COORDINACION DE
PREGRADOS VIRTUALES
ASIGNATURA:
CENTROS DE DOCUMENTACION
PROFESORA:
MELANIA LA ROSA
TRABAJO 2
ALUMNA: ELIANA BEROES
Parte I
a.
Lea detenidamente el artículo Análisis documental y de
información, responda las siguientes interrogantes:
Definición de Análisis documental
Es una técnica de representación del contenido de los documentos
en un sistema documental realizado, principalmente, para que puedan ser
recuperados cuando sean necesitados. Permite
la creación de referencias documentales manuales o automatizadas y su
organización en los catálogos.
Diferencias entre Análisis documental y Análisis de la
Información.
·
El análisis de información, a
diferencia del análisis documental, se
centra en el análisis de contenido en un contexto específico, se remite directamente
al autor, produce información para la toma de decisiones, posibilita la
recuperación de la información, está condicionada por la calificación,
inteligencia y creatividad del analista y es capaz de ofrecer, mas que
referencias, datos derivados del análisis y la síntesis de la información
evaluada.
·
El análisis documental, es el resultado de la
necesidad de proporcionar al usuario un camino para llegar al documento
pertinente.
·
El análisis de la información, es
una forma adecuada para su uso racional y creador en la actividad práctica del
individuo, sea de la clase que ésta sea: investigadora, gerencial, académica,
etc.
Objetivos del análisis de la información.
Captación, evaluación, selección y
síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a
partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado.
Así, contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones
y de las estrategias. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la
información.
http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/temaad.htm
Parte
II
b. Planifique un
Centro de Documentación. Puede apoyarse con visitas a algunos portales y por la
información hasta ahora asimilada.
La planificación de un centro de documentación requiere la consecución de una serie de fases:
ü
Conocimiento del
mercado (análisis del entorno externo)
ü
Determinación de
la situación (análisis del entorno interno)
ü
Establecimiento
de objetivos
ü
Normalización de
los procesos
ü
Evaluación del
sistema y replanteamiento de los objetivos
Este Centro de Documentación permitirá agrupar toda la información documental
necesaria para el análisis y estudio de los procesos técnicos y administrativos
de Seguros la Previsora.
- Establecimiento
de Objetivos
El objetivo primordial de este Centro de
Documentación será velar por el control y resguardo del volumen documental
existente en el Archivo Central de la empresa.
- Análisis del Entorno Externo:
Los Usuarios del Archivo Central son Ejecutivos evaluadores de siniestros y creadores de expedientes de suscripción
además; de Ejecutivos de Servicios Administrativos , los cuales a diario visitan
las instalaciones para hacer sus requerimientos.
- Análisis
del entorno interno (Determinación de la situación )
La unidad de información a
crear necesita de estructuras tecnológicas que permitan de forma sencilla y eficaz
la atención a los usuarios, esta
estructura deberá estar concentrada en ambientes conocidos en la empresa que
todos puedan manejar para este caso se propone la ambientación del Windows XP y
programas como el Ascel y el SAP .
El recurso humano con que contara
la atención de este Centro deberá estar conformado por personal calificado en
el área de la documentación además; con conocimientos básicos en el área
aseguradora.
- Normalización de los procesos
Se deberá crear Normas y Políticas
de acceso, control aunado a modelos de Transferencias de información para así
poder cumplir con la metas fijadas.
El tipo de documentos que
se manejara será estrictamente de manera digital ya que los físicos originales deberán
continuar resguardados en el archivo,
los expedientes y carpetas podrán ser solicitadas a través de formatos
diseñados para tal fin.
La frecuencia de consulta estará
limitada por el numero de solicitudes de cada usuario.
- Estructura
Organizativa
El Centro de Documentación
estará adscrito a la Unidad de Archivo Central de la empresa y estará
estructurado de la siguiente maneras:
Responsable del
proyecto: Es la persona encargada de planificar, coordinar, dirigir y
controlar el funcionamiento del Centro de acuerdo a los objetivos establecidos.
Sección de selección y adquisición: Es la sección responsable
de la selección y adquisición de la información de acuerdo a los objetivos
trazados.
Procesamiento técnico: Es la responsable del
procesamiento de los documentos utilizando sistemas avanzados apropiados para
su almacenamiento y posterior recuperación.
Promoción y Divulgación: El encargado de diseñar,
promocionar y difundir los servicios y productos del Centro de Documentación.
Servicios:
•
Prestamos.
• Búsqueda
Especializada
• Base de
Datos
•
Diseminación
• Fotocopiado.
INFOGRAFIA
http://www.eluniversal.com/fam/centro.html
http://www.cdc.fonacit.gov.ve/