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Circular 1

Bogotá D.C. mayo 2 de 2004

 

Señores(as):

COPROPIERTARIOS(AS)

Conjunto Residencial EL Cedro 

Ciudad

 

Comunicado de interés general No. 1

 

Respetados(as) señores (as): Cordial saludo.

 

Me permito informarles que el Consejo de Administración me eligió como Administrador del Conjunto a partir del 1 de mayo de 2004, en reemplazo de la  señora Jannet Ocampo Gómez. En consecuencia, presento a continuación algunos aspectos importantes para nuestra comunidad.

 

HORARIO DE ATENCIÓN ADMINISTRACIÓN: La atención a copropietarios y residentes se realizará de lunes a viernes de 8:00 a.m. 10:00 a.m. 12:00 a 2 p.m. y  4:30 a 7:00 p.m. y los sábados de 9a.m. a 12 m. En todo caso, no duden en contactar al Administrador directamente para cualquier inquietud que se les presente. El Administrador es el representante legal del Edificio, por lo tanto, es a quien se debe remitir  el copropietario o residente para ser atendido. En lo posible, eviten dejarle mensajes a través del personal que labora para el Conjunto o con los miembros del Consejo de Administración.

 

Con el fin de prestar un mejor servicio, la administración ha dispuesto que la señora Carmenza Portilla colabore con la gestión en el Conjunto. Puede dirigirse a ella si el administrador no se encuentra.

 

En la portería está disponible el Libro de Propietarios  y el Libro de Novedades. Respecto al primero, solicito anotar nombres de los propietarios y residentes al igual que los números telefónicos para ubicación en caso de emergencia. En el segundo, los pormenores del manejo interno de los apartamentos como autorizaciones para entrada y salida de personas y de bienes deben ser por escrito.

 

SEGURIDAD. Por ser una construcción nueva y en adaptación por propietarios y residentes, confluyen muchos factores de riesgo sobre el Conjunto.  Se solicitó a los vigilantes requisar a todos los obreros de la Constructora, a los que adelantan obra privada en los aptos. y a las señoras del aseo de los aptos que no laboran en forma continua. Si bien es cierto, esta medida puede generar alguna demora en la atención del vigilante, es necesaria por la seguridad del residente. La Administración solicita a copropietarios y residentes se informe el nombre e identificación de empleadas del servicio doméstico, obreros, decoradores, pintores, etc. que estén  o vayan a realizar trabajos en los apartamentos y la duración estimada de las obras; esta información puede ser anotada en el Libro de Novedades en la Portería o mediante  comunicación escrita entregada en la portería y será útil para control y uso del Recorredor de la empresa de vigilancia.  De otra forma,  no se autorizará el ingreso del personal.

 

Es responsabilidad del residente instalar chapas de seguridad en su apto, cambiar las guardas, instalar alarmas, tomar seguros y adoptar las demás medidas de seguridad que estime convenientes sobre sus bienes privados. El seguro del Conjunto, en el momento en que se tome, sólo cubre las áreas comunes.

 

Solicito colaborar con los vigilantes informando los datos para armar el inventario de vehículos de residentes. Espere  a que las puertas estén completamente abiertas para el ingreso y o salida del vehículo; Un accidente por esta causa será su responsabilidad y tendrá que asumir los costos de reparación.

 

 

EMPRESA DE VIGILANCIA. A partir del 1 de mayo de 2004 presta sus servicios al Conjunto la empresa  SERVIGTEG LTDA. Evite utilizar la portería para dejar dineros, llaves o paquetes. En caso de ser estrictamente necesario, debe identificarse plenamente el contenido de los paquetes, contarse el dinero con el vigilante y dejarse la anotación correspondiente en el Libro de Novedades. Cabe anotar que los vigilantes no están autorizados para realizar recaudos por concepto de administración

 

Los vigilantes, el personal de aseo del conjunto o el todero no son mensajeros al servicio de los residentes; tienen funciones definidas y acordadas con la Administración. Toda la correspondencia incluidos revistas y recibos de servicios públicos, extractos bancarios y demás paquetes deberán ser recogidos por los residentes en la portería. No obstante, los vigilantes colaborarán con la distribución de los periódicos que por suscripciones lleguen antes de las 6 a.m.

 

CUOTAS DE ADMINISTRACION. Hasta el mes de abril la administración provisional cobro cuotas de administración sin realizar un estimativo de los costos reales del Conjunto. Esta situación condujo a un déficit presupuestal (el Conjunto no tiene los recursos para atender todas sus obligaciones). El Consejo de Administración ajusto y acogió la propuesta de Presupuesto provisional del Administrador y por tal motivo desde el mes de mayo de 2004, rigen los nuevos valores. Un detalle pormenorizado de los costos, gastos e ingresos del Conjunto se comunicará con la citación a Asamblea General que se realzará a fin de mes.

 

Para hacer apertura de una cuenta bancaria a nombre del Conjunto, se requiere que este se constituya como Persona Jurídica y obtenga el NIT. Este trámite puede durar un mes, mientras tanto  el recaudo por cuotas de administración se continuará realizando en la oficina de la administración. Cabe anotar que a partir de mayo 1 de 2004 sobre las cuotas de Administración que no se cancelen dentro de su vigencia (un mes), se facturara la máxima tasa de interés  autorizada por la Superintendencia Bancaria; También se requiere la personería jurídica para gestionar el cobro pre-jurídico y jurídico de los moros por cuotas de administración.

 

SHUT BASURAS. A fin no obstaculizar el sistema, evite introducir cajas de cartón, bandejas de huevos, botellas sueltas, basuras descompuestas y bolsas que superen la capacidad de los Shuts. Para estos casos favor llevar la basura directamente al depósito en el primer piso.

 

PARQUEADEROS. En los parqueaderos de visitantes no pueden permanecer vehículos de residentes, pues éstos no son para el uso interno. A los residentes se les solicita utilizar el área de parqueo que corresponde a cada unidad privada, en la Administración puede obtener información acerca de los parqueaderos privados que ofrecen para el arriendo.

 

Como medio adicional de comunicación entre los residentes y propietarios con la Administración se creó la cuenta de correo electrónico www.conjunto_residencial_el_cedro@hotmail.com, a esta dirección puede enviar sus inquietudes y soportes de consignación. En caso de emergencia, comuníquese con el Administrador en los teléfonos 3108561511 y 3108153118.

 

 

Atentamente,

 

Jhon U.

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