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Cambio de plataforma de repositorio de documentos Share Point (Microsoft) corporativo a

Uno de los hechos más relevantes e importantes del fin de milenio que impregnó los 90 y continúa, es el tremendo flujo de información que enfrentamos todos los días.

La naturaleza fundamental de la información ha cambiado en términos de volumen, disponibilidad e importancia. Con la aparición de Internet, las Intranets, el email y los sistemas, hay más datos disponibles para el trabajador del conocimiento que nunca antes.

Comunicaciones con los clientes, publicaciones de negocios, informes de investigación internos y sitios web son sólo algunos ejemplos de datos electrónicos utilizables.

Contenidos y recursos diversos se incluyen dentro de estos grandes volúmenes de información y conocimiento corporativo.

Calificar esta información, posibilita conseguir valor en un mercado muy competitivo: si una empresa no produce lo mejor de su información, la competencia lo hará antes. Por ello, la pregunta principal es como otorgarle sentido a toda esta información. Y puede resolverse en responder adecuadamente a que información es necesaria y que puede hacerse con ella.

Las empresas que enfrentan este desafío con éxito, utilizan programas que les facilita la búsqueda de información y ayudan a recopilar esa información a través de sistemas en medio de una gran cantidad de datos.

El repositorio es aquel donde este se encuentra la data, y contiene una base de datos históricos y operativos de la compañía que están disponibles. Contrariamente a otros contextos, se establece de acuerdo con la lógica del negocio, más que con la lógica de los sistemas de información corporativos. Les permite a los usuarios registrar información importante de los clientes, para buscar relaciones y efectuar consultas.

Dado que cualquier solución de este tipo implica el valor agregado de consultoría tecnológica, Y de negocios, así como adaptación a las necesidades del usuario, es cada vez mayor la necesidad de una alta capacidad de integración de soluciones. El secreto del éxito de estas herramientas reside en la comprensión de las ventajas que, para cualquier tipo de empresas y todo tipo de mercados, implica la conversión de datos en información y de ésta en conocimiento corporativo.

Como resultado de las distintas actividades que se desarrollan en CANTV y la separación de plataformas tecnológicas que hasta hoy en día conviven en la Corporación , han emergido subsistemas de información valiosa los cuales están plasmados en distintos documentos dispersos por cada una de las áreas funcionales de manera aislada. Estas fuentes de información, resultan de gran importancia por sus características, pero no se encuentran disponibles a los usuarios de manera oportuna ya que no cuentan con un repositorio único para la gestión de la documentación. Sin embargo, a través del recurso electrónico como instrumento de visualización su difusión está garantizada, permitiendo su acceso sin restricciones de lugar ó tiempo.

Partiendo de esta consideración, una manera efectiva de aprovechar la producción intelectual de la Corporación es organizándola y publicándola a través de la herramienta Escritorio Digital. La Coordinación de Gestión del Conocimiento y Documentación gestiona desde agosto del 2005 el desarrollo del sistema digital de manejo de la documentación orientada hacia una herramienta del conocimiento.

El conocimiento es el uso de los datos y la información en interrelación con el potencial de habilidades, competencias, intuiciones, y motivaciones de las personas. Por consiguiente, el conocimiento es más relevante para sostener los negocios que el capital, el trabajo o la tierra. Es esencial para la acción, el rendimiento y la adaptación y provee la capacidad para responder a situaciones nuevas. Desde un punto de vista holístico el conocimiento forma parte de las ideas, los juicios, los talentos, las relaciones, las perspectivas y los conceptos. Es acción, innovación focalizada, experiencia compartida, tiene que ver con las relaciones personales y las alianzas, es, en definitiva, un valor agregado del comportamiento y las actividades. Tomando esta perspectiva, debemos considerar dos aspectos relacionados con el conocimiento que son vitales para la viabilidad y el éxito en cualquier nivel:

Los datos : éstos deben ser aplicados y explotados. Es necesario que sean aumentados, preservados y utilizados al máximo tanto por los individuos como por las organizaciones.

Los procesos relacionados con el conocimiento: la creación, construcción, compilación, transformación, transferencia, aplicación y salvaguarda del conocimiento debe ser administrada explícita y cuidadosamente en todas las áreas afectadas.

El conocimiento se almacena en la mente de los individuos o se lo codifica en procesos organizacionales, documentos, productos, servicios y sistemas.

Desde el punto de vista organizacional, el conocimiento es la base y el impulsor de la economía post-industrial. El conocimiento organizacional es el resultado del aprendizaje que provee la única ventaja competitiva perdurable. Para que se convierta en un verdadero valor agregado, es necesario que el conocimiento organizacional esté focalizado, al alcance de todos y que pueda ser compartido.

La administración del conocimiento (KM) es el proceso mediante el cual se gobierna la creación, diseminación y uso del conocimiento. Implica hacer una revisión del capital intelectual focalizando en los recursos singulares, las funciones críticas y los obstáculos que podrían amenazar el flujo del conocimiento para su uso diario dentro de la organización. Este proceso implica una renovación continua de la base de conocimientos de la organización para lo cual es necesario crear estructuras de soporte y poner en marcha instrumentos de inteligencia tecnológica, haciendo énfasis en el trabajo de equipo y la difusión del conocimiento.

Como el conocimiento es el resultado de un proceso de ¨construcción¨, no es directamente observable; es algo específico del sistema cognitivo que lo ha creado ( entendiendo por tal la interrelación entre individuos y sus talentos , el medio cultural y medio social), y no reside fuera de él. Es así que la administración del conocimiento permite aprovechar tanto la experiencia como el producto del trabajo de todos los individuos que componen una empresa, supone ganar conocimiento a partir de la experiencia propia y la de otros y aplicarlo para cumplir la misión de la organización.

La KM protege y conserva el conocimiento organizacional , genera oportunidades para ampliar las posibilidades de decisión, mejora los servicios y productos y agrega flexibilidad a la organización. Además, complementa y potencializa otras iniciativas organizacionales como la administración de la calidad total (TQM) y el proceso de reingeniería de negocios ( BPR) proveyendo nuevos puntos de urgencia para sostener una posición competitiva. La KM en las organizaciones debe ser considerada desde tres perspectivas con diferentes horizontes y propósitos:

Perspectiva de Negocios: focalizada en por qué, dónde y qué parte de la organización debe invertir en conocimiento o explotarlo. Las estrategias, los productos y servicios, las alianzas, adquisiciones e inversiones deben ser consideradas desde puntos de vista relacionados con el conocimiento.

Perspectiva de la Administración: focalizada en determinar, organizar, dirigir, facilitar y monitorizar las prácticas y actividades relacionadas con el conocimiento que son necesarias para llevar a cabo las estrategias de negocios y alcanzar los objetivos deseados.

Perspectiva Operativa : focalizada en la aplicación a las tareas de destrezas específicas relacionadas con el conocimiento ( entrenamiento).

La administración del conocimiento activa y efectiva requiere nuevas perspectivas y técnicas y alcanza prácticamente a todas las facetas de una organización. La práctica de esta actividad se relaciona principalmente con dos aspectos. Por un lado el componente de conocimiento en las actividades que debe ser tratado como un interés explícito que se refleja en las estrategias, políticas y prácticas en todos los niveles de la organización; y, por otra parte la conexión directa entre el capital intelectual de la organización (tanto explícito o documentado como implícito o supeditado a capacidades personales de los individuos que la componen) y sus resultados positivos. Por lo tanto, incluye la identificación e inventario del capital intelectual y la posibilidad de generar nuevos conocimientos para la obtención de ventajas competitivas.

En este proceso se detectan relaciones con otras prácticas y estrategias de administración conocidas como la reingeniería ,la administración del riesgo y el cambio. Su implementación incluye métodos provenientes de la tecnología para acceder, controlar y divulgar la información así como también todos los métodos que permiten cambiar la cultura de la organización.

En la actualidad poseemos nuevos conceptos y soluciones provenientes de una variedad de disciplinas que pueden ser aplicados para medir y administrar el conocimiento. También la tecnología puede proveer de nuevas herramientas.

Debemos aceptar que la naturaleza de los negocios ha cambiado por lo menos en do cuestiones importantes:

1)El trabajo especializado, basado en el conocimiento, tiene un caracter diferente del trabajo físico.

2)El trabajador especializado está casi completamente inmerso en un entorno computarizado. Esta nueva realidad altera dramáticamente los métodos mediante los cuales debemos administrar, aprender , representar, interactuar y resolver los problemas.

No pueden resolverse los problemas de negocios de la Era de la Información, o ganar ventajas competitivas simplemente agregando personas o información. Tampoco pueden resolverse problemas de conocimiento con aproximaciones provenientes de un enfoque tomado de la economía orientada al producto. Estas soluciones serían reactivas e inapropiadas. Es por esto que se hace necesario definir de una manera clara, rigurosa y ampliamente aceptada las características fundamentales del conocimiento en un entorno informatizado.

¿Por qué aplicar estrategias de administración del conocimiento?

Para ser útiles a sus clientes y mantener su competitividad, las compañías deben: reducir sus ciclos de tiempo, operar con insumos mínimos fijos, acortar el tiempo de desarrollo del producto, mejorar su servicio de atención al cliente, llevar a cabo un empowerment adecuado con sus empleados, innovar y generar productos de alta calidad, ampliar su flexibilidad y adaptación, capturar información, crear tecnología, compartir y aprender. Nada de esto es posible sin la creación de un foco de conocimiento acerca del trabajo y el mercado. Este conocimiento debe ser continuo, estar actualizado, y ser accesible para todos los empleados y grupos de la organización.

En cuanto a los conocimientos generales de negocios que ya han sido acopiados, podríamos hacer un listado de sus puntos más importantes tomando los datos que nos brinda el Artificial Intelligence Applications Institute (University of Edinburgh) que identifican algunos de los factores específicos de los negocios en la actualidad:

Los mercados son cada vez más competitivos y aumenta el índice de renovación.

Las reducciones en el staff crean la necesidad de reemplazar el conocimiento informal por bases de datos formales. Las presiones competitivas reducen el tamaño de la fuerza de trabajo que posee conocimiento valioso acerca de los negocios. Ha disminuido el tiempo que puede utilizarse para acopiar experiencia y adquirir conocimientos. Los retiros tempranos y el aumento en la movilidad de la fuerza de trabajo llevan a la pérdida de conocimiento. En la medida en que pequeñas compañías constituyen la fuente de operaciones transnacionales, es necesario administrar cada vez una mayor complejidad.

Los cambios en la dirección estratégica pueden resultar en una pérdida de conocimiento en un área específica. La mayor parte de nuestro trabajo se basa en información. Las organizaciones compiten en base al conocimiento. Los productos y servicios son cada vez más complejos y se basan en un significativo componente de información. En definitiva, el conocimiento y la información se han convertido en el medio en donde se desarrollan los problemas de negocios. Por ello, las compañías pequeñas necesitan enfoques formales de administración del conocimiento aún más que aquellas de mayor envergadura ya que no poseen la ubicación en el mercado, la inercia ni los recursos de las grandes compañías.

Una breve historia de la KM

Las prácticas asociadas con la administración del conocimiento tienen sus raíces en una amplia variedad de disciplinas y dominios. Algunos teóricos de la administración como P. Drucker, P. Strassmann y P Senge en los EEUU han contribuido a la evolución de la KM. Ducker y Strassmann subrayaron la importancia creciente de la información y explicitaron el lugar del conocimiento como uno de los recursos organizacionales, y Senge puso el acento en el concepto de ¨learning organization¨ como la dimensión cultural de la administración del conocimiento. El trabajo de E. Roger sobre la difusión de la innovación realizado en Stanford y la investigación de T. Allen acerca de información y transferencia de tecnología llevado a cabo en el MIT, ambos de los 70´ también contribuyeron para comprender cómo se produce, utiliza y difunde el conocimiento dentro de las organizaciones. Ya a mediados de los 80´ comenzó a evidenciarse la importancia del conocimiento como capital competitivo a pesar de lo cual las teorías económicas clásicas siguieron ignorando su valor y la mayor parte de las organizaciones carece todavía de estrategias y métodos para administrarlo.

El reconocimiento de la creciente importancia del conocimiento organizacional se acompañó de la preocupación acerca de cómo manejarse con el aumento exponencial de la cantidad de conocimiento accesible y al creciente complejización de productos y procesos. La tecnología informática que tanto contribuyó en la superabundancia de información comenzó a convertirse en parte de la solución.

Las 5 formas de la generación del conocimiento son: Adquisición; Recursos dedicados, Fusión, adaptación y redes de conocimiento. Y las características del conocimiento adquirido son: Significa conocimiento adquirido por una Organización y el conocimiento desarrollado en ella. No tiene que ser creado últimamente - sólo nuevo para la organización. La originalidad es menos importante que la utilidad (Ladrón del año). El camino más directo para adquirir conocimiento es Comprarlo o contratar individuos que poseen conocimiento. Cuando una compañía adquiere otra por su conocimiento, ¿ella está?. Comprando el conocimiento que existe en las cabezas de la gente y en comunidades de conocedores. Pero no es fácil medir el conocimiento que es adquirido? Porque no existen herramientas analíticas confiables para medir el valor de este conocimiento. Es muy subjetivo. Junto al problema de medir el valor del conocimiento adquirido, Hay otro problema y es Determinar exactamente dónde reside el conocimiento. El conocimiento que crees que estás comprando puede salir por la puerta. Incluso, otros problemas que surgen con el conocimiento adquirido es El proceso de adquisición interrumpe la ecología del medio ambiente creador de conocimiento. Pero la compañía puede no tener éxito integrando el nuevo conocimiento efectivamente. Un tipo común de renta de conocimiento es cuando el apoyo financiero de una universidad o instituto de investigación intercambiando el derecho del primer uso comercial de los resultados prometidos y es contratar a un consultor para que comparta su conocimiento o lo aplique en un punto en particular, Pero algo que hay que recordar acerca de la renta del conocimiento es Asegurarse que se tomen pasos para retenerlo al conocimiento, este debe estar disponible a los clientes en algún formato estructurado.

La adquisición por recursos dedicados es la generación del conocimiento estableciendo un grupo específicamente para ese propósito. Pero toma tiempo Una vista a corto plazo con tiempos cortos de terminación. Pero el problema mas serio es la transferencia del conocimiento a donde puede ser usado. Y la diferencia del conocimiento por fusión es reunir gente con diferentes perspectivas para trabajar en un problema o proyecto obligándolos a llegar a una respuestas conjunta. Aparecen los cinco principios de la Administración del Conocimiento que pueden ayudar a hacer que la fusión tenga buenos resultados.

Fomentar la conciencia del valor del conocimiento buscado y un deseo de invertir en el proceso de generarlo. Identificar los trabajadores de conocimiento claves que pueden ser reunidos efectivamente en un esfuerzo de fusión. Enfatizar el potencial creativo inherente en la complejidad y diversidad de ideas, viendo de manera positiva las diferencias, no como fuentes de conflicto, y eliminando respuestas simples a preguntas complejas. Hacer la necesidad de generación de conocimiento clara, recompensada y dirigida hacia una meta común. Introducir medidas e indicativos de éxito que reflejan el valor verdadero del conocimiento de una forma más completa que un simple reporte contable.

Para que se origine la generación de conocimiento por adaptación se necesitan cambios externos y algunas veces internos que causan que un negocio se adapte a la competencia. Pero muchas no se adaptan pues son exitosas y las compañías que son exitosas son las que tienen más dificultad en adaptarse, por que si todo le esta saliendo bien porque cambiar. Esto le exige (una rigidez principal) y es la tendencia de las compañías de permanecer con una trayectoria exitosa y protegida. Por eso muchas compañías tiene problemas a adaptarse a estos cambios porque tienen mucho tiempo trabajando a toda capacidad y esto no se cambia de la noche a la mañana. Para adaptarse hay que tener recursos internos y capacidades que pueden ser utilizadas en formas nuevas y Ser abierto al cambio o tener una alta “capacidad de absorción”.

El conocimiento es generado por Redes informales autoorganizadas que pueden con el tiempo llegar a ser formales. La comunidad de conocedores: Un grupo de personas unidas por intereses comunes, que usualmente hablan en persona, por teléfono, email, y groupware para compartir experiencias y resolver problemas juntos. Cuál es un denominador común para las formas de generación de conocimiento? . Una necesidad de adecuar tiempo y espacio dedicado a la creación o adquisición de conocimiento. El reconocer que la generación de conocimiento es una actividad importante para el éxito de los negocios y un proceso que puede ser nutrido y sobre todo tener sus antecedentes corporativo.

Instalar una plataforma tecnológica homóloga en Escritorio Digital para consolidar funciones en el esquema corporativo.
Contar con un único repositorio de Información
Disponer en forma inmediata de la producción intelectual en la Corporación.
Utilizar de manera efectiva la información dentro de la Corporación.
Compartir conocimiento con toda la organización
Establecer los mecanismos de migración del repositorio de documentos de Escritorio Digital a SAP Netweaver KM

Definir la situación del repositorio actual basado en Share Point con el objeto de conocer las características de su estructura de contenido.
Evaluación y ajustes del script de migración como resultado del levantamiento de información de las estructuras de contenido del repositorio fuente de los documentos de Escritorio Digital.
Diseñar y definir los casos de pruebas y plan pruebas unitarias, en la plataforma de desarrollo SAP Portal.
Ajustes al script de migración en base a los resultados del plan de pruebas unitarias.
Ejecución del script de migración sobre plataforma de producción SAP portal.
Definir la estructura de taxonomía del repositorio Escritorio Digital.
Establecer y administrar políticas, normas y procedimientos migración de la documentación en el repositorio Escritorio Digital.
Desarrollar una estrategia comunicacional de orden informativo para la Corporación en relación al proceso de migración del repositorio de documentos Escritorio Digital.

La incorporación de una plataforma tecnológica homóloga con la incorporación de nuevos elementos para la migración de documentos en el repositorio Escritorio Digital permitirá lograr los siguientes alcances:

• El repositorio contará con una estructura de migración definida considerándola con las siguientes variantes:

• Organizar la información de la herramienta a través de taxonomías, metadatos, carpetas y tipos de documentos.

• Diseñar e implementar políticas y procedimientos de migración en el repositorio Escritorio Digital.

• La Corporación contará con una experiencia de desarrollo de migración de la información que puede ser utilizada a futuro, con el resultado de una estructura la cual ha considerado distintos elementos necesarios para la definición e implantación de desarrollos de este tipo.

Preservación del conocimiento de la Corporación, por la alta rotaciòn del personal.
Mejor acceso a la información incluyendo métodos ampliados de acceso y reutilización de los documentos (hipertexto, bases de datos, búsqueda de texto completo, etc.)
Tecnología intranet y trabajo grupal on-line
La herramienta KM ya fue adquirida por la Organización, por lo que nos queda es implementarla
Las licencias del personal fijo estan del contrato SAP.

• Estructura de taxonomías bajo la cual se clasificará el repositorio de documentos a migrar.

• Fortalecer el posicionamiento de la Unidad de Gestión de la Conocimiento y Documentación en la Corporación.

• Alienación de las estrategias de la Corporación con los procesos de trabajo del personal generando un lenguaje común, conocido y compartido mejorando los niveles de competencia del recurso humano.

Los criterios de éxito permitirán evaluar la efectividad de la propuesta en el marco de los propósitos corporativos.

• Financieros: Ahorros en tiempo, conocimiento, recursos, materiales, financieros, retorno de la inversión.

• Orientados al Cliente: Beneficios en la administración de la información (desarrollar las funcionalidades, corrección en línea. Homogeneización de servicios y productos gracias a la unificación d criterios en la definición del script de migración.

Es normal que cualquier persona que se acerca a la disciplina se pierda en una gran maraña de conceptos aparentemente similares. Unos hablan de Gestión del Conocimiento, otros de aprendizaje organizacional, algunos de Capital Intelectual, e incluso de activos intangibles.

2. Herramientas Para Construir y Compartir Modelos de Conocimiento Basados en Mapas Conceptuales

Usando herramientas computacionales basadas en mapas conceptuales, usuarios de todas las edades colaboran en su aprendizaje mediante la construcción y crítica de conocimiento y la navegación a través de sistemas de multimedia en red creados por expertos.

La herramienta de interacción que conecta a los usuarios de una base de conocimiento KM, tiene un significado más profundo en cualquier organización. En su utilización subyace un proceso de interacción entre conocimiento tácito y explícito que tiene naturaleza dinámica y continua.

La actual revolución científico técnica, el overflow de información, y la globalización de las economías, provocada por la aparición de Internet, ha dado lugar a que el conocimiento se haya convertido en un factor emergente y diferenciador entre la pobreza y la riqueza, el cual ha traído consigo la aparición de una nueva disciplina para su administración, distribución y uso; la Gestión del Conocimiento.