Universidad de Yacambu

Información y Documentación

Ordenación y Clasificación de la Información

Trabajo 4  Elizabeth Wright

 

Procesos Técnicos Documentales y Archivísticos

 

Glosario

 

A

1.    Archivo

Palabra proveniente del (latín archīvum) se refiere convencionalmente al local donde se almacenan los documentos producidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

 

2.    Archivística

Es la disciplina que trata de la organización, del funcionamiento y del estudio de los archivos. 

   

3.    Área de Descripción

Cada una de las partes de una ficha o registro bibliográfico, compuesta por elementos que describen aspectos relacionados.

 

4.    Asiento Bibliográfico

Relación de datos mínimos indispensables de un documento, ya sea título, autor, materia, etc., que se realiza atendiendo a reglas determinadas y que permite identificar dicho documento.

 

5.    Archivo Digital

Es aquel que permite búsquedas de un tema específico entre los manuscritos y dibujos, además de ofrecer un índice semántico y un glosario completo.

 

6.    Análisis Documental

Conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido y la forma del documento para facilitar su consulta y recuperación o incluso para generar un producto que le sirva de sustituto.

 

7.    Almacenamiento de Documentos

Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

 

B

8.    Bibliografía

Conjunto ordenado de registros bibliográficos que no responden a una colección concreta de documentos. El criterio utilizado para la ordenación debe ser lógico para que la búsqueda resulte sencilla.

C

9.    Catalogo Bibliográfico

     Conjunto de asientos bibliográficos presentados en forma de listas, que permiten de la identificación de un conjunto de documentos de publicación corriente o retrospectiva, sobre una materia o autor determinado, las cuales están contenidas en una publicación bibliográfica. Estas listas también pueden aparecer en una obra indicando los documentos que le sirvieron al autor de la misma como fuente de documentación o referencia, o que esté recomendada a los lectores. Dichas listas se componen de datos que describen los libros que los incluyen.

 

10.                Catalogación

Proceso técnico mediante el cual se representa en forma sintética o condensada todos los detalles técnicos, gráficos, tipográficos y bibliográficos de una obra determinada, con el propósito de ubicarla dentro de una colección determinada y de identificarla y recuperarla rápidamente. Entendemos catalogación a aquella operación que completa los datos obtenidos a través de la descripción bibliográfica.

 

11.                Catálogo

Lista o inventario de cualquier tipo de objetos o documentos existentes en una colección, fondo o unidad de información que se caracterizan por reflejar en forma sucinta el contenido de dichos materiales a través de la enunciación y descripciones metódicas y dispuestas en un orden determinado. Dicha lista se confecciona de acuerdo a un plan determinado, con el objetivo de orientar a los usuarios en la búsqueda informativa y al mismo tiempo auxilia a los trabajadores de la información en la búsqueda y recuperación de los documentos.

     Instrumento administrativo que presenta en forma sumaria, ordenada y sistematizada, un listado de cosas o eventos relacionados con un fenómeno en particular.

     m. Registro, inventario, lisa de personas, sucesos o cosas puestas en orden.

 

12.                Conservación de Archivos

     Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

13.                Carpeta Digital

Espacio del disco duro de un ordenador destinado a almacenar ficheros de cualquier tipo (texto, ejecutables, etc.). Una carpeta coincide casi siempre con un directorio y, al igual que éste, se identifica

14.                Clasificación de Dewey

Sistema desarrollado por Melvil Dewey, bibliotecario del Amherst College en Massachussets, EEUU, en 1876 y desde ese momento ha sido grandemente modificado y ampliado en el curso de las veintidós principales revisiones que han ocurrido hasta 2004.

15.                Colección Documental

Fundamenta todas las definiciones de archivo y que es, probablemente, el archivo en esencia, ligado al concepto de "ciclo vital de los documentos" en el sentido que según el punto del ciclo en que se encuentren éstos, puede considerarse que pertenecen o no a la colección documental referida.

D

16.                Documento

Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte sea CD, DVD, Papel, Papiro o incluso una piedra o trozo de madera.

17.                Documento Digital

Registro de información procesada a través de medios electrónicos cuyo soporte puede ser CD, DVD.

F

18.                Ficha cátalografica

Tarjeta de papel o cartulina de forma rectangular y dimensiones pequeñas en la que se fija de forma sintetizada el contenido y los caracteres externos de un documento o libro. De este modo se ofrece una idea de la materia, partes constitutivas, etc., de los mismos desde un punto de vista gráfico y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los investigadores.

19.                Fichero de autoridades

Fichero o lista de los encabezamientos admitidos por una biblioteca. Resuelve unívocamente los casos concretos   en que existe ambigüedad durante los trabajos de catalogación. Ofrece además al catalogador las instrucciones y las referencias precisas para   evitar decisiones o formas dobles. Los ficheros de autoridad más utilizados son: de nombres propios (de personas, de entidades, geográficos); de   títulos uniformes; de encabezamientos de materia; de notaciones de un sistema de clasificación.

G

20.                Gestión Documental

 

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

I

21.                Indización

Proceso que consiste en la representación del contenido de un documento o de una parte del mismo, mediante la selección de términos apropiados y se expresa en un lenguaje de búsqueda informativa o natural para facilitar la recuperación

22.                Información

En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.

 

23.                Información Documental

Toda aquella  información contenida en un soporte permanente e inalterable o documento.

24.                 ISBD

(International Standard Bibliographic Description) Estandar Internacional de Descripcion Bibliografica. Contiene normas internacionalmente admitidas para la descripción utilizable en monografías, publicaciones periódicas y cualquier clase de materiales

25.                ISBN

(International Standard book number) es el número que identifica un libro y debe insertarse en las obras destinadas a su publicación. El número ISBN contiene información en relación con el libro que identifica, constando de 10 dígitos, agrupados en 4 bloques, debiendo ir siempre precedido por las siglas ISBN cuando sea objeto de impresión.

26.                 ISO

(International Standard Organitation) Organización Internacional de Estándares. Organización internacional de normalización. Sede Web ISO.

 

27.                 ISSN

(International Standard Serial Number). Código numérico internacional para la identificación de las publicaciones seriadas o periódicas. El ISSN consta de ocho cifras (la última de las cuales es un dígito de control) y no incorpora ningún otro significado más que la identificación de la publicación seriada: no contiene prefijos que indiquen el país de publicación ni el editor. Los ISSN son directamente asignados por el Centro Nacional ISSN del país de publicación. Sede Web ISSN.

L

28.                Libro

Obra impresa o manuscrita no periódica que consta de muchas hojas (más de 49) de papel, pergamino, vitela u otro material,   cosida o encuadernada que se reúne en un volumen. Puede ser científica o literaria / Cada una de las partes de dicha obra y los   códigos y leyes de gran extensión. 

29.                Literatura gris

Se denominan así los documentos elaborados por el propio centro o por otros centros e instituciones,   que se difunden principalmente por medio de fotocopias. 

M

30.                Manuscrito

Palabra que proviene (del latín "manu scriptus" que significa escrito a mano) se trata de un documento que contiene información escrita a mano sobre un soporte.

31.                Monografía

1) Estudio especial de determinada parte de una ciencia 2) En catalogación, publicación no seriada, es decir,   publicación que contiene una obra completa en un volumen o en un número limitado de ellos. 

O

32.                Obra de referencia

Obra de impresa que contiene datos generalizados. Se utiliza como material de consulta, de ahí que tenga un uso auxiliar,   para la obtención de una información breve, rápida y exacta. 

P

33.                Publicaciones periódicas

Publicación que aparece a intervalos regulares o irregulares, en forma indefinida, por lo general más de una vez al año bajo un título único (aunque este puede variar con el tiempo) y cuya presentación no varía. Cada número d dicha publicación contiene diferentes artículos, noticias o escritos independientes, generalmente de distintos autores y de información reciente sobre uno o varios temas o aspectos de un mismo tema.

34.                Publicaciones en serie o seriadas

Documento cualquiera ( publicaciones periódicas, informes, conferencias, revistas, publicaciones anuales, boletines, diarios, actas, series monográficas) cuya publicación aparece en fechas no establecidas previamente y que está compuesto por un conjunto de obras o artículos científicos independientes cuya materia es la misma, los autores son distintos pero el estilo de publicación del editor es el mismo y la presentación es similar. También pueden aparecer divididos en diferentes fascículos o volúmenes editados sucesivamente por organismos no dedicados a la actividad editorial, bajo unos nombres comunes y diferenciados por la numeración cronológica. Este tipo de publicación aparece durante largos periodos o indefinidamente a intervalos de tiempo bastantes regulares o con poca variación.

35.                Punto de acceso

Información por la que se espera vaya ser buscado y recuperado un documento. Una vez redactado a la cabeza de un registro bibliográfico, se le llama encabezamiento.

R

36.                Registro bibliográfico

Resultado escrito de la descripción de un documento. Se denomina también asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se suelen usar para referirse a los catálogos manuales.

S

37.                Serie Documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

38.                Signatura topográfica

Signo utilizado para indicar la localización de un documento dentro de una biblioteca. En bibliotecas de libre acceso, la signatura incluye, como primer elemento, el número de clasificación del documento, complementado por otros recursos que ayudan a ordenarlo y localizarlo en la sala. 

39.                Soporte Documental

Medios por los cuales se contiene la información, según los materiales empleados, además de los archivos de papel, los audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

T

40.                Tesauro

Lista estructurada de descriptores o términos propios de un ámbito científico determinado, entre los cuales se   establecen una serie de relaciones jerárquicas y asociativas. Además de la presentación alfabética, ofrecen una representación gráfica de   las relaciones entre los descriptores. 

 

 

Infográfias consultadas

 

·         http://www.definicion.org/carpeta

 

·         http://www.servicios-periciales.com/servicios/documentoscopia.php

 

·         http://archivologo.blogcindario.com/2007/05/01026-archivo-digital-e-leo-de-leonardo-davinci.html

 

·         http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_Dewey_de_clasificación

 

·         http://bddoc.csic.es:8080/basisbwdocs_rdisoc/rev0001/2002_vol25-1/2002_vol25-1_pp74-86.htm

 

·         http://www.pereiraeduca.gov.co/uploads/sem/documentos/teoria_archivistica.ppt#268,14,GESTIÓN DOCUMENTAL

 

·         http://www.ucm.es/BUCM/revistas/byd/11321873/articulos/RGID9393120011A.PDF

 

·         http://cicic.unizar.es/ibersid2005/

 

·         http://www.eeppm.com/epmcom/elementos_comunes/archivos_extras/ley594.swf

 

·         http://html.rincondelvago.com/archivistica_2.html

·         http://www.uh.cu/facultades/fcom/portal/interes_glosa_terminos.htm

 

·         http://observatorio.cnice.mec.es/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=198.