerdo con los
cortes programados para informar del cumplimiento de los objetivos
asociados a los criterios de medida.
En este proceso el correo electrónico puede
ser usado con grandes ventajas. Los ajustes del sistema deben ser enviados
a los integrantes del equipo de trabajo para garantizar un buen
cumplimiento de las metas en el próximo corte.
A las partes interesadas se
les puede seleccionar la información de su interés y enviarles a través
del correo electrónico la misma. [11].
El uso de las páginas Web con sus
vinculaciones permite establecer la comunicación necesaria con la
gerencia de la empresa y las partes interesadas. Las páginas Web con la
información de las disponibilidades en los almacenes de recursos
garantizan una mejor gestión de la logística en los proyectos.
El proyecto en soporte informático brinda las
posibilidades de garantizar en el proceso de control de ejecución por
cortes la información a las partes interesadas a través de páginas Web o
entrada al servidor donde se encuentra la información actualizada.
Facilita la comunicación entre los especialistas interesados en los
resultados de las tareas anteriores para dar una continuidad consecuente
con los mismos, independientemente del lugar o país donde se encuentren.
Permite una información personalizada al cliente o financista en función
del avance del proyecto. Todas estas ventajas son elementos importantes a
tomar en cuenta por los que aprueban los proyectos en los procesos de
licitaciones.
Como se observa en el esquema existen
múltiples áreas que deben interactuar con la base de proyectos almacenada
en un servidor central como por ejemplo, la Dirección de Relaciones
Internacionales puede gestionar y negociar el financiamiento de los
proyectos y controlar la ejecución de los contratados en función de
cumplir con los compromisos internacionales. Esto no es posible, si no
se dispone de una herramienta como la que se presenta. Otro tanto sucede
con las estructuras gerenciales de carácter científico (Comisiones,
Secciones y Consejos Científicos).
Una de las funciones principales de la
Dirección de Relaciones Internacionales es el establecimiento de las
relaciones con las instituciones o piases que tengan las posibilidades de
aportar financiamiento para el desarrollo de los proyectos conjuntos de
investigaciones.
Con tal motivo se establecen un conjunto de
estrategias con el objetivo de fortalecer estas relaciones y búsqueda de
los nichos que tienen posibilidades de brindar financiamiento para la
ejecución de proyectos como pueden ser las Redes, las Organizaciones
Internacionales y becas entre otras.
El proyecto es una de las principales vías
para lograr financiamiento y el estudio de concepción y diseño del
proyecto haciendo uso de sistemas informáticos aportan un valor agregado
al mismo que eleva las probabilidades de aprobación de los proyectos en
los procesos de licitaciones tanto nacionales como internacionales.
En el diseño de los proyectos deben estar
previstas las salidas internacionales propias del trabajo científico que
desarrollan los especialistas asociadas a las distintas tareas o la salida
puede ser también considerada como una tarea en el proyecto.
Una Dirección Integrada
de Proyectos existirá cuando los procesos de concepción, planificación,
control, evaluación, pronóstico y cierre estén integrados a los procesos
que se realizan en las áreas estratégicas de la estructura funcional.
En la planificación el informe final de la
salida depende de los resultados de la patente y éste está programado
varios días después del regreso de la salida internacional. La
programación puede ajustarse a las necesidades del proyecto y facilitar el
trabajo de relaciones internacionales ya que en un momento determinado
puede rastrear los proyectos con un motor de búsqueda y encontrar las
salidas planificadas para el próximo periodo y organizar de mejor forma su
trabajo. El informe aparece en Word vinculado al Project para
desde el mismo sistema acceder a su contenido en caso necesario por las
partes interesadas. Esta misma imagen puede ser obtenida en página Web o
como imagen.gif desde el Project. Lo importante es definir un cronograma
de ejecución e informarlo a las partes interesadas para después
controlarlo y proceder a los ajustes necesarios. En ocasiones es mas
importante mantener la información actualizada con resultados de calidad
que el cumplimiento en tiempo. En el proceso de Ciencia e Innovación
Tecnológica lo primario es el cumplimiento de los objetivos con calidad
En el caso de proyectos con compromisos
internacionales en los que la dirección está comprometida es posible
monitorear a distancia el cumplimiento de los compromisos. Cuando es
necesario obtener el balance de trabajo con alguna institución
internacional es posible también rastrear los proyectos con sus
compromisos y cumplimientos sin molestar a los especialistas y conocer
de los avances de los mismos.
La tarea 20 ejecuta la determinación en España
y tanto el MES como el ISPJAE están al tanto de la determinación para
ejecutar sus tareas. Si se dispone de un servidor y comunicación con
Internet, desde España es posible depositar el informe final de la
determinación para que las tareas siguientes puedan continuar con la
ejecución del proyecto. La vinculación a través de los servidores facilita
la comunicación entre los especialistas. Si no se dispone del servidor es
posible emplear el correo electrónico o el traslado de la información
haciendo uso de los disquetes. El sistema facilita la integración a
distancia brindando la información necesaria para garantizar la correcta
continuidad del proyecto.
En los proyectos que tienen financiamiento
internacional es importante conocer en un corte del proyecto si se ha
gastado mas o menos de lo presupuestado. La vinculación con contabilidad
cuando se tiene el centro de costo por proyecto es importante como medio
de garantizar la confiabilidad del uso del financiamiento. Las tareas de
capacitación establecen un vínculo importante con el proceso de Posgrado.
Educación de Posgrado. La actividad de
posgrado está muy relacionada con Ciencia y Técnica en el ciclo de
formación de la fuerza de trabajo para garantizar la introducción de los
resultados, la calidad de los contenidos del posgrado, el uso de los
estudiantes de posgrado en el desarrollo de los proyectos de
investigaciones y el desarrollo de los doctorados, maestrías, especialidad
y diplomados en función de las direcciones principales del desarrollo del
país. El proyecto es una vía importante de integración de la investigación
y el posgrado.
Los doctorados pueden ser
programados como subproyectos con tareas que responden al diseño del
proyecto con su producción científica definida.
En este marco cooperativo, el proyecto tiene tareas que brindan soluciones
al doctorado y éste a su vez brinda información a otras tareas del
proyecto. La generalización de los resultados requiere en la mayor parte
de los casos de un proceso de capacitación a través de los estudios de
postgrado.
Los doctorados que se desarrollan en el
extranjero pueden estar contenidos como subproyectos en la programación
estructurada garantizando el intercambio de información a distancia a
partir del proyecto en formato electronico.
El postgrado es un proceso consustancial al
proceso de investigación. El proyecto de investigación cuando su resultado
está asociado a un producto o servicio debe ser diseñado a ciclo completo
y en el mismo debe estar concebida la formación del hombre que es el
ejecutor principal del proyecto y los resultados obtenidos.
La integración del doctorado, maestría o
diplomado como resultados de los estudiantes vinculados al proceso,
permite hacer uso del financiamiento del proyecto en función de la
formación del personal. En ocasiones se dificulta la obtención de
financiamiento externo para la ejecución de doctorados y en estos casos
cuando se integra con un proyecto se facilita la obtención del
financiamiento.
En este marco el proyecto tiene tareas que
brindan soluciones al doctorado y éste a su vez brinda información a otras
tareas del proyecto estableciendo un proceso continuo integrado de trabajo
científico.
El proceso de capacitación está presente en la
( I + D ) integrado a la aplicación de la DIP sin el cual no es posible
garantizar que los especialistas y trabajadores estén preparados para el
proceso de cambio y la implantación de los sistemas informáticos de
avanzada, con el objetivo de lograr el proyecto de investigación en
formato electrónico.
El proceso de cambio requiere de un estudio
detallado de las condiciones objetivas de la empresa, análisis de los
procesos claves por prioridades, selección de los lideres de procesos,
capacitación de los lideres, un sistema de información y formación montado
en una plataforma informática que permita a todos los trabajadores hacer
uso de la misma de acuerdo con sus posibilidades de tiempo y motivación.
La medición del impacto de la capacitación en función de las
transformaciones en el proceso de cambio, brindan los criterios necesarios
para evaluar su proceso de ejecución.
La Dirección Económica
resulta un punto importante en el proceso ya que es la encargada de la
adquisición de los recursos, así como de las inversiones. Para ella
resulta interesante y casi indispensable el concepto de Fondo de Recursos
Compartidos y el análisis de las Curvas de Distribución de Recursos claves
las cuales se pueden obtener en Excel de los datos provenientes del
Project. La determinación de las compras a partir de los recursos
programados, la entrada y salida en almacenes publicada en páginas Web y
el apoyo de la contabilidad a partir de definir el centro de costo por
proyecto puede brindar la información necesaria en los cortes y proceder a
la toma de decisiones. La curva de la S de costo acumulado contra tiempo
planificada con los puntos de control por cortes, permite conocer con el
apoyo de la contabilidad, la evolución del proyecto con el objetivo de
tomar las decisiones que corresponden en cada corte donde se dispone del
SPI y el CPI como indicadores de tiempo y costo [ 8 ]. En el caso que los
dos sean positivos la evaluación es excelente 5 puntos, si son negativos
es mal 2 puntos y para evaluaciones intermedias se alcanzan las
evaluaciones de 3 y 4 según corresponda. Esta evaluación se refleja como
información del tablero de comando operativo del proyecto en la base de
datos de proyectos en ejecución del la cual es posible acceder al proyecto
directamente o a través de una página Web. El análisis del
resultado comparado con la línea base permite determinar la evaluación
del proyecto atendiendo a los criterios anteriormente expresados.
Cuando se dispone de una herramienta como la
que se presenta, la información a distancia y el control por la estructura
funcional se facilita.
El Concepto de Normalización, Metrología y
Gestión de la Calidad forman parte del proceso de ( I + D ). La
primera etapa es preguntarse si el resultado que se obtiene es mejor que
lo que se ejecuta en la actualidad. El nuevo procedimiento es superior al
que se ejecuta actualmente? En que medida es superior? Genera una nueva
norma para la empresa que garantiza un paso superior en el desarrollo? El
otro aspecto es la forma en que se miden los parámetros o indicadores para
poder compararlos y sacar las conclusiones. La Ciencia comienza cuando se
empieza a medir bien. El equipamiento asociado al proceso debe responder
a los parámetros exigidos para garantizar la calidad del mismo. Lo nuevo
sustituye a lo viejo cuando se demuestra científicamente que es superior.
[5]
En la etapa final de cierre del proyecto es
imprescindible evaluar el cumplimiento de los objetivos. De no cumplirse
los criterios de medida antes de pasar al cierre es necesario proceder al
reajuste de la ejecución hasta tanto estos estén cumplidos.
Base de datos de proyectos terminados.
En los sistemas nacionales, donde se genera
información en los diversos lugares del país es necesario crear sistemas
de bases de datos territoriales y enviarlas a una base de datos central
donde pueden ser publicados los resultados para un uso compartido del
sistema de conocimientos de los proyectos. Este proceso contribuye con la
integración y la cooperación entre los participantes en el proceso de
Ciencia y Técnica. [13].
En la medida que los proyectos concluyen con
el cumplimiento de los objetivos previstos en formato electrónico, se hace
imprescindible su incorporación a la base de datos de proyectos terminados
con los siguientes objetivos:
·
Almacenamiento de la experiencia de proyectos en un formato de
fácil acceso para los usuarios.
·
Para el desarrollo de nuevos proyectos es necesario revisar los
proyectos terminados y tomar los módulos de éxito ya diseñados para
copiarlos y pegarlos en los nuevos proyectos con el objetivo de hacer uso
del conocimiento ya elaborado y aplicado con los ajustes que la práctica
determinó. Ejemplos de módulos pueden ser los procedimientos repetitivos,
normas, instructivos, proformas de contratos, procesamientos estadísticos,
evaluación de calidad, determinaciones o caracterizaciones en laboratorios
especializados y planos en AutoCad entre otros.
·
Es una base de información de conocimiento para todos los
directores de proyectos.
·
Permite analizar la información, estudiar las regularidades y ganar
en calidad en los próximos proyectos.
·
El área de Planificación puede analizar como se cumplieron los
cronogramas y detectar las regularidades con el objetivo de facilitar el
trabajo de los directores de proyectos y evaluar el impacto de los mismos.
·
Capacitación puede desarrollar programas ajustados a las
necesidades reales a partir de los resultados de los proyectos ejecutados.
Permite medir el impacto del cambio en el centro y definir la estrategia
de capacitación.
·
Comercial y Economía pueden acceder a los proyectos ejecutados y
precisar o enriquecer sus procedimientos con los módulos e indicadores
globales. Permite perfeccionar los precios y las ofertas en las próximas
licitaciones. El sistema de bases de datos permite la evaluación del
comportamiento de los proveedores con el objetivo de definir la estrategia
logística con los próximos proyectos.
·
El Dpto de Calidad debe verificar el cumplimiento de los
procedimientos desarrollados en tareas y realizar los ajustes necesarios.
·
La dirección puede contar con una herramienta de fácil uso para el
acceso a los proyectos terminados con el objetivo de mantener una mejora
continua en función del éxito de la empresa. [13].
Los proyectos terminados deben tener
referenciada toda la producción científica alcanzada durante su período de
ejecución. La evaluación final de los indicadores deberá desarrollare
sobre la base de la información recogida en los proyectos terminados.
La producción científica alcanzada en los
proyectos terminados estará a la disposición del resto de los
investigadores y constituye una base para la gestión del conocimiento de
los nuevos proyectos.
Para lograr estos objetivos es necesario:
·
Los jefes de proyectos deben revisar los proyectos terminados
agregándoles todos los detalles con los éxitos y los conflictos para
almacenarlos adecuadamente en la red. Debe hacer uso de Archivo,
propiedades para la entrada de la información básica y facilitar su
recuperación.
·
Informática debe definir el lugar de almacenaje en la red como solo
lectura para propiciar el uso de la información.
·
Informática debe diseñar las bases de datos con vínculo a los
proyectos y garantizar el mantenimiento necesario a las mismas.
·
Es necesaria una capacitación general a jefes de proyectos y partes
interesadas para el uso y explotación de las bases de datos.
El proyecto en formato
electrónico está siendo empleado por especialistas en diversos centros y
se pretende en un corto plazo brindarle la oportunidad al resto de los
especialistas el uso de estas tecnologías apoyadas por las redes
informáticas existentes, la Intranet o Internet. En el contenido del tema
se desarrolla una síntesis de la metodología empleada para la
planificación y control de los proyectos de investigaciones y se destaca
el uso de las herramientas informáticas para dar solución a los problemas
profesionales tomando como base en el análisis los sistemas como el
Microsoft Project 2002 y el Web Central, así como su integración con los
componentes básicos del Microsoft Office 2000.
Un proyecto bien
planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena
programación estructurada, definiciones de calidad y presupuesto, facilita
la tarea de dirección en la etapa de ejecución.
La etapa de control de
ejecución de proyectos es la más compleja del proceso y debe ser abordada
con fechas de corte en función del cumplimiento de los objetivos
parciales, representados en la programación estructurada por los hitos
donde se reflejan los criterios de medida asociados al control del costo,
el tiempo, la calidad y la logística. [12]
En la ejecución es
necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del
director de proyectos como líder es decisivo. En este proceso el concepto
de mapa informático facilita la interpretación grafica de los controles
por cortes que se ejecutan en el sistema apoyado por las páginas Web. La
caracterización de los problemas, con el análisis de la información
requerida, permite hacer un diagnóstico con el objetivo de realizar un
control de ejecución del proyecto y evaluar el desempeño en los distintos
niveles de la estructura.
Las facilidades que
brinda el sistema de enviar a través del correo electrónico todo el
proyecto o una parte del mismo como un módulo a los interesados para que
analicen la parte que les corresponde y tomar las medidas pertinentes para
acometer las tareas que le competen, de acuerdo con los resultados
obtenidos por los antecesores, permite desarrollar el trabajo conjunto y
las valoraciones integrales que garantizan una dirección eficaz del
proyecto desarrollando la creatividad y la innovación con participación
activa del equipo de dirección, permitiendo la racionalización de los
informes y reuniones superfluas que generan pérdidas de tiempo
innecesarias.
La combinación del control del tiempo y el
costo, tomando las incidencias de la calidad y la logística,
[12] el empleo de un sistema de costos eficiente que le permite evaluar
alternativas y hacer uso del flujo de caja, permiten desarrollar
los conceptos de gerencia por proyectos acorde con las exigencias actuales
del entorno en costo, calidad y tiempo.
El uso del Project integrado con el Word,
Outlook, Excel y Access; el envío del proyecto a través de la mensajería
electrónica; desarrollan de manera integral en los especialistas e
investigadores las habilidades en la aplicación de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, las cuales permiten su actualización
permanente a distancia. Actualmente, la mayoría de las instituciones de
científicas, docentes y de producción cuentan con una red donde se
soportan al menos los servicios de mensajería electrónica y Web atendidas
por personal informático competente y capaz de garantizar un mayor tráfico
de la información de proyectos.
La integración del
sistema de Ciencia y Técnica tomando como unidad básica el proyecto y la
unidad mínima de control la tarea resumen estructurada en el proyecto,
apoyándose en la TIC para garantizar la publicación y comunicación entre
las partes interesadas y permiten organizar la estructura matricial de DIP
con la integración del área de investigación, postgrado, relaciones
internacionales, computación, el consejo científico y economía en los
centros.
La metodología garantiza
un sistema único de documentación de proyectos sobre una base informática
de fácil acceso a los integrantes del proceso de Ciencia y Técnica,
garantizando la comunicación entre los participantes y la interpretación
de los resultados en los cortes programados en el sistema.
El desarrollo
educacional, cultural e informático actual y perspectivo y su vinculación
con la investigación requiere de un cambio de estilo en la dirección de
la Ciencia y la Técnica, creando las condiciones necesarias para el éxito
de la aplicación de la Dirección Integrada por Proyectos haciendo uso de
las NTIC con el objetivo de lograr una correcta correspondencia entre la
alta calificación del personal científico y las tecnologías de avanzada en
el campo de la investigación con la Dirección de este importante proceso
para el desarrollo del país.[6] Dr. R Delgado. [email protected]
·
1 Antil, M James. Critical path method in
contruction practice. 1968
·
2 Martino. Método del camino crítico. 1973.
·
3 Delgado, R. Organización
del diseño de un problema de investigación científico. Evento 250
Aniversario Universidad de la Habana. Dic./77.
·
4 Leonovich, I. Delgado R. El perfeccionamiento del proceso
docente en la especialidad de carreteras mediante la utilización de la
computación. V Escuela Internacional de Verano sobre la aplicación de la
computación en la Educación Superior. 1986
·
5 Delgado, R. La Normalización y la introducción de los resultados
de la Ciencia y la Técnica. XX Convención Internacional de la UPADI.
Palacio de Convenciones. Oct./ 88.
·
6 Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de
Cuba, 1997.
·
7 Bakert. B. Alta dirección de I + D. National Aeronautics and
Space Administration. US.1997.
·
8 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo para la
dirección de proyectos. Project Management. Universidad
98. ISPJAE. 1998.
·
9 Microsoft Project para Windows 95.
McGraw-Hill. Madrid. 1998.
·
10 Project Management Institute. A guide to the
project management. Body of knowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition. · 11 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U. Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 –108. ISBN-No 392603-95-0. · 12. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0. · 13 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Direccion Integrada de Proyectos apoyada por las bases de datos. Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica. Junio/2003. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/dirintproy.htm
|
