PREGRADOS VIRTUALES

GESTION DE LA INFORMACIÓN

PROF. GRISELDA GONZALEZ

 

TRABAJO 2

 

 

POR: ELIANA BEROES

 

1. Determine la existencia dentro de la organización a la cual pertenece, de los planes estratégicos y operacionales.  Realice el análisis.

 

Para el Archivo Central Corporativo de Seguros la Previsora se tienen planificados proyectos basados en el mejoramiento de su estructura física y organizativa.

 

Operativamente nos encontramos actualmente trabajando en conjunto con una empresa Outsourcing que se encarga del resguardo de toda la información que en la empresa se genera a nivel nacional, bajo estándares de digitalización y rearchivo de la documentación transferida. 

 

§         Dentro de esta planificación se busca mantener un  resguardo total de nuestra información de manera clasificada ya que nos permitirá a futuro atender de manera más rápida y eficaz a las solicitudes y resguardo activo d la documentación.  Por lo tanto esta planificación esta dirigida y localizada a cumplir con los objetivos y el deber ser de nuestra unidad.

 

2. Considera que es adecuada y esta en concordancia con lo planificado la distribución de las tarea y actividades dentro de su unidad. Analice y Explique.

 

Según mi consideración existe una buena planificación aunque esta mal estructurado el plan de trabajo y poca experiencia en el área documental que tienen los actores principales a erigirla.  El conocimiento sobre el área documental técnico de Seguros la Previsora no esta bien definido para lograr los objetivos  de la unidad ya que el personal  no esta bien capacitado y su conocimiento es muy vago sobre  la parte documental lo cual retrasa los cronogramas de actividades planificadas y estructuradas para ser cumplidas en tiempos de repuestas rápidos lo cual amerita en muchos casos contratar mas capital humano y que se corran las fechas para así poder llegar a cumplir los planes.

 

3. ¿Que acciones lleva a cabo la gerencia en cuanto a la motivación del equipo de trabajo?  Existe un buen ejercicio de la motivación, influencia y liderazgo.

 

La Unidad de Archivo Central de Seguros La Previsora esta bajo la dirección de la Gerencia de Administración esta a su vez dirime la responsabilidad de la Unidad a Compras y Servicios.  No existe motivación en cuanto  a las oportunidades que se pueden presentar en el área, son muy pocos los casos en que las decisiones de mejoras vienen dadas por imposiciones y no por el merito y solvencia laboral que el empleado demuestre, lo cual desmotiva en gran forma la labor que cada uno desarrolla, el Liderazgo no esta enfocado al trabajo en equipo sino en el merito propio del Coordinador de la Unidad.

 

4. ¿Cuales son los instrumentos de control?.   Se aplican los correctivos necesarios cuando se determinan desviaciones de lo planificado?.  Es oportuna la aplicación de los mecanismos de control.

 

No existen mecanismos que puedan garantizar el buen desarrollo de la planificación efectuada para el área de archivo.

 

5. Construya una matriz  DOFA de su Unidad.

 

Unidad de Archivo Central Corporativo Seguros La Previsora

 

Fortalezas   Tecnología de punta  Propuesta de digitalización documental Sistematización de Archivos Centralización de los Procesos Creación y aplicación de procedimientos que faciliten la custodia y recuperación de la información. Asesoria y resguardo de la documentación por parte de empresas relacionadas al ramo documental.	Debilidades   El liderazgo es ejercido por personal sin experiencia. Falta de motivación Poca Competitividad. Falta de personal. Falta de espacio físico para almacenamiento y custodia de documentos. Procesos manuales Medidas de seguridad Pérdida o extravío de documentos Diversidad de Criterios y procedimientos en el manejo de los archivos.
Oportunidades   Calidad de Servicio. Repuestas oportunas. Ubicación y resguardo eficaz.	Amenazas   Sanciones graves para la organización. Perdidas irrecuperables de bienes. Deterioro de fondo documental