UNIVERSIDAD YACAMBU
DOCUMENTACION
PROF. GRISELDA GONZALEZ
PARTICIPANTE: ELIANA BEROES
TRABAJO FINAL
1)
EL DOCUMENTO (Definiciones)
q
Un documento es un escrito que contiene información
q
Es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos
textuales o gráficos creados por el usuario.
q
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte.
q
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en
lenguaje natural o convencional.
q
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte.
q
Todo objeto material
que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado
por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir
dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada
como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Ø EL DOCUMENTO (CARACTERÍSTICAS)
o
Características Físicas:
q
Naturaleza del Soporte:
§
Papel
§
Soportes Magnéticos
§
Soportes Ópticos
q
Código del Mensaje:
§
Gráficos (Fotografías, dibujos, mapas etc.)
§
Sonoros
§
Audiovisuales
§
Multimedia
§
Tridimensionales
o
Características Intelectuales:
q
Área de Conocimiento: :
§
Científico-Técnicos
§
Sociales
§
Económicos
§
Jurídicos
§
Periodísticos
§
Históricos
q
Tratamiento Recibido:
§
Documento primario
§
Documento Secundario
§
Documento de referencia
Ø EL DOCUMENTO (CLASIFICACION)
Clasificar
es la operación de mayor relevancia de cuantas integran la gestión documental.
Sobre la clasificación reposan la práctica totalidad de técnicas, recursos e
instrumentos archivísticos, por ser el modo en que se organizan lógica y
físicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su
soporte, ya desde el mismo instante de su producción en las oficinas.
En la práctica
cotidiana de las oficinas, la clasificación de un documento supone:
- Determinar la categoría más adecuada para un documento de entre todas las que integran el cuadro de clasificación de los documentos.
- Ubicar el documento, como acto administrativo, dentro de la tramitación administrativa correspondiente reunida en forma de expediente, de acuerdo con un orden determinado.
La ordenación de los
documentos se aplica tanto a documentos dentro de expedientes como a la
secuencia de los diferentes expedientes entre sí, dentro de la misma serie.
Entre las formas de ordenación se incluyen las siguientes:
-
Por fecha
-
Por orden alfabético
-
Por orden numérico
secuencial
2)
Establecer la
relación existente entre información y documentación.
La Documentación es un proceso de preparación de la información disponible
sobre un hecho que se está investigando. Hace que esta información esté
dispuesta o asequible para examinar y analizar los hechos, las variables o los
datos en general y Información es un conjunto organizado de datos, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.
¡Hacia donde va la
Documentación!
o Automatización de la Información.(Digitalización
,bases de datos multimedia.
o Implantación de Centros de Documentación.
o Exigencias y conocimientos sobre los servicios.
o Aparición de
los Papeles electrónicos.
o Nuevos campos de
trabajo.
3)
Analizar el cambio impulsado en el campo de la Documentación
por las Telecomunicaciones y las TI.
En el momento
actual se está asistiendo a una transformación profunda del sector de las
telecomunicaciones, provocada por los permanentes cambios tecnológicos que
caracterizan a este sector. Ello se está poniendo de manifiesto en el fenómeno
denominado Convergencia de los sectores de las telecomunicaciones, el
audiovisual y la informática, dando lugar a la aparición del concepto Sociedad
de la Información, mediante el que se pretende destacar la importancia que las
nuevas tecnologías y el uso de los servicios avanzados están adquiriendo en
todos los ámbitos de la Sociedad moderna. Dos son los factores explicativos de
este proceso de cambio
Por una parte la
digitalización de las redes y los servicios, que permiten un tratamiento
homogéneo de las señales, y con ello la posibilidad de utilizar los diferentes
soportes (telefonía, cable, satélite, televisión, móvil) para proporcionar
acceso a toda clase de aplicaciones. Igualmente la utilización de señales
digitales viene unido a una transmisión más eficiente de la información,
utilizando técnicas cada vez más avanzadas en la compresión de las señales y
constantes mejoras de la calidad. Ello se traduce en una mayor productividad de
la utilización de las redes, un menor coste y por tanto unos menores precios
para los usuarios.
Recientemente el sector
audiovisual se ha unido a este proceso de digitalización, estando ya en marcha
tanto la radio como la televisión digital. Ello facilitará una mejora de la
calidad, y abrirá un nuevo conjunto de posibilidades de proporcionar servicios
interactivos y acceso a Internet a través del equipo de radio o el receptor de
televisión.
El
segundo de los factores que está contribuyendo de forma decisiva al desarrollo
de la Sociedad de la Información la normalización y estandarización de las
nuevas aplicaciones, que facilitan su utilización por parte de los usuarios con
independencia del medio a través del que se proporcionen. Internet es un
ejemplo claro de este fenómeno, y una de las claves de su éxito junto al
carácter gratuito de muchos de sus servicios, la facilidad de manejo con un
carácter intuitivo.
4)
Como profesional de las ciencias de la información, cuales
serían los controles necesarios desde el punto de vista ético, que usted
recomendaría, para el manejo de la información y la documentación.
o
Concebir
la profesión como un constante servicio.
o Ajustarme a normas de conducta, que a la par que regulan su actuación,
enaltezcan y dignifiquen la profesión.
o Guardar el secreto profesional
acerca de cuestiones que logre enterarse como consecuencia de las tareas que
desempeña (ya sea como profesional, docente o miembro de un jurado de carácter
académico o laboral).
o Colaborarar para la actualización y perfeccionamiento de
la Normativas que regulan las actividad
profesional, cumpliéndola correctamente y difundiendo la misma, con el
propósito de prestigiarla, para que así se reconozca el legítimo ejercicio de
la profesión.
o
No
adulterar documentación, obras doctrinarias, leyes, acuerdos y otros
instrumentos de apoyo técnico para el ejercicio cualquier profesión,
modificando sus contenidos.
o
fomentar su crecimiento profesional y saber valorar el desempeño en el
trabajo.
o
Defender y proteger las unidades de información.
o
Informar de forma escrita, clara y precisa a las autoridades
correspondientes las causas o hechos que puedan causar daños irreparables o la
desaparición de colecciones o depósitos de documentos de interés histórico o
científico.
o
ofrecer un trato atento, considerado y profesional a todos los usuarios
que dentro del marco institucional correspondiente soliciten sus servicios; sin
parcialidad ni discriminación y considerando confidencial toda información que
se produzca durante la prestación del servicio profesional.
o reconocer el significado y
valor de la información para el desarrollo de la sociedad en todos sus espacios,
por lo que facilitará y permitirá su acceso.
INFOGRAFIA
http://www.unavarra.es/servicio/pdf/clasif_doc.PDF