UNIVERSIDAD DE YACAMBU

ARCHIVOLOGIA Y BIBLIOTECOLOGÍA

PROF. JANETH QUINTERO

 

PARTICIPANTE: ELIANA BEROES (12.783.667)

 

 

 

ARCHIVO CENTRAL CORPORATIVO DE SEGUROS LA PREVISORA

 

 

Manejo actual:

 

En  el Archivo Central de Seguros la Previsora el manejo de su material documental se realiza de forma manual por medio de formatos que llamamos FUERA y el relacionaje o detalle de los documentos.

 

 

PROCESOS:

 

	1.-  SOLICITUD DE DOCUMENTOS
		1.- Usuario 1.1.- Solicita al archivista documento (s) vía telefónica o Lotus Notes.			2.- Archivista 2.1.- Ubica documentos en relación de documentos enviados al archivo. 2.2.- Extrae documentos de la caja en la cual se encuentran los documentos solicitados, llena los datos en la forma “Fuera”a fin de ser firmada por el usuario en señal de su recepción.

3.- Usuario 3.1.- Recibe documento (s) y forma “Fuera” por cada documento, firma la (s) forma (s) en señal de recibido y la devuelve al archivista.

4.- Archivista 4.1.- Recibe la forma “Fuera” y la archiva en el espacio dejado por la póliza .

2.-  DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

 

 

	1.- Usuario 1.1.- Determina cantidad de documentos a devolver. 1.1.1.-  En caso de NO ser numerosa la cantidad de documentos a devolver se dirige al archivo y entrega documentación.			1.1.2.- En caso de ser numerosa la cantidad de documentos a devolver envía mail al archivista notificando el envió de los expedientes. 1.1.2.1.- Envía con el mensajero los expedientes al archivo inactivo.
	2.- Archivista 2.1.- Recibe póliza (s) y Registra el ingreso de la póliza en la forma “Fuera” y la introduce en el expediente correspondiente.			2.2.- Introduce expediente en la caja respectiva.

 

3.- TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
	1.- Coordinador Técnico 1.1.- Recibe notificación y envía caja al archivo inactivo.			2.- Archivista 2.1.- Recibe la (s) caja (s). Compara la documentación contenida en la (s) caja (s) contra copia (1) de la forma “AAd.Arc.002/06.94” a fin de certificar que la documentación contenida sea la reflejada en la mencionada Forma.
	2.2.- De estar el contenido de la (s) acorde con lo expresado en la copia (1) de la forma “AAd.Arc.002/06.94” firma y sella la mencionada forma y la devuelve al Coordinador Técnico iniciador del proceso para su debido control.			2.- Coordinador Técnico 2.1.- Recibe copia (1) de la forma “AAd.Arc.002/06.94” y la archiva para su debido control.

 

 

FORMA“AAd.Arc.002/06.94”.

 

	RELACION DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL ARCHIVO CENTRAL		CAJA No.
PROCEDENCIA	UNIDAD:		DOCUMENTO RAMO:
Nro. Documento	Nro. Documento		Nro. Documento
TIPOLOGIA:	TOTAL DE DOCUMENTOS:
P: Permanente
T: Temporal
A: Anulada
Usuario: _____________________                                                                                                                        Archivista:_________________________			Sello de Recibido:
Fecha:

 

 

 

 

 

 

4.- DEPURACIÓN O DESCARTE DE DOCUMENTOS INACTIVOS:
	1.- Archivista 1.1.- Verifica toda la documentación que haya cumplido su vida útil según, la tabla de retención.			1.2 Archivista 1.2.1. Solicita y pasa relación detalladas de los documentos a depurar  a las gerencias respectivas(Consultoría Jurídica, Contraloría, otras).
	2.-  Gerencias 2.1Autoriza la depuración o eliminación total de los expedientes o documentos			3.-Archivista 3.1.- Contacta a la empresa de reciclaje para la depuración de los documentos.

 

 

 

PROPUESTA AUTOMATIZADA DE LOS PROCESOS: 

 

Bajo el sistema de base de datos de acsel/x se genera una plataforma digitalizada de Control de archivos que permite mantener monitorizado el lugar de ubicación de los documentos, además del tiempo de retención que debe tener como vida útil cada documento existente dentro del mismo.

 

 

1.-  Solicitud de Documentos

Esta opción permite al usuario realizar la solicitud de documentos desde su computador, dicha solicitud es visualizada por el usuario autorizado en el área de Archivo con la finalidad de ubicar el o los documentos solicitados y proceder a la entrega de los mismos al usuario solicitante. Esta pantalla esta conformada por los siguientes campos:

        

 

Ø     Solicitante: En este campo aparece el nombre del usuario solicitante del documento.

Ø     Archivo: En este campo aparece el código y la descripción del Archivo en el cual se almacena la documentación.

Ø     Nueva Solicitud: En el caso de ingresar una solicitud nueva de expedientes, marque esta opción .

Ø     Consulta de Solicitudes: En el caso de requerir información sobre solicitudes realizadas, marque esta opción .

Ø     Del día: En este campo aparece la fecha en la que se realiza la operación

Ø     Tipo de Documento: En esta lista desplegable debe seleccionar el tipo de documento que solicita.

Ø     Producto: En este campo debe ingresar el código del producto.

Ø     Oficina: Ingrese el código asignado a la oficina emisora del documento.

Ø     Número de Póliza o Reclamo: En este campo debe ingresar el número correlativo asignado por el Sistema Técnico Acsel/X a la Póliza o siniestro.

Campos Comunes:

ü     Fecha de Solicitud: Ingrese la fecha en la que se esta realizando la solicitud de documentos.

§        E: En caso que el documento ha sido entregado al solicitante, este campo se encontrara  marcado.

§        D: En caso que el documento ha sido devuelto por el solicitante al Archivo,  este campo se encuentra marcado.  Una vez procesada la solicitud y en caso de requerir el reporte “Control de Solicitudes” para la ubicación de los documentos.  Pulsar  el icono “Impresión del Control de Solicitud” y el sistema genera el reporte donde se mostrará la ubicación en el área de Archivo de los documentos solicitados.

 

 

2.- Devoluciones de Documentos:

Esta opción permitiría  registrar el ingreso o salida de documentos en el Sistema. Para ello, es necesario el uso de un dispositivo externo que realiza la lectura del código de barra, el cual se encontrara en la portada de cada documento. Esta pantalla esta conformada por los siguientes campos:

 

ü     usuario:  Persona que devuelve  el(os) documento(os).

ü     Archivo: En este campo aparece el código y la descripción del Archivo en el cual se almacena la documentación.

ü      Del Día: En este campo aparece la fecha en la que se realiza la operación.

ü     Ubicación: En este campo aparecerá descrita la ubicación exacta del documento solicitado en el área de Archivo.

 

 

3.-  Transferencia y Depuración  de Documentos hacia el archivo Central:

 

 

Reportes

Esta opción permitiría generar reportes generales del Sistema de Archivo.  Permitirá realizar el detallaje completo de toda la documentación que esta pendiente para ser transferida.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Usuario: Persona que hara la Transferencia

Archivo de Procedencia:  Lugar de ubicación actual de los documentos.

Topología: (T)= Temporal, (P)=Permanente, (A)=Anulada

Depurar el año:  Fecha de eliminación Total

Ramo o Documento:  Tipo de información que se va a transferir

Año: Fecha del Documento

No. De Expediente:  Correlativo numero del documento a transferir.