PREGRADOS VIRTUALES

CATEDRA: GERENCIA

PROFESOR: CHRISTIAN FOSSA

ALUMNA: ELIANA BEROES

 

 

Actividad de la cual soy Co-Dueña: 

Coordinadora del Archivo Central Corporativo de Seguros La Previsora

• Actividad:  La Previsora es una empresa reconocida en el área de seguros la cual genera día a día, un potencial numero de documentos denominados Técnicos (pólizas y reclamos) ,  Administrativo (Ingresos, Egresos,  etc.), los cuales son manejados por el Archivo Central Donde su principal función y objetivo es el resguardo eficaz de la información que allí se genera, por tal motivo es necesario contar con la coordinación del personal y las áreas que resguardan la información de la empresa a nivel nacional ya que existen 14 Archivos de Centros de Servicios los cuales son administrados de manera centralizada por el Archivo Central Corporativo.

¿En qué consiste?

Mi trabajo como coordinadora de Archivo va dirigido a todas las dependencias de la empresa que manejen documentación, mantener el resguardo y control de la información que es solicitada o transferida al Archivo, colaborar activamente en la creación de Normas y Procedimientos enfocadas en los lineamientos y parámetros necesarios para los fines que sean creados además de la puesta en marcha de los mismos y controlar y vigilar que se cumplan.   La experiencia por mas de 7 años en el área me hizo merecedora de este puesto solo la falta de profesionalismo en papel como lo llamo yo es que no me ha permitido poseer un cargo de mayor jerarquía en el área documental de la empresa.   Además de la coordinación colaboro con la inducción del personal que ingresa a la empresa para pertenecer al equipo de Archivista

Ø Documentos Procesados x 100  Documentos Recibidos

TRANSFERENCIA DOCUMENTOS

PRESTAMO DE DOCUMENTOS

DESINCORPORACION DE  DOCUMENTOS

PROCESAMIENTO

ALMACENAMIENTO

Ø Solicitudes Satisfechas x 100 Solicitudes Recibidas

Ø Capacidad Disponible x 100            Capacidad Instalada

• Procesos: Transferencia, Ubicación ,atención al Usuario y Depuración o Eliminación Total.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Estructura:

GERENCIA DE ADMINISTRACION

ARCHIVO CENTRAL CORPORATIVO

ARCHIVOS TÉCNICOS  CENTROS DE SERVICIOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ARCHIVOS INACTIVOS

ARCHIVOLOGO (Margie Azuaje) COORDINADOR (Eliana Beroes)

14 ARCHIVISTAS

2 ARCHIVISTAS

2  ARCHIVISTAS

ØLineamientos, normas y procedimientos ØSistemas ØRecursos ØEquipos / Materiales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Portafolio de Roles:

ü      ARCHIVOLOGO:

ü      Ejecutar Plan Operativo de Archivo 

ü      Administrar los recursos       

ü      Administrar el Sistema Control de Archivo

ü      Asesorar / organización de documentos

 

ü      COORDINADOR:

ü      Programar recepción y traslado de documentos

ü      Coordinar depuración / destrucción documentos

ü      Controlar el espacio físico / equipos

ü      Determinar composición de expedientes

ü      Atender requerimientos de información

 

ü      ARCHIVISTA:

ü      Atender solicitudes de expedientes

ü      Registrar expedientes en sistema de archivo

ü      Verificar composición de expedientes

ü      Archivar recibos de pago, finiquitos, etc

ü      Desincorporar documentos inactivos

La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, formación, experiencia, motivación.

Lic. Margie Azuaje: Archivólogo.  Graduada en la UCV, persona de gran  calidad Humana poca experiencia en el ramo asegurador ya que laboraba anteriormente para PDVSA, se encuentra motivada con el área ya que desea aprender en otras áreas que pueda poner sus habilidades como documentalista.

Eliana Beroes:  Tecn. Medio en Informática, con cursos de Archivística Básica, Recuperación del Papel y Tesauros dictados en el Archivo General de la Nación, trabajando en el área documental por aprox. 10 años con 8 años de experiencia en Seguros la Previsora, he colaborado activamente en la reorganización y mantenimiento a nivel nacional de los archivos de la empresa.  Me motiva el deseo de escalar mejores posiciones dentro de esta empresa y poder fomentar una cultura archivística entre el personal y los usuarios.

Archivista:  Este personal esta conformado por Liocer Lira y Juan Carlos González dos jóvenes de mediana edad , Bachilleres estudiando a nivel universitario, cuando llegaron a la empresa no conocían nada sobre lo que a seguro se refiere, con relación al área documental fueron adquiriendo los conocimientos básicos por inducción y preparación dada por Eliana Beroes.

• Tecnología

• Impulsos

Como parte indispensable de la empresa, somos apoyamos nuestro  crecimiento personal y profesional, ayudándonos a desarrollar habilidades y creatividad, hasta alcanzar el máximo potencial, por medio de cursos, talleres e inducciones relacionadas con el área y  a la incorporación de nuevas tecnologías.

• Frenos

La falta real de una Cultura Archivística y documental donde no se entiende que el documento o el área de archivo es la columna vertebral de cualquier organización, la falta de criterios para llevar a cabo proyectos que vayan a la par del crecimiento de la empresa, falta de preparación y experiencia del personal que labora en las áreas, el reducido espacio físico de los archivo,

• Intimidades:

Bueno en realidad esta es una empresa tradicionalmente familiar desde sus inicios ha estado conformada en su Junta Directiva por la Familia Maldonado , además se puede ver la presencia de padres e hijos, hermanos, tíos o esposos pero esto no es muy habitual, mas funciona lo que es el  “Amiguismo”, es decir por ser amigo del Gerente por nombrar alguien con un cargo jerárquico tienes la posibilidad de ingresar pero no siempre sucede esto.

 • Factores externos:

§         Las constantes auditorias por parte de la Superintendencia de Seguros, Seniat, etc.

§         Tardanzas en las entregas de materiales especiales de Archivos por parte de los proveedores

• Motor del cambio: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para conducir un cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear y/o añadir valor a los actores del proceso (dirección/gerencia, clientes, proveedores, comunidad, sociedad?

1.     Creación y aplicación de Normas y Procedimientos aplicables a Nivel Nacional

2.     Crear cadenas de Valores que conduzcan al mejor tratamiento de la documentación

3.     Aplicar Criterios de Organización  estandarizados que permitan mantener uniformidad en todos los archivos.

4.     Establecer una cultura archivística entre los integrantes de las áreas y Ali evitar el mal manejo de la información

5.     Estructurar todas las áreas de archivos con espacios físicos dispuesto para resguardar la información no para depositarla.

 

ARTICULOS

1.      La Gestión Documental:  En esta pagina se presenta un temario completo de lo que representa la gestión o vida del documento, donde se trata de dar a conocer que lo mas importante para organizar correctamente un archivo es conociendo que se ha producido, esto debido a que el interés que representa conocer lo que se va a manejar para mantener un desarrollo eficaz  de las tareas como archivista.  Aquí se puede conocer sobre lo que es la valoración y ciclo vital de un documento o expediente, los procesos que se llevan a cabo en los archivos  en donde cabe la clasificación y ordenación del material etc. http://www.uma.es/archgeneral/GestionINDICE.htm

 

2.     NUEVOS PARAMETROS EN LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION ARCHIVISTICA:    La transferencia documental se define en un sentido general como el procedimiento habitual en instituciones públicas y privadas, sujeto a una planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de documentos de una fase de archivo a otra, una vez que estos han cumplido las funciones legales, administrativas o contables, así como el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas de su ciclo vital.  Es importante que para este proceso se sigan parámetros establecidos por las áreas que puedan ayudar a ejecutar de manera consciente el proceso. http://www.arquivonacional.gov.br/download/guzman.rtf