Unidad de

Archivo Central Corporativo de C.N.A Seguros la Previsora

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Realizado por: Eliana Beroes(12.783.667)

Asignatura: Archivología y Bibliotecología

Profesora: Lic. Janet Quintero

 

 

 

Estrategia

 

 

 

Crear la Unidad de Archivo Central Corporativo a fin de coordinar y establecer una Red de Archivos a nivel nacional, que apoye la gestión de Seguros La Previsora, mediante la aplicación de procedimientos y sistemas que faciliten la custodia y recuperación de los activos de información.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MISIÓN:

 

Garantizar y proveer el apoyo requerido por las distintas áreas y/o dependencias de Seguros La Previsora, en  Materia de organización, custodia y recuperación de documentos; de manera oportuna y confiable.

 

VISION:

Posesionarnos como una organización de gestión y manejo electrónico de documentos con la finalidad de garantizar y facilitar el acceso a la información.

 

FONDO DOCUMENTAL:

 

El tipo de documentos que se resguarda en los Archivos de la empresa se clasifican en:

 

Documentos Técnicos:  Que son denominados como aquellos que se originan de los servicios prestados por la empresa ; expedientes de Suscripción(pólizas) y Reclamos los cuales se derivan de los siniestros causados por los clientes asegurados.

 

Documentos Administrativos:  Estos expedientes se derivan de todos los movimientos administrativos causados por la empresa; Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos, Compras y Servicios, otros.

 

ACTIVIDADES CLAVES:

 

ü    Procesamiento: Clasificación y codificación de documentos para convertir los datos en información útil.

ü     Almacenamiento: Ubicación física y electrónica de documentos, utilizando herramientas y/o métodos de almacenamiento acordes con la Tipología Documental.

 

MODELO DEL PROCESO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 

Sistema de Control de Entradas y Salidas de Expedientes técnicos y Administrativos:  El mismo se llava bajo la plataforma del sistema ACSEL/X el cual es una base de datos que permite recavar toda la información a nivel de asegurados y fue adaptado para fungir como procesador de los controles de archivo.

 

Todo documento que ingresa al sistema como documento nuevo es generado inmediatamente por el sistema el cual lo incluye en su base de datos, los siniestros son incluidos en la base de datos por medio de la transcripción de los mismos lo cual genera una portada con un código de barras la cual tiene por finalidad indicar al momento de la devolución registrar el lugar de ubicación del expediente(Archivmovil,Cara A o B, Estantes y Tramos).

 

ANEXOS SOBRE EL SISTEMA ACSEL/X

  

 

Colaboración de : 

Archivólogo. Margie Azuaje([email protected])

Ing. Douglas Arias([email protected])