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TREO © 2004 Consejo de Administración |
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Circular 2 |
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Bogotá D.C. mayo 12 de 2004
Señores(as): COPROPIERTARIOS(AS) Conjunto Residencial EL Cedro Ciudad
Comunicado de interés general No. 2
Respetados(as) señores (as): Cordial saludo.
Previo a la Asamblea Extraordinaria, me permito hacer las siguientes precisiones:
En el comunicado No. 1 de mayo 2 de 2004, no se describieron los detalles de la situación del Conjunto debido a que la Administración no contaba con información suficiente y veraz, en gran medida porque la administración anterior no la había suministrado. Sólo hasta el pasado viernes 7 de mayo se allegó el presupuesto con el que estaba trabajando la anterior Administración y se encontró que el cobro de cuotas no se ajustaba a los coeficientes de copropiedad. Algunas cuentas de apartamentos aún están pendientes por aclarar. Lamento que la información que llegó a ustedes no haya sido suficiente para visionar la situación encontrada por esta Administración. Con este comunicado espero se despejen muchas dudas y les reitero mi disposición para aclarar las inquietudes que a bien les surjan.
La Asamblea General de propietarios realizada el 28 de marzo no consideró ni aprobó presupuesto alguno para el Conjunto, según consta en la respectiva Acta. El Consejo de Administración en uso de la facultad establecida en el articulo No. 37 del Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto, que se transcribe a continuación, y en concordancia con el Artículo 64 del mismo, procedió a analizar y evaluar el proyecto de presupuesto elaborado por el actual Administrador, encontrándolo ajustado a la realidad de la copropiedad y en consecuencia le otorgó su aprobación. Este Presupuesto Provisional rige desde el primero de mayo de 2004 hasta que la Asamblea General Extraordinaria apruebe uno definitivo.
“Artículo 37. PRESUPUESTO PROVISIONAL. Si transcurriera el mes de Marzo sin que la Asamblea General de Propietarios se haya reunido y haya aprobado el presupuesto de que se trata y hasta tanto la Asamblea decida lo pertinente, tal presupuesto, elaborado por el Administrador y aprobado por el Consejo de Administración, tendrá vigencia provisional: por lo tanto todos los propietarios estarán obligados a efectuar el pago de sus cuotas, conforme a la liquidación que con base en tal presupuesto haga el Consejo de Administración.” El subrayado no incluido en el texto.
La administración provisional cobró cuotas de administración sin que estuviese aprobado un presupuesto por alguno de los órganos que representan a la copropiedad (Asamblea General o Consejo de Administración).
La actual Administración en el presupuesto provisional que fue aprobado por el Consejo de Administración, relacionó todos los gastos en que incurriría el Conjunto en un año. Consideró todos aquellos ítems necesarios e indispensables para la conservación de los bienes comunes de la copropiedad y su normal funcionamiento. Comparado este presupuesto con el que aplicó la anterior administración, encontró que aquella no presupuesto varios rubros necesarios y otros fueron subvalorados; inicialmente el cálculo del presupuesto fue de $7.514.124 para cubrir los interiores 1 y 2, y luego fue ajustado a $13.688.466 para incluir los interiores 3 y 4. Cabe anotar que el conjunto no estaba funcionado al 100% como lo está ahora (el interior 3 se empezó a entregar desde el 13 de febrero y el interior 4 desde el 19 de febrero de 2004).
La anterior administración además de no considerar los gastos normales de la Copropiedad, estableció solo dos valores a cancelar por cuotas de administración, aunque la copropiedad tiene apartamentos de seis áreas distintas. De esta forma, hizo caso omiso al artículo 34, numeral 3 del Reglamento de Propiedad Horizontal que dice “El índice de participación de cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir a las expensas comunes del Conjunto, mediante el pago de las cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, salvo cuando éstas se determinen de acuerdo con lo módulos de contribución en la forma señalada en el reglamento“.
A continuación se explican las diferencias más importantes presentadas entre el presupuesto que aplicó la administración que nombró la constructora y el Presupuesto Provisional aprobado por el Consejo de Administración. CONCEPTOS SUBESTIMADOS EN EL ANTERIOR PRESUPUESTO Servicio de Vigilancia. Pasó de $6.922.686 a $10.000.000 millones, por un incremento en el número de vigilantes. Se presentaron constantes reclamos por parte de los copropietarios debido a la inseguridad, los continuos robos a los aptos, robo de bicicletas, logos de vehículos, etc. Luego de un estudio de seguridad se estableció que era necesario un vigilante en portería, uno en la entrada de los garajes y durante el día, dos recorredores internos que cubren los parqueaderos y los cuatro interiores. La actual empresa de seguridad fue elegida por el Consejo considerando el valor agregado prometido frente a otras, representado en comunicación interna por radio, espejos para los parqueaderos, sensores de movimiento, cámaras de televisión, fichas para control de visitantes y certificación de calidad ISO9001. Mantenimiento del ascensor. Servicio de energía, presupuestado en $1.600.000 pasa a $2.800.000. En este concepto, a la fecha se le adeuda a Codensa la suma de $4.000.0000, sobre la cual la anterior Administración firmó un acuerdo de pago hasta diciembre 31 de 2004, para cuotas mensuales de $730.843, incluyendo la financiación. El consumo mes asciende a $2.078.007 según la ultima factura generada por Codensa para abril de 2004, que sumado al valor del acuerdo de pago arroja un total mensual de $2.808.850. Servicio de administración. Servicio de teléfono. Eléctricos - ferretería Arreglos varios e imprevistos Útiles, papelería y fotocopias
CONCEPTOS QUE NO TUVO EN CUENTA EL ANTERIOR PRESUPUESTO Seguro áreas comunes Conjunto (Art. 15, parágrafo 1ero. Ley 675 de 2001). Todero Contador Los conceptos de Mantenimiento puertas (brazos hidráulicos), ACPM-aceites y filtros planta eléctrica, recarga extintores, motobombas-lavado tanques agua potable-compra y mantenimiento jardín. Dentro del grupo de gastos administrativos y financieros. Gastos bancarios y servicio de transporte. El Fondo de Imprevistos. (Art. 75, Ley 675 de 2001).
Señores copropietarios, la intención del Consejo de Administración y de la Administración es la de establecer un presupuesto de gastos lo más cercano a la realidad, y no someterlos a posibles incrementos durante el año o a cuotas extraordinarias. Por el régimen de propiedad horizontal, el Conjunto es entidad sin ánimo de lucro, por ello, en ningún momento se pretende cobrar mas de lo necesario de cuotas de administración. Se toma el valor total del presupuesto y se reparte entre los 192 apartamentos según su coeficiente de participación, arrojando el valor con que cada apto. debe contribuir a las expensas comunes. Así mismo, el hecho de presupuestarse un rubro no implica que en su ejecución se agote al 100%, algunos de ellos dependen de las necesidades que se vayan presentando, por ejemplo el rubro de eléctricos, lo cual se reflejará en el resultado de la ejecución del presupuesto al final del periodo contable.
Para una programación adecuada de los pagos y como incentivo al pago, se acordó para el mes de mayo un descuento sobre las cuotas de Administración. Esto para agilizar el recaudo y poder cumplir con el pago de proveedores por servicios prestados en el mes anterior, cuyas facturas lleguen durante el siguiente mes y para tener recursos para atender los gastos inmediatos.
El Consejo de Administración y la Administración consideran pertinente presentarles una segunda opción de presupuesto mensual para el 2004, que difiere de la opción 1 en lo siguiente:
1. A cambio de 4 vigilantes diurnos, solo se consideraría 3, que se refleja en un solo recorredor en el día No se otorgaría descuento por pronto pago en las cuotas de Administración, implica un compromiso de los copropietarios de cancelar las cuotas preferiblemente al inicio del mes, considerando que las facturas son mes vencido por los servicios prestados al Conjunto. De otra forma, existiría el riesgo de pagar intereses por mora o de suspensión de los servicios públicos.
Se anexa para las dos opciones: el proyecto de presupuesto 2004 y el resumen de cuotas de administración por apartamento.
Les informo que el Comité de Convivencia acogió y ajustó el proyecto de Manual de Convivencia presentado por esta Administración, el cual espero sea adoptado y aprobado por la copropiedad como punto de la Asamblea Extraordinaria. Con gusto será enviado por e-mail a las personas que lo soliciten; copia impresa reposa en la administración para quienes quieran consultarlo.
Entre otras acciones la Administración esta gestionando la constitución legal de la copropiedad, Personería Jurídica, Registro DIAN, reclasificación estrato servicios públicos áreas comunes, solicitud a Prodesa Ltda. de arreglos y entrega áreas comunes Conjunto, se solicitó a la anterior Administración entrega del informe contable y financiero a 30 abril de 2004, el cual no ha sido recibido a la fecha, cotizaciones seguros áreas comunes conjunto, citófonos, cortinas salón comunal, carros de mercado entre otros.
Les agradezco comunicarse con la Administración si tienen cualquier inquietud, preferiblemente antes de la Asamblea Extraordinaria para que ésta se pueda desarrollar lo más ágilmente posible.
Atentamente,
Jhon U. |